Pagamenti e incassi

Invotify trasforma le fatture in risultati — fatture pagate. Il sistema dei pagamenti copre tutto, dal primo pulsante di pagamento su una fattura fino alla riconciliazione finale con una transazione bancaria. Una volta completata la configurazione, gran parte del lavoro avviene in automatico.

Come funzionano i pagamenti dall’inizio alla fine:

1. Pulsante di pagamento sulla fattura. Sui piani Pro e Lifetime, ogni fattura include un link di pagamento. I suoi clienti lo cliccano e completano il pagamento in pochi secondi con i metodi che lei ha abilitato.

1. Aggiornamento automatico dello stato. Quando un pagamento va a buon fine, Invotify riceve la conferma dal fornitore di servizi di pagamento e imposta automaticamente la fattura su “Pagata” (Paid). Nessun controllo periodico, nessun passaggio manuale.

1. Solleciti per fatture scadute. Se una fattura supera la data di scadenza, Invotify invia al cliente cortesi e-mail di sollecito secondo il calendario da lei configurato — oppure la avvisa, così può decidere lei stessa se sollecitare o meno.

1. Riconciliazione bancaria. Se ha collegato la sua banca, Invotify monitora le transazioni in entrata e le abbina automaticamente alle fatture in sospeso. Tutto ciò che non può essere abbinato con sicurezza resta disponibile per l’abbinamento manuale con un clic.

1. Penali di mora, note di credito, pagamenti parziali, registrazione manuale. Ogni caso particolare della fatturazione reale è coperto.

Cosa include ogni piano: La registrazione manuale dei pagamenti, i pagamenti parziali con saldo progressivo, i solleciti per fatture scadute e le penali di mora sono disponibili su tutti i piani — Starter, Pro e Lifetime. Può sempre registrare i pagamenti ricevuti al di fuori di Invotify (contanti, assegno, bonifico) e sollecitare le fatture scadute.

Cosa aggiungono Pro e Lifetime: Pagamenti online tramite Stripe e PayPal, link di pagamento per ogni fattura con aggiornamento automatico dello stato, sincronizzazione bancaria con abbinamento automatico (Plaid) e metodi di pagamento memorizzati con addebito automatico per le fatture ricorrenti.

Colleghi Stripe, PayPal o entrambi — da quel momento ogni fattura che invia includerà un link di pagamento, e le fatture pagate si aggiorneranno da sole. I pagamenti online sono una funzionalità dei piani Pro e Lifetime.

Collegare Stripe: 1. Vada in Impostazioni → Integrazioni (Settings → Integrations) 2. Clicchi su “Connetti” (Connect) accanto a Stripe 3. Viene reindirizzata a Stripe per autorizzare la connessione o creare un nuovo account 4. Completi la procedura di attivazione di Stripe (di solito pochi minuti — le verranno chieste informazioni di base sulla sua attività) 5. Di ritorno su Invotify, lo stato della connessione mostra “Connesso” (Connected) con il nome del suo account

Collegare PayPal: 1. Nelle stesse impostazioni delle integrazioni, clicchi su “Connetti” (Connect) accanto a PayPal 2. Autorizzi Invotify tramite il flusso OAuth di PayPal 3. Una volta stabilita la connessione, le fatture possono essere pagate con PayPal in aggiunta a Stripe (o al suo posto)

Metodi di pagamento supportati tramite Stripe: - Carte di credito e di debito - Apple Pay - Google Pay - iDEAL - Addebito SEPA (Europa)

I metodi disponibili dipendono dalla sua area Stripe. I pagamenti PayPal vengono elaborati tramite l’API Orders di PayPal.

Sicurezza: Invotify non vede né memorizza mai i dati delle carte o le coordinate bancarie dei suoi clienti. Le informazioni di pagamento vengono acquisite direttamente da Stripe o PayPal nei loro moduli sicuri. I dati delle carte sono conformi PCI DSS Livello 1 per impostazione predefinita, perché è il fornitore di servizi di pagamento a farsi carico del perimetro di conformità.

Cosa succede quando un cliente paga: 1. Il cliente clicca sul link di pagamento della fattura (e-mail o PDF) 2. Completa il pagamento sulla pagina ospitata di Stripe o PayPal 3. Il fornitore conferma il pagamento a Invotify in tempo reale tramite webhook 4. Lo stato della fattura passa a Pagata (Paid) 5. Lei riceve una notifica

Pagamenti parziali: Se un cliente paga solo una parte di una fattura (ad esempio un acconto), Invotify registra il pagamento parziale e lascia la fattura aperta per l’importo residuo. Vedrà sia l’importo pagato sia quello ancora dovuto.

