Team & behörigheter

Invotify är byggt för team från dag ett. Bjud in din revisor, en virtuell assistent, en driftansvarig eller din affärspartner — och bestäm exakt vad varje person kan se och göra. Viktiga åtgärder loggas så att du alltid vet vem som gjorde vad.

Vad du får med team: - Tre roller — Ägare, Administratör, Medlem — som täcker hela behörighetsspektrumet - Nio detaljerade behörigheter för finkornig kontroll per Medlem - Utgående e-postinbjudningar, bundna till den inbjudnas e-postadress - En aktivitetslogg över viktiga åtgärder - Fullständig företagsavgränsad dataisolering — ditt team ser bara ditt företags data

Företagsavgränsad data: Varje faktura, offert, kund, produkt, mall, schema och kreditfaktura tillhör ett företag. Dina teammedlemmar ser bara det som tillhör ditt företag — aldrig någon annans. Detta upprätthålls på varje lager i systemet, inte bara i gränssnittet.

Platser per plan: Antalet personer i ett team beror på din plan. Pro inkluderar upp till 10 teammedlemmar (ägaren räknas som en plats). Starter och Lifetime är enanvändare — de inkluderar bara 1 plats (ägaren). För att lägga till kollegor, uppgradera till Pro. Väntande inbjudningar reserverar en plats, så att du inte kan överskrida din plans gräns.

Invotify använder en rollhierarki i tre nivåer. Varje roll har ett tydligt syfte och ett tydligt tak.

Ägare Ägaren är kontoinnehavaren — vanligtvis den person som registrerade sig. Ägaren har full åtkomst till allt, inklusive fakturering, och kan inte tas bort från teamet. Varje konto har exakt en Ägare. Om Ägaren behöver överföra kontot, kontakta supporten — ägaröverföring hanteras åt dig.

Administratör Administratörer har alltid alla nio behörigheter — inklusive fakturering. De kan hantera fakturor, offerter, kunder, produkter, mallar, scheman, rapporter, teammedlemmar och abonnemanget. Administratörsbehörigheter kan inte minskas individuellt: om du vill att någon ska ha de flesta men inte alla behörigheter, behåll dem som Medlem och bevilja de specifika behörigheterna i stället. Du kan ha så många Administratörer som din plans platser tillåter.

Medlem Medlemmar är den flexibla rollen. En Medlem börjar med exakt de behörigheter du beviljar dem — inget mer. Som standard kan nya Medlemmar hantera fakturor, offerter och kunder samt visa rapporter, men kan inte röra produkter, mallar, scheman, teaminställningar eller fakturering. Varje Medlems behörigheter kan anpassas individuellt, så att du kan ha en Medlem som bara sköter kundsupport och en annan som hanterar scheman för återkommande fakturering.

Nio behörigheter täcker appens hela yta. Var och en styr åtkomst till en specifik domän av data och åtgärder. Behörigheter är uttryckliga, inte underförstådda — om en Medlem inte har en behörighet kan de bokstavligen inte se eller röra det området, inte ens genom att gissa URL:er.

Tillgängliga behörigheter:

Hantera fakturor — Skapa, redigera, skicka, ta bort fakturor. Registrera betalningar. Generera PDF:er. Utan den har en Medlem ingen åtkomst till fakturor alls (det finns inget skrivskyddat läge).

Hantera offerter — Skapa, redigera, skicka, ta bort offerter. Omvandla offerter till fakturor. Hantera offerters utgång.

Hantera kunder — Lägg till, redigera, ta bort kunder. Visa kundhistorik.

Hantera produkter — Lägg till, redigera, ta bort produkter. Uppdatera priser. Hantera lager (om aktiverat). Användbart för lager-/inventeringspersonal.

Hantera mallar — Utforma, spara och ta bort faktura-/offertmallar. Behövs sällan — de flesta team har en eller två personer som äger malldesignen.

Hantera scheman — Skapa och ändra scheman för återkommande fakturor. Pausa och återuppta scheman. Användbart för driftpersonal.

Visa rapporter — Få åtkomst till rapporter för intäkter, resultaträkning, åldersfördelning, DSO och skatt. Åtskilt från fakturahantering så att du kan bevilja rapportåtkomst utan skrivåtkomst.

Hantera team — Bjud in nya medlemmar, ändra roller, justera behörigheter, ta bort medlemmar. Vanligtvis endast Ägaren och betrodda Administratörer.

Hantera fakturering — Visa och hantera Invotify-abonnemanget (uppgradera, nedgradera, avbryta, uppdatera betalningsmetod).

Standardförinställningar: - Ägare: Alla 9 behörigheter (kan inte ändras) - Administratör: Alla 9 behörigheter, alltid (inte individuellt justerbara) - Medlem: Hantera fakturor, Hantera offerter, Hantera kunder och Visa rapporter (kan anpassas)

Att lägga till en kollega tar under en minut.

Så bjuder du in: 1. Öppna sidan Team från sidomenyn 2. Klicka på ”Bjud in medlem” 3. Ange personens e-postadress 4. Välj deras roll — Administratör eller Medlem 5. Om Medlem, anpassa vilka av de 9 behörigheterna de får (standardvärden är förifyllda) 6. Klicka på Skicka inbjudan

Den inbjudna får ett profilerat mejl med en acceptlänk. Länken bär en utgående token som är giltig i 7 dagar och endast kan accepteras av ett konto som är inloggat med den inbjudna e-postadressen. När de klickar på acceptera guidas de genom att skapa sitt Invotify-konto (eller logga in om de redan har ett) och hamnar direkt i ditt företags arbetsyta med den roll och de behörigheter du angett.

Hantera inbjudningar: Sidan Team listar varje väntande inbjudan. När en inbjudan accepterats visas personen i medlemslistan i stället; återkallade eller utgångna inbjudningar försvinner helt enkelt från den väntande listan.

Du kan återkalla en väntande inbjudan när som helst. När den väl återkallats fungerar länken inte längre. Du kan också skicka om en inbjudan om originalet gått ut eller hamnat i en skräppostmapp.

Ändra en medlems roll eller behörigheter: Efter att någon gått med, öppna deras profil från sidan Team. Du kan ändra deras roll (Medlem → Administratör), justera individuella behörigheter för Medlemmar eller ta bort dem från teamet. Ändringar träder i kraft omedelbart — det finns inget krav på utloggning.

Viktiga åtgärder ditt team utför registreras i en aktivitetslogg. Detta är för ansvarsutkrävande, felsökning och sinnesro — särskilt när något går snett och du behöver lista ut vad som ändrades och vem som ändrade det.

Vad som loggas: - Faktura skapad, skickad och manuellt markerad som betald - Produkt skapad - Momsförinställning skapad eller borttagen - Teammedlem inbjuden, roll ändrad, inbjudan omskickad - Bankkonto anslutet eller frånkopplat, och banktransaktioner matchade mot fakturor

Vad som lagras med varje post: - Aktören (vem som gjorde det) — kopplad till deras teamprofil - Åtgärden (vad som hände) - Målet (vad de agerade på — en faktura, en kund osv.) - En tidsstämpel - En kort kontextanteckning där det är relevant

Visa loggen: Öppna Aktivitet från sidomenyn (aktivera den under Inställningar → Funktioner om den är dold) för att se hela flödet. Filtrera efter person, efter datumintervall eller efter entitetstyp för att smalna av det.

Lagring: Aktivitetsloggens poster bevaras under kontots livstid. De är en del av din dataexport — när du laddar ned dina data från Inställningar → Integritet & data följer aktivitetsloggen med.