Sincronización bancaria y conciliación

La sincronización bancaria conecta la cuenta bancaria de su empresa con Invotify a través de Plaid, importa sus transacciones y concilia los pagos entrantes con las facturas pendientes — de modo que las facturas que ya le han pagado se marcan solas como pagadas. Es la funcionalidad que le quita de encima la conciliación manual.

Qué hace la sincronización bancaria: - Conecta su banco de forma segura mediante el flujo de inicio de sesión alojado de Plaid - Importa automáticamente las transacciones nuevas a Invotify cada día - Puntúa cada abono entrante frente a sus facturas abiertas y confirma por sí sola las coincidencias fiables - Pone en cola como sugerencias las candidatas de menor confianza, que usted confirma con un clic - Le permite ignorar o archivar las transacciones que no son pagos de clientes

Dónde se encuentra: Los bancos se conectan y desconectan desde Configuración → Integraciones (Settings → Integrations); el flujo de transacciones vive en la página Banco (/dashboard/bank), organizada en las vistas Requiere atención (Needs Attention) (sugerencias y transacciones a la espera de una decisión), Conciliadas (Matched) e Ignoradas (Ignored).

Disponibilidad por plan: La sincronización bancaria es una funcionalidad Pro (también incluida con Lifetime). En Starter, la página Banco muestra en su lugar una invitación a mejorar de plan. Cada llamada a la API bancaria está protegida en el servidor, así que la funcionalidad está realmente bloqueada, no solo oculta en la interfaz.

Conectar un banco es un flujo corto y guiado gestionado por Plaid. Invotify solo recibe los datos que Plaid le entrega — nunca su acceso bancario.

Cobertura de Plaid: La conexión admite bancos de Estados Unidos, el Reino Unido y Canadá, cubriendo miles de entidades a través de Plaid, incluidos grandes bancos nacionales, bancos regionales y cooperativas de crédito.

Cómo funciona la conexión: 1. Invotify solicita un token de Plaid Link para su cuenta. 2. Se abre la ventana emergente segura de Plaid. Usted elige su banco e inicia sesión directamente con Plaid — Invotify nunca está en medio de sus credenciales. 3. Elige la cuenta que desea vincular. 4. Plaid devuelve un token público temporal, que Invotify intercambia por un token de acceso de larga duración y guarda asociado a su empresa. 5. La conexión queda guardada con el nombre de su entidad, el nombre de la cuenta y un número de cuenta enmascarado, lista para sincronizar.

Una vez conectado un banco y sincronizadas las transacciones, estas llegan a Invotify organizadas según el punto en el que se encuentran dentro del proceso de conciliación.

Cómo se organiza el flujo: - Requiere atención (Needs Attention) — coincidencias sugeridas que el motor encontró pero sin confianza suficiente para confirmarlas (se muestran con su puntuación de confianza y un botón de confirmación de un clic), más las transacciones que aún no tienen candidata. Concilie cada una con una factura, o ignórela. - Conciliadas (Matched) — transacciones ya confirmadas contra una factura, ya sea automáticamente por el motor o manualmente por usted. - Ignoradas (Ignored) — transacciones que ha apartado porque no son pagos de clientes (comisiones, traspasos, cargos de proveedores y similares).

Qué muestra cada transacción: Cada transacción incluye su importe, divisa, fecha, descripción, nombre del comercio (cuando el banco lo proporciona) y categoría, junto con su estado de conciliación actual y la factura conciliada, si la hay. Las coincidencias sugeridas muestran además la confianza del motor. Los pagos entrantes (abonos) son las transacciones que le interesan al motor; los cargos salientes simplemente quedan en el flujo.

Leer el flujo: Las transacciones se listan de la más reciente a la más antigua. La lista está paginada, de modo que los historiales grandes se cargan en páginas manejables en lugar de todos de una vez.

El motor de conciliación de Invotify compara cada pago entrante con sus facturas abiertas y genera una puntuación de confianza. La puntuación decide si la coincidencia se aplica automáticamente o se deja para que usted la confirme.

Cómo se construye la puntuación: Para cada factura abierta que coincide con la divisa y el importe de la transacción (dentro de una pequeña tolerancia de redondeo), Invotify suma tres señales:

Importe — la mayor parte de la puntuación. Una transacción solo llega a ser candidata si su importe es igual al total de una factura dentro de la tolerancia.

