Sincronizzazione bancaria e riconciliazione

La sincronizzazione bancaria collega il conto della sua azienda a Invotify tramite Plaid, importa le sue transazioni e abbina i pagamenti in entrata alle fatture in sospeso — così le fatture già incassate si contrassegnano da sole come pagate. È la funzionalità che le toglie di mano la riconciliazione manuale.

Cosa fa la sincronizzazione bancaria: - Collega la sua banca in modo sicuro tramite il flusso di accesso ospitato da Plaid - Importa automaticamente ogni giorno le nuove transazioni in Invotify - Valuta ogni accredito in entrata rispetto alle sue fatture aperte e conferma da sola gli abbinamenti affidabili - Mette in coda i candidati a bassa affidabilità come suggerimenti che lei conferma con un clic - Le permette di ignorare o archiviare le transazioni che non sono pagamenti di clienti

Dove si trova: Le banche si collegano e si scollegano da Impostazioni → Integrazioni (Settings → Integrations); il flusso delle transazioni vive nella pagina Banca (/dashboard/bank), organizzata nelle viste “Da gestire” (Needs Attention) (suggerimenti e transazioni in attesa di una decisione), “Abbinate” (Matched) e “Ignorate” (Ignored).

Disponibilità per piano: La sincronizzazione bancaria è una funzionalità Pro (inclusa anche in Lifetime). Su Starter, la pagina Banca mostra invece un invito all’upgrade. Ogni chiamata API bancaria è protetta lato server, quindi la funzionalità è davvero bloccata, non solo nascosta nell’interfaccia.

Collegare una banca è un flusso breve e guidato gestito da Plaid. Invotify riceve soltanto i dati che Plaid restituisce — mai le sue credenziali bancarie.

Dove arriva Plaid: La connessione supporta le banche di Stati Uniti, Regno Unito e Canada, coprendo tramite Plaid migliaia di istituti, tra cui le principali banche nazionali, le banche regionali e le cooperative di credito.

Come funziona la connessione: 1. Invotify richiede un token Plaid Link per il suo account. 2. Si apre la finestra sicura di Plaid. Lei sceglie la sua banca e accede direttamente con Plaid — Invotify non si trova mai in mezzo alle sue credenziali. 3. Sceglie il conto che desidera collegare. 4. Plaid restituisce un token pubblico temporaneo, che Invotify scambia con un token di accesso a lunga durata e memorizza per la sua azienda. 5. La connessione viene salvata con il nome dell’istituto, il nome del conto e un numero di conto mascherato, ed è pronta per la sincronizzazione.

Una volta collegata una banca e sincronizzate le transazioni, queste arrivano in Invotify organizzate in base al punto in cui si trovano nel processo di abbinamento.

Come è organizzato il flusso: - “Da gestire” (Needs Attention) — Gli abbinamenti suggeriti che il motore ha trovato ma per cui non era abbastanza sicuro da confermare (mostrati con il loro punteggio di affidabilità e una conferma con un clic), più le transazioni ancora senza candidato. Abbini ciascuna a una fattura, oppure la ignori. - “Abbinate” (Matched) — Le transazioni confermate rispetto a una fattura, sia automaticamente dal motore di abbinamento sia manualmente da lei. - “Ignorate” (Ignored) — Le transazioni che ha messo da parte perché non sono pagamenti di clienti (commissioni, giroconti, addebiti di fornitori e simili).

Cosa mostra ogni transazione: Ogni transazione riporta importo, valuta, data, descrizione, nome dell’esercente (quando la banca lo fornisce) e categoria, oltre allo stato di abbinamento corrente e all’eventuale fattura abbinata. Gli abbinamenti suggeriti mostrano inoltre l’affidabilità calcolata dal motore. I pagamenti in entrata (accrediti) sono le transazioni di cui il motore si occupa; gli addebiti in uscita restano semplicemente nel flusso.

Leggere il flusso: Le transazioni sono elencate dalla più recente. L’elenco è paginato, così le cronologie estese si caricano in pagine gestibili anziché tutte in una volta.

Il motore di abbinamento di Invotify confronta ogni pagamento in entrata con le sue fatture aperte e produce un punteggio di affidabilità. Il punteggio decide se l’abbinamento viene applicato automaticamente o lasciato a lei da confermare.

Come si costruisce il punteggio: Per ogni fattura aperta che corrisponde alla valuta e all’importo della transazione (entro una piccola tolleranza di arrotondamento), Invotify somma tre segnali:

Importo — La parte più consistente del punteggio. Una transazione diventa candidata solo se il suo importo è pari al totale di una fattura entro la tolleranza.

Vicinanza della data — Un pagamento che arriva vicino alla data di scadenza della fattura ottiene un punteggio più alto di uno che arriva a settimane di distanza. Più le date sono vicine, più aggiunge; i pagamenti lontani da qualsiasi scadenza non contribuiscono su questo segnale.

