Рахунок, комерційна пропозиція, проформа та кредит-нота: коли використовувати кожен документ

Чотири документи, чотири різні юридичні статуси

Одним із найпоширеніших джерел плутанини в розрахунках малого бізнесу є ставлення до комерційних пропозицій, документів-проформ, рахунків та кредит-нот як до взаємозамінних файлів «у формі рахунку». Це не так. Кожен документ має власний юридичний статус, створює різні зобов'язання між покупцем і продавцем, і повинен використовуватися на правильному етапі комерційної операції. Використання неправильного документа у невідповідний момент — або виставлення рахунку до завершення роботи, коли підходила б комерційна пропозиція — може призвести до бухгалтерських помилок, податкових ускладнень або договірних суперечок.

Основна відмінність проста: комерційна пропозиція — це умовна оферта; проформа — попередня вказівка умов (не є податковим документом); рахунок — вимога про оплату та юридично обов'язковий податковий документ; а кредит-нота скасовує або зменшує раніше виставлений рахунок. Кожен існує на різному етапі комерційного циклу: пропозиція → угода → постачання → рахунок → (кредит-нота за потреби).

Комерційні пропозиції: оферта до початку роботи

Комерційна пропозиція (також звана ціновою пропозицією або кошторисом, залежно від того, є вона фіксованою або приблизною) — це документ, що надсилається потенційному клієнту до початку будь-яких робіт. Вона визначає запропонований обсяг, кількість, ціни за одиницю, застосовувані податки та загальну ціну. Пропозиція є офертою, а не вимогою про оплату — клієнт не зобов'язаний платити до формального прийняття.

Комерційна пропозиція набуває юридично обов'язкового характеру по-різному залежно від юрисдикції та умов документа. У більшості юрисдикцій ЄС пропозиція, прийнята в письмовій формі (у тому числі електронною поштою), створює обов'язковий договір. Якщо ви виконаєте роботу, а клієнт оскаржуватиме ціну, прийнята пропозиція є вашим основним документальним доказом.

Конструктор пропозицій Invotify використовує ту саму блокову шаблонну систему, що й редактор рахунків. Ви можете створити повністю брендовану, деталізовану пропозицію та надіслати її як PDF із посиланням для клієнта. Клієнт може переглянути пропозицію на порталі та підписати її цифровим підписом для підтвердження прийняття. Після прийняття ви можете конвертувати пропозицію безпосередньо в рахунок одним кліком — всі позиції, дані клієнта та ставки податків переносяться.

У чому різниця між комерційною пропозицією та кошторисом?

Комерційна пропозиція, як правило, є зобов'язанням фіксованої ціни — якщо клієнт приймає, ви зобов'язані дотримуватися цієї ціни. Кошторис — це наближена оцінка з розумінням того, що кінцевий рахунок може відрізнятися при зміні обсягу або складності. З юридичної точки зору різниця часто залежить від формулювання у самому документі, а не від того, як ви його називаєте. Якщо ви хочете зберегти гнучкість для коригування кінцевої ціни, додайте у блоці «Примітки» роз'яснення, що кошторис може змінюватися залежно від [умов].

Чи може комерційна пропозиція містити термін дії?

Так — і це є гарною практикою. Положення про термін дії (наприклад, «Ця пропозиція дійсна протягом 30 днів з дати виставлення») захищає вас від прийняття клієнтом пропозиції місячної давнини за ціною, що вже не відображає ваші витрати. Додайте термін дії в блоці «Примітки/Умови» в Invotify.

Рахунки-проформи: попередні документи, а не податкові рахунки

Рахунок-проформа схожий на рахунок, але категорично НЕ є податковим рахунком. Це попередній документ, що видається до здійснення постачання, і використовується для повідомлення покупця про очікувану ціну та умови. Типові випадки використання:

Ключовий юридичний момент щодо рахунку-проформи полягає в тому, що він не створює ЖОДНИХ зобов'язань з ПДВ. Покупець не може використовувати його для відшкодування ПДВ — адже ПДВ ще не було нараховано (оподатковуване постачання ще не відбулося). Якщо ви випадково виставите справжній ПДВ-рахунок замість проформи, ви створите юридичне зобов'язання з ПДВ, навіть якщо постачання ще не відбулося. Навпаки, якщо покупець спробує використати проформу для відшкодування ПДВ, його податковий орган відхилить заявку.

В Invotify немає окремого типу документа «рахунок-проформа», і на те є вагома причина: проформа функціонально є попередньою пропозицією. Використовуйте конструктор пропозицій Invotify для створення документа-проформи. Чітко позначте його як «Рахунок-проформа» у заголовку документа або в блоці «Примітки». Оскільки пропозиції в Invotify не є податковими документами, вони не несуть жодних зобов'язань з ПДВ — саме такий статус і повинна мати проформа. Коли постачання підтверджено та здійснено, виставте справжній рахунок (або конвертуючи пропозицію, або створивши новий рахунок).

Вираз «Рахунок-проформа» — це мітка, що описує призначення документа (попередній), а не окремий юридичний тип документа. На практиці багато підприємств використовують свій шаблон пропозиції для проформ — додаючи слова «ПРОФОРМА» помітно в заголовку, щоб сигналізувати бухгалтерії клієнта, що це не підлягає оплаті податковий документ.

