Equipo y permisos

Invotify está pensado para equipos desde el primer día. Invite a su contable, a un asistente virtual, a un responsable de operaciones o a su socio de negocio — y decida con precisión lo que cada persona puede ver y hacer. Las acciones clave quedan registradas, de modo que siempre sabrá quién hizo qué.

Lo que obtiene con los equipos: - Tres roles — Propietario (Owner), Administrador (Admin) y Miembro (Member) — que cubren todo el espectro de autoridad - Nueve permisos granulares para un control preciso por cada miembro - Invitaciones por correo electrónico con caducidad, vinculadas a la dirección de la persona invitada - Un registro de actividad de las acciones clave - Aislamiento completo de los datos a nivel de empresa — su equipo solo ve los datos de su empresa

Datos limitados a la empresa: Cada factura, presupuesto, cliente, producto, plantilla, programación y nota de crédito pertenece a una empresa. Los miembros de su equipo solo ven lo que pertenece a su empresa — nunca los datos de otra persona. Esta regla se aplica en todas las capas del sistema, no solo en la interfaz.

Puestos según el plan: El número de personas en un equipo depende de su plan. Pro incluye hasta 10 miembros de equipo (el propietario cuenta como un puesto). Starter y Lifetime son de un solo usuario — incluyen únicamente 1 puesto (el propietario). Para añadir compañeros de equipo, actualice al plan Pro. Las invitaciones pendientes reservan un puesto, por lo que no puede sobrepasar el límite de su plan.

Invotify utiliza una jerarquía de roles de tres niveles. Cada rol tiene un propósito claro y un límite claro.

Propietario (Owner) El propietario es el titular de la cuenta — normalmente la persona que se registró. El propietario tiene acceso completo a todo, incluida la facturación, y no puede ser eliminado del equipo. Cada cuenta tiene exactamente un propietario. Si el propietario necesita transferir la cuenta, contacte con el soporte — la transferencia de propiedad se gestiona por usted.

Administrador (Admin) Los administradores siempre tienen los nueve permisos — incluida la facturación. Pueden gestionar facturas, presupuestos, clientes, productos, plantillas, programaciones, informes, miembros del equipo y la suscripción. Los permisos de un administrador no se pueden reducir individualmente: si quiere que alguien tenga acceso casi completo pero no total, manténgalo como miembro y concédale los permisos específicos. Puede tener tantos administradores como puestos permita su plan.

Miembro (Member) El miembro es el rol flexible. Un miembro comienza exactamente con los permisos que usted le concede — nada más. De forma predeterminada, los nuevos miembros pueden gestionar facturas, presupuestos y clientes y consultar informes, pero no pueden tocar productos, plantillas, programaciones, la configuración del equipo ni la facturación. Los permisos de cada miembro se pueden personalizar individualmente: un miembro puede ocuparse solo de la atención al cliente mientras otro gestiona las programaciones de facturación recurrente.

Nueve permisos cubren toda la superficie funcional de la aplicación. Cada uno controla el acceso a un dominio concreto de datos y acciones. Los permisos son explícitos, no implícitos — si un miembro no tiene un permiso, literalmente no puede ver ni tocar esa área, ni siquiera adivinando URLs.

Permisos disponibles:

Gestionar facturas (Manage Invoices) — Crear, editar, enviar y eliminar facturas. Registrar pagos. Generar PDFs. Sin este permiso, un miembro no tiene ningún acceso a las facturas (no existe un modo de solo lectura).

Gestionar presupuestos (Manage Quotes) — Crear, editar, enviar y eliminar presupuestos. Convertir presupuestos en facturas. Gestionar la caducidad de los presupuestos.

Gestionar clientes (Manage Customers) — Añadir, editar y eliminar clientes. Consultar el historial de clientes.

Gestionar productos (Manage Products) — Añadir, editar y eliminar productos. Actualizar precios. Gestionar el stock (si está activado). Útil para el personal de almacén o inventario.

Gestionar plantillas (Manage Templates) — Diseñar, guardar y eliminar plantillas de facturas y presupuestos. Rara vez necesario — en la mayoría de los equipos, una o dos personas se encargan del diseño de plantillas.

