Inställningar

Inställningssidan är ditt konfigurationsnav för att anpassa Invotify efter ditt företags behov. Inställningarna är organiserade i flikar, navigerbara från det vänstra sidofältet (en rullgardinsmeny på mobil).

Inställningsflikar: - Företagsinformation - Företagsprofil, logotyp, skatte-/momsnummer, PEPPOL-ID och adress - Dokumentinställningar - Faktura-/offertnumrering, standardvaluta, betalningsuppgifter, betalningsvillkor, förseningsavgifter, betalningspåminnelser, skatteförval samt standardanteckningar och -villkor - Funktioner - Aktivera eller inaktivera plattformsfunktioner (Offerter, Produkter, Kalender osv.) - Godkännanden - Godkännanderegler som kräver påskrift innan dokument skickas (Pro) - Säkerhet - Lösenord, tvåfaktorsautentisering (2FA), nycklar och aktiva sessioner - Fakturering - Prenumerationshantering, planuppgraderingar och betalningsmetod - Integrationer - Anslut Stripe och PayPal för onlinebetalningar, plus bankavstämning (Plaid) - Aviseringar - Välj vilka varningar du tar emot och via vilka kanaler - Integritet och data - Dataexport och radering av konto

Viktigt: Inställningssidan är alltid tillgänglig, även om din prenumeration har löpt ut. Detta säkerställer att du alltid kan hantera din fakturering och ditt konto.

Din företagsinformation visas på alla fakturor och offerter, vilket gör den avgörande för professionella dokument.

Företagslogotyp: - Ladda upp ditt företags logotyp - Stöder formaten PNG, JPG, GIF och WebP (max 5 MB) - Kvadratiska bilder fungerar bäst för enhetlig visning - Logotypen visas i blocket "Varumärke" (Brand) på dina mallar - Knapp för att ta bort den nuvarande logotypen finns tillgänglig

Företagsuppgifter: - Företagsnamn - Ditt företags- eller handelsnamn (visas på alla dokument) - Företags-e-post - Kontakt-e-post för kundförfrågningar - Telefonnummer - Företagets kontaktnummer - Skatte-ID - Ditt lokala skatte-/registreringsnummer - Momsnummer - För skatteefterlevnad och B2B-fakturering - PEPPOL-ID - Din elektroniska adress för dirigering av e-fakturor — ange endast deltagarnumret (t.ex. 1234567890123; GLN-schemat 0088 tillämpas automatiskt). Används vid export av UBL/CII/Peppol-e-fakturor — se avsnittet E-fakturering och efterlevnad för detaljer - Skattesystem - Det skattesystem ditt företag använder (t.ex. moms, GST, SST)

Adressinformation: - Gatuadress - Ort - Region/delstat - Postnummer - Land

All denna information används i: - Blocket "Från" (From) på fakturor och offerter - Information om e-postavsändare när dokument skickas - PDF-generering för ett professionellt utseende

Obs: Bankuppgifter (banknamn, IBAN, SWIFT/BIC) som används i blocket Betalningsuppgifter ställs in under Dokumentinställningar, inte här.

Dokumentinställningar styr hur dina fakturor och offerter numreras och vilka standardvärden som tillämpas på nya dokument. Fakturor och offerter numreras oberoende av varandra.

Dokumentnumrering: Bygg ditt numreringsformat från utbytbara delar, med en förhandsgranskning i realtid av nästa nummer: - Prefix - Bokstäver före numret (t.ex. "INV", "QT") — upp till 6 tecken - År/månad - Slå på/av om år och/eller månad ska visas i numret - Kort år - Använd ett 2-siffrigt år (t.ex. 24) i stället för hela året - Avgränsare - Tecknet mellan segment (t.ex. -, /, . eller inget) - Siffror - Hur många siffror sekvensen fylls ut till (t.ex. 4 → 0001) - Återställning av sekvens - Räknaren kan återställas årligen så att varje år börjar om från början

En förhandsgranskning i realtid visar exakt hur nästa dokumentnummer kommer att se ut (t.ex. INV-2026-0042).

Standardvaluta: Ställ in din vanligaste valuta. Invotify stöder 102 valutor världen över. Standardvalutan är förvald när du skapar nya fakturor och offerter (du kan fortfarande åsidosätta den per kund eller per dokument).

