Flussi di approvazione

I flussi di approvazione inseriscono un punto di controllo tra “documento creato” e “documento inviato”. Lei definisce le regole che stabiliscono quali fatture e preventivi richiedono un via libera; quando un documento corrisponde, Invotify lo trattiene automaticamente e chiede a un approvatore designato di esaminarlo. Finché non viene approvato, il documento non può uscire dalla sua azienda.

È pensato per i team che vogliono un secondo paio di occhi sui documenti di valore elevato, sensibili o destinati a nuovi clienti — senza rallentare tutto il resto. Una fattura ricorrente da €200 può partire subito, mentre una fattura da €15,000 o la primissima fattura a un cliente appena acquisito attende che un titolare o un amministratore le dia un’occhiata.

Il flusso dall’inizio alla fine:

1. Lei imposta una regola in Impostazioni → Approvazioni (Settings → Approvals) — ad esempio “Le fatture oltre €1,000 richiedono l’approvazione di un amministratore”.

1. Un documento corrispondente viene trattenuto. Quando qualcuno salva una fattura o un preventivo che corrisponde a una regola, Invotify crea automaticamente una richiesta di approvazione in attesa. Nient’altro cambia — il documento viene salvato normalmente — ma ora è contrassegnato.

1. Gli approvatori idonei vengono avvisati. Tutti coloro che possono agire sulla richiesta ricevono una notifica in-app con un link diretto al documento.

1. Un approvatore dà il via libera. Un titolare o un amministratore apre il documento, lo esamina e clicca su Approva (Approve) o Rifiuta (Reject) direttamente dal banner in alto.

1. L’invio si sblocca. Una volta approvato, l’azione di invio funziona normalmente. Finché la richiesta è ancora in attesa, i tentativi di invio vengono rifiutati.

Piano: i flussi di approvazione sono una funzionalità Pro (inclusa anche in Lifetime). Su Starter, le impostazioni delle Approvazioni mostrano un’anteprima del funzionamento con un invito all’upgrade — nessuna regola è attiva.

Una regola stabilisce quando un documento richiede approvazione e chi può dare il via libera. Può avere tutte le regole di cui ha bisogno, ciascuna limitata a un tipo di documento. Quando un documento viene salvato, Invotify verifica ogni regola attiva per quel tipo di documento e si ferma alla prima corrispondenza.

Tipo di documento Ogni regola si applica alle Fatture o ai Preventivi. Scelga il tipo quando crea la regola. (Fatture e preventivi sono i tipi di documento gestibili oggi nelle impostazioni delle Approvazioni.)

Trigger (condizioni) Ogni regola ha esattamente un trigger che stabilisce se un dato documento corrisponde:

• Totale oltre soglia — L’approvazione è richiesta quando il totale del documento è pari o superiore a un importo da lei impostato (ad esempio €1,000). Tutto ciò che sta sotto la soglia parte senza via libera.
• Primo documento a un nuovo cliente — L’approvazione è richiesta solo per il primo documento non in bozza inviato a un cliente senza fatture precedenti. Una volta che quel cliente ha uno storico, i suoi documenti smettono di attivare questa regola.
• Ogni documento — Ogni documento di quel tipo richiede approvazione, senza eccezioni. Lo usi quando nulla deve uscire senza revisione.

Chi viene avvisato Scelga quale ruolo viene allertato quando viene creata una richiesta: - Titolare — viene avvisato il titolare dell’account. - Titolare o amministratore — vengono avvisati gli amministratori del team. È la scelta tipica.

Indipendentemente dall’impostazione delle notifiche, qualsiasi titolare o amministratore può esaminare e approvare una richiesta in attesa (i membri no).

Modelli di avvio rapido La prima volta che apre le Approvazioni le vengono proposti tre modelli attivabili con un clic, così non parte da un modulo vuoto: “Fatture oltre [importo]” (Invoices over [amount]), “Prima fattura a un nuovo cliente” (First invoice to a new customer) e “Ogni preventivo” (Every quote). Ognuno crea una regola pronta all’uso che può poi ritoccare — oppure può aggiungere una regola completamente personalizzata.

Quando un documento corrisponde a una regola, Invotify crea per esso una richiesta di approvazione. Quella richiesta attraversa un ciclo di vita semplice, e il documento stesso mostra a che punto si trova.

In attesa La richiesta nasce come in attesa nell’istante in cui una fattura o un preventivo corrispondente viene salvato. Il documento è salvato a tutti gli effetti e resta modificabile — semplicemente non può ancora essere inviato. Una richiesta in attesa viene creata automaticamente ed è idempotente: salvare di nuovo lo stesso documento non accumula richieste duplicate.

