Pagos y cobros

Invotify convierte las facturas en resultados: facturas pagadas. El sistema de pagos lo cubre todo, desde el primer botón de pago en una factura hasta la conciliación final con una transacción bancaria. Una vez configurado, la mayor parte funciona de forma automática.

Cómo funcionan los pagos de principio a fin:

1. Botón de pago en la factura. En los planes Pro y Lifetime, cada factura incluye un enlace de pago. Sus clientes hacen clic en él y completan el pago en segundos con los métodos que usted haya habilitado.

1. Actualización automática del estado. Cuando un pago se completa con éxito, Invotify recibe la confirmación del procesador de pagos y cambia automáticamente la factura al estado «Pagada» (Paid). Sin comprobaciones periódicas, sin pasos manuales.

1. Recordatorios de vencimiento. Si una factura supera su fecha de vencimiento, Invotify envía al cliente correos de recordatorio corteses según el calendario que usted configure — o le avisa a usted para que decida si conviene insistir.

1. Conciliación bancaria. Si ha conectado su banco, Invotify vigila las transacciones entrantes y las concilia automáticamente con las facturas pendientes. Todo lo que no pueda conciliarse con suficiente certeza queda disponible para una conciliación manual con un solo clic.

1. Recargos por demora, notas de crédito, pagos parciales, registro manual. Cada caso particular de la facturación real está cubierto.

Lo que incluye cada plan: El registro manual de pagos, los pagos parciales con saldo acumulado, los recordatorios de vencimiento y los recargos por demora están disponibles en todos los planes — Starter, Pro y Lifetime. Siempre puede registrar pagos recibidos fuera de Invotify (efectivo, cheque, transferencia) y reclamar las facturas vencidas.

Lo que añaden Pro y Lifetime: Pagos en línea mediante Stripe y PayPal, enlaces de pago por factura con actualización automática del estado, sincronización bancaria con conciliación automática (Plaid) y métodos de pago guardados con cobro automático para las facturas recurrentes.

Conecte Stripe, PayPal o ambos — a partir de ahí, cada factura que envíe incluirá un enlace de pago, y las facturas pagadas se actualizarán por sí solas. Los pagos en línea son una funcionalidad de los planes Pro y Lifetime.

Conectar Stripe: 1. Vaya a Configuración → Integraciones (Settings → Integrations) 2. Haga clic en «Conectar» (Connect) junto a Stripe 3. Se le redirige a Stripe para autorizar la conexión o crear una cuenta nueva 4. Complete el proceso de alta de Stripe (normalmente unos minutos — le pedirán información básica de su empresa) 5. De vuelta en Invotify, el estado de la conexión muestra «Conectado» (Connected) con el nombre de su cuenta

Conectar PayPal: 1. En la misma configuración de integraciones, haga clic en «Conectar» (Connect) junto a PayPal 2. Autorice a Invotify mediante el flujo OAuth de PayPal 3. Una vez establecida la conexión, las facturas pueden pagarse con PayPal además de Stripe (o en su lugar)

Métodos de pago admitidos a través de Stripe: - Tarjetas de crédito y débito - Apple Pay - Google Pay - iDEAL - Adeudo SEPA (Europa)

Los métodos disponibles dependen de su región de Stripe. Los pagos de PayPal se procesan a través de la API Orders de PayPal.

Seguridad: Invotify nunca ve ni almacena los datos de tarjeta o las credenciales bancarias de sus clientes. La información de pago la captura directamente Stripe o PayPal a través de sus propios formularios seguros. Los datos de tarjeta cumplen PCI DSS nivel 1 de forma predeterminada, porque es el procesador quien asume el alcance del cumplimiento.

Qué ocurre cuando un cliente paga: 1. El cliente hace clic en el enlace de pago de la factura (correo electrónico o PDF) 2. Completa el pago en la página alojada de Stripe o de PayPal 3. El procesador confirma el pago a Invotify en tiempo real mediante webhook 4. El estado de la factura cambia a Pagada (Paid) 5. Usted recibe una notificación

Pagos parciales: Si un cliente paga solo una parte de una factura (por ejemplo, un anticipo), Invotify registra el pago parcial y mantiene la factura abierta por el resto. Verá tanto el importe pagado como el importe pendiente.

