Impostazioni

La pagina Impostazioni è il centro di configurazione per adattare Invotify alle esigenze della sua azienda. Le impostazioni sono organizzate in schede, navigabili dalla barra laterale sinistra (un menu a tendina su mobile).

Schede delle impostazioni: - Informazioni aziendali (Business Information) - Profilo aziendale, logo, codice fiscale/partita IVA, ID PEPPOL e indirizzo - Impostazioni documenti (Document Settings) - Numerazione di fatture/preventivi, valuta predefinita, coordinate di pagamento, termini di pagamento, interessi di mora, promemoria di pagamento, aliquote preimpostate e note e condizioni predefinite - Funzionalità (Features) - Attivi o disattivi le funzioni della piattaforma (Preventivi, Prodotti, Calendario, ecc.) - Approvazioni (Approvals) - Regole di approvazione che richiedono un via libera prima dell’invio dei documenti (Pro) - Sicurezza (Security) - Password, autenticazione a due fattori (2FA), passkey e sessioni attive - Abbonamento (Billing) - Gestione dell’abbonamento, upgrade del piano e metodo di pagamento - Integrazioni (Integrations) - Colleghi Stripe e PayPal per i pagamenti online, oltre alla riconciliazione bancaria (Plaid) - Notifiche (Notifications) - Scelga quali avvisi ricevere e su quali canali - Privacy e dati (Privacy & Data) - Esportazione dei dati ed eliminazione dell’account

Importante: la pagina Impostazioni è sempre accessibile, anche se il suo abbonamento è scaduto. Così può sempre gestire la fatturazione e il suo account.

Le informazioni della sua azienda compaiono su tutte le fatture e su tutti i preventivi: sono quindi essenziali per documenti dall’aspetto professionale.

Logo aziendale: - Carichi il logo della sua azienda - Supporta i formati PNG, JPG, GIF e WebP (massimo 5 MB) - Le immagini quadrate garantiscono la resa più uniforme - Il logo compare nel blocco "Brand" dei suoi modelli - Un pulsante Elimina consente di rimuovere il logo corrente

Dati aziendali: - Nome dell’azienda (Business Name) - La sua ragione sociale o denominazione commerciale (compare su tutti i documenti) - E-mail aziendale (Business Email) - E-mail di contatto per le richieste dei clienti - Numero di telefono (Phone Number) - Numero di contatto dell’azienda - Codice fiscale (Tax ID) - Il suo numero fiscale o di registrazione locale - Partita IVA (VAT Number) - Per la conformità fiscale e la fatturazione B2B - ID PEPPOL (PEPPOL ID) - Il suo indirizzo elettronico per l’instradamento della fatturazione elettronica — inserisca solo il numero di partecipante (ad es. 1234567890123; lo schema GLN 0088 viene applicato automaticamente). Utilizzato per l’esportazione di fatture elettroniche UBL/CII/Peppol — per i dettagli veda la sezione Fatturazione elettronica e conformità - Regime fiscale (Tax Scheme) - Il sistema fiscale utilizzato dalla sua azienda (ad es. IVA, GST, SST)

Indirizzo: - Via - Città - Provincia / Stato - CAP - Paese

Tutte queste informazioni vengono utilizzate in: - Il blocco "Da" (From) su fatture e preventivi - I dati del mittente quando invia documenti via e-mail - La generazione dei PDF per un aspetto professionale

Nota: le coordinate bancarie (nome della banca, IBAN, SWIFT/BIC) utilizzate nel blocco Coordinate di pagamento si impostano nelle Impostazioni documenti (Document Settings), non qui.

Le impostazioni dei documenti controllano la numerazione di fatture e preventivi e i valori predefiniti applicati ai nuovi documenti. Fatture e preventivi sono numerati in modo indipendente.

Numerazione dei documenti: Componga il formato di numerazione a partire da elementi intercambiabili, con un’anteprima dal vivo del prossimo numero: - Prefisso (Prefix) - Lettere prima del numero (ad es. "INV", "QT") — fino a 6 caratteri - Anno / Mese (Year / Month) - Scelga se l’anno e/o il mese compaiono nel numero - Anno breve (Short year) - Usi l’anno a 2 cifre (ad es. 24) al posto dell’anno completo - Separatore (Separator) - Il carattere tra i segmenti (ad es. -, /, . o nessuno) - Cifre (Digits) - A quante cifre viene riempita la sequenza (ad es. 4 → 0001) - Azzeramento della sequenza (Sequence reset) - Il contatore può azzerarsi ogni anno, così ogni anno riparte da capo

Un’anteprima dal vivo mostra esattamente come apparirà il prossimo numero di documento (ad es. INV-2026-0042).

