Die E-Rechnung ist der strukturierte, maschinenlesbare Austausch von Rechnungsdaten zwischen den Systemen von Käufer und Verkäufer und ersetzt PDF oder Papier.
E-Rechnung (elektronische Rechnungsstellung) bedeutet, Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu senden und zu empfangen statt als PDF oder gedrucktes Dokument. Eine strukturierte E-Rechnung trägt jedes Feld — Verkäufername, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Käufers, Positionen, Steuerbeträge, Fälligkeitsdatum — in einem definierten Schema, das das Buchhaltungssystem eines Käufers automatisch lesen, validieren und ohne manuelle Dateneingabe verarbeiten kann.
Die meisten Länder unterscheiden zwischen der E-Rechnung und dem bloßen Versand eines PDF per E-Mail. Ein PDF ist ein digitales Abbild einer Rechnung; eine E-Rechnung ist Daten. Gängige strukturierte Formate sind UBL 2.1 (XML, das in Europa und im asiatisch-pazifischen Raum verwendet wird), CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice, die Grundlage von XRechnung in Deutschland und Factur-X in Frankreich) sowie Peppol BIS 3.0 (ein UBL-Profil, das im Peppol-Netzwerk für die grenzüberschreitende Zustellung genutzt wird).
Regierungen in der gesamten EU schreiben die E-Rechnung für B2B-Transaktionen nach einem rollierenden Zeitplan vor. Die deutsche Pflicht beginnt schrittweise von 2025–2028; die französische von 2026–2027; Polen verlangt KSeF bereits jetzt für große Unternehmen und für alle Unternehmen bis 2026; Italiens FatturaPA-System ist seit 2019 verpflichtend. Bei diesen Pflichten geht es um strukturierte Datenformate, nicht nur um die digitale Zustellung.
Invotify Pro exportiert E-Rechnungen in UBL 2.1, CII (umfasst XRechnung und Factur-X) und Peppol BIS 3.0. Länderspezifische Plattformen (KSeF, FatturaPA, FacturaE) erfordern einen lokalen Einreichungsschritt, den Invotify nicht nativ abwickelt — Sie exportieren das standardbasierte XML und nutzen das entsprechende Portal oder den Access Point. Details zu einzelnen Ländern finden Sie in unseren E-Rechnungs-Leitfäden.
Nein. Ein PDF ist eine visuelle Darstellung einer Rechnung; es erfordert einen Menschen (oder OCR) zum Lesen. Eine E-Rechnung besteht aus strukturierten Daten — XML, das einem standardisierten Schema entspricht — die das System eines Käufers automatisch verarbeiten kann. Viele E-Rechnungs-Pflichten schließen die ausschließliche Zustellung als PDF ausdrücklich aus.
Invotify Pro exportiert UBL 2.1, CII (abgestimmt auf XRechnung und Factur-X) und Peppol BIS 3.0. Länderspezifische Formate wie Italiens FatturaPA oder Polens KSeF erfordern die Einreichung über das jeweilige staatliche Portal; Invotify stellt das standardbasierte XML bereit, das Sie dann über den vorgeschriebenen Kanal übermitteln können.
Die Pflichten variieren je nach Land und Unternehmensgröße. Deutschland: empfangsbereit ab Januar 2025, Versandphasen ab 2027–2028. Frankreich: schrittweise ab 2026. Polen: große Unternehmen jetzt, alle Unternehmen ab 2026. Italien: verpflichtend seit 2019. Prüfen Sie den aktuellen Zeitplan stets bei Ihrer örtlichen Steuerbehörde — Fristen ändern sich.
Nicht zwingend. Peppol ist ein Zustellnetzwerk, kein Format. Invotify erzeugt Peppol-BIS-3.0-XML, das Sie über jeden registrierten Peppol-Access-Point zustellen können. Manche Länder schreiben die Peppol-Zustellung vor; andere akzeptieren die strukturierte XML-Datei direkt oder über ihre eigene Plattform.
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