Team e autorizzazioni

Invotify è pensato per il lavoro di squadra fin dal primo giorno. Inviti il suo commercialista, un assistente virtuale, un responsabile operativo o il suo socio — e decida esattamente che cosa ogni persona può vedere e fare. Le azioni principali vengono registrate, così sa sempre chi ha fatto che cosa.

Che cosa ottiene con i team: - Tre ruoli — Proprietario (Owner), Amministratore (Admin) e Membro (Member) — che coprono l’intero spettro di autorità - Nove autorizzazioni granulari per un controllo preciso su ogni Membro - Inviti via e-mail a scadenza, vincolati all’indirizzo e-mail della persona invitata - Un registro attività delle azioni principali - Isolamento completo dei dati a livello di azienda — il suo team vede esclusivamente i dati della sua azienda

Dati limitati all’azienda: Ogni fattura, preventivo, cliente, prodotto, modello, pianificazione e nota di credito appartiene a un’azienda. I membri del suo team vedono solo ciò che appartiene alla sua azienda — mai i dati di qualcun altro. Questa regola è applicata a ogni livello del sistema, non solo nell’interfaccia.

Posti in base al piano: Il numero di persone in un team dipende dal suo piano. Pro include fino a 10 membri del team (il proprietario conta come un posto). Starter e Lifetime sono mono-utente — includono soltanto 1 posto (il proprietario). Per aggiungere collaboratori, passi al piano Pro. Gli inviti in sospeso riservano un posto, quindi non è possibile superare il limite del suo piano.

Invotify usa una gerarchia di ruoli a tre livelli. Ogni ruolo ha uno scopo chiaro e limiti chiari.

Proprietario (Owner) Il Proprietario è il titolare dell’account — di solito la persona che si è registrata. Il Proprietario ha accesso completo a tutto, fatturazione inclusa, e non può essere rimosso dal team. Ogni account ha esattamente un Proprietario. Se il Proprietario deve trasferire l’account, contatti l’assistenza — il trasferimento di proprietà viene gestito per lei.

Amministratore (Admin) Gli Amministratori dispongono sempre di tutte e nove le autorizzazioni — fatturazione inclusa. Possono gestire fatture, preventivi, clienti, prodotti, modelli, pianificazioni, report, membri del team e l’abbonamento. Le autorizzazioni di un Amministratore non possono essere ridotte singolarmente: se desidera concedere a qualcuno un accesso quasi completo ma non totale, lo lasci Membro e gli assegni le autorizzazioni specifiche. Può avere tanti Amministratori quanti sono i posti consentiti dal suo piano.

Membro (Member) Il Membro è il ruolo flessibile. Un Membro parte esattamente con le autorizzazioni che gli concede — niente di più. Per impostazione predefinita, i nuovi Membri possono gestire fatture, preventivi e clienti e consultare i report, ma non possono toccare prodotti, modelli, pianificazioni, impostazioni del team o fatturazione. Le autorizzazioni di ciascun Membro possono essere personalizzate singolarmente: un Membro può occuparsi solo dell’assistenza clienti mentre un altro gestisce le pianificazioni di fatturazione ricorrente.

Nove autorizzazioni coprono l’intera superficie funzionale dell’app. Ciascuna controlla l’accesso a un dominio specifico di dati e azioni. Le autorizzazioni sono esplicite, non implicite — se un Membro non possiede un’autorizzazione, non può letteralmente né vedere né toccare quell’area, nemmeno indovinando gli URL.

Autorizzazioni disponibili:

Gestione fatture (Manage Invoices) — Creare, modificare, inviare ed eliminare fatture. Registrare pagamenti. Generare PDF. Senza questa autorizzazione, un Membro non ha alcun accesso alle fatture (non esiste una modalità di sola lettura).

Gestione preventivi (Manage Quotes) — Creare, modificare, inviare ed eliminare preventivi. Convertire preventivi in fatture. Gestire la scadenza dei preventivi.

Gestione clienti (Manage Customers) — Aggiungere, modificare e rimuovere clienti. Consultare lo storico dei clienti.

Gestione prodotti (Manage Products) — Aggiungere, modificare e rimuovere prodotti. Aggiornare i prezzi. Gestire le scorte (se attivate). Utile per il personale di magazzino o di gestione dell’inventario.

Gestione modelli (Manage Templates) — Progettare, salvare ed eliminare modelli di fatture e preventivi. Raramente necessaria — nella maggior parte dei team, una o due persone si occupano del design dei modelli.