Metodi di pagamento memorizzati e addebito automatico: Su Pro e Lifetime, i clienti possono salvare un metodo di pagamento così che le fatture ricorrenti vengano addebitate automaticamente alla generazione di ogni scadenza. La configurazione avviene cliente per cliente, e il metodo salvato è custodito in modo sicuro dal fornitore di servizi di pagamento — Invotify non memorizza mai la carta.

Colleghi il conto bancario della sua azienda tramite Plaid e Invotify abbinerà le transazioni in entrata alle fatture in sospeso — eliminando la riconciliazione manuale. Le transazioni si sincronizzano, un motore di abbinamento le valuta rispetto alle fatture aperte, gli abbinamenti ad alta affidabilità contrassegnano automaticamente la fattura come pagata e il resto può essere abbinato (o ignorato) con un clic.

La sincronizzazione bancaria è una funzionalità Pro e Lifetime e la connessione avviene in modo sicuro tramite Plaid — Invotify vede solo i dati delle transazioni, mai le sue credenziali bancarie. Può revocare la connessione in qualsiasi momento da Impostazioni → Integrazioni (Settings → Integrations).

Consulti la sezione dedicata “Banca” per la guida completa: come viene calcolato il punteggio di abbinamento (importo, vicinanza della data, descrizione), gli istituti supportati, l’abbinamento manuale e i dettagli sulla privacy.

Quando una fattura supera la data di scadenza, Invotify può inviare automaticamente cortesi e-mail di sollecito al cliente — oppure semplicemente avvisarla, così decide lei se sollecitare o meno. Nessun nuovo tentativo aggressivo di addebito, nessuna catena di messe in mora. Solo un cordiale “questa fattura è scaduta” con il link di pagamento.

Come funzionano i solleciti: 1. Una fattura supera la data di scadenza 2. Nel giorno configurato (ad esempio 7 giorni dopo la scadenza), Invotify invia al cliente una cortese e-mail personalizzata con il suo marchio, con numero di fattura, importo e data di scadenza 3. Se il cliente non ha ancora pagato, un altro sollecito può partire in seguito (ad esempio a 14 o 30 giorni — il calendario lo sceglie lei) 4. Ogni sollecito è tracciato sulla fattura: quando è stato inviato l’ultimo e quanti ne sono partiti in totale 5. I solleciti hanno un limite di frequenza: una fattura non genera mai più di un sollecito al giorno

Due modalità: - Sollecito automatico (Auto-remind) — si attiva nelle Impostazioni (Settings). Invotify invia i solleciti automaticamente secondo il calendario che lei configura. Non deve fare nulla. - Sollecito manuale (Manual remind) — Invotify avvisa LEI quando una fattura è scaduta. Decide lei se inviare un sollecito o gestire la cosa personalmente.

Configurazione: - Giorni prima della scadenza — invii, se lo desidera, un promemoria prima della scadenza della fattura (ad esempio 3 giorni prima) - Giorni dopo la scadenza — quando inviare i solleciti di ritardo (1, 7, 14 o 30 giorni dopo) - Tono — i promemoria prima della scadenza sono delicati; i solleciti di ritardo, più decisi

Cosa vede il cliente: Un’e-mail con il suo marchio, con il numero di fattura, l’importo dovuto e la data di scadenza. Nessuna formula del tipo “la sua carta è stata rifiutata” — solo un promemoria cortese.

Configuri una sola volta la politica delle penali di mora a livello aziendale, poi la applichi alle fatture scadute con un clic. Le penali di mora danno ai suoi clienti un vero incentivo a pagare puntualmente, senza che lei debba inviare imbarazzanti e-mail del tipo “abbiamo aggiunto una penale”.

Configurazione: Vada in Impostazioni → Impostazioni documenti (Settings → Document Settings) — le opzioni delle penali di mora si trovano nella scheda “Termini di pagamento predefiniti” (Default Payment Terms): - Attivi o disattivi le penali di mora per la sua azienda - Periodo di tolleranza — il numero di giorni dopo la data di scadenza prima che la penale scatti (ad esempio 3 giorni: una fattura in ritardo di 1-3 giorni è esente, da 4 giorni in poi la penale si applica) - Tipo di penale — importo fisso (ad esempio €25 forfettari) o percentuale (ad esempio 2% del saldo insoluto) - Massimale — tetto facoltativo sull’importo totale della penale, per non addebitare mai troppo su una fattura contestata o di piccolo importo - Ricorrenza — disattivata per impostazione predefinita. Quando è attiva, la penale può essere applicata di nuovo dopo un intervallo definito (ad esempio ogni 30 giorni) finché la fattura resta scaduta. La maggior parte delle aziende ne fa a meno — la lasci disattivata, salvo necessità specifiche.

