Firme digitali

Invotify le consente di firmare elettronicamente fatture e preventivi — e permette anche ai suoi clienti di firmarli, senza alcun account. La sua firma compare sul documento tramite il blocco Firma (Signature), precompilata dal suo profilo aziendale; i clienti disegnano la propria firma direttamente nella pagina pubblica di condivisione, e ogni firma registrata riporta l’identità del firmatario e una tracciabilità a prova di manomissione — senza stampare, scansionare né ricorrere a servizi di firma elettronica di terze parti.

Le firme digitali sono disponibili in tutti i piani (Starter, Pro e Lifetime) senza costi aggiuntivi.

Cosa viene acquisito con ogni firma registrata: - L’immagine della firma (memorizzata come dati immagine base64) - Il nome del firmatario - L’indirizzo e-mail del firmatario (facoltativo) - L’indirizzo IP da cui proviene la firma - La stringa user-agent del browser - La data e l’ora esatte della firma

Come funziona oggi la firma: - Firma sul documento — il blocco Firma mostra nome del firmatario, qualifica, immagine della firma e data sulla fattura o sul preventivo, precompilati dai valori predefiniti nelle Impostazioni, così la sua azienda firma ogni documento in modo coerente. - Firma del cliente nella pagina di condivisione — chiunque riceva il link di una fattura condivisa può aprirlo, inserire il proprio nome, disegnare la propria firma su un riquadro di firma e inviarla — senza bisogno di un account Invotify. - Firme registrate — le firme dei clienti acquisite vengono memorizzate sul documento esatto ed elencate nella pagina dei dettagli della fattura, così sa sempre chi ha firmato, e quando.

Quando condivide una fattura, la pagina pubblica di condivisione include una sezione "Firma questo documento" (Sign this document) — il suo cliente può firmare proprio dove visualizza la fattura, senza account e senza servizi aggiuntivi.

Come firma un cliente: 1. Apre il link di condivisione che gli ha inviato. 2. Inserisce il proprio nome completo (l’indirizzo e-mail è facoltativo ma rafforza la tracciabilità). 3. Disegna la propria firma sul riquadro di firma — funziona con mouse, dito o pennino. 4. Invia. La firma viene registrata all’istante e compare una conferma.

La firma registrata — l’immagine della firma disegnata più nome del firmatario, e-mail facoltativa, indirizzo IP, browser e data e ora esatte — compare nella pagina dei dettagli della fattura nella sua dashboard.

Protezioni integrate: - Gli invii sono limitati per indirizzo IP (pochi all’ora) per prevenire abusi. - Un documento non può essere firmato due volte con lo stesso nome di firmatario — un tentativo duplicato viene respinto con un messaggio chiaro. - Una firma viene accettata solo su una fattura o un preventivo validi e attualmente condivisi; un link non valido o revocato viene rifiutato. - L’endpoint pubblico può solo creare una firma — non può mai leggere quelle esistenti.

La firma dei suoi documenti in qualità di azienda passa attraverso il blocco Firma e il suo profilo aziendale.

Configurazione una tantum nelle Impostazioni: Salvi nome del firmatario, qualifica e immagine della firma predefiniti in Impostazioni → Informazioni aziendali (Settings → Business Information). Questi diventano i valori predefiniti per ogni documento che include un blocco Firma.

Firmi mentre crea: Quando crea o modifica una fattura o un preventivo il cui modello contiene un blocco Firma, il blocco compila automaticamente nome del firmatario, qualifica, immagine della firma e data odierna sul documento reale — i documenti ricorrenti vengono firmati in modo coerente senza reinserire i dati ogni volta.

Per il modo in cui i suoi clienti firmano un documento condiviso, veda "I clienti firmano nella pagina di condivisione" qui sopra.

Ogni firma registrata è più di un’immagine — è una registrazione costruita per la verificabilità.