Valuta predefinita: Imposti la valuta che usa più spesso. Invotify supporta 102 valute in tutto il mondo. La valuta predefinita è preselezionata quando crea nuove fatture e preventivi (può comunque modificarla per cliente o per documento).

Coordinate di pagamento: Imposti le sue coordinate bancarie perché compaiano nel blocco Coordinate di pagamento dei documenti: - Nome della banca - SWIFT / BIC - IBAN

Termini di pagamento predefiniti: Scelga i termini predefiniti applicati ai nuovi documenti: pagamento alla ricezione (Due on receipt), Net 7, Net 15, Net 30, Net 60 o Net 90 giorni. La data di scadenza viene calcolata automaticamente da questi termini.

Interessi di mora: Configuri gli interessi di mora automatici per le fatture scadute: periodo di tolleranza, importo percentuale o fisso, un tetto massimo opzionale e l’eventuale ricorrenza dell’addebito.

Promemoria di pagamento: Attivi e-mail di promemoria automatiche, inviate un numero prestabilito di giorni prima e/o dopo la scadenza.

Aliquote preimpostate: Salvi configurazioni fiscali riutilizzabili (veda la sezione Aliquote preimpostate più avanti).

Firma: Imposti un nome e un titolo predefiniti del firmatario, che possono comparire nel blocco Firma dei documenti.

Note e condizioni predefinite: Definisca testi predefiniti per note e termini e condizioni, che vengono precompilati su nuove fatture e preventivi.

Le aliquote preimpostate le consentono di salvare una sola volta le aliquote fiscali più comuni e di riutilizzarle su fatture e preventivi, invece di riscrivere le percentuali ogni volta. Sono disponibili su tutti i piani.

Cosa memorizza una preimpostazione: - Nome - Un’etichetta per l’aliquota (ad es. "IVA ordinaria", "Aliquota ridotta", "Esente") - Aliquota - La percentuale d’imposta (0–100%) - Descrizione - Nota facoltativa che spiega quando usarla - Predefinita - Facoltativamente, contrassegni una preimpostazione come predefinita, applicata alle nuove voci

Gestione delle preimpostazioni: 1. Vada in Impostazioni → Impostazioni documenti (Settings → Document Settings) e individui la sezione Aliquote preimpostate (Tax Presets) 2. Clicchi su Aggiungi (Add) per creare una preimpostazione, oppure modifichi o elimini una esistente 3. Contrassegni una preimpostazione come predefinita con l’interruttore a stella, così è preselezionata sui nuovi documenti

Come si usano le preimpostazioni: Quando aggiunge un’imposta a una voce o a un documento, può scegliere una preimpostazione salvata per inserire l’aliquota all’istante. Può comunque modificare l’aliquota per singola voce: le preimpostazioni sono una comodità, non un vincolo.

Aliquota predefinita automatica in base al paese: Se non ha contrassegnato alcuna preimpostazione come predefinita, le nuove voci vengono precompilate con l’aliquota IVA ordinaria del suo paese (ricavata dal paese dell’azienda nelle Impostazioni — ad es. Lettonia → 21%). Una preimpostazione predefinita ha sempre la precedenza, inclusa una preimpostazione esplicita allo 0% per le attività che non applicano l’IVA. Per i paesi senza un’unica aliquota nazionale (come gli Stati Uniti) non viene assunta alcuna aliquota e le nuove voci partono dallo 0%.

Funzioni fiscali correlate: - Doppia imposta per voce (tutti i piani) — applichi due aliquote indipendenti per riga - Impostazioni fiscali per cliente (tutti i piani) — memorizzi un identificativo fiscale e aliquote predefinite per ciascun cliente - Categorie fiscali per prodotto (Pro) — imposti aliquote predefinite primaria e secondaria per ciascun prodotto

Invotify offre diverse opzioni di sicurezza per proteggere il suo account.

Gestione della password: Cambi la password dalla scheda Sicurezza: 1. Inserisca la password attuale 2. Inserisca la nuova password 3. Confermi la nuova password 4. Clicchi su "Cambia password" (Change Password) per aggiornarla

Autenticazione a due fattori (2FA): Aggiunga un ulteriore livello di sicurezza con l’autenticazione a due fattori via e-mail: - Quando è attiva, a ogni accesso le viene inviato via e-mail un codice di verifica monouso - Inserisca il codice a 6 cifre per completare l’accesso - I codici hanno validità limitata nel tempo per motivi di sicurezza

Come attivare la 2FA: 1. Vada in Impostazioni → Sicurezza (Settings → Security) 2. Nella sezione "Autenticazione a due fattori", attivi l’interruttore "Codice via e-mail" (Email Code) 3. La 2FA è attiva da subito: dal prossimo accesso riceverà via e-mail un codice a 6 cifre per completare il login

