EU-E-Rechnungspflichten: Länderübersicht 2026–2028

Warum EU-E-Rechnungspflichten jetzt relevant sind

In der gesamten Europäischen Union vollziehen die Steuerbehörden den Schritt von freiwilligen E-Rechnungsempfehlungen zu rechtsverbindlichen Pflichten. Das Ziel ist zweifach: Umsatzsteuerbetrug — der EU-weit auf jährlich rund 93 Milliarden Euro geschätzt wird — zu reduzieren und den grenzüberschreitenden B2B-Handel durch standardisierte, maschinenlesbare Rechnungsformate zu vereinfachen. Für Unternehmen, die nach Deutschland, Frankreich, Polen, Italien oder Spanien liefern, ist die Einhaltung dieser Pflichten keine Option mehr — sie ist eine gesetzliche Anforderung mit klar definierten, gestaffelten Fristen.

Die EU-weite ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) bildet die Grundlage vieler dieser nationalen Regelungen. Obwohl jedes Land eigene Vorschriften und Zeitpläne einführt, teilen sie ein gemeinsames technisches Fundament: das semantische Datenmodell EN 16931, das vorschreibt, welche Daten eine E-Rechnung enthalten muss. Die zulässigen Syntaxformate — UBL 2.1 und CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice) — sind beide Ausdrucksformen des EN 16931. Peppol BIS 3.0 ist eine Interoperabilitätsspezifikation für Unternehmen, die auf UBL 2.1 aufbaut und als Übertragungskanal weithin akzeptiert wird.

In Invotify Pro und Lifetime sind strukturierte E-Rechnungsexporte in UBL 2.1, CII (das XRechnung und Factur-X abdeckt) sowie Peppol BIS 3.0 enthalten. Diese drei Formate erfüllen zusammen die elektronischen Übermittlungsanforderungen aller unten aufgeführten Länder. Überprüfen Sie die aktuellen Pflichtfristen stets direkt bei der zuständigen nationalen Behörde, da sich die Umsetzungszeitpläne in allen fünf Ländern bereits mehrfach verschoben haben.

Deutschland (E-Rechnung): Stufenweise Einführung 2025–2028

Die deutsche E-Rechnungspflicht basiert auf dem Wachstumschancengesetz, das im März 2024 in Kraft getreten ist. Die Umsetzung erfolgt für inländische B2B-Umsätze gestaffelt nach Unternehmensgröße.

• Januar 2025 — Alle deutschen B2B-Empfänger müssen in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu EMPFANGEN (ohne Schwellenwert).
• Januar 2027 — Alle Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro müssen strukturierte E-Rechnungen VERSENDEN.
• Januar 2028 — Alle deutschen B2B-Unternehmen unabhängig von ihrer Größe müssen strukturierte E-Rechnungen versenden.

Welche Formate akzeptiert Deutschland?

Deutschland akzeptiert XRechnung (ein reines XML-Format als deutsche CIUS von EN 16931), ZUGFeRD/Factur-X (ein hybrides PDF+XML-Format auf Basis der CII-Syntax) sowie Peppol BIS 3.0. Der CII-Export von Invotify deckt sowohl XRechnung-kompatible Inhalte als auch ZUGFeRD/Factur-X ab; der Peppol-BIS-3.0-Export bietet eine dritte konforme Option.

Gibt es in Deutschland eine vorgeschriebene Einreichungsplattform?

Nein. Anders als Frankreich und Polen schreibt Deutschland für B2B-Rechnungen keine zentrale Einreichungsplattform vor. Unternehmen können E-Rechnungen direkt per E-Mail (mit der strukturierten XML-Datei als Anhang), über einen Dienstleister oder über das Peppol-Netzwerk zustellen. Für B2G-Rechnungen (Business-to-Government) werden die Portale ZRE oder OZG-RE genutzt.

Frankreich (Facture électronique): Großunternehmen ab September 2026

Die französische B2B-E-Rechnungsreform, die von der Steuerbehörde DGFiP verwaltet wird, wird bis 2027 stufenweise eingeführt und betrifft alle umsatzsteuerpflichtigen französischen Unternehmen.

September 2026: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu EMPFANGEN. Großunternehmen (mehr als 5.000 Mitarbeiter oder mehr als 1,5 Mrd. Euro Umsatz) und mittelgroße Unternehmen (mehr als 250 Mitarbeiter oder mehr als 50 Mio. Euro Umsatz) müssen E-Rechnungen außerdem VERSENDEN. September 2027: Alle übrigen Unternehmen (KMU und Kleinstunternehmen) müssen E-Rechnungen VERSENDEN.