Betalningsuppgifter: Ställ in dina bankuppgifter så att de visas i blocket Betalningsuppgifter på dokument: - Banknamn - SWIFT/BIC - IBAN

Standardbetalningsvillkor: Välj de standardvillkor som tillämpas på nya dokument: Betalas vid mottagande, Netto 7, Netto 15, Netto 30, Netto 60 eller Netto 90 dagar. Förfallodatumet beräknas automatiskt utifrån dessa villkor.

Förseningsavgifter: Konfigurera automatiska förseningsavgifter för förfallna fakturor — respittid, ett procentuellt eller fast belopp, ett valfritt maxtak och om avgiften ska återkomma.

Betalningspåminnelser: Aktivera automatiska påminnelsemejl som skickas ett bestämt antal dagar före och/eller efter förfallodatumet.

Skatteförval: Spara återanvändbara skattekonfigurationer (se avsnittet Skatteförval nedan).

Signatur: Ange ett standardnamn och en standardtitel för undertecknaren som kan visas i blocket Signatur på dokument.

Standardanteckningar och -villkor: Tillhandahåll standardtext för anteckningar och villkor som förifylls på nya fakturor och offerter.

Skatteförval låter dig spara vanliga skattesatser en gång och återanvända dem på fakturor och offerter, i stället för att skriva in procentsatser varje gång. De är tillgängliga på alla planer.

Vad ett förval sparar: - Namn - En etikett för satsen (t.ex. "Standardmoms", "Reducerad sats", "Nollsats") - Sats - Skatteprocenten (0–100 %) - Beskrivning - Valfri anteckning som förklarar när den ska användas - Standard - Markera valfritt ett förval som standard som tillämpas på nya rader

Hantera förval: 1. Gå till Inställningar → Dokumentinställningar och hitta avsnittet Skatteförval 2. Klicka på Lägg till för att skapa ett förval, eller redigera/radera ett befintligt 3. Markera ett förval som standard med stjärnväljaren så att det är förvalt på nya dokument

Hur förval används: När du lägger till skatt på en rad eller ett dokument kan du välja ett sparat förval för att fylla i satsen direkt. Du kan fortfarande åsidosätta satsen per rad — förval är en bekvämlighet, inte ett lås.

Automatisk landbaserad standard: Om du inte har markerat något förval som standard förifylls nya rader med ditt lands standardmomssats (hämtad från företagslandet i Inställningar — t.ex. Lettland → 21 %). Att ange ett standardförval åsidosätter alltid detta, inklusive ett uttryckligt 0 %-förval för företag som inte tar ut moms. För länder utan en enda nationell sats (som USA) antas ingen sats och nya rader börjar på 0 %.

Relaterade skattefunktioner: - Dubbel skatt per rad (alla planer) — tillämpa två oberoende skattesatser per rad - Skattekonfiguration per kund (alla planer) — spara ett standardskatte-ID och satser per kund - Skattekategorier per produkt (Pro) — ange primära och sekundära skattestandarder per produkt

Invotify erbjuder flera säkerhetsalternativ för att skydda ditt konto.

Lösenordshantering: Ändra ditt lösenord från fliken Säkerhet: 1. Ange ditt nuvarande lösenord 2. Ange ditt nya lösenord 3. Bekräfta det nya lösenordet 4. Klicka på "Ändra lösenord" för att uppdatera

Tvåfaktorsautentisering (2FA): Lägg till ett extra lager av säkerhet med e-postbaserad tvåfaktorsautentisering: - När den är aktiverad skickas en engångskod till din e-post vid varje inloggning - Ange den 6-siffriga koden för att slutföra inloggningen - Koderna är tidsbegränsade av säkerhetsskäl

Så här aktiverar du 2FA: 1. Gå till Inställningar → Säkerhet 2. I avsnittet "Tvåfaktorsautentisering", slå på "E-postkod" 3. 2FA är aktivt omedelbart — från och med din nästa inloggning mejlas en 6-siffrig kod till dig för att slutföra inloggningen