Passkey (WebAuthn): Usi la moderna autenticazione senza password con le passkey: - Acceda con impronta digitale, riconoscimento del volto o PIN del dispositivo - Più sicure delle password: resistenti agli attacchi di phishing - Supporto per chiavi di sicurezza hardware (YubiKey, ecc.) - È possibile registrare più passkey per ogni account

Come configurare le passkey: 1. Vada in Impostazioni → Sicurezza (Settings → Security) 2. Clicchi su "Aggiungi passkey" (Add Passkey) 3. Segua le istruzioni del suo dispositivo (impronta, volto o PIN) 4. La passkey viene registrata e può essere usata per gli accessi futuri 5. Può registrare più passkey per dispositivi diversi

Gestione delle passkey: - Visualizzi tutte le passkey registrate nella scheda Sicurezza - Elimini le passkey che non usa più - Aggiunga nuove passkey per altri dispositivi

Sessioni attive: La scheda Sicurezza elenca anche tutti i dispositivi attualmente connessi al suo account. Il dispositivo corrente è contrassegnato come "Questo dispositivo" (This device). Può disconnettere una singola sessione, oppure tutte le altre sessioni in una volta sola se sospetta un accesso non autorizzato.

Per i dettagli completi su tutti i metodi di autenticazione (inclusi l’accesso con Google e Apple e il recupero della password), veda la sezione Sicurezza e autenticazione.

Invotify le consente di attivare o disattivare alcune funzioni della piattaforma per semplificare il suo spazio di lavoro. Le funzioni disattivate vengono nascoste dalla barra laterale e dall’interfaccia, e tutti i loro dati restano conservati per quando le riattiverà.

Funzionalità attivabili: - Preventivi (Quotes) - La sezione Preventivi. Quando è disattivata, Preventivi scompare dalla barra laterale e si lavora solo con le fatture. - Prodotti (Products) - Il catalogo prodotti. Quando è disattivato, Prodotti scompare dalla barra laterale. - Tracciamento scorte (Stock Tracking) - La gestione dell’inventario per i prodotti. È una sotto-funzione di Prodotti, disponibile solo finché Prodotti è attivo: disattivando Prodotti si disattiva anche il Tracciamento scorte. - Calendario (Calendar) - La vista Calendario dei documenti programmati e ricorrenti. - Note di credito (Credit Notes) - L’emissione di rimborsi e note di credito sulle fatture. - Report (Reports) - L’area Report (ricavi, anzianità dei crediti, imposte, conto economico e altro). - Attività (Activity) - Il registro di controllo in tempo reale delle modifiche nello spazio di lavoro. - Team - L’invito di membri e la gestione di ruoli e permessi.

Come attivare o disattivare le funzionalità: 1. Vada in Impostazioni → Funzionalità (Settings → Features) 2. Sposti l’interruttore accanto a una funzione per attivarla o disattivarla 3. Le modifiche hanno effetto immediato

Perché disattivare delle funzionalità? - Semplifica lo spazio di lavoro nascondendo le funzioni che non usa - Riduce il disordine nella barra laterale per un’interfaccia più pulita - La aiuta a concentrarsi sugli strumenti che contano per il suo lavoro - Le funzionalità possono essere riattivate in qualsiasi momento con tutti i dati conservati

Gestisca il suo abbonamento a Invotify dalla sezione Abbonamento (Billing) nelle Impostazioni.

Visualizzazione del piano corrente: - Il nome del suo piano con un’icona (Starter, Pro o Lifetime) - Lo stato dell’abbonamento (Attivo, Annullato, ecc.) - Il periodo di fatturazione, oppure "Accesso a vita" (Lifetime Access) per gli acquisti con pagamento unico - Prezzo corrente e informazioni sul rinnovo - Pulsante "Gestisci abbonamento" (Manage Subscription) (apre il portale clienti di Stripe) - Pulsante "Cambia piano" (Change Plan) per confrontare i piani ed effettuare l’upgrade

Procedura di upgrade: 1. Clicchi su "Cambia piano" (Change Plan) per vedere tutti i piani disponibili 2. Confronti le funzioni di Starter, Pro e Lifetime 3. Clicchi sul pulsante di upgrade del piano scelto 4. Completi il pagamento in modo sicuro tramite Stripe Checkout 5. Il piano viene aggiornato immediatamente e le nuove funzioni sono subito disponibili

Gestione dell’abbonamento: Il pulsante "Gestisci abbonamento" (Manage Subscription) apre il portale clienti di Stripe, dove può: - Aggiornare la sua carta di credito o di debito - Consultare l’intera cronologia di fatturazione - Scaricare ricevute e fatture dei pagamenti - Annullare l’abbonamento - Passare dalla fatturazione mensile a quella annuale

La scheda Integrazioni le consente di collegare servizi esterni. Le integrazioni di pagamento e di sincronizzazione bancaria sono disponibili sui piani Pro e Lifetime.

