Team och behörigheter

Invotify är byggt för team från dag ett. Bjud in din revisor, en virtuell assistent, en driftansvarig eller din affärspartner — och bestäm exakt vad varje person får se och göra. Viktiga åtgärder loggas så att du alltid vet vem som gjorde vad.

Det här får du med team: - Tre roller — Ägare (Owner), Administratör (Admin), Medlem (Member) — som täcker hela befogenhetsspektrumet - Nio granulära behörigheter för finkornig styrning per medlem - Inbjudningar via e-post som löper ut, bundna till den inbjudnas e-postadress - En aktivitetslogg över viktiga åtgärder - Fullständig dataisolering på företagsnivå — ditt team ser enbart ditt företags data

Företagsbunden data: Varje faktura, offert, kund, produkt, mall, schema och kreditnota tillhör ett företag. Dina teammedlemmar ser endast det som tillhör ditt företag — aldrig någon annans. Detta upprätthålls i varje lager av systemet, inte bara i gränssnittet.

Platser per plan: Hur många personer ett team kan ha beror på din plan. Pro inkluderar upp till 10 teammedlemmar (ägaren räknas som en plats). Starter och Lifetime är enanvändarplaner — de inkluderar bara 1 plats (ägaren). För att lägga till kollegor uppgraderar du till Pro. Väntande inbjudningar reserverar en plats, så du kan inte överskrida din plans gräns.

Invotify använder en rollhierarki i tre nivåer. Varje roll har ett tydligt syfte och en tydlig övre gräns.

Ägare (Owner) Ägaren är kontoinnehavaren — vanligtvis den person som registrerade sig. Ägaren har full åtkomst till allt, inklusive faktureringen, och kan inte tas bort från teamet. Varje konto har exakt en ägare. Om ägaren behöver överföra kontot, kontakta supporten — överföring av ägarskap hanteras åt dig.

Administratör (Admin) Administratörer har alltid alla nio behörigheter — inklusive faktureringen. De kan hantera fakturor, offerter, kunder, produkter, mallar, scheman, rapporter, teammedlemmar och prenumerationen. Administratörsbehörigheter kan inte begränsas var för sig: vill du att någon ska ha nästan-men-inte-all åtkomst, behåll personen som medlem och bevilja de specifika behörigheterna istället. Du kan ha så många administratörer som din plans platser tillåter.

Medlem (Member) Medlemmar är den flexibla rollen. En medlem börjar med exakt de behörigheter du beviljar — inget mer. Som standard kan nya medlemmar hantera fakturor, offerter och kunder samt visa rapporter, men kan inte röra produkter, mallar, scheman, teaminställningar eller fakturering. Varje medlems behörigheter kan anpassas individuellt, så du kan ha en medlem som enbart sköter kundtjänst och en annan som hanterar scheman för återkommande fakturering.

Nio behörigheter täcker hela appens funktionsyta. Var och en styr åtkomsten till en specifik domän av data och åtgärder. Behörigheter är explicita, inte implicita — om en medlem inte har en behörighet kan personen bokstavligen varken se eller röra det området, ens genom att gissa URL:er.

Tillgängliga behörigheter:

Manage Invoices — Skapa, redigera, skicka och radera fakturor. Registrera betalningar. Generera PDF:er. Utan den har en medlem ingen åtkomst alls till fakturor (det finns inget skrivskyddat läge).

Manage Quotes — Skapa, redigera, skicka och radera offerter. Omvandla offerter till fakturor. Hantera offerters utgång.

Manage Customers — Lägg till, redigera och ta bort kunder. Visa kundhistorik.

Manage Products — Lägg till, redigera och ta bort produkter. Uppdatera priser. Hantera lager (om aktiverat). Användbart för lager- och inventeringspersonal.

Manage Templates — Designa, spara och radera faktura- och offertmallar. Sällan nödvändigt — de flesta team har en eller två personer som äger malldesignen.

Manage Schedules — Skapa och ändra scheman för återkommande fakturor. Pausa och återuppta scheman. Användbart för driftpersonal.

View Reports — Åtkomst till rapporter för intäkter, resultaträkning, åldersfördelning, DSO och skatt. Skild från fakturahantering så att du kan bevilja rapportåtkomst utan skrivåtkomst.

Manage Team — Bjud in nya medlemmar, ändra roller, justera behörigheter, ta bort medlemmar. Vanligtvis endast ägaren och betrodda administratörer.

Manage Billing — Visa och hantera Invotify-prenumerationen (uppgradera, nedgradera, säga upp, uppdatera betalningsmetod).

Standardförinställningar: - Ägare (Owner): Alla 9 behörigheter (kan inte ändras) - Administratör (Admin): Alltid alla 9 behörigheter (kan inte justeras var för sig) - Medlem (Member): Manage Invoices, Manage Quotes, Manage Customers och View Reports (kan anpassas)

Att lägga till en kollega tar mindre än en minut.

Så bjuder du in: 1. Öppna sidan Team från sidofältet 2. Klicka på "Bjud in medlem" 3. Ange personens e-postadress 4. Välj roll — Administratör eller Medlem 5. Om Medlem, anpassa vilka av de 9 behörigheterna personen får (standardvärdena är förifyllda) 6. Klicka på Skicka inbjudan

Den inbjudna får ett varumärkesanpassat e-postmeddelande med en accept-länk. Länken bär på en token som löper ut, är giltig i 7 dagar och kan endast accepteras av ett konto inloggat med den inbjudna e-postadressen. När de klickar på accept guidas de genom att skapa sitt Invotify-konto (eller logga in om de redan har ett) och hamnar direkt i ditt företags arbetsyta med den roll och de behörigheter du angav.

Hantera inbjudningar: Team-sidan listar varje väntande inbjudan. När en inbjudan accepterats visas personen i medlemslistan istället; återkallade eller utgångna inbjudningar försvinner helt enkelt från listan över väntande.

Du kan återkalla en väntande inbjudan när som helst. När den återkallats fungerar länken inte längre. Du kan också skicka om en inbjudan om den ursprungliga löpte ut eller försvann i en skräppostmapp.

Ändra en medlems roll eller behörigheter: Efter att någon har anslutit öppnar du deras profil från Team-sidan. Du kan ändra deras roll (Medlem → Administratör), justera enskilda behörigheter för medlemmar eller ta bort dem från teamet. Ändringar träder i kraft omedelbart — ingen utloggning krävs.

Viktiga åtgärder som ditt team utför registreras i en aktivitetslogg. Detta är för ansvarsskyldighet, felsökning och sinnesro — särskilt när något går snett och du behöver ta reda på vad som ändrades och vem som ändrade det.

Vad som loggas: - Faktura skapad, skickad och manuellt markerad som betald - Produkt skapad - Skatteförinställning skapad eller raderad - Teammedlem inbjuden, roll ändrad, inbjudan omskickad - Bankkonto anslutet eller frånkopplat, samt banktransaktioner matchade mot fakturor

Vad som lagras med varje post: - Aktören (vem som gjorde det) — länkad till sin teamprofil - Åtgärden (vad som hände) - Målet (vad de agerade på — en faktura, en kund osv.) - En tidsstämpel - En kort kontextanteckning där det är relevant

Visa loggen: Öppna Aktivitet från sidofältet (aktivera den under Inställningar → Funktioner om den är dold) för att se hela flödet. Filtrera efter person, datumintervall eller entitetstyp för att begränsa det.

Lagringstid: Poster i aktivitetsloggen behålls under hela ditt kontos livstid. De ingår i din dataexport — när du laddar ner dina data från Inställningar → Integritet och data följer aktivitetsloggen med.