Notas de crédito

Una nota de crédito es un documento que usted emite a un cliente para reducir o anular un importe que este debe por una factura anterior. Utilice notas de crédito cuando:

• Un cliente devuelve un producto
• Necesita corregir un cobro excesivo en una factura pagada o pendiente
• Desea condonar una parte o la totalidad de un saldo pendiente
• Acordó un descuento después de emitir la factura original
• Necesita documentar un reembolso que procesó fuera de Invotify

Por qué son importantes las notas de crédito: Las notas de crédito son la forma aprobada por los contables de ajustar una factura después de su emisión. No reescriben la historia (la factura original permanece exactamente como estaba): simplemente documentan la corrección en un registro propio, con su propio número y fecha. Así, sus libros se mantienen listos para auditorías y el extracto de su cliente queda claro.

Notas de crédito frente a editar facturas: Si una factura todavía está en borrador, puede editarla directamente. Una vez que una factura se ha enviado o se ha marcado como pagada, forma parte de su registro financiero: debería emitir una nota de crédito en lugar de modificarla. Invotify le permite ambas opciones, pero las notas de crédito son la vía recomendada para las facturas enviadas o pagadas.

Las notas de crédito en Invotify se crean a partir de una factura existente, lo que mantiene cada crédito vinculado al documento que corrige. Comienza en la página Notas de crédito, elige la factura y el resto se completa automáticamente.

Crear una nota de crédito: 1. Vaya a la página Notas de crédito 2. Haga clic en «Nueva nota de crédito» (New credit note) 3. Elija la factura que desea acreditar 4. Sus líneas de artículos se cargan con la cantidad aún disponible para acreditar en cada fila 5. Marque las líneas que desea incluir: todas para un crédito total, o solo algunas para un crédito parcial 6. Ajuste la cantidad acreditada por línea si solo acredita parte de un artículo 7. Añada un motivo y las notas que desee (muy recomendable para la pista de auditoría) 8. Guárdela como borrador y emítala cuando esté listo

El cliente, la moneda y los datos fiscales se toman automáticamente de la factura. No puede acreditar más de lo que queda sin acreditar en cada línea: Invotify bloquea el exceso de acreditación.

El PDF de la nota de crédito: Cada nota de crédito produce un PDF limpio y estándar, claramente encabezado como «NOTA DE CRÉDITO» (CREDIT NOTE), para que no haya confusión con una factura. Enumera las líneas acreditadas, el crédito total y los datos de su empresa, e incluye el motivo que usted indicó.

Las notas de crédito pasan por cuatro estados, desde su creación hasta su liquidación. Conocerlos le ayuda a distinguir qué créditos están vigentes y cuáles son meros borradores.

Dado que las notas de crédito se crean contra una factura, su aplicación es prácticamente automática.

Se aplica a la factura vinculada en el momento de la emisión Cuando emite una nota de crédito vinculada a una factura, Invotify reduce de inmediato el saldo pendiente de esa factura en el importe acreditado. Si la factura era de €1,000 y la nota de crédito es de €400, la factura pasa a mostrar €600 pendientes. Si el crédito iguala o supera el importe pendiente, la factura se marca como pagada. No hay un paso de «aplicar» independiente: emitirla es lo que la aplica.

El estado «Aplicada» es un marcador manual Marcar una nota de crédito como Aplicada (desde el estado Emitida) es una marca contable que usted establece para dejar constancia de que el crédito está totalmente resuelto, por ejemplo, después de que un reembolso se haya hecho efectivo. Por sí mismo, no cambia ningún saldo de factura; el cambio de saldo ya se produjo en el momento de la emisión.

Los reembolsos se gestionan fuera de Invotify Una nota de crédito es un documento, no un movimiento de dinero. Si debe devolver dinero al cliente, procese el reembolso por su canal habitual (Stripe, una transferencia bancaria o efectivo) y marque la nota de crédito como Aplicada una vez efectuado. Invotify no envía reembolsos a un proveedor de pagos en su nombre.

La anulación revierte el cambio de saldo Si anula una nota de crédito que estaba vinculada a una factura, Invotify restaura el saldo pendiente de esa factura en el importe acreditado, de modo que la factura vuelve a mostrar lo que realmente se debe.