Nycklar (WebAuthn): Använd modern lösenordsfri autentisering med nycklar: - Logga in med fingeravtryck, ansiktsigenkänning eller enhetens PIN-kod - Säkrare än lösenord – motståndskraftiga mot nätfiskeattacker - Stöder hårdvarusäkerhetsnycklar (YubiKey osv.) - Flera nycklar kan registreras per konto

Så här ställer du in nycklar: 1. Gå till Inställningar → Säkerhet 2. Klicka på "Lägg till nyckel" 3. Följ anvisningarna på din enhet (fingeravtryck, ansikte eller PIN-kod) 4. Nyckeln registreras och kan användas för framtida inloggningar 5. Du kan registrera flera nycklar för olika enheter

Hantera nycklar: - Visa alla registrerade nycklar i fliken Säkerhet - Radera nycklar du inte längre använder - Lägg till nya nycklar för ytterligare enheter

Aktiva sessioner: Fliken Säkerhet listar också varje enhet som för närvarande är inloggad på ditt konto. Din nuvarande enhet är markerad "Denna enhet". Du kan logga ut en enskild session eller logga ut varje annan session på en gång om du misstänker obehörig åtkomst.

För fullständig information om alla autentiseringsmetoder (inklusive inloggning med Google och Apple samt lösenordsåterställning), se avsnittet Säkerhet och autentisering.

Invotify låter dig aktivera eller inaktivera vissa plattformsfunktioner för att förenkla din arbetsyta. Inaktiverade funktioner döljs från sidofältet och gränssnittet, och all deras data bevaras tills du återaktiverar dem.

Funktioner som kan slås på/av: - Offerter - Offertavsnittet. När det inaktiveras tas Offerter bort från sidofältet och du arbetar enbart med fakturor. - Produkter - Produktkatalogen. När den inaktiveras tas Produkter bort från sidofältet. - Lagerhantering - Lagerspårning för produkter. Detta är en underfunktion till Produkter och är endast tillgänglig medan Produkter är aktiverat — att stänga av Produkter stänger också av Lagerhantering. - Kalender - Kalendervyn över schemalagda och återkommande dokument. - Kreditnotor - Utfärdande av återbetalningar och kreditnotor mot fakturor. - Rapporter - Rapportområdet (intäkter, åldersanalys, skatt, resultaträkning med mera). - Aktivitet - Live-revisionsloggen över ändringar i din arbetsyta. - Team - Bjuda in medlemmar och hantera roller och behörigheter.

Så här slår du på/av funktioner: 1. Gå till Inställningar → Funktioner 2. Slå om reglaget bredvid valfri funktion för att aktivera eller inaktivera den 3. Ändringarna träder i kraft omedelbart

Varför inaktivera funktioner? - Förenkla din arbetsyta genom att dölja funktioner du inte använder - Minska rörigheten i sidofältet för ett renare gränssnitt - Fokusera på de verktyg som är viktiga för ditt arbetsflöde - Funktioner kan återaktiveras när som helst med all data bevarad

Hantera din Invotify-prenumeration från avsnittet Fakturering i Inställningar.

Visning av nuvarande plan: - Ditt plannamn med en ikon (Starter, Pro eller Lifetime) - Prenumerationsstatus (Aktiv, Avbruten osv.) - Faktureringsperiod eller "Livstidsåtkomst" för engångsköp - Aktuellt pris och förnyelseinformation - Knappen "Hantera prenumeration" (öppnar Stripes kundportal) - Knappen "Byt plan" för att jämföra och uppgradera

Uppgraderingsprocess: 1. Klicka på "Byt plan" för att se alla tillgängliga planer 2. Jämför funktioner mellan Starter, Pro och Lifetime 3. Klicka på uppgraderingsknappen på din valda plan 4. Slutför betalningen säkert via Stripe Checkout 5. Din plan uppgraderas omedelbart och nya funktioner är tillgängliga direkt

Hantera prenumeration: Knappen "Hantera prenumeration" öppnar Stripes kundportal där du kan: - Uppdatera ditt kredit- eller betalkort - Visa din fullständiga faktureringshistorik - Ladda ner betalningskvitton och fakturor - Avbryta din prenumeration - Byta från månads- till årsfakturering

Fliken Integrationer låter dig ansluta externa tjänster. Integrationer för betalning och bankavstämning är tillgängliga på planerna Pro och Lifetime.

