承認ワークフロー

承認ワークフローは「書類の作成」と「書類の送信」の間にチェックポイントを設けます。どの請求書・見積書に承認が必要かをルールで定義します。書類がルールに一致すると、Invotify は自動的にその書類を保留し、指定した承認者にレビューを依頼します。承認が下りるまで、書類は社外に送信できません。

これは、すべての書類の速度を落とすことなく、高額・機密性の高い書類や新規顧客への最初の書類に第三者の目を入れたいチームのための機能です。定例の €200 請求書はそのまま送信できますが、€15,000 の請求書や新規顧客への初回請求書はオーナーまたは管理者が確認するまで待機します。

エンドツーエンドのフロー：

1. ルールを設定します（設定 → 承認）。例：「€1,000 超の請求書には管理者の承認が必要」。

1. 一致する書類が保留されます。 誰かがルールに一致する請求書や見積書を保存すると、Invotify は自動的に承認待ちリクエストを作成します。書類は通常どおり保存されますが、フラグが立てられます。

1. 対象の承認者に通知が届きます。 リクエストに対応できる全員がアプリ内通知を受け取り、書類へのリンクが表示されます。

1. 承認者がサインオフします。 オーナーまたは管理者が書類を開き、上部のバナーから「承認」または「却下」をクリックします。

1. 送信がアンロックされます。 承認が下りると、送信アクションが通常どおり機能します。リクエストが保留中の間は送信できません。

プラン： 承認ワークフローは Pro 機能です（Lifetime にも含まれます）。Starter では、承認の設定画面にプレビューとアップグレードのプロンプトが表示されますが、ルールは実行されません。

ルールは、書類に承認が必要な条件と承認できる人を決定します。必要な数だけルールを作成でき、各ルールは 1 つの書類タイプにスコープされます。書類が保存されると、Invotify はその書類タイプのすべてのアクティブなルールを確認し、最初に一致したルールで処理を止めます。

書類タイプ 各ルールは 請求書 または 見積書 のどちらか一方に適用されます。ルールを作成するときにタイプを選択してください。

トリガー（条件） 各ルールには、書類が一致するかどうかを判断するトリガーが 1 つあります：

• 合計額がしきい値を超える — 書類の合計額が設定値以上の場合に承認が必要です（例：€1,000 以上）。しきい値未満はサインオフなしで送信できます。
• 新規顧客への最初の書類 — 過去の請求書が存在しない顧客への最初の非下書き書類のみ承認が必要です。顧客に実績ができると、以降の書類はこのルールをトリガーしなくなります。
• 常にすべての書類 — そのタイプのすべての書類に例外なく承認が必要です。未レビューで送信されるべきでない場合に使用します。

通知先 リクエストが作成されたときに通知するロールを選択します： - オーナー — アカウントオーナーに通知されます。 - オーナーまたは管理者 — チームの管理者全員に通知されます。一般的な選択肢です。

通知設定にかかわらず、オーナーおよび管理者はいつでも保留中のリクエストをレビューして承認できます（メンバーはできません）。

クイックスタートテンプレート 承認を初めて開く際、3 つのワンクリックテンプレートが提供されます：「[金額]超の請求書」「新規顧客への最初の請求書」「すべての見積書」。これらを選択してそのまま使用するか、完全にカスタムのルールを追加することもできます。

書類がルールに一致すると、Invotify はその書類の 承認リクエスト を作成します。このリクエストはシンプルなライフサイクルを進み、書類自体には現在の状態が表示されます。

保留中 ルールに一致する請求書または見積書が保存された瞬間、リクエストは保留中として開始されます。書類は完全に保存・編集可能ですが、送信はできません。保留中リクエストは自動的に作成され、冪等性があります。同じ書類を再保存しても、重複したリクエストは作成されません。