Accettare pagamenti online: Colleghi Stripe e/o PayPal perché i clienti possano pagare le sue fatture online. Entrambi usano una connessione OAuth sicura: lei autorizza Invotify dal suo account Stripe o PayPal esistente; Invotify non vede mai le sue credenziali di accesso.

Configurare un fornitore di pagamento: 1. Vada in Impostazioni → Integrazioni (Settings → Integrations) 2. Sotto "Accetta pagamenti online" (Accept online payments), clicchi su Collega (Connect) accanto a Stripe o PayPal 3. Verrà reindirizzato al fornitore per autorizzare la connessione 4. Completi l’onboarding (o acceda al suo account esistente) 5. Una volta collegato, lo stato e i dettagli dell’account compaiono nelle Impostazioni

Dopo il collegamento: - È possibile generare link di pagamento per le singole fatture - I link di pagamento vengono inclusi automaticamente nelle e-mail delle fatture - I clienti possono pagare direttamente dal link con carta o con un wallet supportato - I pagamenti vengono accreditati sul suo account Stripe o PayPal collegato - Lo stato della fattura si aggiorna automaticamente tramite webhook quando un cliente paga

Riconciliazione bancaria: Gli utenti Pro/Lifetime possono anche collegare un conto bancario (tramite Plaid) per importare le transazioni e abbinarle alle fatture in sospeso. Per i dettagli veda la sezione Sincronizzazione bancaria.

Gestione e disconnessione: - Visualizzi lo stato della connessione e i dettagli dell’account nelle Impostazioni - Clicchi su Disconnetti (Disconnect) per rimuovere un’integrazione in qualsiasi momento - La disconnessione interrompe il funzionamento dei nuovi link di pagamento, ma non ha alcun effetto sul suo account Stripe/PayPal

Quando aggiunge un cliente con una partita IVA europea, Invotify può verificarla nel database ufficiale VIES dell’UE e compilare automaticamente i dati dell’azienda.

Come funziona: 1. Crea un nuovo cliente e ne inserisce la partita IVA (ad es. LV40203700105) 2. Invotify rileva che si tratta di una partita IVA UE (inizia con un codice paese UE di 2 lettere) 3. Invia il numero al database VIES della Commissione europea per la verifica 4. Se è valida: la ragione sociale e l’indirizzo registrato presenti nel database governativo vengono inseriti automaticamente nella scheda del cliente 5. Se non è valida: viene mostrato un avviso prima del salvataggio

Perché è importante: - Per la fatturazione B2B in Europa è necessario verificare la partita IVA del cliente ai fini della conformità fiscale (inversione contabile, esenzioni IVA) - La compilazione automatica con la denominazione e l’indirizzo ufficiali registrati evita errori di battitura e garantisce che le fatture facciano riferimento all’entità giuridicamente corretta - VIES è la fonte autorevole: è lo stesso database utilizzato dalle autorità fiscali

Paesi supportati: Tutti i 27 Stati membri dell’UE più l’Irlanda del Nord (XI). L’elenco completo: AT, BE, BG, CY, CZ, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, IT, LT, LU, LV, MT, NL, PL, PT, RO, SE, SI, SK, XI.

Gratuito, senza chiave API: VIES è gestito dalla Commissione europea. È gratuito, pubblico e non richiede registrazione. Invotify lo interroga direttamente quando verifica una partita IVA.

Nota: VIES è occasionalmente lento o non disponibile quando i database degli Stati membri dell’UE sono in manutenzione. Invotify gestisce i timeout senza problemi: può sempre salvare il cliente e verificare in un secondo momento.

La scheda Privacy e dati le offre un controllo conforme al GDPR sui suoi dati: un’esportazione completa e l’eliminazione definitiva dell’account.

Esportazione dei dati: Clicchi su Scarica i miei dati (Download My Data) per generare un unico file JSON contenente il suo profilo, i clienti, le fatture, i preventivi, i prodotti, i modelli e i record correlati. Il download è immediato ed è disponibile indipendentemente dallo stato del suo abbonamento.

Eliminazione dell’account: Clicchi su Elimina il mio account (Delete My Account), quindi digiti DELETE MY ACCOUNT per confermare. L’operazione rimuove definitivamente il suo account e tutti i dati associati — non può essere annullata, quindi esporti prima i suoi dati.

Cerca altre opzioni di esportazione? La sezione Fatturazione elettronica e conformità illustra in dettaglio le esportazioni strutturate di dati in CSV/JSON e i formati di fattura elettronica (UBL, CII, Peppol).