Gestione pianificazioni (Manage Schedules) — Creare e modificare pianificazioni di fatture ricorrenti. Sospendere e riprendere pianificazioni. Utile per il personale operativo.

Visualizzazione report (View Reports) — Accedere ai report su ricavi, conto economico (P&L), scaduto, DSO e imposte. Separata dalla gestione delle fatture, così può concedere l’accesso ai report senza diritti di scrittura.

Gestione team (Manage Team) — Invitare nuovi membri, cambiare i ruoli, modificare le autorizzazioni, rimuovere membri. Di norma riservata al Proprietario e agli Amministratori di fiducia.

Gestione fatturazione (Manage Billing) — Consultare e gestire l’abbonamento Invotify (passare a un piano superiore o inferiore, annullare, aggiornare il metodo di pagamento).

Preimpostazioni predefinite: - Proprietario (Owner): tutte e 9 le autorizzazioni (non modificabili) - Amministratore (Admin): sempre tutte e 9 le autorizzazioni (non regolabili singolarmente) - Membro (Member): Gestione fatture, Gestione preventivi, Gestione clienti e Visualizzazione report (personalizzabile)

Aggiungere un collaboratore richiede meno di un minuto.

Come invitare: 1. Apra la pagina "Team" dalla barra laterale 2. Faccia clic su "Invita membro" (Invite member) 3. Inserisca l’indirizzo e-mail della persona 4. Scelga il ruolo — Amministratore o Membro 5. Se si tratta di un Membro, personalizzi quali delle 9 autorizzazioni riceve (i valori predefiniti sono già precompilati) 6. Faccia clic su "Invia invito" (Send invite)

La persona invitata riceve un’e-mail personalizzata con un link di accettazione. Il link contiene un token a scadenza, valido per 7 giorni, e può essere accettato solo da un account che ha effettuato l’accesso con l’indirizzo e-mail invitato. Facendo clic sul link di accettazione, la persona viene guidata nella creazione del proprio account Invotify (o nell’accesso, se ne possiede già uno) e arriva direttamente nello spazio di lavoro della sua azienda con il ruolo e le autorizzazioni da lei impostati.

Gestione degli inviti: La pagina "Team" elenca tutti gli inviti in sospeso. Non appena un invito viene accettato, la persona compare nell’elenco dei membri; gli inviti revocati o scaduti scompaiono semplicemente dall’elenco degli inviti in sospeso.

Può revocare un invito in sospeso in qualsiasi momento. Una volta revocato, il link non funziona più. Può anche inviare nuovamente un invito se l’originale è scaduto o si è perso in una cartella di posta indesiderata.

Modificare il ruolo o le autorizzazioni di un membro: Quando la persona è entrata nel team, apra il suo profilo dalla pagina "Team". Può cambiarne il ruolo (Membro → Amministratore), modificare le singole autorizzazioni dei Membri o rimuoverla dal team. Le modifiche hanno effetto immediato — non è richiesta alcuna disconnessione.

Le azioni principali compiute dal suo team vengono registrate in un registro attività. Serve per la responsabilità, la risoluzione dei problemi e la tranquillità — soprattutto quando qualcosa va storto e deve capire che cosa è cambiato e chi l’ha cambiato.

Che cosa viene registrato: - Fattura creata, inviata e contrassegnata manualmente come pagata - Prodotto creato - Preimpostazione fiscale creata o eliminata - Membro del team invitato, ruolo modificato, invito inviato nuovamente - Conto bancario collegato o scollegato, e transazioni bancarie abbinate alle fatture

Che cosa viene memorizzato per ogni voce: - L’autore (chi l’ha fatto) — con un link al suo profilo nel team - L’azione (che cosa è successo) - L’oggetto (su che cosa si è agito — una fattura, un cliente, ecc.) - Data e ora - Una breve nota di contesto, quando pertinente

Consultare il registro: Apra "Attività" (Activity) dalla barra laterale (la attivi in Impostazioni → Funzionalità (Settings → Features) se è nascosta) per vedere il flusso completo. Filtri per persona, per intervallo di date o per tipo di entità per restringere i risultati.

Conservazione: Le voci del registro attività vengono conservate per tutta la durata del suo account. Fanno parte dell’esportazione dei suoi dati — quando scarica i suoi dati da Impostazioni → Privacy e dati (Settings → Privacy & Data), il registro attività è incluso.