Presupuestos

Los presupuestos (también llamados estimaciones o propuestas) le permiten enviar información de precios a clientes potenciales antes de cerrar un trabajo. Una vez aceptado un presupuesto, puede convertirlo fácilmente en factura con un solo clic.

Presupuestos frente a facturas: - Los presupuestos tienen una fecha de caducidad en lugar de una fecha de vencimiento - Los presupuestos pueden convertirse en facturas cuando se aceptan - Los presupuestos no afectan a sus métricas de ingresos hasta que se convierten - Los presupuestos utilizan el mismo sistema de plantillas que las facturas - Los presupuestos tienen su propio conjunto de estados (Borrador, Enviado, Aceptado, Rechazado, Expirado, Convertido)

Casos de uso habituales: - Proporcionar estimaciones de proyectos a los clientes antes de comenzar el trabajo - Enviar propuestas para nuevas oportunidades de negocio - Obtener la aprobación de los precios antes de facturar - Documentar los precios acordados antes de crear la factura definitiva

Nota: los presupuestos pueden activarse o desactivarse en Configuración → Funciones (Settings → Features). Si están desactivados, la sección Presupuestos se oculta de la barra lateral.

Crear un presupuesto es casi idéntico a crear una factura. La diferencia principal es el campo de fecha de caducidad y las acciones específicas disponibles para los presupuestos.

Editor de presupuestos: El editor de presupuestos comparte todas las funciones con el editor de facturas: - Selección de cliente con autocompletado - Líneas de artículos con productos y precios - Cálculo de impuestos y descuentos - Selección de plantilla - Vista previa A4 en vivo

Campos específicos de los presupuestos: - Válido hasta (Valid Until) — fecha de caducidad - Cuándo caduca el presupuesto y deja de ser válido. Sustituye a la fecha de vencimiento de la factura y, por defecto, se fija 30 días después de la fecha de emisión.

Presupuestos recurrentes: Al igual que las facturas, los presupuestos también admiten programaciones recurrentes mediante el mismo interruptor de recurrencia del editor. Esto resulta útil para enviar propuestas periódicas o presupuestos de renovación a sus clientes.

Al crear un presupuesto: 1. Establezca un periodo de validez razonable (normalmente 14-30 días) 2. Incluya todos los costes y posibles opciones 3. Añada notas que expliquen los términos y condiciones 4. Revise la vista previa antes de guardar

La página de la lista de presupuestos ofrece las mismas funciones de gestión que las facturas, con acciones adicionales específicas de los presupuestos.

Acciones disponibles: - Ver (View) - Abrir la página de detalles del presupuesto con vista previa del PDF - Editar (Edit) - Modificar el contenido del presupuesto - Duplicar (Duplicate) - Crear una copia del presupuesto - Descargar PDF (Download PDF) - Obtener el presupuesto como PDF profesional - Enviar por correo (Send Email) - Enviarlo al cliente con el PDF adjunto (cambia el presupuesto a «Enviado» (Sent)) - Convertir en factura (Convert to Invoice) - Crear una factura a partir de este presupuesto - Eliminar (Delete) - Eliminar el presupuesto

Estados de los presupuestos: - Borrador - Presupuesto creado pero aún no enviado - Enviado - Entregado al cliente, a la espera de respuesta - Aceptado - El cliente ha aceptado el presupuesto - Rechazado - El cliente ha rechazado el presupuesto - Expirado - Ha superado la fecha de caducidad sin respuesta - Convertido - Se ha convertido en factura

Cuando un cliente acepta su presupuesto, puede convertirlo en factura con un solo clic. Esto ahorra tiempo y garantiza la exactitud al trasladar todos los detalles. Puede convertir un presupuesto en estado Borrador, Enviado o Aceptado; un presupuesto que ya se haya convertido no puede convertirse de nuevo.

Proceso de conversión: 1. Abra el presupuesto 2. Haga clic en «Convertir en factura» (Convert to Invoice) 3. Revise la factura generada 4. Ajuste las fechas si es necesario 5. Guarde y envíe la factura

Qué se copia: - Todas las líneas de artículos con descripciones, cantidades y precios - La información del cliente - Las notas - La plantilla seleccionada - Los tipos impositivos y los descuentos

Qué cambia: - Se genera automáticamente un nuevo número de factura - La fecha de emisión se fija en hoy - La fecha de vencimiento se fija 30 días después de la fecha de emisión - El estado del presupuesto original cambia a «Convertido» (Converted) - Se mantiene un vínculo entre el presupuesto y la factura

En los proyectos grandes o por fases, no es necesario facturar un presupuesto de una sola vez. La facturación por etapas le permite facturar un presupuesto aceptado en varias fases, generando una factura independiente para cada una, mientras el presupuesto original se mantiene como única fuente de verdad. La facturación por etapas está disponible en todos los planes.

Cómo funciona: Cada factura de etapa consume una parte del total del presupuesto. Puede facturar cada fase por porcentaje (p. ej., un 30 % de anticipo, luego un 40 % y luego un 30 %) o por un importe fijo (el valor de un hito concreto). Invotify registra cuánto del presupuesto se ha facturado ya y cuánto queda.

Protección contra la sobrefacturación: Nunca podrá facturar más que el total del presupuesto. Una vez que el importe acumulado alcanza el 100 % del presupuesto, no se pueden crear más facturas de etapa: el sistema bloquea cualquier importe que supere el saldo pendiente de facturar.

Cómo activarla: La facturación por etapas se activa presupuesto a presupuesto. Marque «Permitir facturación por etapas» (Allow progress invoicing) en el editor de presupuestos (en la sección de detalles del presupuesto, al crear o editar el presupuesto). Si un presupuesto no la permite, su vista de etapas se lo indica y le lleva directamente al editor para activarla.

Dónde encontrarla: Abra la página de detalles del presupuesto y utilice su vista de facturación por etapas para añadir hitos, definir el porcentaje o el importe fijo y generar la factura de esa etapa. Cada factura generada se comporta como cualquier otra factura (PDF, correo electrónico, seguimiento de pagos).

Las fechas de caducidad de los presupuestos se controlan en todo Invotify para ayudarle a hacer un seguimiento puntual con sus clientes. El sistema supervisa activamente sus presupuestos y envía notificaciones antes de que caduquen.

Dónde aparecen las fechas de caducidad: - Página de detalles del presupuesto - Vista de Calendario, como eventos codificados por colores - Sistema de notificaciones, con alertas de prioridad media

Alertas de notificación: - Presupuesto a punto de caducar - Un aviso cuando un presupuesto enviado se acerca a su fecha de caducidad y sigue sin respuesta - Presupuesto caducado - Se activa cuando un presupuesto supera su fecha de caducidad sin respuesta

Buenas prácticas: - Revise el Calendario cada semana en busca de presupuestos a punto de caducar - Envíe correos de seguimiento antes de la caducidad - Considere ampliar la validez para los clientes potenciales interesados - Cierre los presupuestos caducados si no hay respuesta