クレジットノート

クレジットノートとは、以前の請求書で顧客が支払うべき金額を減額または取り消すために発行するドキュメントです。次のような場合にクレジットノートを使用します。

• 顧客が製品を返品したとき
• 支払い済みまたは未払いの請求書での過大請求を訂正する必要があるとき
• 未回収残高の一部または全部を貸倒処理したいとき
• 元の請求書を発行した後に値引きで合意したとき
• Invotify の外で処理した返金を記録する必要があるとき

クレジットノートが重要な理由: クレジットノートは、発行済みの請求書を後から調整するための、会計士に認められた方法です。履歴を書き換えるわけではなく、元の請求書はそのまま残り、訂正内容を独自の番号と日付を持つ別の記録として文書化します。これにより、帳簿は監査に対応でき、顧客の取引明細も明確に保たれます。

クレジットノートと請求書の編集: 請求書がまだ下書きの場合は、直接編集できます。請求書を送信したり支払い済みとしてマークしたりした後は、それは財務記録の一部となるため、変更するのではなくクレジットノートを発行すべきです。Invotify ではどちらも可能ですが、送信済みまたは支払い済みの請求書にはクレジットノートが推奨される方法です。

Invotify のクレジットノートは既存の請求書から作成されます。これにより、すべてのクレジットが訂正対象のドキュメントに紐づけられます。クレジットノートページから始め、請求書を選ぶと、残りは自動入力されます。

クレジットノートの作成: 1. クレジットノートページに移動します 2. 「New credit note」をクリックします 3. クレジット処理したい請求書を選びます 4. 各行でまだクレジット可能な数量とともに、その明細が読み込まれます 5. 含める行にチェックを入れます。全額クレジットなら全行、一部クレジットなら特定の行を選びます 6. 項目の一部だけをクレジットする場合は、行ごとにクレジット数量を調整します 7. 理由とメモを追加します（監査証跡のため強く推奨します） 8. 下書きとして保存し、準備ができたら発行します

顧客、通貨、税の詳細は請求書から自動的に引き継がれます。各行でクレジット未処理として残っている金額を超えてクレジットすることはできません。Invotify は過剰なクレジット処理をブロックします。

クレジットノートの PDF: 各クレジットノートは、請求書と混同しないように「CREDIT NOTE」と明確に見出しが付いた、標準的で整った PDF を生成します。クレジット対象の行、合計クレジット額、事業者情報が記載され、入力した理由も表示されます。

クレジットノートは、作成から決済まで 4 つのステータスを経て進みます。これらを理解しておくと、どのクレジットが有効で、どれが単なる下書きかを把握しやすくなります。

クレジットノートは請求書に対して作成されるため、適用はほとんど自動的に行われます。

発行時にリンクされた請求書へ適用 請求書にリンクされたクレジットノートを発行すると、Invotify はそのクレジット額の分だけ、即座にその請求書の未回収残高を減額します。請求書が €1,000 でクレジットノートが €400 の場合、請求書には €600 の未払いが表示されます。クレジットが未回収額と同額か上回る場合、請求書は支払い済みとしてマークされます。別途「適用」の操作は不要で、発行すること自体が適用になります。

「Applied」ステータスは手動マーカー クレジットノートを Applied としてマークする（Issued ステータスから）のは、クレジットが完全に処理されたこと（たとえば返金が完了した後）を記録するための記帳フラグです。これ自体が請求書の残高を変更することはありません。残高の変更はすでに発行時に行われています。

返金は Invotify の外で処理 クレジットノートはドキュメントであり、資金の移動ではありません。顧客に現金を返金する必要がある場合は、Stripe、銀行振込、現金など、通常の手段で返金を処理し、完了したらクレジットノートを Applied としてマークしてください。Invotify があなたに代わって決済プロバイダーへ返金を送ることはありません。

無効化すると残高の変更が取り消されます 請求書にリンクされていたクレジットノートを無効化すると、Invotify はそのクレジット額の分だけ請求書の未回収残高を復元するため、請求書は実際に支払うべき額を再び表示するようになります。