通知

請求業務に関するスマートな通知で常に最新情報を把握できます

通知システムの概要

Invotify には、請求ワークフローの重要なイベントについて常に最新情報を把握できる、スマートな通知システムが備わっています。通知により、支払い期限切れの請求書、有効期限が近い見積書、在庫不足、入金などを見逃さずに対応できます。

配信: 通知は、ダッシュボードヘッダーのベルアイコンの下にアプリ内で表示され、未読バッジの件数が示されます。イベントごとのチャネル設定は設定(Settings)にあります(下記の「通知設定」を参照)。

通知の仕組み: - 通知は、請求書、見積書、製品を監視することで自動的に生成されます - システムは、作業中や入金時に、通知すべき新しいイベントがないかをチェックします - 各通知には、高・中・低の優先度があります - 在庫不足の通知には、在庫管理機能付きの Pro または Lifetime プランが必要です。支払い期限切れ、入金、見積期限の通知はすべてのプランで利用できます

通知へのアクセス: - ダッシュボードヘッダーのベルアイコンをクリックすると、すべての通知を表示できます - 未読の通知は強調表示されます - 任意の通知をクリックすると、関連するドキュメントに移動できます - 個別の通知を既読にしたり、すべてを既読にしたりできます - 不要になった通知を削除できます

通知の種類

通知は優先度別に整理されており、すぐに対応すべきものに集中できます。

高優先度(要対応): 即座の対応が必要なもので、目立つように表示されます。

中優先度(警告/リマインダー): 近いうちに対応すべき、時間に敏感なリマインダーです。

低優先度(情報): アカウントのアクティビティに関する、好ましい更新や一般的な情報です。

延滞請求書

高優先度 - 請求書が支払い期限を過ぎても未払いです。すぐに顧客へフォローアップしてください。(すべてのプラン)

在庫切れ

高優先度 - 製品の在庫がゼロになりました。再発注するか、その製品を無効にしてください。(Pro/Lifetime — 在庫管理が必要)

請求書の支払期限が近づいています

中優先度 - 請求書の支払い期限が 3 日以内に迫っています。支払いリマインダーを送りましょう。

見積書の有効期限が近づいています

中優先度 - 見積書の有効期限が 3 日以内に切れます。顧客へフォローアップしましょう。

在庫不足

中優先度 - 製品の在庫が、設定した在庫不足のしきい値以下になりました。(Pro/Lifetime)

見積書の有効期限切れ

中優先度 - 見積書が顧客からの返答なく有効期限を過ぎました。

支払いを受領

低優先度 - 顧客が請求書を支払いました(手動またはオンライン決済で記録)。請求書は支払い済みとしてマークされます。(すべてのプラン)

通知の管理

Invotify は、通知を効率的に管理するためのいくつかのツールを提供しています。

通知の表示: - ダッシュボードヘッダーのベルアイコンをクリックすると、通知パネルが開きます - 未読件数のバッジは、新しい通知が何件あるかを示します - 通知は優先度(高い順)、次に日付で並べ替えられます

操作: - 既読にする - 通知をクリックすると既読になり、関連するドキュメントに移動します - すべて既読にする - すべての通知を一度に既読にして、未読件数をクリアします - 削除 - 個別の通知を一覧から削除します

通知のリンク: 各通知には、関連ページへの直接リンクが含まれています。 - 支払い期限切れの請求書 → 請求書詳細ページを開く - 有効期限が近い見積書 → 見積書詳細ページを開く - 在庫不足/在庫切れ → 製品ページを開く - 入金 → 支払い済みの請求書を開く

機能連携: - 在庫関連の通知は、在庫管理が有効なときのみ表示されます - 見積関連の通知は、見積機能が有効なときのみ表示されます - 通知は、設定 → 機能(Settings → Features)の機能切り替えに従います

ヒント
  • 支払い期限切れの請求書に気づけるよう、毎日の業務開始時に通知を確認しましょう
  • 高優先度の通知を、その日の対応事項として活用しましょう
  • 任意の通知をクリックすると、関連するドキュメントへ直接移動できます
  • 確認後はすべて既読にして、通知一覧をすっきり保ちましょう

通知設定

どの通知を受け取るかはあなたが決められます。設定はユーザーごと、会社ごとなので、各メンバーが自分の通知を調整できます。

設定場所: 設定 → 通知(Settings → Notifications)に移動します。各イベントに専用の切り替えがあるため、不要な通知をオフにできます。

設定可能なイベント: - 支払い期限切れの請求書 — すべてのプラン - 入金 — すべてのプラン - 見積期限 — すべてのプラン - 在庫不足 — Pro/Lifetime(在庫管理が必要)

既定ではすべてのイベントがオンです。Pro 限定のイベントは Pro または Lifetime プランでのみ有効にできます。Starter ではこれらの切り替えはロックされています(Pro 機能に依存するため、いずれにせよ Starter ではこれらのイベントは発生しません)。

顧客のメール配信停止: 顧客が受け取るドキュメントメール(送信する請求書や見積書)と支払いリマインダーメールには配信停止リンクが含まれており、受信者はカテゴリーごとに独立して配信を停止できます。配信停止されたリマインダーは静かにスキップされ、送信されなかったメールについて請求書がリマインド済みとして記録されることはありません。これにより、Invotify は迷惑メール規制に準拠します。

ヒント
  • 対応しないイベントはオフにして、通知一覧を絞り込みましょう
  • 各メンバーが自分の通知設定を管理します
  • 顧客は、すべてのメールに含まれる配信停止リンクから、ドキュメントメールやリマインダーメールの配信を停止できます