Ajustes

La página de Ajustes es su centro de configuración para adaptar Invotify a las necesidades de su negocio. Los ajustes están organizados en pestañas, navegables desde la barra lateral izquierda (un desplegable en el móvil).

Pestañas de ajustes: - Información de la empresa (Business Information) - Perfil de la empresa, logotipo, NIF/número de IVA, identificador PEPPOL y dirección - Ajustes de documentos (Document Settings) - Numeración de facturas/presupuestos, moneda predeterminada, datos de pago, condiciones de pago, recargos por demora, recordatorios de pago, plantillas de impuestos y notas y condiciones predeterminadas - Funciones (Features) - Active o desactive funciones de la plataforma (Presupuestos, Productos, Calendario, etc.) - Aprobaciones (Approvals) - Reglas de aprobación que exigen un visto bueno antes de enviar los documentos (Pro) - Seguridad (Security) - Contraseña, autenticación en dos pasos (2FA), claves de acceso y sesiones activas - Facturación (Billing) - Gestión de la suscripción, cambios de plan y método de pago - Integraciones (Integrations) - Conecte Stripe y PayPal para los pagos en línea, además de la conciliación bancaria (Plaid) - Notificaciones (Notifications) - Elija qué alertas recibe y por qué canales - Privacidad y datos (Privacy & Data) - Exportación de datos y eliminación de la cuenta

Importante: la página de Ajustes está siempre accesible, incluso si su suscripción ha caducado. Así puede gestionar siempre su facturación y su cuenta.

La información de su empresa aparece en todas las facturas y presupuestos, por lo que es esencial para conseguir documentos de aspecto profesional.

Logotipo de la empresa: - Suba el logotipo de su empresa - Admite los formatos PNG, JPG, GIF y WebP (máximo 5 MB) - Las imágenes cuadradas son las que mejor se muestran de forma uniforme - El logotipo aparece en el bloque "Marca" (Brand) de sus plantillas - Hay un botón de eliminar para quitar el logotipo actual

Datos de la empresa: - Nombre de la empresa (Business Name) - Su razón social o nombre comercial (aparece en todos los documentos) - Correo electrónico de la empresa (Business Email) - Correo de contacto para las consultas de los clientes - Número de teléfono (Phone Number) - Teléfono de contacto de la empresa - NIF (Tax ID) - Su número fiscal o de registro local - Número de IVA (VAT Number) - Para el cumplimiento fiscal y la facturación B2B - Identificador PEPPOL (PEPPOL ID) - Su dirección electrónica para el enrutamiento de facturas electrónicas — introduzca solo el número de participante (p. ej. 1234567890123; el esquema GLN 0088 se aplica automáticamente). Se utiliza al exportar facturas electrónicas UBL/CII/Peppol — consulte la sección Facturación electrónica y cumplimiento para más detalles - Régimen fiscal (Tax Scheme) - El sistema de impuestos que utiliza su empresa (p. ej. IVA/VAT, GST, SST)

Datos de dirección: - Calle - Ciudad - Provincia / Estado - Código postal - País

Toda esta información se utiliza en: - El bloque "De" (From) de facturas y presupuestos - Los datos del remitente al enviar documentos por correo electrónico - La generación de PDF para un acabado profesional

Nota: los datos bancarios (nombre del banco, IBAN, SWIFT/BIC) que se usan en el bloque de Datos de pago se configuran en Ajustes de documentos (Document Settings), no aquí.

Los ajustes de documentos controlan cómo se numeran sus facturas y presupuestos y qué valores predeterminados se aplican a los nuevos documentos. Las facturas y los presupuestos se numeran de forma independiente.

Numeración de documentos: Componga su formato de numeración a partir de piezas intercambiables, con una vista previa en directo del próximo número: - Prefijo (Prefix) - Letras antes del número (p. ej. "INV", "QT") — hasta 6 caracteres - Año / Mes (Year / Month) - Active si el año y/o el mes aparecen en el número - Año corto (Short year) - Use un año de 2 dígitos (p. ej. 24) en lugar del año completo - Separador (Separator) - El carácter entre segmentos (p. ej. -, /, ., o ninguno) - Dígitos (Digits) - A cuántos dígitos se rellena la secuencia (p. ej. 4 → 0001) - Reinicio de la secuencia (Sequence reset) - El contador puede reiniciarse cada año para que cada ejercicio empiece de cero

Una vista previa en directo muestra exactamente cómo quedará el próximo número de documento (p. ej. INV-2026-0042).

