Firmas digitales

Invotify le permite firmar facturas y presupuestos electrónicamente, y permite que sus clientes también los firmen, sin necesidad de cuenta. Su propia firma aparece en el documento mediante el bloque de Firma (Signature block), rellenado previamente desde el perfil de su empresa; los clientes dibujan su firma directamente en la página pública compartida, y cada registro de firma capturado incluye la identidad del firmante y una pista de auditoría a prueba de manipulaciones, sin necesidad de imprimir, escanear ni recurrir a un servicio de firma electrónica de terceros.

Las firmas digitales están disponibles en todos los planes (Starter, Pro y Lifetime) sin coste adicional.

Qué se captura con cada registro de firma: - La imagen de la firma (almacenada como datos de imagen en base64) - El nombre del firmante - La dirección de correo electrónico del firmante (opcional) - La dirección IP desde la que se realizó la firma - La cadena user-agent del navegador - La marca de tiempo exacta de la firma

Cómo funciona la firma hoy: - Firma en el documento: el bloque de Firma muestra su nombre de firmante, cargo, imagen de firma y fecha en la factura o el presupuesto, rellenados previamente con los valores predeterminados de Configuración (Settings), de modo que su empresa firma todos los documentos de forma coherente. - Firma del cliente en la página compartida: cualquier persona con la que comparta una factura puede abrir el enlace, escribir su nombre, dibujar su firma en un panel de firma y enviarla, sin necesidad de cuenta de Invotify. - Registros de firma: las firmas de clientes capturadas se almacenan asociadas al documento exacto y se listan en la página de detalles de la factura, de modo que siempre sabe quién firmó y cuándo.

Cuando comparte una factura, la página pública compartida incluye una sección «Firmar este documento» (Sign this document): su cliente puede firmar justo donde ve la factura, sin cuenta y sin servicios adicionales.

Cómo firma un cliente: 1. Abre el enlace compartido que usted le envió. 2. Escribe su nombre completo (la dirección de correo electrónico es opcional, pero refuerza la pista de auditoría). 3. Dibuja su firma en el panel de firma; funciona con ratón, dedo o lápiz óptico. 4. Envía. La firma se registra al instante y aparece una confirmación.

El registro firmado —la imagen de la firma dibujada más el nombre del firmante, el correo electrónico opcional, la dirección IP, el navegador y la marca de tiempo exacta— aparece en la página de detalles de la factura en su panel de control.

Salvaguardas integradas: - Los envíos están limitados por IP (unos pocos por hora) para evitar abusos. - Un documento no puede firmarse dos veces con el mismo nombre de firmante: un intento duplicado se rechaza con un mensaje claro. - Una firma solo se acepta sobre una factura o un presupuesto válidos y actualmente compartidos; un enlace no válido o revocado se rechaza. - El punto de acceso público solo puede crear una firma; nunca puede leer las existentes.

La firma de sus documentos como empresa se realiza a través del bloque de Firma y del perfil de su empresa.

Configúrelo una vez en Configuración: Guarde su nombre de firmante, cargo del firmante e imagen de firma predeterminados en Configuración → Información de la empresa (Settings → Business Information). Estos pasan a ser los valores predeterminados de todos los documentos que incluyan un bloque de Firma.

Firme mientras crea: Cuando crea o edita una factura o un presupuesto cuya plantilla contiene un bloque de Firma, el bloque rellena automáticamente su nombre de firmante, cargo, imagen de firma y la fecha de hoy en el documento real; los documentos recurrentes se firman de forma coherente sin volver a introducir los datos cada vez.

Para saber cómo firman sus clientes un documento compartido, consulte «Los clientes firman en la página compartida» más arriba.

Cada registro de firma es más que una imagen: es un registro concebido para la rendición de cuentas.

Qué se almacena en cada registro de firma: - Nombre del firmante: el nombre que introdujo el firmante. Obligatorio en todas las firmas. - Correo electrónico del firmante: una dirección de correo electrónico opcional del firmante. - Imagen de la firma: la firma, almacenada como datos de imagen en base64 en el registro de firma del documento. - Dirección IP: la IP de origen, leída de la solicitud y capturada automáticamente. - User-agent: la cadena user-agent del navegador/dispositivo del firmante (se almacena; los valores muy largos se truncan). - Marca de tiempo de la firma: el momento exacto en que se registró la firma.

Dónde ve las firmas: En la página de detalles de la factura, una barra de información lista cada firma —«Firmado por [nombre] el [fecha]» ("Signed by [name] on [date]")— junto a las estadísticas de visualización del documento, de modo que el historial de firmas convive con el resto de la actividad del documento.

Quién puede ver las firmas: Los registros de firma están limitados a su empresa. Solo los miembros de su empresa con los permisos adecuados pueden listar y ver las firmas de un documento; los datos nunca son visibles para otras cuentas. El punto de acceso público de captura de firmas solo puede crear una firma mediante un token de compartición válido; nunca puede leer las existentes.

En el Constructor de plantillas (Template Builder), el bloque de Firma (Signature block) controla cómo aparece el área de firma en el documento impreso/PDF. Es uno de los bloques estándar de plantilla, así que puede colocarlo, dimensionarlo y darle estilo como a cualquier otro.

Qué muestra el bloque: - Un encabezado/etiqueta opcional (de forma predeterminada, «Firma» (Signature); puede personalizarse u ocultarse) - Una línea de firma opcional sobre la que asentar firmas manuscritas o dibujadas - El nombre del firmante, el cargo y la fecha de firma - Una imagen de firma opcional

Relleno previo desde el perfil de su empresa: En los documentos reales (no en la vista previa del constructor), el bloque rellena automáticamente el nombre del firmante, el cargo del firmante, la imagen de firma y la fecha de hoy a partir de los valores predeterminados del perfil de su empresa, de modo que sus propios documentos salen firmados sin volver a introducir los datos cada vez.

Configurar el bloque (pestaña Campos (Fields)): - Mostrar etiqueta (Show label): active o desactive el encabezado y modifique su texto. - Mostrar línea de firma (Show signature line): active o desactive el subrayado sobre el que se asienta la firma.

Estilo y paridad con el PDF: El fondo, el borde, el radio, el relleno interior y el estilo de fuente definidos en el constructor se trasladan al PDF generado, y el bloque respeta la escala de texto de todo el documento. En el constructor se muestra con datos de firmante de ejemplo para que pueda ver el diseño; en un documento real muestra el firmante, el cargo, la fecha y la imagen reales.

Las firmas digitales de Invotify están diseñadas para ofrecerle un registro claro y defendible de quién firmó un documento y cuándo. Es importante entender exactamente qué es ese registro, y qué no es.

Qué proporciona Invotify: - Una imagen de firma capturada - El nombre del firmante y su correo electrónico opcional - La dirección IP desde la que se originó la firma - El user-agent del navegador del firmante - Una marca de tiempo precisa de la firma - Almacenamiento limitado a su empresa, de modo que solo su equipo puede ver el registro

En conjunto, forman una pista de auditoría que documenta el acto de firmar.

Qué no afirma Invotify: - Esta no es una firma electrónica cualificada y no está certificada conforme a eIDAS. - Invotify no verifica la identidad del firmante más allá de los datos que este introduce y de los metadatos técnicos capturados. - Invotify no garantiza la validez jurídica en ninguna jurisdicción concreta.

Que una firma electrónica sea jurídicamente vinculante depende de la legislación de su país, del tipo de documento y de las partes implicadas. Si la validez jurídica es importante para un contrato concreto, consulte a un profesional jurídico cualificado o utilice un proveedor especializado de firma electrónica cualificada cuando la ley así lo exija.