Métodos de pago guardados y cobro automático: En Pro y Lifetime, los clientes pueden guardar un método de pago para que las facturas recurrentes se cobren automáticamente al generarse cada vencimiento. Esto se configura cliente por cliente, y el método guardado lo custodia de forma segura el procesador de pagos — Invotify nunca almacena la tarjeta en sí.

Conecte la cuenta bancaria de su empresa a través de Plaid e Invotify conciliará las transacciones entrantes con las facturas pendientes — eliminando la conciliación manual. Las transacciones se sincronizan, un motor de conciliación las puntúa frente a sus facturas abiertas, las coincidencias de alta confianza marcan automáticamente la factura como pagada, y el resto puede conciliarse (o ignorarse) con un solo clic.

La sincronización bancaria es una funcionalidad Pro y Lifetime y se conecta de forma segura a través de Plaid — Invotify solo ve los datos de las transacciones, nunca sus credenciales bancarias. Puede revocar la conexión en cualquier momento desde Configuración → Integraciones (Settings → Integrations).

Consulte la sección dedicada «Banco» para la guía completa: cómo se puntúa la conciliación (importe, proximidad de fechas, descripción), las entidades admitidas, la conciliación manual y los detalles de privacidad.

Cuando una factura supera su fecha de vencimiento, Invotify puede enviar automáticamente correos de recordatorio corteses al cliente — o simplemente avisarle a usted para que decida si conviene insistir. Sin reintentos agresivos de cobro a la tarjeta, sin cadenas de reclamación. Solo un amable «esta factura está vencida» con el enlace de pago.

Cómo funcionan los recordatorios: 1. Una factura supera su fecha de vencimiento 2. El día configurado (por ejemplo, 7 días después del vencimiento), Invotify envía al cliente un correo cortés con su marca, con el número de factura, el importe y la fecha de vencimiento 3. Si el cliente sigue sin pagar, puede enviarse otro recordatorio más adelante (por ejemplo, a los 14 o 30 días — usted elige el calendario) 4. Cada recordatorio queda registrado en la factura: cuándo se envió el último y cuántos se han enviado en total 5. Los recordatorios tienen una frecuencia limitada: una factura nunca genera más de uno al día

Dos modos: - Recordatorio automático (Auto-remind) — se activa en Configuración (Settings). Invotify envía los recordatorios automáticamente según el calendario que usted configure. No tiene que hacer nada. - Recordatorio manual (Manual remind) — Invotify le avisa A USTED cuando una factura está vencida. Usted decide si enviar un recordatorio o gestionarlo por su cuenta.

Configuración: - Días antes del vencimiento — envíe, si lo desea, un aviso previo antes de que venza la factura (por ejemplo, 3 días antes) - Días después del vencimiento — cuándo enviar los recordatorios de demora (1, 7, 14 o 30 días después) - Tono — los avisos previos son suaves; los recordatorios de demora, más firmes

Lo que ve el cliente: Un correo con su marca, con el número de factura, el importe adeudado y la fecha de vencimiento. Nada del estilo «su tarjeta ha sido rechazada» — solo un recordatorio educado.

Configure una política de recargos por demora una sola vez a nivel de empresa, y aplíquela después a las facturas vencidas con un solo clic. Los recargos por demora dan a sus clientes un incentivo real para pagar a tiempo, sin que usted tenga que enviar correos incómodos del tipo «hemos añadido un recargo».

Configuración: Vaya a Configuración → Configuración de documentos (Settings → Document Settings) — las opciones de recargos por demora están en la tarjeta «Condiciones de pago predeterminadas» (Default Payment Terms): - Activar o desactivar los recargos por demora para su empresa - Periodo de gracia — el número de días tras la fecha de vencimiento antes de que se apliquen los recargos (por ejemplo, 3 días: una factura con 1-3 días de retraso queda exenta; a partir de 4 días, el recargo procede) - Tipo de recargo — importe fijo (por ejemplo, €25 fijos) o porcentaje (por ejemplo, 2% del saldo pendiente) - Tope máximo — límite opcional del recargo total, para no cobrar nunca de más en una factura disputada o de importe pequeño - Recurrente — desactivado de forma predeterminada. Si se activa, el recargo puede aplicarse de nuevo tras un intervalo definido (por ejemplo, cada 30 días) mientras la factura siga vencida. La mayoría de las empresas lo mantiene desactivado — déjelo así salvo que lo necesite específicamente.