Moneda predeterminada: Defina la moneda que usa con más frecuencia. Invotify admite 102 monedas de todo el mundo. La moneda predeterminada aparece preseleccionada al crear nuevas facturas y presupuestos (puede cambiarla por cliente o por documento).

Datos de pago: Configure sus datos bancarios para que aparezcan en el bloque de Datos de pago de los documentos: - Nombre del banco (Bank Name) - SWIFT / BIC - IBAN

Condiciones de pago predeterminadas: Elija las condiciones predeterminadas que se aplican a los nuevos documentos: pago a la recepción, 7, 15, 30, 60 o 90 días netos. La fecha de vencimiento se calcula automáticamente a partir de estas condiciones.

Recargos por demora: Configure recargos automáticos para las facturas vencidas — período de gracia, un porcentaje o un importe fijo, un tope máximo opcional y si el recargo es recurrente.

Recordatorios de pago: Active el envío automático de correos de recordatorio un número determinado de días antes y/o después de la fecha de vencimiento.

Plantillas de impuestos: Guarde configuraciones de impuestos reutilizables (consulte la sección de Plantillas de impuestos más abajo).

Firma: Defina un nombre y un cargo de firmante predeterminados que pueden aparecer en el bloque de Firma de los documentos.

Notas y condiciones predeterminadas: Defina el texto predeterminado de notas y de términos y condiciones que se rellena previamente en las nuevas facturas y presupuestos.

Las plantillas de impuestos le permiten guardar una sola vez los tipos impositivos habituales y reutilizarlos en facturas y presupuestos, en lugar de volver a escribir los porcentajes cada vez. Están disponibles en todos los planes.

Qué guarda una plantilla: - Nombre - Una etiqueta para el tipo (p. ej. "IVA general", "Tipo reducido", "Tipo cero") - Tipo - El porcentaje de impuesto (0–100 %) - Descripción - Nota opcional que explica cuándo usarla - Predeterminada - Marque opcionalmente una plantilla como la predeterminada que se aplica a las nuevas líneas

Gestión de plantillas: 1. Vaya a Ajustes → Ajustes de documentos (Settings → Document Settings) y localice la sección de Plantillas de impuestos 2. Haga clic en Añadir (Add) para crear una plantilla, o edite/elimine una existente 3. Marque una plantilla como predeterminada con el conmutador de estrella para que aparezca preseleccionada en los nuevos documentos

Cómo se usan las plantillas: Al añadir un impuesto a una línea o a un documento, puede elegir una plantilla guardada para rellenar el tipo al instante. Puede seguir modificando el tipo en cada línea — las plantillas son una comodidad, no una restricción.

Valor predeterminado automático según el país: Si no ha marcado ninguna plantilla como predeterminada, las nuevas líneas se rellenan con el tipo general de IVA de su país (tomado del país de la empresa en los Ajustes — p. ej., Letonia → 21 %). Definir una plantilla predeterminada siempre prevalece sobre este valor, incluida una plantilla explícita del 0 % para las empresas que no repercuten IVA. Para los países sin un tipo nacional único (como Estados Unidos), no se asume ningún tipo y las nuevas líneas empiezan en 0 %.

Funciones fiscales relacionadas: - Impuesto doble por línea (todos los planes) — aplique dos tipos impositivos independientes por fila - Configuración fiscal por cliente (todos los planes) — guarde un NIF y unos tipos predeterminados por cliente - Categorías fiscales por producto (Pro) — defina impuestos predeterminados primario y secundario por producto

Invotify ofrece varias opciones de seguridad para proteger su cuenta.

Gestión de la contraseña: Cambie su contraseña desde la pestaña Seguridad: 1. Introduzca su contraseña actual 2. Introduzca su nueva contraseña 3. Confirme la nueva contraseña 4. Haga clic en "Cambiar contraseña" (Change Password) para actualizarla

Autenticación en dos pasos (2FA): Añada una capa adicional de seguridad con la autenticación en dos pasos por correo electrónico: - Cuando está activada, en cada inicio de sesión se envía un código de verificación de un solo uso a su correo - Introduzca el código de 6 dígitos para completar el inicio de sesión - Los códigos tienen una validez limitada en el tiempo por seguridad

Cómo activar la 2FA: 1. Vaya a Ajustes → Seguridad (Settings → Security) 2. En la sección "Autenticación en dos pasos" (Two-Factor Authentication), active "Código por correo" (Email Code) 3. La 2FA queda activa de inmediato — a partir de su próximo inicio de sesión, se le enviará por correo un código de 6 dígitos para completar el acceso

