Facturación electrónica y cumplimiento

Invotify le ayuda a cumplir dos requisitos modernos a la vez: facturas electrónicas estructuradas legibles por máquina para la facturación B2B y a administraciones públicas, y control total sobre sus propios datos conforme al RGPD.

Facturación electrónica estructurada (Pro): Junto al PDF habitual, Invotify puede generar una versión XML conforme a los estándares de cualquier factura. Usted descarga el archivo XML y lo envía o lo carga donde su comprador o su autoridad fiscal lo requiera. Se admiten tres formatos: UBL 2.1, CII (UN/CEFACT) y Peppol BIS 3.0.

Datos y privacidad (todos los planes): Toda cuenta puede exportar sus datos —como archivos CSV listos para abrir, pensados para su contador, o como un archivo JSON completo— y puede eliminar la cuenta de forma permanente cuando ya no la necesite.

La exportación de facturas electrónicas es una función Pro (también incluida con Lifetime). La exportación de datos y la eliminación de la cuenta están disponibles en todos los planes, y el archivo JSON completo y la eliminación de la cuenta funcionan incluso si su suscripción ha caducado.

Invotify genera tres formatos de factura electrónica estructurada. Los tres se producen a partir de los mismos datos de la factura, así que puede elegir el que exija su destinatario o su jurisdicción.

UBL 2.1: El estándar Universal Business Language de OASIS. Ampliamente aceptado en toda la UE y el punto de partida más común para la facturación electrónica estructurada.

CII (UN/CEFACT): Cross Industry Invoice, alineado con la norma EN 16931. Es el formato en el que se basan XRechnung (Alemania) y Factur-X (Francia), así que elija CII cuando facture al sector público alemán o francés y a muchos destinatarios B2B de esos países.

Peppol BIS 3.0: Un perfil de UBL 2.1 con metadatos específicos de Peppol: el CustomizationID y el ProfileID, además de identificadores EndpointID obligatorios tanto para el proveedor como para el comprador. Úselo cuando su destinatario solicite una factura Peppol.

Importante: Invotify genera el archivo, no lo transmite. La exportación Peppol produce un documento XML Peppol BIS 3.0 válido. Para entregarlo realmente a través de la red Peppol se necesita un proveedor de punto de acceso Peppol (por ejemplo, Pagero, Basware o Storecove). Invotify le entrega el XML; enviarlo o cargarlo es su paso final.

La factura electrónica se exporta desde una factura individual. La exportación descarga un archivo .xml nombrado según el número de factura y el formato (por ejemplo, INV-001-ubl.xml).

Es una función Pro y está disponible solo para facturas: los presupuestos no pueden exportarse como facturas electrónicas.

Las facturas Peppol identifican a cada parte con un identificador de participante de Peppol llamado EndpointID. En el lado del proveedor, ese identificador procede del PEPPOL ID de su empresa, que se configura una sola vez en Configuración.

Introduzca solo el número de participante registrado —por ejemplo 1234567890123— e Invotify aplica automáticamente el esquema GLN (0088) al escribir el EndpointID del proveedor en cada exportación Peppol BIS 3.0. No anteponga usted mismo el código del esquema. Si deja el campo vacío, Invotify recurre al correo electrónico de su empresa como endpoint, algo que la mayoría de los destinatarios Peppol no aceptará.

Su PEPPOL ID forma parte de su perfil de empresa, así que se comparte en toda la empresa y se reutiliza en cada exportación Peppol: no necesita volver a introducirlo en cada factura.

Invotify le da acceso completo a sus propios datos, en apoyo del derecho a la portabilidad de los datos del RGPD (artículo 20). Hay dos vías complementarias para extraer sus datos, disponibles en todos los planes.

Exportaciones CSV (para su contador): Descargue hojas de cálculo específicas que puede abrir en Excel, Numbers o cualquier herramienta de contabilidad. Se encuentran donde están los datos y requieren una suscripción activa: - Clientes — se exportan desde la página de Clientes («Exportar CSV» (Export CSV)): nombre, correo electrónico, teléfono, NIF, dirección completa y fecha de creación. - Facturas — se exportan desde la lista de facturas: número de factura, estado, fechas, cliente, moneda, subtotal, impuestos, descuento, totales, importe pagado, proveedor/estado del pago y notas. Puede filtrar por rango de fechas y por estado.

Archivo JSON completo (copia de seguridad íntegra): Un único archivo JSON estructurado que contiene todo aquello a lo que usted tiene visibilidad: su cuenta y su perfil de empresa, los clientes, todos los documentos (facturas, presupuestos, notas de crédito, gastos), las plantillas, las programaciones recurrentes, los pagos y los preajustes de impuestos, las conexiones bancarias, los productos y los movimientos de existencias, los archivos y las notas de clientes, y un registro de auditoría. Los nombres de campo están adaptados para que el archivo sea legible y no exponga detalles internos de la base de datos. El archivo se descarga desde «Configuración → Privacidad y datos» (Settings → Privacy & Data) y funciona incluso si su suscripción ha caducado.

Cuando ya no necesite Invotify, puede eliminar su cuenta de forma permanente, en apoyo del derecho de supresión del RGPD (artículo 17). Está disponible en todos los planes.

La eliminación es irreversible. Para evitar accidentes, debe escribir la frase exacta DELETE MY ACCOUNT para confirmar. Una vez confirmada, Invotify: 1. Cancela cualquier suscripción activa (en la medida de lo posible). 2. Purga los datos de su empresa y el registro de la empresa (si usted es el propietario). 3. Purga sus datos personales, su perfil y sus credenciales de acceso. 4. Borra sus archivos subidos del almacenamiento. 5. Cierra su sesión.

Si usted es miembro de una empresa que no le pertenece, eliminar su cuenta elimina su pertenencia, pero deja la empresa y sus datos intactos para el resto del equipo.