Що таке проформа-рахунок?

Проформа-рахунок (також пишеться про-форма) — документ, що видається до завершення операції. Структурно він нагадує реальний рахунок — містить перелік продавця та покупця, описує товари або послуги та вказує ціни — але не є юридичною вимогою платежу. Це попередня декларація того, яким буде комерційний рахунок, що використовується для надання покупцю офіційного цінового зобов'язання або для виконання адміністративної вимоги до завершення фактичного продажу.

Поширені варіанти використання проформа-рахунків включають: у міжнародній торгівлі митні органи часто вимагають проформу для оцінки мита та видачі імпортних ліцензій до переміщення відправлення; покупці використовують їх для отримання дозволів на імпорт або відкриття акредитивів; компанії використовують їх як внутрішні документи для затвердження бюджету; а продавці використовують їх для підтвердження цін для покупця, якому потрібно організувати фінансування перед прийняттям зобов'язань.

Проформа-рахунок зазвичай містить таку позначку, як «Це не є податковим рахунком» або «Лише проформа», щоб запобігти його плутанині з рахунком з ПДВ. Після підтвердження операції та доставлення товарів або послуг видається комерційний (податковий) рахунок на заміну проформи. Проформа не реєструється в дебіторській заборгованості продавця, і покупець не може використовувати її для повернення ПДВ.

Більшість програм для виставлення рахунків, включаючи Invotify, не пропонує спеціального типу документа «проформа», оскільки проформа функціонально є пропозицією з конкретним формулюванням. На практиці ви можете використовувати конструктор пропозицій Invotify для створення документа у стилі проформи — це необов'язкова цінова декларація — та додати текстовий блок або примітку, що роз'яснює: це проформа. Після підтвердження операції конвертуйте її в рахунок.