Робочі процеси затвердження

Робочі процеси затвердження ставлять контрольну точку між «документ створено» та «документ надіслано». Ви визначаєте правила для того, які рахунки та пропозиції потребують погодження; коли документ відповідає правилу, Invotify автоматично затримує його та просить призначеного затверджувача переглянути його. Поки вони не затвердять, документ не може покинути ваш бізнес.

Це для команд, які хочуть мати другий погляд на документи високої вартості, чутливі чи перші — не сповільнюючи все інше. Повторний рахунок на €200 може піти одразу, тоді як рахунок на €15,000 або найперший рахунок для абсолютно нового клієнта чекає, поки власник чи адміністратор його перегляне.

Процес від початку до кінця:

1. Ви встановлюєте правило в Налаштування → Затвердження — наприклад, «Рахунки понад €1,000 потребують затвердження адміністратором».

1. Відповідний документ затримується. Коли хтось зберігає рахунок чи пропозицію, що відповідає правилу, Invotify автоматично створює запит на затвердження, що очікує. Більше нічого не змінюється — документ зберігається як зазвичай — але тепер його позначено.

1. Прийнятні затверджувачі сповіщаються. Усі, хто може діяти за запитом, отримують сповіщення в застосунку з посиланням прямо на документ.

1. Затверджувач погоджує. Власник чи адміністратор відкриває документ, переглядає його та натискає «Затвердити» чи «Відхилити» прямо з банера вгорі.

1. Надсилання розблоковується. Після затвердження дія «Надіслати» працює нормально. Поки запит ще очікує, спроби надіслати відхиляються.

Тариф: Робочі процеси затвердження — це функція Pro (також включена в Lifetime). У Starter налаштування «Затвердження» показують попередній перегляд того, як це працює, із пропозицією оновлення — жодні правила не виконуються.

Правило вирішує, коли документ потребує затвердження та хто може погодити. Ви можете мати стільки правил, скільки потрібно, кожне обмежене одним типом документа. Коли документ зберігається, Invotify перевіряє кожне активне правило для цього типу документа та зупиняється на першій відповідності.

Тип документа Кожне правило застосовується або до Рахунків, або до Пропозицій. Виберіть тип під час створення правила. (Рахунки та пропозиції — це типи документів, якими ви можете керувати в налаштуваннях «Затвердження» сьогодні.)

Тригери (умови) Кожне правило має рівно один тригер, що вирішує, чи відповідає певний документ:

• Підсумок понад поріг — затвердження потрібне, коли підсумок документа дорівнює встановленій вами сумі чи перевищує її (наприклад, €1,000). Усе нижче порогу йде без погодження.
• Перший документ новому клієнту — затвердження потрібне лише для першого нечернеткового документа, надісланого клієнту, який не має попередніх рахунків. Щойно цей клієнт має історію, його документи перестають запускати це правило.
• Кожен документ — кожен документ цього типу потребує затвердження, без винятків. Використовуйте це, коли ніщо не повинно виходити без перегляду.

Хто сповіщається Виберіть, яку роль попереджати, коли створюється запит: - Власник — сповіщається власник облікового запису. - Власник чи адміністратор — сповіщаються адміністратори команди. Це типовий вибір.

Незалежно від налаштування сповіщення, будь-який власник чи адміністратор може переглянути та затвердити запит, що очікує (учасники не можуть).

Шаблони для швидкого старту Коли ви вперше відкриваєте «Затвердження», пропонуються три шаблони в один клік, щоб ви не починали з порожньої форми: «Рахунки понад [сума]», «Перший рахунок новому клієнту» та «Кожна пропозиція». Кожен додає готове правило, яке ви можете підкоригувати, — або ви можете додати повністю власне правило натомість.

Коли документ відповідає правилу, Invotify створює для нього запит на затвердження. Цей запит проходить простий життєвий цикл, і сам документ показує, на якому етапі він перебуває.

Очікує Запит починається як «очікує» в момент збереження відповідного рахунка чи пропозиції. Документ повністю збережено та редаговано — він просто ще не може бути надісланим. Запит, що очікує, створюється автоматично та є ідемпотентним: повторне збереження того самого документа не накопичує дублікати запитів.

Затверджено Власник чи адміністратор переглядає документ і затверджує його. Запит позначається тим, хто переглянув і коли, плюс будь-яким залишеним коментарем. Надсилання тепер розблоковано.

