Fatturazione elettronica e conformità

Invotify la aiuta a soddisfare due esigenze moderne al tempo stesso: fatture elettroniche strutturate leggibili dalle macchine per la fatturazione B2B e verso la pubblica amministrazione, e il pieno controllo dei suoi dati ai sensi del GDPR.

Fatturazione elettronica strutturata (Pro): oltre al consueto PDF, Invotify può generare una versione XML conforme agli standard di qualsiasi fattura. Lei scarica il file XML e lo invia o lo carica ovunque il suo acquirente o la sua autorità fiscale lo richieda. Sono supportati tre formati: UBL 2.1, CII (UN/CEFACT) e Peppol BIS 3.0.

Dati e privacy (tutti i piani): ogni account può esportare i propri dati — come file CSV pronti da aprire per il suo commercialista, oppure come un unico archivio JSON completo — e può eliminare definitivamente l’account quando non le serve più.

L’esportazione delle fatture elettroniche è una funzionalità Pro (inclusa anche con Lifetime). L’esportazione dei dati e l’eliminazione dell’account sono disponibili su tutti i piani — e l’archivio JSON completo e l’eliminazione dell’account funzionano anche se il suo abbonamento è scaduto.

Invotify genera tre formati di fattura elettronica strutturata. Tutti e tre sono prodotti dagli stessi dati della fattura, quindi può scegliere quello richiesto dal suo destinatario o dalla sua giurisdizione.

UBL 2.1: lo standard OASIS Universal Business Language. Ampiamente accettato in tutta l’UE e il punto di partenza più comune per la fatturazione elettronica strutturata.

CII (UN/CEFACT): Cross Industry Invoice, allineato alla norma EN 16931. È il formato alla base di XRechnung (Germania) e Factur-X (Francia): scelga quindi CII quando fattura alla pubblica amministrazione tedesca o francese e a molti destinatari B2B di quei Paesi.

Peppol BIS 3.0: un profilo di UBL 2.1 con metadati specifici di Peppol — il CustomizationID e il ProfileID, più gli identificativi EndpointID obbligatori sia per il fornitore sia per l’acquirente. Lo usi quando il suo destinatario richiede una fattura Peppol.

Importante — Invotify genera il file, non lo trasmette. L’esportazione Peppol produce un documento XML Peppol BIS 3.0 valido. Per recapitarlo effettivamente sulla rete Peppol serve un fornitore di Peppol Access Point (ad esempio Pagero, Basware o Storecove). Invotify le consegna l’XML; inviarlo o caricarlo è il suo passaggio finale.

L’esportazione di una fattura elettronica avviene dalla singola fattura. L’esportazione scarica un file .xml denominato in base al numero della fattura e al formato (ad esempio INV-001-ubl.xml).

È una funzionalità Pro ed è disponibile solo per le fatture — i preventivi non possono essere esportati come fatture elettroniche.

Le fatture Peppol identificano ciascuna parte con un identificativo di partecipante Peppol chiamato EndpointID. Per il lato fornitore, quell’identificativo deriva dal PEPPOL ID della sua azienda, che lei imposta una sola volta nelle Impostazioni.

Inserisca solo il numero di partecipante registrato — ad esempio 1234567890123 — e Invotify applica automaticamente lo schema GLN (0088) quando scrive l’EndpointID del fornitore in ogni esportazione Peppol BIS 3.0. Non anteponga lei stesso il codice dello schema. Se lascia il campo vuoto, Invotify ripiega sull’e-mail aziendale come endpoint, cosa che la maggior parte dei destinatari Peppol non accetterà.

Il suo PEPPOL ID fa parte del profilo aziendale: è quindi condiviso da tutta l’azienda e riutilizzato in ogni esportazione Peppol — non deve reinserirlo per ogni fattura.

Invotify le dà pieno accesso ai suoi dati, a sostegno del diritto alla portabilità dei dati previsto dal GDPR (articolo 20). Esistono due modi complementari per estrarre i suoi dati, disponibili su tutti i piani.

Esportazioni CSV (per il suo commercialista): scarichi fogli di calcolo mirati apribili in Excel, Numbers o qualsiasi strumento di contabilità. Si trovano dove si trovano i dati e richiedono un abbonamento attivo: - Clienti — esportati dalla pagina Clienti («Esporta CSV» (Export CSV)): nome, e-mail, telefono, identificativo fiscale, indirizzo completo e data di creazione. - Fatture — esportate dall’elenco fatture: numero di fattura, stato, date, cliente, valuta, subtotale, imposta, sconto, totali, importo pagato, fornitore/stato del pagamento e note. Può filtrare per intervallo di date e stato.

Archivio JSON completo (backup integrale): un unico file JSON strutturato contenente tutto ciò su cui ha visibilità — il suo account e il profilo aziendale, i clienti, tutti i documenti (fatture, preventivi, note di credito, spese), i modelli, le pianificazioni ricorrenti, i pagamenti e i preset fiscali, le connessioni bancarie, i prodotti e i movimenti di magazzino, i file e le note dei clienti e una traccia di audit. I nomi dei campi sono rinominati perché l’archivio risulti leggibile e non esponga dettagli interni del database. L’archivio si scarica da «Impostazioni → Privacy e dati» (Settings → Privacy & Data) e funziona anche se il suo abbonamento è scaduto.

Quando non ha più bisogno di Invotify, può eliminare definitivamente il suo account, a sostegno del diritto alla cancellazione previsto dal GDPR (articolo 17). È disponibile su tutti i piani.

L’eliminazione è irreversibile. Per evitare incidenti, deve digitare la frase esatta DELETE MY ACCOUNT per confermare. Una volta confermata, Invotify: 1. Annulla qualsiasi abbonamento attivo (per quanto possibile). 2. Elimina i dati aziendali e il record dell’azienda (se lei è il titolare). 3. Elimina i suoi dati personali, il profilo e le credenziali di accesso. 4. Rimuove i suoi file caricati dallo storage. 5. La disconnette.

Se è membro di un’azienda che non possiede, l’eliminazione del suo account rimuove la sua appartenenza ma lascia intatti l’azienda e i suoi dati per il resto del team.