Approvata Un titolare o un amministratore esamina il documento e lo approva. La richiesta viene contrassegnata con chi l’ha esaminata e quando, oltre all’eventuale commento lasciato. L’invio è ora sbloccato.

Rifiutata Il revisore rifiuta invece la richiesta, eventualmente con un commento che ne spiega il motivo. Il rifiuto annulla il blocco — solo una richiesta *in attesa* impedisce l’invio — quindi il seguito previsto è correggere il documento e salvarlo di nuovo, il che crea una nuova richiesta in attesa da esaminare. Consideri un rifiuto come “non inviarlo così com’è”, non come un blocco permanente.

Il banner sul documento Apra qualsiasi fattura o preventivo con una richiesta di approvazione e vedrà un banner in alto: - Una richiesta in attesa mostra un banner ambra che indica la regola che l’ha attivata, con i pulsanti Approva (Approve) e Rifiuta (Reject) per i revisori. - Una richiesta approvata o rifiutata si riduce a un piccolo badge verde o rosso, così l’esito resta visibile senza occupare la pagina.

Blocco dell’invio (il rifiuto 409) È questa la parte che dà concretezza alle approvazioni. Quando prova a inviare per e-mail una fattura o un preventivo con una richiesta in attesa, il server rifiuta l’operazione e restituisce una risposta 409 con il codice di errore stabile `APPROVAL_PENDING`. L’interfaccia lo presenta come “Questo documento è in attesa di approvazione e non può ancora essere inviato” (This document is awaiting approval and cannot be sent yet). Il blocco è applicato lato server sia per l’endpoint di invio delle fatture sia per quello dei preventivi — non lo si può aggirare chiamando direttamente l’API. Una volta che la richiesta è approvata (o non esiste più una richiesta in attesa), l’invio procede normalmente.

Le approvazioni funzionano solo se le persone giuste sanno che c’è qualcosa da esaminare. Ogni volta che viene creata una richiesta in attesa, Invotify invia una notifica in-app a ogni approvatore idoneo — così nulla resta in coda in silenzio.

Chi viene avvisato: - Se la regola è indirizzata al Titolare, viene avvisato il titolare. - Se la regola è indirizzata a Titolare o amministratore, vengono avvisati il titolare e tutti gli amministratori.

Chi è escluso: Chi ha creato il documento non riceve mai la relativa notifica di approvazione — del resto non può approvare la propria richiesta, quindi avvisarlo sarebbe solo rumore.

Cosa dice la notifica: Ogni approvatore riceve una notifica in-app intitolata “Richiesta di approvazione” (Approval requested), che segnala che una fattura o un preventivo richiede la sua approvazione e indica la regola che l’ha attivata. Contiene un link diretto alla pagina di dettaglio del documento, dove lo attende il banner di approvazione con i pulsanti Approva (Approve) e Rifiuta (Reject).

Dove compaiono le notifiche: Le notifiche di approvazione compaiono nel centro notifiche in-app (la campanella nella dashboard), insieme agli altri avvisi. Cliccandone una, l’approvatore arriva direttamente al documento e può agire in un paio di clic.

Tutte le regole di approvazione vivono in Impostazioni → Approvazioni (Settings → Approvals). È qui che titolari e amministratori creano, modificano e rimuovono le regole che governano l’intera azienda.

La pagina delle Approvazioni: - Una breve introduzione “come funziona” in alto, così chiunque vi arrivi capisce la funzionalità. - L’elenco delle Regole, che mostra per ogni regola il tipo di documento, il trigger (con l’eventuale soglia) e il ruolo approvatore a cui è indirizzata. - I modelli di avvio rapido quando non ha ancora regole, per crearne una sensata con un solo clic.

Creare una regola: Clicchi su “Aggiungi regola” (Add Rule) (oppure scelga un modello di avvio rapido). Compili nome, tipo di documento, trigger, soglia (per le regole a importo) e chi può approvare. Salvi, e la regola è subito operativa — il prossimo documento corrispondente verrà trattenuto.

Modificare una regola: Clicchi sull’icona di modifica (la matita) su qualsiasi regola per cambiarne nome, tipo di documento, trigger, soglia o ruolo approvatore. Le modifiche si applicano ai documenti salvati da quel momento in poi.

Eliminare una regola: Clicchi sull’icona di eliminazione (il cestino) per rimuovere una regola. Tenga presente che eliminare una regola cancella anche le richieste di approvazione che vi facevano riferimento.

Chi può gestire le regole: Creare, modificare ed eliminare le regole è riservato a titolari e amministratori. I membri possono comunque essere soggetti alle approvazioni — i loro documenti vengono trattenuti — ma non possono cambiare le regole né approvare le richieste.