Cosa viene memorizzato per ogni firma registrata: - Nome del firmatario: il nome inserito da chi firma. Obbligatorio per ogni firma. - E-mail del firmatario: un indirizzo e-mail facoltativo del firmatario. - Immagine della firma: la firma, memorizzata come dati immagine base64 nella registrazione della firma del documento. - Indirizzo IP: l’IP di origine, letto dalla richiesta e acquisito automaticamente. - User-agent: la stringa user-agent del browser/dispositivo del firmatario (memorizzata; i valori molto lunghi vengono troncati). - Data e ora della firma: il momento esatto in cui la firma è stata registrata.

Dove vede le firme: Nella pagina dei dettagli della fattura, una barra informativa elenca ogni firma — "Firmato da [nome] il [data]" (Signed by [name] on [date]) — accanto alle statistiche di visualizzazione del documento, così la cronologia delle firme sta accanto al resto dell’attività del documento.

Chi può vedere le firme: Le firme registrate sono riservate alla sua azienda. Solo i membri della sua azienda con le autorizzazioni adeguate possono elencare e visualizzare le firme di un documento; i dati non sono mai visibili ad altri account. L’endpoint pubblico di acquisizione delle firme può solo creare una firma tramite un token di condivisione valido — non può mai leggere quelle esistenti.

Nel Costruttore di modelli (Template Builder), il blocco Firma (Signature) controlla come l’area della firma appare sul documento stampato/PDF. È uno dei blocchi standard dei modelli, quindi può posizionarlo, ridimensionarlo e stilizzarlo come qualsiasi altro.

Cosa mostra il blocco: - Un’intestazione/etichetta facoltativa (per impostazione predefinita "Firma" (Signature); può essere personalizzata o nascosta) - Una riga della firma facoltativa su cui far poggiare le firme manuali o disegnate - Nome, qualifica e data di firma del firmatario - Un’immagine della firma facoltativa

Precompilazione dal profilo aziendale: Sui documenti reali (non nell’anteprima del costruttore), il blocco compila automaticamente nome del firmatario, qualifica, immagine della firma e data odierna dai valori predefiniti del profilo aziendale — così i suoi documenti escono firmati senza reinserire i dati ogni volta.

Configurare il blocco (scheda Campi (Fields)): - Mostra etichetta (Show label) — attiva o disattiva l’intestazione e ne sostituisce il testo. - Mostra riga firma (Show signature line) — attiva o disattiva la sottolineatura su cui poggia la firma.

Stile e coerenza con il PDF: Sfondo, bordo, raggio, spaziatura interna e stile del carattere impostati nel costruttore si conservano nel PDF generato, e il blocco rispetta la scala del testo a livello di documento. Nel costruttore viene mostrato con dati di esempio del firmatario per farle vedere il layout; su un documento reale mostra firmatario, qualifica, data e immagine reali.

Le firme digitali di Invotify sono progettate per offrirle una registrazione chiara e difendibile di chi ha firmato un documento e quando. È importante capire esattamente che cosa quella registrazione è — e che cosa non è.

Cosa fornisce Invotify: - Un’immagine della firma acquisita - Il nome del firmatario e un’e-mail facoltativa - L’indirizzo IP da cui ha avuto origine la firma - Lo user-agent del browser del firmatario - Una data e un’ora di firma precise - Archiviazione riservata all’azienda, così solo il suo team può vedere la registrazione

Insieme, questi elementi formano una tracciabilità che documenta l’atto della firma.

Cosa Invotify non dichiara: - Questa non è una firma elettronica qualificata e non è certificata eIDAS. - Invotify non fornisce una verifica dell’identità del firmatario oltre ai dati che questi inserisce e ai metadati tecnici acquisiti. - Invotify non offre alcuna garanzia di efficacia giuridica in una specifica giurisdizione.

La validità giuridica di una firma elettronica dipende dalle leggi del suo Paese, dal tipo di documento e dalle parti coinvolte. Se l’efficacia giuridica è determinante per un contratto specifico, consulti un professionista legale qualificato oppure utilizzi un fornitore dedicato di firme elettroniche qualificate laddove la legge ne richieda una.