Cómo se aplican los recargos: Cuando una factura vencida supera el periodo de gracia, use la acción «Aplicar recargo por demora» (Apply late fee) en la factura. El recargo se calcula según su política y se añade al total de la factura — el cliente ve el importe original, el importe del recargo y el nuevo total. Todo es auditable, y usted mantiene el control: ningún recargo se añade jamás sin su clic.

Comunicación con el cliente: Su bloque de condiciones de pago (Payment Terms) puede incluir un texto que explique su política de recargos por demora (por ejemplo, «Se aplica un recargo por demora del 2% a las facturas con 3 o más días de retraso, con un tope de €50.»). Invotify no envía automáticamente correos de «usted debe un recargo por demora» — para eso están los recordatorios de vencimiento.

La facturación por etapas consiste en facturar un mismo presupuesto en varias fases en lugar de todo de una vez. Perfecta para proyectos de larga duración, trabajo por hitos y contratos recurrentes con entregables.

Por qué facturar por etapas: Un proyecto de sitio web de €18,000 no tiene por qué ser una sola factura. Facture el 30% al inicio, el 30% en la revisión intermedia y el 40% en la entrega. Cada factura hace referencia al presupuesto original, lleva el total acumulado y le impide facturar de más en cualquier momento.

Crear una factura por etapas: 1. Abra el presupuesto (la facturación por etapas debe estar permitida en él) 2. Use la vista de facturación por etapas para añadir una fase 3. Elija el importe — un porcentaje del total (30%) o un importe concreto (€5,400) 4. Invotify crea una nueva factura que hace referencia al presupuesto y la imputa al total acumulado 5. Envíe y cobre como de costumbre

Protección contra la sobrefacturación: Invotify lleva el control del total facturado entre todas las facturas por etapas de un presupuesto. Si intenta crear una factura por etapas que superaría el total del presupuesto, Invotify bloquea la acción. Nunca podrá facturar accidentalmente más que el presupuesto.

Seguimiento del saldo restante: La vista de progreso del presupuesto muestra el saldo acumulado — total presupuestado, total facturado hasta la fecha e importe restante — para que el panorama completo esté siempre claro.

Facturar el resto: Para facturar todo el importe restante, cree una última factura por etapas por lo que quede (una fase del «100% del restante»). Cuando el acumulado alcanza el total del presupuesto, ya no pueden crearse más facturas por etapas.

No todos los pagos llegan por Stripe o por la sincronización bancaria. Efectivo, cheques, transferencias, créditos por permuta o pagos realizados fuera del sistema: todos deben registrarse en algún sitio. Invotify dispone de un flujo de registro manual de pagos exactamente para esto.

Cómo registrar un pago manual: 1. Abra la factura 2. Haga clic en «Registrar pago» (Record payment) 3. Introduzca: - El importe (introduzca el saldo pendiente para una liquidación total, o menos para un pago parcial) - Notas (opcional — método, número de referencia, cualquier cosa que merezca recordarse) 4. Haga clic en Guardar (Save)

El saldo de la factura se actualiza de inmediato. Si el pago liquida la factura por completo, el estado pasa a «Pagada» (Paid). Si es parcial, la factura permanece abierta por el saldo restante y el pago parcial queda anotado en el historial de pagos.

Varios pagos por factura: Una factura puede recibir cualquier número de pagos parciales a lo largo del tiempo. Cada uno se registra con su propia fecha y su propio importe. El historial de pagos muestra la cronología completa de un vistazo.

Disponible en todos los planes: El registro manual de pagos está disponible en Starter, Pro y Lifetime — incluso sin ninguna integración de pago conectada. Es la base del sistema de pagos.