Ta emot onlinebetalningar: Anslut Stripe och/eller PayPal så att kunder kan betala dina fakturor online. Båda använder en säker OAuth-anslutning — du auktoriserar Invotify från ditt befintliga Stripe- eller PayPal-konto; Invotify ser aldrig dina inloggningsuppgifter.

Ställa in en betalningsleverantör: 1. Gå till Inställningar → Integrationer 2. Under "Ta emot onlinebetalningar", klicka på Anslut bredvid Stripe eller PayPal 3. Du omdirigeras till leverantören för att auktorisera anslutningen 4. Slutför introduktionen (eller logga in på ditt befintliga konto) 5. När anslutningen är klar visas status och kontouppgifter i Inställningar

Efter anslutning: - Betalningslänkar kan genereras för enskilda fakturor - Betalningslänkar inkluderas automatiskt i fakturamejl - Kunder kan betala direkt från länken med kort eller en stödd plånbok - Betalningar sätts in på ditt anslutna Stripe- eller PayPal-konto - Fakturastatus uppdateras automatiskt via webhooks när en kund betalar

Bankavstämning: Pro-/Lifetime-användare kan också ansluta ett bankkonto (via Plaid) för att hämta in transaktioner och matcha dem mot utestående fakturor. Se avsnittet Banksynk för detaljer.

Hantera och koppla från: - Visa anslutningsstatus och kontouppgifter i Inställningar - Klicka på Koppla från för att ta bort en integration när som helst - Att koppla från gör att nya betalningslänkar slutar fungera men påverkar inte ditt Stripe-/PayPal-konto i sig

När du lägger till en kund med ett europeiskt momsnummer kan Invotify validera det mot den officiella EU VIES-databasen och fylla i företagsuppgifterna automatiskt.

Så fungerar det: 1. Du skapar en ny kund och anger deras momsnummer (t.ex. LV40203700105) 2. Invotify upptäcker att det är ett EU-momsnummer (börjar med en 2-bokstavig EU-landskod) 3. Det skickar numret till Europeiska kommissionens VIES-databas för validering 4. Om giltigt: företagsnamnet och den registrerade adressen från myndighetsdatabasen fylls i automatiskt i kundposten 5. Om ogiltigt: du ser en varning innan du sparar

Varför detta är viktigt: - För B2B-fakturering i Europa behöver du verifiera din kunds momsnummer för skatteefterlevnad (omvänd skattskyldighet, momsundantag) - Att fylla i det officiella registrerade namnet och adressen automatiskt förhindrar felstavningar och säkerställer att dina fakturor refererar till den juridiskt korrekta enheten - VIES är den auktoritativa källan — det är samma databas som skattemyndigheterna använder

Stödda länder: Alla 27 EU-medlemsstater plus Nordirland (XI). Den fullständiga listan: AT, BE, BG, CY, CZ, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, IT, LT, LU, LV, MT, NL, PL, PT, RO, SE, SI, SK, XI.

Gratis, ingen API-nyckel: VIES drivs av Europeiska kommissionen. Det är gratis, offentligt och kräver ingen registrering. Invotify anropar det direkt när du validerar ett momsnummer.

Obs: VIES är ibland långsamt eller otillgängligt när EU-medlemsstaternas databaser genomgår underhåll. Invotify hanterar timeouts på ett smidigt sätt — du kan alltid spara kunden och validera senare.

Fliken Integritet och data ger dig GDPR-förenlig kontroll över dina data: en fullständig export och permanent radering av kontot.

Dataexport: Klicka på Ladda ner mina data för att generera en enda JSON-fil som innehåller din profil, dina kunder, fakturor, offerter, produkter, mallar och relaterade poster. Den laddas ner omedelbart och är tillgänglig oavsett din prenumerationsstatus.

Radering av konto: Klicka på Radera mitt konto, skriv sedan DELETE MY ACCOUNT för att bekräfta. Detta tar permanent bort ditt konto och all tillhörande data — det kan inte ångras, så exportera dina data först.

Letar du efter fler exportalternativ? Avsnittet E-fakturering och efterlevnad täcker strukturerade CSV/JSON-dataexporter och e-fakturaformat (UBL, CII, Peppol) i detalj.