Come vengono applicate le penali: Una volta trascorso il periodo di tolleranza per una fattura scaduta, usi l’azione “Applica penale di mora” (Apply late fee) sulla fattura. La penale viene calcolata in base alla sua politica e aggiunta al totale della fattura — il cliente vede l’importo originale, l’importo della penale e il nuovo totale. Tutto è verificabile e il controllo resta a lei: nessuna penale viene mai aggiunta senza il suo clic.

Comunicazione con il cliente: Il suo blocco dei termini di pagamento (Payment Terms) può includere un testo che spiega la sua politica sulle penali di mora (ad esempio “Una penale di mora del 2% si applica alle fatture scadute da 3 o più giorni, con un massimale di €50.”). Invotify non invia automaticamente e-mail del tipo “lei deve una penale di mora” — a questo servono i solleciti per fatture scadute.

La fatturazione progressiva consiste nel fatturare un unico preventivo in più fasi anziché in una sola volta. Perfetta per progetti di lunga durata, lavoro a milestone e contratti continuativi con consegne.

Perché fatturare progressivamente: Un progetto di sito web da €18,000 non deve per forza essere un’unica fattura. Fatturi il 30% all’avvio, il 30% alla revisione intermedia, il 40% alla consegna. Ogni fattura fa riferimento al preventivo originale, tiene traccia del totale progressivo e le impedisce di fatturare mai oltre.

Creare una fattura progressiva: 1. Apra il preventivo (la fatturazione progressiva deve esservi consentita) 2. Usi la vista di fatturazione progressiva per aggiungere una fase 3. Scelga l’importo — una percentuale del totale (30%) oppure un importo preciso (€5,400) 4. Invotify crea una nuova fattura che fa riferimento al preventivo e la imputa al totale progressivo 5. Invii e incassi come di consueto

Protezione contro la sovrafatturazione: Invotify tiene traccia del totale fatturato in tutte le fatture progressive di un preventivo. Se prova a creare una fattura progressiva che supererebbe il totale del preventivo, Invotify blocca l’azione. Non potrà mai fatturare per errore più del preventivo.

Monitoraggio del saldo residuo: La vista di avanzamento del preventivo mostra il saldo progressivo — totale preventivato, totale fatturato finora e importo residuo — così il quadro complessivo resta sempre chiaro.

Fatturare il resto: Per fatturare l’intero importo residuo, crei un’ultima fattura progressiva per tutto ciò che rimane (una fase “100% del residuo”). Quando il totale cumulato raggiunge il totale del preventivo, non è più possibile creare ulteriori fatture progressive.

Non tutti i pagamenti passano da Stripe o dalla sincronizzazione bancaria. Contanti, assegni, bonifici, crediti da permuta o pagamenti effettuati fuori dal sistema devono comunque essere registrati da qualche parte. Invotify ha un percorso di registrazione manuale dei pagamenti esattamente per questo.

Come registrare un pagamento manuale: 1. Apra la fattura 2. Clicchi su “Registra pagamento” (Record payment) 3. Inserisca: - L’importo (inserisca il saldo insoluto per un saldo integrale, o meno per un pagamento parziale) - Le note (facoltative — metodo, numero di riferimento, qualsiasi cosa valga la pena ricordare) 4. Clicchi su Salva (Save)

Il saldo della fattura si aggiorna immediatamente. Se il pagamento salda interamente la fattura, lo stato passa a “Pagata” (Paid). Se è parziale, la fattura resta aperta per il saldo residuo e il pagamento parziale viene annotato nella cronologia dei pagamenti.

Più pagamenti per fattura: Una fattura può ricevere nel tempo qualsiasi numero di pagamenti parziali. Ognuno viene registrato con la propria data e il proprio importo. La cronologia dei pagamenti mostra l’intera sequenza a colpo d’occhio.

Disponibile su tutti i piani: La registrazione manuale dei pagamenti è disponibile su Starter, Pro e Lifetime — anche senza un’integrazione di pagamento collegata. È il fondamento del sistema dei pagamenti.