Flujos de aprobación

Los flujos de aprobación colocan un punto de control entre «documento creado» y «documento enviado». Usted define reglas sobre qué facturas y presupuestos necesitan visto bueno; cuando un documento coincide, Invotify lo retiene automáticamente y pide a un aprobador designado que lo revise. Hasta que este apruebe, el documento no puede salir de su empresa.

Está pensado para equipos que quieren un segundo par de ojos sobre documentos de alto valor, sensibles o de primera vez — sin frenar todo lo demás. Una factura recurrente de €200 puede salir directamente, mientras que una factura de €15,000 o la primera factura a un cliente recién llegado espera a que un propietario o administrador la revise.

El flujo de principio a fin:

1. Usted define una regla en Configuración → Aprobaciones (Settings → Approvals) — por ejemplo, «las facturas de más de €1,000 necesitan aprobación de un administrador».

1. El documento coincidente queda retenido. Cuando alguien guarda una factura o un presupuesto que coincide con una regla, Invotify crea automáticamente una solicitud de aprobación pendiente. Nada más cambia — el documento se guarda con normalidad — pero queda marcado.

1. Se notifica a los aprobadores elegibles. Todos los que pueden actuar sobre la solicitud reciben una notificación dentro de la aplicación con un enlace directo al documento.

1. Un aprobador da el visto bueno. Un propietario o administrador abre el documento, lo revisa y hace clic en Aprobar (Approve) o Rechazar (Reject) directamente desde el banner de la parte superior.

1. El envío se desbloquea. Una vez aprobado, la acción de enviar funciona con normalidad. Mientras la solicitud siga pendiente, los intentos de envío se rechazan.

Plan: los flujos de aprobación son una funcionalidad Pro (también incluida con Lifetime). En Starter, la configuración de Aprobaciones muestra una vista previa de cómo funciona junto a una invitación a mejorar de plan — no se ejecuta ninguna regla.

Una regla decide cuándo un documento necesita aprobación y quién puede dar el visto bueno. Puede tener tantas reglas como necesite, cada una limitada a un tipo de documento. Cuando se guarda un documento, Invotify comprueba todas las reglas activas para ese tipo de documento y se detiene en la primera coincidencia.

Tipo de documento Cada regla se aplica a Facturas o a Presupuestos. Elija el tipo al crear la regla. (Las facturas y los presupuestos son los tipos de documento que hoy pueden gestionarse en la configuración de Aprobaciones.)

Disparadores (condiciones) Cada regla tiene exactamente un disparador que decide si un documento dado coincide:

• Total por encima del umbral — se exige aprobación cuando el total del documento es igual o superior a un importe que usted fija (por ejemplo, €1,000). Todo lo que quede por debajo del umbral sale sin visto bueno.
• Primer documento a un cliente nuevo — se exige aprobación solo para el primer documento no borrador enviado a un cliente que no tiene facturas previas. Cuando ese cliente ya tiene historial, sus documentos dejan de activar esta regla.
• Todos los documentos — todos los documentos de ese tipo requieren aprobación, sin excepciones. Úselo cuando nada deba salir sin revisión.

A quién se notifica Elija qué rol recibe el aviso cuando se crea una solicitud: - Propietario (Owner) — se notifica al propietario de la cuenta. - Propietario o administrador (Owner or admin) — se notifica a los administradores del equipo. Es la opción habitual.

Independientemente de la configuración de notificación, cualquier propietario o administrador puede revisar y aprobar una solicitud pendiente (los miembros no pueden).

Plantillas de inicio rápido La primera vez que abra Aprobaciones, se le ofrecen tres plantillas de un clic para no empezar desde un formulario en blanco: «Facturas de más de [importe]» (Invoices over [amount]), «Primera factura a un cliente nuevo» (First invoice to a new customer) y «Todos los presupuestos» (Every quote). Cada una crea una regla lista para usar que puede ajustar — o puede añadir en su lugar una regla totalmente personalizada.

Cuando un documento coincide con una regla, Invotify crea para él una solicitud de aprobación. Esa solicitud avanza por un ciclo de vida sencillo, y el propio documento muestra en qué punto se encuentra.

Pendiente La solicitud nace como pendiente en el instante en que se guarda una factura o un presupuesto coincidente. El documento queda totalmente guardado y editable — simplemente aún no puede enviarse. La solicitud pendiente se crea automáticamente y es idempotente: volver a guardar el mismo documento no acumula solicitudes duplicadas.