承認済み オーナーまたは管理者が書類をレビューして承認します。リクエストには、誰がいつレビューしたか、残したコメントが記録されます。送信がアンロックされます。

却下 レビュアーがリクエストを却下します（理由のコメントは任意）。却下によって保留が解除されます。保留中のリクエストのみが送信をブロックするためです。通常の対応は書類を修正して再保存し、新たな保留リクエストを作成してレビューに回すことです。却下は「このままでは送信しないで」という意味であり、永続的なロックではありません。

書類上のバナー 承認リクエストがある請求書や見積書を開くと、上部にバナーが表示されます： - 保留中 リクエストはアンバーのバナーで表示され、トリガーしたルール名と、レビュアー向けの「承認」「却下」ボタンが表示されます。 - 承認済み または 却下 リクエストは小さな緑または赤のバッジに折りたたまれ、結果がページを占有することなく確認できます。

送信ゲート（409 ブロック） これが承認に実効性を与える部分です。保留中リクエストがある請求書や見積書をメール送信しようとすると、サーバーがリクエストを拒否し、安定したエラーコード `APPROVAL_PENDING` を含む 409 レスポンスを返します。UI には「この書類は承認待ちのため送信できません」と表示されます。ブロックは請求書・見積書の送信エンドポイントの両方でサーバー側に実施されており、API を直接叩いて回避することはできません。リクエストが承認されるか（または保留中リクエストがなくなると）、送信は通常どおり処理されます。

承認は、レビューすべきものがあることを適切な人が知って初めて機能します。保留中リクエストが作成されるたびに、Invotify はすべての対象承認者にアプリ内通知を送信し、何も気づかれずにキューに溜まることがないようにします。

通知を受ける人： - ルールが オーナー にルーティングされている場合、オーナーに通知が届きます。 - ルールが オーナーまたは管理者 にルーティングされている場合、オーナーとすべての管理者に通知が届きます。

通知から除外される人： 書類を作成した人は、その書類の承認通知を受け取りません。どうせ自分のリクエストは承認できないため、通知してもノイズになるだけです。

通知の内容： 各承認者は「承認依頼」というタイトルのアプリ内通知を受け取ります。この通知には、請求書または見積書に承認が必要であること、トリガーしたルールの名前が記載されており、書類の詳細ページへの直接リンクが含まれます。ページには「承認」「却下」ボタンがある承認バナーが表示されています。

通知の表示場所： 承認通知はダッシュボードのアプリ内通知センター（ベルアイコン）に表示され、その他のアラートと並んで確認できます。通知をクリックすると、承認者は書類に直接移動して数クリックで対応できます。

すべての承認ルールは 設定 → 承認 で管理します。オーナーと管理者がここで会社全体のルールを設定・編集・削除します。

承認ページの構成： - ページ上部にある機能の簡単な説明（ここに初めてアクセスした人でも理解できます） - ルール リスト（各ルールの書類タイプ、トリガー（しきい値があれば）、通知先ロールが表示されます） - ルールがまだない場合の クイックスタートテンプレート（ワンクリックで適切なルールを立ち上げられます）

ルールの作成： 「ルールを追加」（またはクイックスタートテンプレートを選択）をクリックします。名前、書類タイプ、トリガー、しきい値（金額ルールの場合）、承認できる人を設定し、保存します。ルールは即座に有効になり、次に一致する書類が保留されます。

ルールの編集： 任意のルールの編集（鉛筆）アイコンをクリックして、名前・書類タイプ・トリガー・しきい値・承認者ロールを変更します。変更はその後保存された書類に適用されます。

ルールの削除： 削除（ゴミ箱）アイコンをクリックしてルールを削除します。ルールを削除すると、そのルールを参照していた承認リクエストも削除されることに注意してください。

ルールを管理できる人： ルールの作成・編集・削除は オーナーと管理者 に制限されています。メンバーは承認の影響を受けますが（書類が保留されます）、ルール自体を変更したり、リクエストを承認したりすることはできません。