Facturas

Las facturas son el núcleo de Invotify. La sección Facturas le permite crear facturas profesionales, hacer seguimiento de su estado, enviarlas a sus clientes y gestionar todo su flujo de facturación.

Qué puede hacer con las facturas: - Crear nuevas facturas desde cero o a partir de plantillas - Editar facturas existentes - Ver los detalles de una factura con una vista previa completa del PDF - Enviar facturas por correo electrónico con el PDF adjunto - Descargar facturas como archivos PDF - Duplicar facturas para transacciones similares - Hacer seguimiento del estado de pago (borrador, enviada, pago parcial, pagada, vencida) - Filtrar y buscar en todo su historial de facturas - Configurar facturas recurrentes mediante una programación para la facturación periódica - Generar enlaces de pago para cobros en línea (Pro/Lifetime) - Registrar pagos manuales y parciales con seguimiento del saldo pendiente

Crear una factura en Invotify es muy sencillo gracias a nuestro editor de pantalla dividida. El panel izquierdo contiene todos los campos de entrada, mientras que el panel derecho muestra una vista previa en tiempo real de su factura en formato A4.

Funciones del editor de facturas:

Sección de encabezado: - Número de factura (generado automáticamente según sus preferencias de numeración en Configuración (Settings)) - Fecha de emisión (por defecto: hoy) - Fecha de vencimiento (por defecto: 30 días después de la fecha de emisión) - Selección de plantilla entre sus plantillas guardadas

Sección de cliente (Facturar a — Bill To): - Seleccione un cliente existente en una lista desplegable con búsqueda - O cree un cliente nuevo directamente en el editor, sin salir de él - Los datos del cliente (nombre, correo electrónico, dirección, identificación fiscal) se completan automáticamente a partir de los datos guardados

Líneas de artículos: - Añada un número ilimitado de líneas a cada factura - Cada línea incluye: descripción, cantidad, precio unitario - Seleccione artículos de su catálogo de productos para una entrada rápida (el catálogo de productos requiere el plan Pro) - Hasta dos tipos impositivos independientes por línea - Descuento por línea como porcentaje o importe fijo - Cálculo automático del subtotal de cada línea - Elimine líneas con un solo clic

Sección de totales: - Subtotal (suma de todas las líneas antes de impuestos) - Importe de impuestos (calculado a partir de los tipos de cada línea o del tipo por defecto) - Descuento (opcional, importe fijo o porcentaje) - Total general (calculado automáticamente)

Opciones adicionales: - Campo de notas para condiciones de pago, mensajes o instrucciones especiales - Número de pedido (PO Number) para referenciar la orden de compra del cliente - Bloques de texto personalizados y otros elementos mediante los 22 tipos de bloques de plantilla que componen cada PDF de factura

La página de la lista de facturas ofrece herramientas potentes para gestionar todas sus facturas. Puede buscar, filtrar, ordenar y realizar acciones sobre cada factura.

Funciones de la vista de lista: - Columnas ordenables: número, cliente, fecha, fecha de vencimiento, importe, estado - Búsqueda por número de factura o nombre de cliente - Filtrado por estado (Borrador, Enviada, Pagada, Pendiente, Vencida) - Filtrado por cliente y por rango de fechas - Paginación para listas de facturas extensas

Acciones disponibles: Cada factura dispone de un menú de acciones (el botón de tres puntos) con las siguientes opciones:

Las facturas en Invotify pasan por distintos estados que le ayudan a saber en qué punto del flujo de facturación se encuentra cada una. Comprender estos estados le permite gestionar eficazmente sus cuentas por cobrar.

Invotify genera documentos PDF profesionales y ofrece una función de correo electrónico integrada para enviar las facturas directamente a sus clientes.

Generación de PDF: - Documentos PDF profesionales en formato A4, idénticos píxel a píxel a lo que ve en el editor de plantillas - Incluyen todos los detalles de la factura y la imagen de su empresa (logotipo, nombre, dirección) - Respetan exactamente el diseño de la plantilla seleccionada - Formato y saltos de página automáticos para listas de artículos largas - Descarga instantánea desde cualquier página de detalles de factura - Optimizados para imprimir en papel estándar

Nota sobre las marcas de agua: con el plan Starter, los PDF entregados llevan una pequeña marca de agua «Invoice created with Invotify». Los planes Pro y Lifetime producen documentos limpios, sin marca de agua.

