E-Rechnung ist der strukturierte, maschinenlesbare Austausch von Rechnungsdaten zwischen den Systemen von Käufer und Verkäufer — als Ersatz für PDF oder Papier.
E-Rechnung (elektronische Rechnung) bedeutet, Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu senden und zu empfangen — nicht als PDF oder gedrucktes Dokument. Eine strukturierte E-Rechnung enthält jedes Feld — Verkäufername, USt-ID des Käufers, Positionen, Steuerbeträge, Fälligkeitsdatum — in einem definierten Schema, das das Buchhaltungssystem des Käufers automatisch lesen, validieren und verarbeiten kann, ohne manuelle Dateneingabe.
Die meisten Länder unterscheiden E-Rechnung vom bloßen Versand einer PDF-Rechnung per E-Mail. Ein PDF ist ein digitales Bild einer Rechnung; eine E-Rechnung sind Daten. Gängige strukturierte Formate sind UBL 2.1 (XML, das in Europa und dem asiatisch-pazifischen Raum verwendet wird), CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice, die Grundlage von XRechnung in Deutschland und Factur-X in Frankreich) und Peppol BIS 3.0 (ein UBL-Profil, das im Peppol-Netzwerk für die grenzüberschreitende Zustellung verwendet wird).
Regierungen in der gesamten EU schreiben E-Rechnungen für B2B-Transaktionen nach einem rollierenden Zeitplan vor. Deutschlands Pflicht beginnt stufenweise von 2025–2028; Frankreichs von 2026–2027; Polen verlangt KSeF für Großunternehmen jetzt und für alle Unternehmen bis 2026; Italiens FatturaPA-System ist seit 2019 verpflichtend. Diese Pflichten betreffen strukturierte Datenformate, nicht nur die digitale Zustellung.
Invotify Pro exportiert E-Rechnungen in UBL 2.1, CII (deckt XRechnung und Factur-X ab) und Peppol BIS 3.0. Länderspezifische proprietäre Plattformen (KSeF, FatturaPA, FacturaE) erfordern einen lokalen Einreichungsschritt, den Invotify nicht nativ übernimmt — Sie exportieren das standardbasierte XML und nutzen das zugehörige Portal oder den Zugangspunkt. Siehe unsere E-Rechnungsführer für länderspezifische Details.
Nein. Ein PDF ist eine visuelle Darstellung einer Rechnung; es erfordert einen Menschen (oder OCR) zum Lesen. Eine E-Rechnung sind strukturierte Daten — XML, das einem Standardschema entspricht — das das System des Käufers automatisch parsen und verarbeiten kann. Viele E-Rechnungspflichten schließen ausdrücklich reine PDF-Zustellung aus.
Invotify Pro exportiert UBL 2.1, CII (ausgerichtet auf XRechnung und Factur-X) und Peppol BIS 3.0. Länderspezifische proprietäre Formate wie Italiens FatturaPA oder Polens KSeF erfordern die Einreichung über das jeweilige staatliche Portal; Invotify stellt das standardbasierte XML bereit, das Sie dann über den erforderlichen Kanal zustellen können.
Pflichten variieren je nach Land und Unternehmensgröße. Deutschland: Empfangsbereitschaft ab Januar 2025, Sendephasen ab 2027–2028. Frankreich: stufenweise ab 2026. Polen: Großunternehmen jetzt, alle Unternehmen ab 2026. Italien: seit 2019 verpflichtend. Überprüfen Sie stets die aktuellen Fristen bei Ihrer lokalen Steuerbehörde — Deadlines ändern sich.
Nicht unbedingt. Peppol ist ein Zustellnetzwerk, kein Format. Invotify erzeugt Peppol BIS 3.0 XML, das Sie über jeden registrierten Peppol-Zugangspunkt zustellen können. Einige Länder schreiben die Peppol-Zustellung vor; andere akzeptieren die strukturierte XML-Datei direkt oder über ihre eigene Plattform.
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