Claves de acceso (WebAuthn): Use la autenticación moderna sin contraseña mediante claves de acceso (passkeys): - Inicie sesión con su huella dactilar, reconocimiento facial o el PIN del dispositivo - Más seguras que las contraseñas — resistentes a los ataques de phishing - Compatibles con llaves de seguridad físicas (YubiKey, etc.) - Puede registrar varias claves de acceso por cuenta

Cómo configurar las claves de acceso: 1. Vaya a Ajustes → Seguridad (Settings → Security) 2. Haga clic en "Añadir clave de acceso" (Add Passkey) 3. Siga las indicaciones de su dispositivo (huella, rostro o PIN) 4. La clave de acceso queda registrada y puede usarse en futuros inicios de sesión 5. Puede registrar varias claves de acceso para distintos dispositivos

Gestión de las claves de acceso: - Vea todas las claves de acceso registradas en la pestaña Seguridad - Elimine las claves de acceso que ya no use - Añada nuevas claves de acceso para otros dispositivos

Sesiones activas: La pestaña Seguridad también muestra todos los dispositivos con sesión iniciada en su cuenta. Su dispositivo actual está marcado como "Este dispositivo" (This device). Puede cerrar una sesión concreta o cerrar todas las demás sesiones de una vez si sospecha de un acceso no autorizado.

Para conocer todos los detalles de los métodos de autenticación (incluidos el inicio de sesión con Google y Apple y la recuperación de la contraseña), consulte la sección Seguridad y autenticación.

Invotify le permite activar o desactivar determinadas funciones de la plataforma para simplificar su espacio de trabajo. Las funciones desactivadas se ocultan de la barra lateral y de la interfaz, y todos sus datos se conservan para cuando las vuelva a activar.

Funciones activables: - Presupuestos (Quotes) - La sección de Presupuestos. Al desactivarla, Presupuestos desaparece de la barra lateral y trabaja solo con facturas. - Productos (Products) - El catálogo de productos. Al desactivarlo, Productos desaparece de la barra lateral. - Control de stock (Stock Tracking) - Seguimiento de inventario de los productos. Es una subfunción de Productos y solo está disponible mientras Productos esté activado — desactivar Productos también desactiva el Control de stock. - Calendario (Calendar) - La vista de calendario de los documentos programados y recurrentes. - Notas de crédito (Credit Notes) - La emisión de reembolsos y notas de crédito sobre facturas. - Informes (Reports) - El área de Informes (ingresos, antigüedad de saldos, impuestos, cuenta de resultados y más). - Actividad (Activity) - El registro de auditoría en directo de los cambios en su espacio de trabajo. - Equipo (Team) - La invitación de miembros y la gestión de roles y permisos.

Cómo activar o desactivar funciones: 1. Vaya a Ajustes → Funciones (Settings → Features) 2. Accione el interruptor situado junto a cada función para activarla o desactivarla 3. Los cambios surten efecto de inmediato

¿Por qué desactivar funciones? - Simplifique su espacio de trabajo ocultando las funciones que no usa - Reduzca el desorden de la barra lateral para una interfaz más limpia - Céntrese en las herramientas que importan en su flujo de trabajo - Las funciones pueden reactivarse en cualquier momento con todos los datos conservados

Gestione su suscripción a Invotify desde la sección de Facturación de los Ajustes.

Información del plan actual: - El nombre de su plan con un icono (Starter, Pro o Lifetime) - El estado de la suscripción (Activa, Cancelada, etc.) - El período de facturación, o "Acceso de por vida" (Lifetime Access) para las compras de pago único - El precio actual y la información de renovación - El botón "Gestionar suscripción" (Manage Subscription) (abre el portal de clientes de Stripe) - El botón "Cambiar de plan" (Change Plan) para comparar y mejorar el plan

Proceso de mejora: 1. Haga clic en "Cambiar de plan" (Change Plan) para ver todos los planes disponibles 2. Compare las funciones de Starter, Pro y Lifetime 3. Haga clic en el botón de mejora del plan elegido 4. Complete el pago de forma segura mediante Stripe Checkout 5. Su plan se actualiza de inmediato y las nuevas funciones quedan disponibles al instante

Gestionar la suscripción: El botón "Gestionar suscripción" (Manage Subscription) abre el portal de clientes de Stripe, donde puede: - Actualizar su tarjeta de crédito o débito - Consultar todo su historial de facturación - Descargar los recibos y facturas de los pagos - Cancelar su suscripción - Pasar de la facturación mensual a la anual

La pestaña Integraciones le permite conectar servicios externos. Las integraciones de pagos y de sincronización bancaria están disponibles en los planes Pro y Lifetime.