Envío por correo electrónico: - Envíe las facturas directamente a la dirección de correo electrónico del cliente - El PDF se genera y se adjunta al correo automáticamente - Mensaje de correo personalizable, localizado en el idioma del cliente - El estado «Enviada» (Sent) se aplica a la factura automáticamente - Se incluye un enlace de pago en línea si tiene conectado un proveedor de pagos (Stripe o PayPal) (Pro/Lifetime)

Proceso de envío por correo: 1. Abra la página de detalles de la factura 2. Haga clic en el botón «Enviar» (Send) 3. Verifique la dirección de correo del destinatario 4. Personalice el mensaje si lo desea 5. Haga clic en Enviar para entregar la factura con el PDF adjunto

Si dispone de un plan Pro o Lifetime con un proveedor de pagos conectado, puede generar enlaces de pago que permiten a sus clientes pagar las facturas directamente en línea. Invotify es compatible con Stripe (Connect) y PayPal.

Cómo funcionan los enlaces de pago: - Genere un enlace de pago único para cualquier factura - El enlace puede compartirse por correo electrónico, mensajería o cualquier otro canal - Los clientes hacen clic en el enlace y pagan de forma segura a través de Stripe o PayPal - Cuando el webhook del proveedor confirma el pago, el estado de la factura cambia automáticamente a Pagada

Configurar los enlaces de pago: 1. Conecte Stripe o PayPal en Configuración → Integraciones (Settings → Integrations) 2. Cree una factura o abra una existente 3. Haga clic en «Enlace de pago» (Payment Link) en las acciones de la factura 4. Se genera una URL para compartir 5. Envíe el enlace a su cliente o inclúyalo en el correo de la factura

Métodos de pago aceptados: Los clientes pueden pagar con los métodos habilitados en su cuenta del proveedor; en el caso de Stripe, esto incluye tarjetas además de Apple Pay, Google Pay, iDEAL y SEPA donde estén disponibles.

Para la configuración completa del proveedor de pagos, el registro manual de pagos, los pagos parciales y los recargos por demora, consulte la sección dedicada Pagos.

Importante: los enlaces de pago requieren una cuenta de Stripe o PayPal conectada y solo están disponibles en los planes Pro y Lifetime.

Para los clientes a los que factura con regularidad, Invotify admite programaciones de facturas recurrentes. Configure una programación una sola vez e Invotify generará las facturas automáticamente con el intervalo que elija. Las programaciones recurrentes están disponibles en todos los planes.

Patrones de recurrencia: Existen cuatro patrones básicos, cada uno con un intervalo «cada N» para construir cualquier cadencia: - Diario - cada N días - Semanal - cada N semanas, con selección de días concretos (por ejemplo, cada lunes y jueves). Establezca el intervalo en 2 para una programación quincenal. - Mensual - cada N meses, en días concretos del mes (por ejemplo, el día 1) o según un patrón de día de la semana (por ejemplo, el segundo martes). Use el intervalo 3 para facturación trimestral o 6 para semestral. - Anual - cada N años, con selección de mes

Opciones de configuración: - Nombre de la programación para identificarla fácilmente - Fecha de inicio de la programación - Condición de finalización: nunca, una fecha de finalización concreta o un número máximo de repeticiones - Ventana de «Generar con antelación» (Generate ahead) para crear los documentos un número de días elegido antes de la fecha - Opción de envío automático para enviar cada factura por correo electrónico (con el PDF adjunto) al cliente en su fecha de facturación - Cobro automático (Pro): cargue el método de pago guardado del cliente cuando se genere cada factura

Cómo funciona: 1. Cree una factura que sirva como modelo 2. Active el interruptor de programación recurrente en el editor de facturas 3. Configure la frecuencia, el patrón y los plazos 4. Guarde la factura con la programación asociada 5. Invotify genera las facturas automáticamente en la fecha programada 6. Las facturas generadas aparecen en su Calendario y en su lista de facturas