Frankreich nutzt ein zweigleisiges Plattformmodell. Chorus Pro bleibt das B2G-Portal (seit 2020 bereits für alle Rechnungen an den öffentlichen Sektor verpflichtend). Im B2B-Bereich müssen Unternehmen Rechnungen über eine akkreditierte Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) weiterleiten. Invotify exportiert Factur-X (CII), UBL 2.1 und Peppol BIS 3.0 — alle drei Formate sind im französischen Rahmenwerk akzeptiert. Die tatsächliche Übertragung in das französische B2B-Netzwerk erfordert jedoch eine zugelassene PDP; Invotify erzeugt die konforme Datei, die Sie anschließend über Ihren PDP-Anbieter einreichen.

Da das französische Pflichtmodell eine genehmigte Plattform anstelle der direkten Peer-to-Peer-Übermittlung vorsieht, lautet der Arbeitsablauf: E-Rechnung in Invotify erstellen → Datei über Ihre PDP hochladen oder übermitteln. Viele Buchhaltungssoftwareanbieter und EDI-Dienstleister haben eine PDP-Akkreditierung beantragt oder bereits erhalten. Die aktuelle Akkreditierungsliste finden Sie bei der DGFiP oder bei Ihrem PDP-Anbieter.

Polen (KSeF / e-Faktura): Ab 2026 für Großsteuerpflichtige verpflichtend

Das polnische nationale E-Rechnungssystem (KSeF — Krajowy System e-Faktur) ist seit Februar 2026 für Großsteuerpflichtige (Jahresumsatz über 200 Millionen PLN) verpflichtend; ab April 2026 gilt die Pflicht für alle übrigen Unternehmen und ab Januar 2027 für Kleinsteuerpflichtige und umsatzsteuerbefreite Unternehmen. Überprüfen Sie diese Daten anhand des Portals des Ministerstwo Finansów / KAS, da die polnischen Umsetzungsfristen bereits mehrfach revidiert wurden.

KSeF verwendet ein proprietäres polnisches XML-Schema (FA(2)) auf Basis von EN 16931. Dieses länderspezifische Format ist NICHT dasselbe wie UBL 2.1 oder CII. Der UBL-2.1-Export von Invotify ist das nächstliegende EN-16931-konforme Format für grenzüberschreitende polnische Transaktionen; inländische polnische B2B-Rechnungen, die an KSeF übermittelt werden, erfordern jedoch eine Konvertierung in das FA(2)-Format — typischerweise über einen dedizierten KSeF-Einreichungsdienst oder eine Buchhaltungsintegration. Betrachten Sie Invotify als Ersteller einer standardbasierten Quelldatei, die ein bei KSeF registrierter Übermittlungsdienstleister für Sie konvertiert und einreicht.

Italien (Fattura elettronica via SDI): Bereits verpflichtend

Italien war das erste große EU-Land, das B2B-E-Rechnungen in großem Maßstab verpflichtend eingeführt hat. Seit Januar 2024 ist die elektronische Rechnungsstellung über das SDI (Sistema di Interscambio) für alle inländischen B2B- und B2C-Transaktionen ohne Umsatzschwelle Pflicht. Das SDI fungiert als zentraler Austausch-Hub: Jede italienische Rechnung muss es passieren, bevor sie rechtlich als zugestellt gilt.

Das in Italien eingesetzte Format ist FatturaPA — ein proprietäres italienisches XML-Schema. Die UBL-2.1- und CII-Exporte von Invotify entsprechen dem EN-16931-Datenmodell, auf das auch FatturaPA ausgerichtet ist, und eignen sich daher für grenzüberschreitende EU-Rechnungen mit italienischen Geschäftspartnern. Rein inländische italienische B2B-Rechnungen, die über das SDI übermittelt werden, müssen jedoch im FatturaPA-XML-Format vorliegen, was entweder eine eigene SDI-Zulassung oder einen registrierten Intermediär erfordert. Verwenden Sie den strukturierten Export von Invotify als Quelldaten und leiten Sie diese für die inländische Einreichung in Italien über einen SDI-akkreditierten Intermediär weiter.