Acepte pagos en línea: Conecte Stripe y/o PayPal para que sus clientes puedan pagar sus facturas en línea. Ambos usan una conexión OAuth segura — usted autoriza a Invotify desde su cuenta existente de Stripe o PayPal; Invotify nunca ve sus credenciales.

Configurar un proveedor de pagos: 1. Vaya a Ajustes → Integraciones (Settings → Integrations) 2. En "Aceptar pagos en línea" (Accept online payments), haga clic en Conectar (Connect) junto a Stripe o PayPal 3. Se le redirigirá al proveedor para autorizar la conexión 4. Complete el alta (o inicie sesión en su cuenta existente) 5. Una vez conectado, el estado y los datos de la cuenta aparecen en los Ajustes

Después de conectar: - Pueden generarse enlaces de pago para facturas concretas - Los enlaces de pago se incluyen automáticamente en los correos de las facturas - Los clientes pueden pagar directamente desde el enlace con tarjeta o con un monedero compatible - Los pagos se abonan en su cuenta conectada de Stripe o PayPal - El estado de la factura se actualiza automáticamente mediante webhooks cuando un cliente paga

Conciliación bancaria: Los usuarios de Pro/Lifetime también pueden conectar una cuenta bancaria (mediante Plaid) para importar transacciones y cotejarlas con las facturas pendientes. Consulte la sección de Sincronización bancaria para más detalles.

Gestión y desconexión: - Consulte el estado de la conexión y los datos de la cuenta en los Ajustes - Haga clic en Desconectar (Disconnect) para retirar una integración en cualquier momento - Al desconectar, los nuevos enlaces de pago dejan de funcionar, pero su cuenta de Stripe/PayPal no se ve afectada

Al añadir un cliente con un número de IVA europeo, Invotify puede validarlo contra la base de datos oficial VIES de la UE y rellenar automáticamente los datos de la empresa.

Cómo funciona: 1. Usted crea un nuevo cliente e introduce su número de IVA (p. ej., LV40203700105) 2. Invotify detecta que es un número de IVA de la UE (empieza por un código de país de la UE de 2 letras) 3. Envía el número a la base de datos VIES de la Comisión Europea para su validación 4. Si es válido: el nombre de la empresa y el domicilio registrado de la base de datos oficial se rellenan automáticamente en la ficha del cliente 5. Si no es válido: verá una advertencia antes de guardar

Por qué es importante: - Para la facturación B2B en Europa, debe verificar el número de IVA de su cliente a efectos de cumplimiento fiscal (inversión del sujeto pasivo, exenciones de IVA) - Rellenar automáticamente el nombre y el domicilio registrados oficiales evita erratas y garantiza que sus facturas hagan referencia a la entidad legalmente correcta - VIES es la fuente autorizada — es la misma base de datos que usan las autoridades fiscales

Países compatibles: Los 27 Estados miembros de la UE más Irlanda del Norte (XI). La lista completa: AT, BE, BG, CY, CZ, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, IT, LT, LU, LV, MT, NL, PL, PT, RO, SE, SI, SK, XI.

Gratuito y sin clave de API: VIES está operado por la Comisión Europea. Es gratuito, público y no requiere registro. Invotify lo consulta directamente cuando usted valida un número de IVA.

Nota: VIES en ocasiones funciona con lentitud o no está disponible cuando las bases de datos de los Estados miembros están en mantenimiento. Invotify gestiona los tiempos de espera con elegancia — siempre puede guardar el cliente y validarlo más tarde.

La pestaña Privacidad y datos le da un control conforme al RGPD sobre sus datos: una exportación completa y la eliminación permanente de la cuenta.

Exportación de datos: Haga clic en Descargar mis datos (Download My Data) para generar un único archivo JSON con su perfil, clientes, facturas, presupuestos, productos, plantillas y registros relacionados. Se descarga al instante y está disponible independientemente del estado de su suscripción.

Eliminación de la cuenta: Haga clic en Eliminar mi cuenta (Delete My Account) y, a continuación, escriba DELETE MY ACCOUNT para confirmar. Esto elimina permanentemente su cuenta y todos los datos asociados — no se puede deshacer, así que exporte primero sus datos.

¿Busca más opciones de exportación? La sección Facturación electrónica y cumplimiento trata en detalle las exportaciones estructuradas de datos en CSV/JSON y los formatos de factura electrónica (UBL, CII, Peppol).