Fatture

Le fatture sono il cuore di Invotify. La sezione Fatture le consente di creare fatture professionali, monitorarne lo stato, inviarle ai clienti e gestire l’intero flusso di fatturazione.

Cosa può fare con le fatture: - Creare nuove fatture da zero o partendo da modelli - Modificare fatture esistenti - Consultare i dettagli di una fattura con anteprima PDF completa - Inviare fatture via e-mail con il PDF in allegato - Scaricare le fatture in formato PDF - Duplicare fatture per transazioni simili - Monitorare lo stato dei pagamenti (bozza, inviata, parzialmente pagata, pagata, scaduta) - Filtrare e cercare nell’intero storico delle fatture - Impostare fatture ricorrenti pianificate per la fatturazione periodica - Generare link di pagamento per gli incassi online (Pro/Lifetime) - Registrare pagamenti manuali e parziali con il saldo residuo sempre aggiornato

Creare una fattura in Invotify è semplice grazie al nostro editor a schermo diviso. Il pannello di sinistra contiene tutti i campi di inserimento, mentre quello di destra mostra un’anteprima in tempo reale della fattura in formato A4.

Funzionalità dell’editor di fatture:

Sezione intestazione: - Numero di fattura (generato automaticamente in base alle sue preferenze di numerazione nelle Impostazioni (Settings)) - Data di emissione (predefinita: oggi) - Data di scadenza (predefinita: 30 giorni dopo la data di emissione) - Selezione del modello tra i modelli salvati

Sezione cliente (Fatturare a — Bill To): - Selezioni un cliente esistente da un menu a tendina con ricerca - Oppure crei un nuovo cliente direttamente nell’editor, senza uscirne - I dati del cliente (nome, e-mail, indirizzo, partita IVA) si compilano automaticamente dai dati salvati

Righe articolo: - Aggiunga un numero illimitato di righe a ogni fattura - Ogni riga comprende: descrizione, quantità, prezzo unitario - Selezioni gli articoli dal catalogo prodotti per un inserimento rapido (il catalogo prodotti richiede il piano Pro) - Fino a due aliquote fiscali indipendenti per riga - Sconto per riga in percentuale o come importo fisso - Calcolo automatico del subtotale di ogni riga - Rimozione di una riga con un solo clic

Sezione totali: - Subtotale (somma di tutte le righe prima delle imposte) - Importo delle imposte (calcolato dalle aliquote delle singole righe o dall’aliquota predefinita) - Sconto (facoltativo, importo fisso o percentuale) - Totale generale (calcolato automaticamente)

Opzioni aggiuntive: - Campo note per condizioni di pagamento, messaggi o istruzioni particolari - Numero d’ordine (PO Number) per il riferimento all’ordine di acquisto del cliente - Blocchi di testo personalizzati e altri elementi tramite i 22 tipi di blocco che compongono ogni PDF di fattura

La pagina con l’elenco delle fatture offre strumenti potenti per gestire tutte le sue fatture. Può cercare, filtrare, ordinare ed eseguire azioni sulle singole fatture.

Funzionalità della vista elenco: - Colonne ordinabili: numero, cliente, data, data di scadenza, importo, stato - Ricerca per numero di fattura o nome del cliente - Filtro per stato (Bozza, Inviata, Pagata, In attesa, Scaduta) - Filtro per cliente e per intervallo di date - Paginazione per gli elenchi di fatture più lunghi

Azioni disponibili: Ogni fattura dispone di un menu azioni (il pulsante con i tre puntini) con le seguenti opzioni:

Le fatture in Invotify attraversano diversi stati che la aiutano a capire a che punto si trova ciascuna fattura nel suo flusso di fatturazione. Comprendere questi stati le permette di gestire efficacemente i crediti verso i clienti.

Invotify genera documenti PDF professionali e offre una funzionalità e-mail integrata per inviare le fatture direttamente ai suoi clienti.

Generazione PDF: - Documenti PDF professionali in formato A4, identici pixel per pixel a quanto mostrato nell’editor di modelli - Includono tutti i dettagli della fattura e l’identità visiva della sua azienda (logo, nome, indirizzo) - Rispettano esattamente il layout del modello selezionato - Formattazione e interruzioni di pagina automatiche per gli elenchi di articoli più lunghi - Download immediato da qualsiasi pagina di dettaglio della fattura - Ottimizzati per la stampa su carta standard

Nota sulle filigrane: con il piano Starter, i PDF consegnati riportano una piccola filigrana «Invoice created with Invotify». I piani Pro e Lifetime producono documenti puliti, senza filigrana.