Aprobada Un propietario o administrador revisa el documento y lo aprueba. La solicitud queda sellada con quién la revisó y cuándo, además de cualquier comentario que dejara. El envío queda entonces desbloqueado.

Rechazada El revisor rechaza la solicitud en su lugar, opcionalmente con un comentario que explique el motivo. El rechazo levanta la retención — solo una solicitud *pendiente* bloquea el envío — así que lo esperable a continuación es corregir el documento y volver a guardarlo, lo que crea una nueva solicitud pendiente para su revisión. Interprete un rechazo como «no envíe esto tal cual», no como un bloqueo permanente.

El banner en el documento Abra cualquier factura o presupuesto con una solicitud de aprobación y verá un banner en la parte superior: - Una solicitud pendiente muestra un banner ámbar con el nombre de la regla que la activó, y los botones Aprobar (Approve) y Rechazar (Reject) para los revisores. - Una solicitud aprobada o rechazada se reduce a una pequeña insignia verde o roja, de modo que el resultado sigue visible sin acaparar la página.

Bloqueo del envío (el rechazo 409) Esta es la parte que da fuerza a las aprobaciones. Cuando intenta enviar por correo una factura o un presupuesto con una solicitud pendiente, el servidor rechaza la petición y devuelve una respuesta 409 con el código de error estable `APPROVAL_PENDING`. La interfaz lo muestra como «Este documento está pendiente de aprobación y aún no puede enviarse». El bloqueo se aplica en el servidor tanto para el endpoint de envío de facturas como para el de presupuestos — no puede sortearlo llamando directamente a la API. Una vez aprobada la solicitud (o cuando ya no haya ninguna pendiente), el envío procede con normalidad.

Las aprobaciones solo funcionan si las personas adecuadas saben que hay algo que revisar. Cada vez que se crea una solicitud pendiente, Invotify lanza una notificación dentro de la aplicación a todos los aprobadores elegibles — para que nada se quede esperando en silencio en una cola.

A quién se notifica: - Si la regla se dirige a Propietario (Owner), se notifica al propietario. - Si la regla se dirige a Propietario o administrador (Owner or admin), se notifica al propietario y a todos los administradores.

Quién queda excluido: La persona que creó el documento nunca recibe la notificación de aprobación correspondiente — de todos modos no puede aprobar su propia solicitud, así que notificarla solo sería ruido.

Qué dice la notificación: Cada aprobador recibe una notificación dentro de la aplicación titulada «Aprobación solicitada» (Approval requested), que indica que una factura o un presupuesto necesita su aprobación y nombra la regla que la activó. Enlaza directamente con la página de detalle del documento, donde le espera el banner de aprobación con los botones Aprobar (Approve) y Rechazar (Reject).

Dónde aparecen las notificaciones: Las notificaciones de aprobación aparecen en el centro de notificaciones de la aplicación (la campana del panel de control), junto al resto de sus avisos. Al hacer clic en una, el aprobador llega directamente al documento y puede actuar en un par de clics.

Todas las reglas de aprobación viven en Configuración → Aprobaciones (Settings → Approvals). Aquí es donde los propietarios y administradores crean, editan y eliminan las reglas que rigen para toda la empresa.

La página de Aprobaciones: - Una breve introducción «cómo funciona» en la parte superior, para que cualquiera que llegue aquí entienda la funcionalidad. - La lista de Reglas (Rules), que muestra cada regla con su tipo de documento, su disparador (y su umbral, si lo hay) y el rol de aprobador al que se dirige. - Plantillas de inicio rápido cuando aún no tiene reglas, para montar una regla razonable en un clic.

Crear una regla: Haga clic en Añadir regla (Add Rule) (o elija una plantilla de inicio rápido). Rellene un nombre, el tipo de documento, el disparador, el umbral (para reglas por importe) y quién puede aprobar. Guarde, y la regla entra en vigor de inmediato — el siguiente documento coincidente quedará retenido.

Editar una regla: Haga clic en el icono de edición (lápiz) de cualquier regla para cambiar su nombre, tipo de documento, disparador, umbral o rol de aprobador. Los cambios se aplican a los documentos guardados a partir de entonces.

Eliminar una regla: Haga clic en el icono de eliminar (papelera) para quitar una regla. Tenga en cuenta que eliminar una regla también borra las solicitudes de aprobación que hacían referencia a ella.

Quién puede gestionar las reglas: Crear, editar y eliminar reglas está restringido a propietarios y administradores. Los miembros pueden verse afectados por las aprobaciones — sus documentos quedan retenidos — pero no pueden cambiar las reglas por sí mismos ni aprobar solicitudes.