File e archiviazione

L’archiviazione dei file le consente di allegare ricevute, contratti, preventivi firmati e foto ai suoi clienti, così da conservare una documentazione completa per ogni relazione commerciale. I file sono archiviati in modo sicuro e conteggiati nella quota di archiviazione del suo piano.

Ogni file caricato è collegato a un cliente. Può allegare i file a una nota del cliente (ad esempio un preventivo firmato insieme a un commento) oppure caricarli da soli come file autonomi. Entrambi compaiono insieme nella cronologia attività del cliente, e tutti i file della sua azienda sono elencati in un unico posto nella pagina File.

Cosa può fare con i file: - Allegare documenti e immagini alle note dei clienti - Caricare file autonomi direttamente su un cliente - Sfogliare tutti i file della sua azienda da un’unica pagina File - Cercare i file per nome, scaricarli ed eliminare quelli che non le servono più - Tenere sotto controllo quanta quota di archiviazione ha utilizzato

I file si caricano dalla pagina dei dettagli di un cliente, nella sezione Attività. Può allegare i file a una nota oppure caricarli come file autonomi nella cronologia del cliente.

Allegare file a una nota: 1. Apra un cliente e individui la sezione Attività 2. Clicchi su "Aggiungi nota" (Add note) 3. Scriva la nota (facoltativa) e clicchi su "Allega" (Attach) per scegliere i file, oppure trascini i file sull’area 4. Clicchi su "Aggiungi nota" (Add note) per salvare la nota insieme ai suoi allegati

Caricare file autonomi: 1. Apra la sezione Attività di un cliente 2. Trascini i file direttamente sulla cronologia (senza aprire il modulo della nota) 3. I file vengono caricati e compaiono come voci autonome della cronologia

Tipi di file consentiti: - Documenti PDF - Immagini (JPEG, PNG, GIF, WebP) - Documenti Word (.doc, .docx) - Fogli di calcolo Excel (.xls, .xlsx) - File CSV e di testo semplice

La pagina File (la apra tramite il link "Vedi tutti i file" (View all files) nella sezione archiviazione di Impostazioni → Fatturazione (Settings → Billing)) elenca tutti i file della sua azienda, dal più recente. Da qui può: - Cercare i file per nome - Scaricare un file (si apre tramite un link sicuro a tempo limitato) - Eliminare un file (con finestra di conferma) - Vedere a quale cliente appartiene ciascun file, o se si tratta di un file autonomo

L’eliminazione di un file lo rimuove sia dall’archiviazione sia dall’elenco dei file, e libera immediatamente quello spazio nella sua quota.

Ogni piano include una quantità fissa di spazio per i file. La dimensione totale di tutti i file caricati viene conteggiata in questa quota.

Spazio di archiviazione per piano:

Starter: 100 MB di archiviazione file totale Pro: 5 GB di archiviazione file totale Lifetime: 10 GB di archiviazione file totale

La pagina File mostra una barra di utilizzo con lo spazio usato rispetto al totale. L’indicatore diventa ambra quando supera il 75% e rosso quando supera il 90%, così riceve un chiaro avviso prima di esaurire lo spazio.

Limite per file: indipendentemente dal piano, ogni singolo file può raggiungere i 20 MB. La quota indicata sopra è il totale combinato di tutti i suoi file.

Liberare spazio: elimini i file che non le servono più dalla pagina File o dalla cronologia di un cliente. Lo spazio viene recuperato immediatamente, così può continuare a caricare senza cambiare piano.

In Invotify i file sono sempre collegati a un cliente — non esiste un allegato separato su fatture o preventivi. I documenti di supporto di un cliente (preventivi firmati, contratti, ricevute, foto) si conservano invece nella scheda di quel cliente, dove restano accanto alle note e alla cronologia correlate.

I due modi in cui i file si collegano a un cliente:

Allegati a una nota: quando aggiunge una nota nella sezione Attività di un cliente, può allegarvi uno o più file. I file compaiono come etichette sotto il testo della nota, così il documento e il suo contesto restano insieme.

File autonomi: può anche trascinare i file direttamente sulla cronologia di un cliente senza scrivere una nota. Questi compaiono come voci a sé stanti, datate come qualsiasi altra attività.

Dove trovare i file di un cliente: - Nella pagina dei dettagli del cliente, nella cronologia Attività (note con allegati + file autonomi) - Nella pagina File, dove accanto a ciascun file è indicato il nome del cliente

Permessi: chiunque nel suo team abbia il permesso di gestire i clienti può eliminare i file. In questo modo i documenti dei clienti restano sotto lo stesso controllo di accesso del resto della scheda cliente.