• Запит авансу або передоплати до початку роботи
• Надання митним органам задекларованої вартості товарів, що експортуються до відвантаження
• Підтвердження ціни для внутрішніх процесів затвердження замовлення на закупівлю на стороні покупця
• Надання орієнтовного кошторису витрат до формального підписання пропозиції

Рахунки: юридично обов'язкова вимога про оплату

Рахунок — це формальна вимога про оплату, виставлена ПІСЛЯ здійснення постачання товарів або послуг (або в деяких випадках, для послуг, після завершення оплачуваного етапу). Рахунок створює юридичний борг: покупець тепер зобов'язаний сплатити зазначену суму до кінцевого строку. Для компаній, зареєстрованих як платники ПДВ, рахунок є також податковим документом, що фіксує нарахований ПДВ, — і надає покупцю право на відшкодування цього ПДВ.

Дата рахунку має юридичне значення. Як правило, це дата виникнення зобов'язання з ПДВ («податкова точка»). Для послуг податкова точка зазвичай є більш ранньою з дати рахунку або дати платежу. Для товарів податкова точка зазвичай є датою постачання. Виставлення рахунку до постачання товарів може створити податкову точку — тобто ви зобов'язані сплатити ПДВ до отримання оплати від клієнта.

Конструктор рахунків Invotify містить усі поля, необхідні для юридично дійсного ПДВ-рахунку: послідовний номер рахунку, дати виставлення та оплати, дані постачальника та покупця включно з ПДВ-номерами, розбивку позицій із ставками податку по рядках, зведення по податку за ставками та загальну суму до сплати. Всі ці поля попередньо заповнюються з налаштувань вашої компанії та клієнта там, де це можливо — обов'язкова структура вже вбудована.

Кредит-ноти: скасування або зменшення рахунку

Кредит-нота — це документ, що частково або повністю скасовує раніше виставлений рахунок. Типові ситуації, в яких ви виставлятимете кредит-ноту: повернення товарів клієнтом; зниження ціни, погоджене після виставлення рахунку; помилка виставлення у первинному рахунку, яку потрібно виправити; або відшкодування клієнту за скасованим замовленням.

Кредит-нота є дзеркальним відображенням рахунку: замість стягнення з покупця вона кредитує його. Суми є від'ємними відносно початкового рахунку. Для цілей ПДВ кредит-нота скасовує відповідний ПДВ — як ваш вихідний ПДВ (що ви сплачуєте до податкового органу), так і вхідний ПДВ покупця (який він більше не може відшкодувати за закредитованою сумою) зменшуються. Якщо початковий рахунок вже включено до декларації з ПДВ, кредит-нота коригує наступну декларацію.

В Invotify кредит-ноти формуються зі сторінки деталей рахунку. Натисніть «Створити кредит-ноту» на відповідному рахунку, і всі первинні позиції, ставки податку та дані клієнта попередньо заповнюються. Ви можете виставити повну кредит-ноту (на всю суму рахунку) або часткову (коригуючи кількість або ціни по окремих рядках). Кредит-нота має власний послідовний номер і посилання на номер початкового рахунку, що є стандартним форматом, якого вимагає більшість бухгалтерій.

Чи можна виставити кредит-ноту до частково оплаченого рахунку?

Так. Кредит-нота документує суму, що кредитується, незалежно від статусу оплати. Якщо клієнт вже сплатив частину рахунку, ви, як правило, виставляєте кредит-ноту на несплачений залишок і або повертаєте різницю, або домовляєтеся застосувати її як кредит до майбутнього рахунку. Сама кредит-нота не залежить від платежу — вона виправляє бухгалтерський запис.

Чи є відшкодування тим самим, що й кредит-нота?

Ні. Кредит-нота — це бухгалтерський документ, що зменшує зобов'язання покупця. Відшкодування — це фактичне повернення грошей. Ви можете виставити кредит-ноту без здійснення грошового відшкодування (якщо кредит буде застосовано до майбутнього рахунку), або здійснити грошове відшкодування разом із кредит-нотою. В обліку ПДВ кредит-нота є тим, що коригує записи ПДВ — відшкодування є суто грошовою операцією.

Комерційний цикл: який документ використовувати і коли

Підсумовуючи правильну послідовність для типового надання послуг:

Крок 1 — ПРОПОЗИЦІЯ: виставте детальну комерційну пропозицію до початку роботи. Отримайте її прийняття (підписане через клієнтський портал або підтверджене електронною поштою). Крок 2 — ПРОФОРМА (за потреби): якщо вам потрібна передоплата або потрібно надати відділу закупівель клієнта референсний документ, виставте проформу (використовуючи шаблон пропозиції Invotify з міткою «Рахунок-проформа»). Це НЕ є податковим документом. Крок 3 — РАХУНОК: після постачання роботи (або досягнення погодженого етапу) виставте ПДВ-рахунок. Це створює юридичне зобов'язання з оплати та податкову точку ПДВ. Крок 4 — КРЕДИТ-НОТА (за потреби): якщо рахунок потрібно частково або повністю скасувати (помилка, повернення, скасування), виставте кредит-ноту до початкового рахунку.

Поетапне виставлення рахунків додає ще один рівень: для довгострокових проектів ви можете виставляти кілька рахунків до однієї прийнятої пропозиції — кожен за виконаний етап. Invotify підтримує поетапне виставлення рахунків до пропозицій. Увімкніть перемикач «Дозволити поетапне виставлення рахунків» у редакторі пропозицій, а потім створюйте рахунки за етапами з перегляду прогресу пропозиції, кожен з яких відображає певний відсоток або фіксовану суму від погодженої загальної суми.

Головна дисципліна — використовувати кожен тип документа на правильному етапі і ніколи не замінювати один іншим. Пропозиція — це не документ, що підлягає оплаті; проформа — це не податковий документ; рахунок створює реальні податкові зобов'язання. Чіткість цих категорій захищає як точність вашого обліку, так і ваші відносини з клієнтами.