Preventivi

I preventivi (detti anche stime o proposte) le consentono di inviare informazioni sui prezzi ai potenziali clienti prima di definire il lavoro. Una volta accettato, un preventivo può essere facilmente convertito in fattura con un solo clic.

Preventivi e fatture a confronto: - I preventivi hanno una data di scadenza della validità invece di una data di scadenza del pagamento - I preventivi possono essere convertiti in fatture una volta accettati - I preventivi non incidono sulle sue metriche di ricavo finché non vengono convertiti - I preventivi utilizzano lo stesso sistema di modelli delle fatture - I preventivi hanno un proprio insieme di stati (Bozza, Inviato, Accettato, Rifiutato, Scaduto, Convertito)

Casi d’uso comuni: - Fornire stime di progetto ai clienti prima di iniziare il lavoro - Inviare proposte per nuove opportunità commerciali - Ottenere l’approvazione sui prezzi prima della fatturazione - Documentare i prezzi concordati prima di creare la fattura definitiva

Nota: i preventivi possono essere attivati o disattivati da Impostazioni → Funzionalità (Settings → Features). Se disattivati, la sezione Preventivi viene nascosta dalla barra laterale.

Creare un preventivo è quasi identico a creare una fattura. La differenza principale è il campo della data di scadenza della validità e le azioni specifiche dei preventivi disponibili.

Editor di preventivi: L’editor di preventivi condivide tutte le funzionalità con l’editor di fatture: - Selezione del cliente con compilazione automatica - Righe articolo con prodotti e prezzi - Calcolo di imposte e sconti - Selezione del modello - Anteprima A4 in tempo reale

Campi specifici dei preventivi: - Valido fino al (Valid Until — Expiry Date) - quando il preventivo scade e non è più valido. Sostituisce la data di scadenza della fattura e per impostazione predefinita è fissato a 30 giorni dopo la data di emissione.

Preventivi ricorrenti: Come le fatture, anche i preventivi supportano le pianificazioni ricorrenti tramite lo stesso interruttore di ricorrenza nell’editor. È utile per inviare ai clienti proposte periodiche o preventivi di rinnovo.

Quando crea un preventivo: 1. Imposti un periodo di validità ragionevole (di norma 14-30 giorni) 2. Includa tutti i costi e le eventuali opzioni 3. Aggiunga note che spieghino termini e condizioni 4. Verifichi l’anteprima prima di salvare

La pagina con l’elenco dei preventivi offre le stesse funzionalità di gestione delle fatture, con in più le azioni specifiche dei preventivi.

Azioni disponibili: - Visualizza (View) - apre la pagina dei dettagli del preventivo con anteprima PDF - Modifica (Edit) - modifica il contenuto del preventivo - Duplica (Duplicate) - crea una copia del preventivo - Scarica PDF (Download PDF) - ottiene il preventivo come PDF professionale - Invia e-mail (Send Email) - invia al cliente con il PDF in allegato (imposta il preventivo su «Inviato») - Converti in fattura (Convert to Invoice) - crea una fattura a partire da questo preventivo - Elimina (Delete) - rimuove il preventivo

Stati dei preventivi: - Bozza - preventivo creato ma non ancora inviato - Inviato - recapitato al cliente, in attesa di risposta - Accettato - il cliente ha accettato il preventivo - Rifiutato - il cliente ha declinato il preventivo - Scaduto - la data di scadenza è passata senza risposta - Convertito - è stato convertito in fattura

Quando un cliente accetta il suo preventivo, può convertirlo in fattura con un solo clic. Questo fa risparmiare tempo e garantisce precisione, riportando tutti i dettagli. Può convertire un preventivo in stato Bozza, Inviato o Accettato; un preventivo già convertito non può essere convertito di nuovo.

Procedura di conversione: 1. Apra il preventivo 2. Clicchi su «Converti in fattura» (Convert to Invoice) 3. Verifichi la fattura generata 4. Modifichi le date, se necessario 5. Salvi e invii la fattura

Che cosa viene copiato: - Tutte le righe articolo con descrizioni, quantità e prezzi - Le informazioni sul cliente - Le note - Il modello selezionato - Aliquote fiscali e sconti

Che cosa cambia: - Viene generato automaticamente un nuovo numero di fattura - La data di emissione viene impostata a oggi - La data di scadenza viene fissata a 30 giorni dopo la data di emissione - Lo stato del preventivo originale passa a «Convertito» (Converted) - Viene mantenuto un collegamento tra il preventivo e la fattura

Per i progetti più grandi o suddivisi in fasi, non è obbligata a fatturare un preventivo in un’unica soluzione. La fatturazione progressiva le consente di fatturare un preventivo accettato in più fasi, generando una fattura separata per ciascuna fase mentre il preventivo originale resta l’unica fonte di riferimento. La fatturazione progressiva è disponibile su tutti i piani.

Come funziona: Ogni fattura progressiva attinge a una parte del totale del preventivo. Può fatturare ogni fase in percentuale (ad es. 30% di acconto, poi 40%, poi 30%) o per importo fisso (il valore di una milestone specifica). Invotify tiene traccia di quanto del preventivo è già stato fatturato e di quanto rimane.

Protezione dalla sovrafatturazione: Non potrà mai fatturare più del totale del preventivo. Una volta che l’importo cumulato raggiunge il 100% del preventivo, non è possibile creare ulteriori fatture progressive: il sistema blocca qualsiasi importo che superi il saldo residuo non ancora fatturato.

Come si abilita: La fatturazione progressiva è attivabile preventivo per preventivo. Spunti «Consenti la fatturazione progressiva» (Allow progress invoicing) nell’editor di preventivi (nella sezione dei dettagli del preventivo, durante la creazione o la modifica). Se un preventivo non la consente, la sua vista di avanzamento lo segnala e la porta direttamente all’editor per attivarla.

Dove si trova: Apra la pagina dei dettagli del preventivo e utilizzi la sua vista di fatturazione progressiva per aggiungere milestone, impostare la percentuale o l’importo fisso e generare la fattura per quella fase. Ogni fattura generata si comporta come qualsiasi altra fattura (PDF, e-mail, monitoraggio dei pagamenti).

Le date di scadenza dei preventivi vengono monitorate in tutto Invotify per aiutarla a ricontattare i clienti per tempo. Il sistema controlla attivamente i suoi preventivi e invia notifiche prima che scadano.

Dove compaiono le date di scadenza: - Pagina dei dettagli del preventivo - Vista Calendario, come eventi con codice colore - Sistema di notifiche, con avvisi a priorità media

Avvisi di notifica: - Preventivo in scadenza - un promemoria quando un preventivo inviato è vicino alla data di scadenza ed è ancora senza risposta - Preventivo scaduto - generato quando un preventivo supera la data di scadenza senza risposta

Buone pratiche: - Controlli il Calendario ogni settimana per i preventivi in scadenza - Invii e-mail di sollecito prima della scadenza - Valuti di prorogare la scadenza per i potenziali clienti interessati - Chiuda i preventivi scaduti in assenza di risposta