Proximidad de fechas — un pago que llega cerca de la fecha de vencimiento de la factura puntúa más alto que uno que llega con semanas de diferencia. Cuanto más próximas las fechas, más suma; los pagos alejados de cualquier vencimiento no aportan nada en esta señal.

Nombre del cliente — si la descripción de la transacción contiene el nombre del cliente o de su empresa según la factura, suma a la puntuación. Las descripciones bancarias suelen ser confusas, por lo que esta es una señal entre las tres y no un requisito.

Confirmación automática frente a sugerida: Las tres señales se combinan en una confianza global. Cuando la mejor candidata supera un listón de confianza alto, Invotify confirma la coincidencia automáticamente, registra el pago y actualiza la factura. Por debajo de ese listón, la candidata se guarda como coincidencia sugerida — aparece en Requiere atención con su puntuación de confianza para que usted la confirme con un clic (o elija otra factura, o la ignore). Las sugerencias se vuelven a comprobar en cada sincronización: si la factura candidata se paga por otra vía, la sugerencia obsoleta se retira en lugar de dejar que usted la confirme dos veces.

Qué ocurre al confirmar una coincidencia: Cuando una coincidencia se confirma — por el motor o por usted — Invotify registra en la factura un pago por el importe de la transacción y recalcula lo que queda por cobrar. Si eso liquida el saldo, la factura pasa a Pagada (Paid); si solo cubre una parte, la factura pasa a Parcial (Partial) y permanece abierta por el resto. Las conciliaciones manuales se anotan en el registro de actividad.

Conciliar manualmente: Siempre puede conciliar usted mismo una transacción con una factura desde la propia transacción. Una conciliación manual se trata como totalmente fiable y registra el pago exactamente igual que una automática.

No todas las líneas de su extracto bancario son pagos de clientes. Comisiones, traspasos, reembolsos a proveedores y sus propios cargos salientes también aparecen. Invotify le da una forma limpia de mantenerlos fuera de su vista de conciliación.

Ignorar una transacción: Marque cualquier transacción como ignorada y se moverá a la vista Ignoradas, fuera de su camino. Úselo para todo lo que no sea un pago de cliente, de modo que su flujo solo contenga decisiones reales. Ignorar una transacción no afecta a ninguna factura — sirve únicamente para ordenar el flujo.

La vista Ignoradas como archivo: Las transacciones ignoradas no se eliminan; siguen disponibles en Ignoradas. Así se conserva un registro completo de todo lo que pasó por su cuenta, mientras usted se centra en las transacciones que importan para cobrar.

Desconectar un banco: Puede eliminar una conexión bancaria en cualquier momento desde Configuración → Integraciones (Settings → Integrations). Desconectar es una acción suave — la conexión se marca como desconectada y deja de sincronizar, y el evento se anota en el registro de actividad. Las transacciones ya importadas permanecen en su flujo.

La sincronización bancaria funciona sola — su flujo se mantiene al día y las coincidencias fiables se concilian por sí mismas sin que usted haga nada.

Sincronización automática diaria: Cada banco conectado se sincroniza automáticamente una vez al día. No hay nada que lanzar ni programar — las transacciones nuevas simplemente aparecen en su flujo cada mañana, ya procesadas por el motor de conciliación.

Sincronización incremental basada en cursor: Invotify usa la sincronización por cursor de Plaid, de modo que cada ejecución diaria solo trae lo nuevo desde la anterior en lugar de volver a descargar todo el historial. Las transacciones nuevas se añaden y el cursor se guarda, de modo que la siguiente ejecución continúa exactamente donde terminó la anterior. Esto mantiene las sincronizaciones rápidas y evita entradas duplicadas — las transacciones se identifican por su identificador bancario.

Conciliación automática durante la sincronización: Tras importar las transacciones nuevas de una conexión, la sincronización pasa el motor de conciliación por los pagos entrantes pendientes. Las coincidencias de alta confianza se confirman, el pago se registra en la factura y el estado de la factura se actualiza — todo sin que usted mueva un dedo. Las candidatas de menor confianza quedan en cola como sugerencias en Requiere atención, y las sugerencias existentes se actualizan (una sugerencia cuya factura se pagó por otra vía se retira).

Resistente por conexión: Si una conexión bancaria tiene problemas durante una sincronización, Invotify marca solo esa conexión como errónea y continúa con el resto — el tropiezo de un banco nunca bloquea a los demás. Una conexión con error puede reconectarse desde Configuración (Settings). Cada conexión registra cuándo se sincronizó por última vez.