Nome del cliente — Se la descrizione della transazione contiene il nome del cliente o della sua azienda indicato in fattura, aggiunge punteggio. Le descrizioni bancarie sono spesso confuse, quindi è uno dei tre fattori, non un requisito.

Conferma automatica o suggerimento: I tre segnali si combinano in un’affidabilità complessiva. Quando il miglior candidato supera una soglia di affidabilità elevata, Invotify conferma automaticamente l’abbinamento, registra il pagamento e aggiorna la fattura. Al di sotto della soglia, il candidato viene salvato come abbinamento suggerito — compare in “Da gestire” (Needs Attention) con il suo punteggio di affidabilità, così può confermarlo con un clic (o scegliere un’altra fattura, o ignorarlo). I suggerimenti vengono riverificati a ogni sincronizzazione: se la fattura candidata viene pagata in altro modo, il suggerimento ormai superato viene ritirato anziché restare lì in attesa di una doppia conferma.

Cosa succede con un abbinamento confermato: Quando un abbinamento viene confermato — dal motore o da lei — Invotify registra sulla fattura un pagamento pari all’importo della transazione e ricalcola quanto resta dovuto. Se il saldo si azzera, la fattura passa a Pagata (Paid); se copre solo una parte, la fattura diventa Parziale (Partial) e resta aperta per il residuo. Gli abbinamenti manuali vengono annotati nel registro attività.

Abbinare manualmente: Può sempre abbinare lei stessa una transazione a una fattura direttamente dalla transazione. Un abbinamento manuale è considerato pienamente affidabile e registra il pagamento esattamente come uno automatico.

Non ogni riga del suo flusso bancario è un pagamento di un cliente. Anche commissioni, giroconti, rimborsi a fornitori e i suoi stessi addebiti in uscita vi compaiono. Invotify le offre un modo pulito per tenerli fuori dalla vista di riconciliazione.

Ignorare una transazione: Contrassegni qualsiasi transazione come ignorata e questa si sposta nella vista “Ignorate” (Ignored), togliendosi di mezzo. Lo usi per tutto ciò che non è un pagamento di un cliente, così il flusso contiene solo decisioni reali. Ignorare una transazione non tocca alcuna fattura — serve esclusivamente a tenere in ordine il flusso.

La vista “Ignorate” (Ignored) come archivio: Le transazioni ignorate non vengono eliminate; restano disponibili sotto “Ignorate” (Ignored). Si conserva così un registro completo di tutto ciò che è transitato sul conto, lasciandola concentrare sulle transazioni che contano per farsi pagare.

Scollegare una banca: Può rimuovere una connessione bancaria in qualsiasi momento da Impostazioni → Integrazioni (Settings → Integrations). La disconnessione è un’azione soft — la connessione viene contrassegnata come scollegata e smette di sincronizzarsi, e l’evento viene annotato nel registro attività. Le transazioni già importate restano nel suo flusso.

La sincronizzazione bancaria funziona da sola — il suo flusso resta aggiornato e gli abbinamenti affidabili si riconciliano da soli, senza che lei faccia nulla.

Sincronizzazione automatica giornaliera: Ogni banca collegata viene sincronizzata automaticamente una volta al giorno. Non c’è nulla da avviare o pianificare — le nuove transazioni compaiono semplicemente nel suo flusso ogni mattina, già passate al motore di abbinamento.

Sincronizzazione incrementale basata su cursore: Invotify usa la sincronizzazione a cursore di Plaid, quindi ogni esecuzione giornaliera scarica solo le novità rispetto alla precedente, anziché riscaricare l’intera cronologia. Le nuove transazioni vengono aggiunte e il cursore viene memorizzato, così l’esecuzione successiva riprende esattamente da dove l’ultima si era fermata. Questo mantiene le sincronizzazioni veloci ed evita voci duplicate — le transazioni sono identificate dal loro identificativo bancario.

Abbinamento automatico durante la sincronizzazione: Dopo aver scaricato le nuove transazioni per una connessione, la sincronizzazione esegue il motore di abbinamento sui pagamenti in entrata in sospeso. Gli abbinamenti ad alta affidabilità vengono confermati, il pagamento viene registrato sulla fattura e lo stato della fattura viene aggiornato — il tutto senza che lei muova un dito. I candidati a bassa affidabilità vengono messi in coda come suggerimenti in “Da gestire” (Needs Attention) e i suggerimenti esistenti vengono aggiornati (un suggerimento la cui fattura è stata pagata in altro modo viene ritirato).

Resilienza per connessione: Se una connessione bancaria incontra problemi durante una sincronizzazione, Invotify contrassegna come in errore solo quella connessione e prosegue con le altre — l’intoppo di una banca non blocca mai le altre. Una connessione in errore può essere ricollegata dalle Impostazioni. Ogni connessione registra quando è stata sincronizzata l’ultima volta.