Відхилено Рецензент натомість відхиляє запит, за бажанням із коментарем, що пояснює чому. Відхилення знімає затримку — лише запит, що *очікує*, блокує надсилання — тож очікуваний наступний крок полягає в тому, щоб виправити документ і повторно зберегти його, що створює свіжий запит, що очікує, для перегляду. Сприймайте відхилення як «не надсилайте це як є», а не як постійне блокування.

Банер на документі Відкрийте будь-який рахунок чи пропозицію із запитом на затвердження, і ви побачите банер угорі: - Запит, що очікує, показує бурштиновий банер, що називає правило, яке його запустило, із кнопками «Затвердити» та «Відхилити» для рецензентів. - Запит, затверджений чи відхилений, згортається до невеликого зеленого чи червоного значка, тож результат залишається видимим, не захоплюючи сторінку.

Контроль надсилання (блокування 409) Це частина, що надає затвердженням сили. Коли ви намагаєтеся надіслати на email рахунок чи пропозицію із запитом, що очікує, сервер відхиляє запит і повертає відповідь 409 зі стабільним кодом помилки `APPROVAL_PENDING`. Інтерфейс показує це як «Цей документ очікує затвердження та ще не може бути надісланим». Блокування забезпечується на сервері як для кінцевих точок надсилання рахунків, так і пропозицій — ви не можете обійти його, звертаючись до API напряму. Щойно запит затверджено (чи запиту, що очікує, більше немає), надсилання відбувається нормально.

Затвердження працює, лише якщо потрібні люди знають, що є що переглянути. Щоразу, коли створюється запит, що очікує, Invotify надсилає сповіщення в застосунку кожному прийнятному затверджувачу — тож ніщо не залишається мовчки в черзі.

Хто отримує сповіщення: - Якщо правило спрямовує до Власника, сповіщається власник. - Якщо правило спрямовує до Власника чи адміністратора, сповіщаються власник і кожен адміністратор.

Хто виключається: Особа, яка створила документ, ніколи не отримує сповіщення про затвердження для нього — вона все одно не може затвердити власний запит, тож її сповіщення було б лише шумом.

Що каже сповіщення: Кожен затверджувач отримує сповіщення в застосунку з заголовком «Запит на затвердження», що зазначає, що рахунок чи пропозиція потребує його затвердження, і називає правило, яке його запустило. Воно посилається прямо на сторінку деталей документа, де чекає банер затвердження з кнопками «Затвердити» та «Відхилити».

Де з'являються сповіщення: Сповіщення про затвердження з'являються в центрі сповіщень застосунку (дзвіночок на панелі керування) поряд з іншими вашими попередженнями. Натискання на одне веде затверджувача прямо до документа, щоб він міг подіяти в кілька кліків.

Усі правила затвердження містяться в Налаштування → Затвердження. Це місце, де власники та адміністратори налаштовують, редагують і видаляють правила, що керують усією компанією.

Сторінка «Затвердження»: - Короткий вступ «як це працює» вгорі, щоб будь-хто, хто сюди потрапляє, розумів функцію. - Список правил, що показує кожне правило з його типом документа, його тригером (і порогом, якщо є) та роллю затверджувача, до якої воно спрямовується. - Шаблони для швидкого старту, коли у вас ще немає правил, тож ви можете створити розумне правило в один клік.

Створення правила: Натисніть «Додати правило» (або виберіть шаблон для швидкого старту). Заповніть назву, тип документа, тригер, поріг (для правил суми) і хто може затверджувати. Збережіть, і правило набирає чинності негайно — наступний відповідний документ буде затримано.

Редагування правила: Натисніть значок редагування (олівець) на будь-якому правилі, щоб змінити його назву, тип документа, тригер, поріг чи роль затверджувача. Зміни застосовуються до документів, збережених відтоді.

Видалення правила: Натисніть значок видалення (кошик), щоб прибрати правило. Зверніть увагу, що видалення правила також очищає запити на затвердження, які на нього посилалися.

Хто може керувати правилами: Створення, редагування та видалення правил обмежено власниками та адміністраторами. Затвердження все ще може впливати на учасників — їхні документи затримуються — але вони не можуть змінювати самі правила і не можуть затверджувати запити.