Invio via e-mail: - Invii le fatture direttamente all’indirizzo e-mail del cliente - Il PDF viene generato e allegato all’e-mail automaticamente - Messaggio e-mail personalizzabile, localizzato nella lingua del cliente - Lo stato «Inviata» (Sent) viene applicato alla fattura automaticamente - Quando è collegato un provider di pagamento (Stripe o PayPal), viene incluso un link per il pagamento online (Pro/Lifetime)

Procedura di invio via e-mail: 1. Apra la pagina dei dettagli della fattura 2. Clicchi sul pulsante «Invia» (Send) 3. Verifichi l’indirizzo e-mail del destinatario 4. Personalizzi il messaggio, se lo desidera 5. Clicchi su Invia per recapitare la fattura con il PDF in allegato

Se dispone di un piano Pro o Lifetime con un provider di pagamento collegato, può generare link di pagamento che consentono ai suoi clienti di saldare le fatture direttamente online. Invotify supporta Stripe (Connect) e PayPal.

Come funzionano i link di pagamento: - Generi un link di pagamento univoco per qualsiasi fattura - Il link può essere condiviso via e-mail, messaggistica o qualsiasi altro canale - I clienti cliccano sul link e pagano in tutta sicurezza tramite Stripe o PayPal - Quando il webhook del provider conferma il pagamento, lo stato della fattura passa automaticamente a Pagata

Configurazione dei link di pagamento: 1. Colleghi Stripe o PayPal in Impostazioni → Integrazioni (Settings → Integrations) 2. Crei una fattura o ne apra una esistente 3. Clicchi su «Link di pagamento» (Payment Link) tra le azioni della fattura 4. Viene generato un URL condivisibile 5. Invii il link al suo cliente o lo includa nell’e-mail della fattura

Metodi di pagamento accettati: I clienti possono pagare con i metodi abilitati sul suo account del provider: per Stripe sono incluse le carte, oltre ad Apple Pay, Google Pay, iDEAL e SEPA dove disponibili.

Per la configurazione completa del provider di pagamento, la registrazione manuale dei pagamenti, i pagamenti parziali e le penali di mora, consulti la sezione dedicata Pagamenti.

Importante: i link di pagamento richiedono un account Stripe o PayPal collegato e sono disponibili solo con i piani Pro e Lifetime.

Per i clienti che fattura regolarmente, Invotify supporta le pianificazioni di fatture ricorrenti. Configuri una pianificazione una sola volta e Invotify genererà automaticamente le fatture all’intervallo scelto. Le pianificazioni ricorrenti sono disponibili su tutti i piani.

Schemi di ricorrenza: Esistono quattro schemi di base, ciascuno con un intervallo «ogni N» per costruire qualsiasi cadenza: - Giornaliero - ogni N giorni - Settimanale - ogni N settimane, con selezione di giorni specifici (ad esempio ogni lunedì e giovedì). Imposti l’intervallo su 2 per una pianificazione ogni due settimane. - Mensile - ogni N mesi, in giorni specifici del mese (ad esempio il 1°) o secondo uno schema basato sul giorno della settimana (ad esempio il 2° martedì). Utilizzi l’intervallo 3 per la fatturazione trimestrale o 6 per quella semestrale. - Annuale - ogni N anni, con selezione del mese

Opzioni di configurazione: - Nome della pianificazione per identificarla facilmente - Data di inizio della pianificazione - Condizione di fine: mai, una data di fine specifica oppure un numero massimo di occorrenze - Finestra «Genera in anticipo» (Generate ahead) per creare i documenti un numero di giorni a scelta prima della data - Opzione di invio automatico per inviare via e-mail ogni fattura (con PDF allegato) al cliente alla sua data di fatturazione - Addebito automatico (Pro): addebiti il metodo di pagamento memorizzato del cliente alla generazione di ogni fattura

Come funziona: 1. Crei una fattura che fungerà da modello 2. Attivi l’interruttore della pianificazione ricorrente nell’editor di fatture 3. Configuri frequenza, schema e tempistiche 4. Salvi la fattura con la pianificazione associata 5. Invotify genera le fatture automaticamente alla data pianificata 6. Le fatture generate compaiono nel suo Calendario e nell’elenco delle fatture