Spanien (Factura electrónica): Empfangsbereitschaft ab Oktober 2026

Die spanische E-Rechnungspflicht im Rahmen des Crea-y-Crece-Gesetzes und des Königlichen Dekrets 238/2026 sieht einen gestaffelten B2B-Zeitplan vor.

Oktober 2026: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu EMPFANGEN. Voraussichtlich Oktober 2027: Unternehmen mit einem Umsatz über 8 Millionen Euro müssen E-Rechnungen VERSENDEN. Voraussichtlich Oktober 2028: Alle übrigen Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden.

Spanien akzeptiert UBL 2.1, CII und Peppol BIS 3.0 im Rahmen seiner Pflicht — alle drei Formate werden von Invotify nativ exportiert. Das B2G-Einreichungsportal (FACe) ist seit Jahren in Betrieb; das B2B-Plattformnetzwerk (das Äquivalent der Plateforme im Rahmen von Crea y Crece) wird zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Leitfadens (Juni 2026) noch finalisiert. Spanien verfügt außerdem über eine separate Berichtspflicht zur Betrugsbekämpfung namens Verifactu/TicketBAI in bestimmten Regionen — dies ist ein eigenständiges Compliance-Thema, das von der B2B-E-Rechnungspflicht getrennt ist und nicht durch Rechnungsexportformate abgedeckt wird.

Bestätigen Sie die genauen Umsetzungsdaten und Plattformanforderungen bei der AEAT (Agencia Tributaria) vor Ihrer jeweiligen Frist, da die B2B-Plattformspezifikationen zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Leitfadens noch veröffentlicht wurden.

So exportieren Sie strukturierte E-Rechnungen aus Invotify

Der E-Rechnungsexport ist in den Invotify-Plänen Pro und Lifetime verfügbar. Öffnen Sie eine beliebige versendete oder bezahlte Rechnung im Dashboard, klicken Sie auf das Menü „Aktionen" und wählen Sie „E-Rechnung exportieren". Wählen Sie Ihr Format — UBL 2.1, CII oder Peppol BIS 3.0 — und laden Sie die strukturierte XML-Datei herunter. Die exportierte Datei enthält alle nach EN 16931 erforderlichen Pflichtfelder: Lieferanten- und Käuferkennung, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Positionsdaten, Steueraufschlüsselung je Satz und Zahlungsdaten.

Bei VIES-validierten grenzüberschreitenden B2B-Transaktionen fügt Invotify die verifizierte EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden automatisch in die strukturierte Datei ein, sofern sie gespeichert ist. Dies ist für die Steuerfreiheit im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens wichtig — die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf der E-Rechnung ist der Nachweis, der den Nullsteuersatz belegt.

Wenn Ihr Pflichtmodell die Einreichung über eine nationale Plattform oder einen akkreditierten Intermediär erfordert (Frankreich, Polen, Italien, Spanien für inländische Rechnungen), lautet Ihr Arbeitsablauf: Rechnung in Invotify wie gewohnt erstellen und versenden → E-Rechnungs-XML exportieren → bei Ihrer nationalen Plattform oder Ihrem Einreichungsdienstleister hochladen. Invotify erzeugt die konforme Datei; die Einreichung bei einer länderspezifischen Plattform übernimmt diese Plattform oder ein registrierter Dienstleister in Ihrem Land.

Reicht Invotify E-Rechnungen direkt bei KSeF, SDI oder Chorus Pro ein?

Derzeit nicht. Invotify erzeugt standardbasierte E-Rechnungsdateien (UBL 2.1, CII, Peppol BIS 3.0), die Sie herunterladen und über die jeweilige nationale Plattform oder einen akkreditierten Einreichungsdienst übermitteln. Die direkte API-Integration mit nationalen Plattformen ist eine länderspezifische Anbindung, die je nach Land unterschiedlich ist.

Was ist mit dem Standard EN 16931 — erfüllt Invotify diesen?

Ja. Die UBL-2.1- und CII-Exporte von Invotify sind beide Syntaxbindungen des semantischen Datenmodells EN 16931 — des europäischen Standards, der allen wichtigen nationalen E-Rechnungspflichten zugrunde liegt. Peppol BIS 3.0 ist eine Geschäftsspezifikation, die auf UBL 2.1 mit zusätzlichen Peppol-spezifischen Regeln aufbaut. Alle drei werden im Rahmen von ViDA und von allen in diesem Leitfaden behandelten Ländern akzeptiert.