Archivos y almacenamiento

El almacenamiento de archivos le permite adjuntar recibos, contratos, presupuestos firmados y fotos a sus clientes, de modo que conserva un expediente documental completo de cada relación comercial. Los archivos se guardan de forma segura y se descuentan de la cuota de almacenamiento de su plan.

Cada archivo que sube está vinculado a un cliente. Puede adjuntar archivos a una nota del cliente (por ejemplo, un presupuesto firmado junto a un comentario) o subirlos por separado como archivos independientes. Ambos aparecen juntos en la cronología de actividad del cliente, y todos los archivos de su empresa se listan en un único lugar: la página Archivos (Files).

Qué puede hacer con los archivos: - Adjuntar documentos e imágenes a las notas de los clientes - Subir archivos independientes directamente a un cliente - Examinar todos los archivos de su empresa desde una única página Archivos - Buscar archivos por nombre, descargarlos y eliminar los que ya no necesite - Controlar cuánta cuota de almacenamiento ha consumido

Los archivos se suben desde la página de detalles de un cliente, en la sección Actividad (Activity). Puede adjuntar archivos a una nota o subirlos como archivos independientes a la cronología del cliente.

Adjuntar archivos a una nota: 1. Abra un cliente y localice la sección Actividad 2. Haga clic en «Añadir nota» (Add note) 3. Escriba su nota (opcional) y haga clic en «Adjuntar» (Attach) para elegir archivos, o arrastre archivos sobre el área 4. Haga clic en «Añadir nota» (Add note) para guardar la nota junto con sus adjuntos

Subir archivos independientes: 1. Abra la sección Actividad de un cliente 2. Arrastre los archivos directamente sobre la cronología (sin abrir el formulario de nota) 3. Los archivos se suben y aparecen como entradas propias de la cronología

Tipos de archivo permitidos: - Documentos PDF - Imágenes (JPEG, PNG, GIF, WebP) - Documentos de Word (.doc, .docx) - Hojas de cálculo de Excel (.xls, .xlsx) - Archivos CSV y de texto sin formato

La página Archivos (ábrala mediante el enlace «Ver todos los archivos» (View all files) de la sección de almacenamiento en Configuración → Facturación (Settings → Billing)) lista todos los archivos de su empresa, empezando por los más recientes. Desde aquí puede: - Buscar archivos por nombre - Descargar un archivo (se abre mediante un enlace seguro de duración limitada) - Eliminar un archivo (con cuadro de diálogo de confirmación) - Ver a qué cliente pertenece cada archivo, o si se trata de un archivo independiente

Eliminar un archivo lo retira tanto del almacenamiento como de la lista de archivos, y libera ese espacio de su cuota de inmediato.

Cada plan incluye una cantidad fija de almacenamiento de archivos. El tamaño total de todos los archivos que ha subido se descuenta de esta cuota.

Almacenamiento por plan:

Starter: 100 MB de almacenamiento total de archivos Pro: 5 GB de almacenamiento total de archivos Lifetime: 10 GB de almacenamiento total de archivos

La página Archivos muestra una barra de uso con el almacenamiento consumido respecto al total. El indicador se vuelve ámbar al superar el 75% y rojo al superar el 90%, de modo que recibe un aviso claro antes de quedarse sin espacio.

Límite por archivo: independientemente del plan, cada archivo individual puede ocupar hasta 20 MB. La cuota anterior es el total combinado de todos sus archivos.

Liberar espacio: elimine los archivos que ya no necesite desde la página Archivos o desde la cronología de un cliente. El espacio se recupera de inmediato, así que puede seguir subiendo archivos sin cambiar de plan.

En Invotify, los archivos siempre están vinculados a un cliente: no existe un adjunto de archivos separado en facturas ni presupuestos. En su lugar, los documentos justificativos de un cliente (presupuestos firmados, contratos, recibos, fotos) se guardan en la ficha de ese cliente, donde permanecen junto a las notas y el historial relacionados.

Dos formas de adjuntar archivos a un cliente:

Adjuntos a una nota: cuando añade una nota en la sección Actividad de un cliente, puede adjuntarle uno o varios archivos. Los archivos se muestran como etiquetas bajo el texto de la nota, de modo que el documento y su contexto conviven juntos.

Archivos independientes: también puede soltar archivos directamente sobre la cronología de un cliente sin escribir una nota. Aparecen como entradas propias, fechadas como cualquier otra actividad.

Dónde encontrar los archivos de un cliente: - En la página de detalles del cliente, en la cronología de Actividad (notas con adjuntos + archivos independientes) - En la página Archivos, donde el nombre del cliente se muestra junto a cada uno de sus archivos

Permisos: cualquier miembro de su equipo con permiso para gestionar clientes puede eliminar archivos. Así, los documentos de los clientes quedan bajo el mismo control de acceso que el resto de la ficha del cliente.