Gestionar programaciones (Manage Schedules) — Crear y modificar programaciones de facturas recurrentes. Pausar y reanudar programaciones. Útil para el personal de operaciones.

Ver informes (View Reports) — Acceder a los informes de ingresos, cuenta de resultados (P&L), antigüedad de saldos, DSO e impuestos. Separado de la gestión de facturas, para poder conceder acceso a los informes sin derechos de escritura.

Gestionar el equipo (Manage Team) — Invitar a nuevos miembros, cambiar roles, ajustar permisos, eliminar miembros. Normalmente reservado al propietario y a administradores de confianza.

Gestionar la facturación (Manage Billing) — Consultar y gestionar la suscripción de Invotify (cambiar a un plan superior o inferior, cancelar, actualizar el método de pago).

Preajustes predeterminados: - Propietario (Owner): los 9 permisos (no se pueden cambiar) - Administrador (Admin): siempre los 9 permisos (no ajustables individualmente) - Miembro (Member): Gestionar facturas, Gestionar presupuestos, Gestionar clientes y Ver informes (personalizable)

Añadir a un compañero de equipo lleva menos de un minuto.

Cómo invitar: 1. Abra la página «Equipo» (Team) desde la barra lateral 2. Haga clic en «Invitar miembro» (Invite member) 3. Introduzca la dirección de correo electrónico de la persona 4. Elija su rol — administrador o miembro 5. Si es miembro, personalice cuáles de los 9 permisos recibe (los valores predeterminados vienen prerrellenados) 6. Haga clic en «Enviar invitación» (Send invite)

La persona invitada recibe un correo personalizado con un enlace de aceptación. El enlace contiene un token con caducidad, válido durante 7 días, y solo puede aceptarlo una cuenta que haya iniciado sesión con la dirección de correo invitada. Al hacer clic en aceptar, se le guía en la creación de su cuenta de Invotify (o en el inicio de sesión si ya tiene una) y aterriza directamente en el espacio de trabajo de su empresa con el rol y los permisos que usted definió.

Gestión de las invitaciones: La página «Equipo» (Team) muestra todas las invitaciones pendientes. En cuanto una invitación se acepta, la persona aparece en la lista de miembros; las invitaciones revocadas o caducadas simplemente desaparecen de la lista de pendientes.

Puede revocar una invitación pendiente en cualquier momento. Una vez revocada, el enlace deja de funcionar. También puede reenviar una invitación si la original caducó o se perdió en una carpeta de correo no deseado.

Cambiar el rol o los permisos de un miembro: Cuando la persona ya se haya unido, abra su perfil desde la página «Equipo» (Team). Puede cambiar su rol (miembro → administrador), ajustar los permisos individuales de los miembros o eliminar a la persona del equipo. Los cambios surten efecto de inmediato — no es necesario cerrar sesión.

Las acciones clave que realiza su equipo se registran en un registro de actividad. Sirve para la rendición de cuentas, la resolución de problemas y la tranquilidad — sobre todo cuando algo sale mal y necesita averiguar qué cambió y quién lo cambió.

Qué se registra: - Factura creada, enviada y marcada como pagada manualmente - Producto creado - Preajuste de impuestos creado o eliminado - Miembro del equipo invitado, rol cambiado, invitación reenviada - Cuenta bancaria conectada o desconectada, y transacciones bancarias conciliadas con facturas

Qué se almacena en cada entrada: - El autor (quién lo hizo) — con un enlace a su perfil de equipo - La acción (qué ocurrió) - El objetivo (sobre qué se actuó — una factura, un cliente, etc.) - Una marca de tiempo - Una breve nota de contexto cuando es pertinente

Consultar el registro: Abra «Actividad» (Activity) desde la barra lateral (actívela en Configuración → Funciones (Settings → Features) si está oculta) para ver el flujo completo. Filtre por persona, por rango de fechas o por tipo de entidad para acotar los resultados.

Conservación: Las entradas del registro de actividad se conservan durante toda la vida de su cuenta. Forman parte de su exportación de datos — cuando descarga sus datos desde Configuración → Privacidad y datos (Settings → Privacy & Data), el registro de actividad se incluye.