Clientes

Su base de datos de clientes es fundamental para una facturación eficiente. Al mantener registros de clientes precisos, puede crear facturas rápidamente con información autocompletada y hacer seguimiento de sus relaciones comerciales a lo largo del tiempo.

Ventajas de la gestión de clientes: - Creación rápida de facturas con autocompletado en un clic - Información de clientes coherente en todos los documentos - Consulta del historial completo de facturas de cada cliente - Seguimiento de los datos de contacto y la información comercial de sus clientes - Los documentos pueden mostrarse en el idioma del cliente, de modo que cada cliente lee sus facturas y presupuestos en el idioma que prefiera - Validación del IVA europeo (VIES) con autocompletado del nombre y la dirección de la empresa - Notas internas y archivos adjuntos conservados por cliente - Organización de contactos mediante búsqueda y ordenación

Todas las funciones de clientes descritas aquí están disponibles en todos los planes.

Puede añadir clientes desde la página Clientes (Customers) o directamente mientras crea una factura o un presupuesto.

Campos de información del cliente:

Obligatorios: - Nombre (nombre de una persona o de una empresa) - Correo electrónico (para el envío de facturas y presupuestos)

Opcionales: - Tipo («Cliente» (Customer) o «Prospecto» (Lead) — haga seguimiento de los clientes potenciales por separado de los clientes activos) - Nombre de contacto (persona de contacto dentro de una empresa) - Número de teléfono - Número de identificación fiscal (número de registro local) - Número de IVA (IVA europeo — se valida contra VIES mientras escribe) - Dirección (calle) - Ciudad - Estado / Provincia - Código postal - País

Validación del IVA y autocompletado: Cuando introduce un número de IVA europeo, Invotify lo valida en tiempo real contra la base de datos VIES de la Comisión Europea. Un número válido se confirma con una marca verde; uno no válido se señala antes de guardar. Si la consulta tiene éxito, el nombre y la dirección registrados de la empresa se autocompletan en los campos que haya dejado vacíos, de modo que puede crear una ficha de cliente B2B completa a partir únicamente del número de IVA.

Añadir desde la página Clientes: 1. Vaya a Clientes (Customers) en la barra lateral 2. Haga clic en el botón «Añadir cliente» (Add Customer) 3. Rellene los datos del cliente 4. Haga clic en «Guardar» (Save)

Añadir mientras crea una factura: 1. En la sección «Facturar a» (Bill To) del editor de facturas, cambie a «Añadir cliente» (Add Customer) 2. Rellene los campos mínimos obligatorios (nombre y correo electrónico) 3. Guarde: el cliente se almacena en su lista de clientes y se selecciona automáticamente para la factura

La lista de clientes ofrece herramientas para buscar, ordenar y gestionar su base de datos de clientes con eficiencia.

Funciones de la lista: - Búsqueda por nombre, correo electrónico y número de teléfono - Ordenación por nombre, correo electrónico, teléfono o ubicación (haga clic en los encabezados de columna) - Filtrado por tipo (clientes o prospectos) - Paginación (10 clientes por página) - Selección múltiple con eliminación en bloque (Mayús + clic para seleccionar un rango) - Acciones rápidas para cada cliente

Acciones sobre un cliente: - Ver (View): abre la página de detalles del cliente con el perfil completo y el historial - Editar (Edit): modifique la información del cliente - Eliminar (Delete): elimine el cliente (con cuadro de diálogo de confirmación)

Página de detalles del cliente: Cada cliente dispone de una página dedicada que muestra: - La información de contacto completa (nombre, persona de contacto, correo electrónico, teléfono, número de identificación fiscal, número de IVA) - La dirección comercial completa - Estadísticas de ingresos del cliente (este año, el año pasado, factura media, previsión) - Todas las facturas asociadas al cliente (número, fecha, importe, estado) - Un área de actividad para las notas internas y los archivos adjuntos conservados para el cliente - Un generador de extracto de cliente (Client Statement): elija un intervalo de fechas para generar un PDF con saldo acumulado - Acciones rápidas (editar, eliminar, crear una nueva factura para este cliente)

Archivos del cliente: los archivos adjuntos viven en el área de actividad del cliente y se descuentan de la cuota de almacenamiento de archivos de su cuenta. Consulte la sección Archivos para conocer los límites de almacenamiento y los tipos de archivo compatibles.

Siga estas buenas prácticas para mantener una base de datos de clientes limpia y útil.

Calidad de los datos: - Verifique las direcciones de correo electrónico antes de guardar para garantizar la entrega de las facturas - Use un formato coherente para los números de teléfono - Incluya direcciones completas para todos los clientes empresariales - Actualice la información cuando los clientes le comuniquen cambios

Organización: - Use razones sociales para los clientes B2B - Use nombres completos para los clientes particulares - Añada nombres de contacto para distinguir a las personas de una misma empresa - Mantenga los números de identificación fiscal al día para garantizar el cumplimiento

Mantenimiento: - Revise y actualice periódicamente la información de los clientes - Elimine las entradas duplicadas con ayuda de la función de búsqueda - Exporte los datos de clientes en CSV desde la página Clientes mediante «Exportar CSV» (Export CSV), o como parte del archivo JSON completo en Configuración → Privacidad y datos (Settings → Privacy & Data)