Inställningar

Inställningar-sidan är ditt konfigurationsnav för att anpassa Invotify efter ditt företags behov. Inställningar är organiserade i flikar, navigerbara från den vänstra sidomenyn (en rullgardinsmeny på mobilen).

Inställningsflikar: - Företagsinformation - Företagsprofil, logotyp, organisations-/momsregistreringsnummer, PEPPOL-ID och adress - Dokumentinställningar - Faktura-/offertnumrering, standardvaluta, betalningsuppgifter, betalningsvillkor, förseningsavgifter, betalningspåminnelser, momsförinställningar och standardanteckningar & villkor - Funktioner - Aktivera eller inaktivera plattformsfunktioner (Offerter, Produkter, Kalender osv.) - Godkännanden - Godkännanderegler som kräver attest innan dokument skickas (Pro) - Säkerhet - Lösenord, tvåfaktorsautentisering (2FA), lösenordsnycklar och aktiva sessioner - Fakturering - Abonnemangshantering, planuppgraderingar och betalningsmetod - Integrationer - Anslut Stripe och PayPal för onlinebetalningar, plus bankavstämning (Plaid) - Aviseringar - Välj vilka varningar du tar emot och på vilka kanaler - Integritet & data - Dataexport och kontoborttagning

Viktigt: Inställningar-sidan är alltid tillgänglig, även om ditt abonnemang har upphört. Detta säkerställer att du alltid kan hantera din fakturering och ditt konto.

Din företagsinformation visas på alla fakturor och offerter, vilket gör den nödvändig för professionella dokument.

Företagslogotyp: - Ladda upp din företagslogotyp - Stöder formaten PNG, JPG, GIF och WebP (maximalt 5 MB) - Kvadratiska bilder fungerar bäst för konsekvent visning - Logotypen visas i ”Varumärke”-blocket på dina mallar - Ta bort-knapp tillgänglig för att ta bort den aktuella logotypen

Företagsuppgifter: - Företagsnamn - Ditt företags- eller handelsnamn (visas på alla dokument) - Företagsmejl - Kontaktmejl för kundförfrågningar - Telefonnummer - Företagets kontaktnummer - Organisationsnummer - Ditt lokala skatte-/registreringsnummer - Momsregistreringsnummer - För skatteefterlevnad och B2B-fakturering - PEPPOL-ID - Din elektroniska adress för e-fakturadirigering — ange endast deltagarnumret (t.ex. 1234567890123; GLN-schemat 0088 tillämpas automatiskt). Används vid export av UBL/CII/Peppol-e-fakturor — se sektionen E-fakturering & efterlevnad för detaljer - Skattesystem - Det skattesystem ditt företag använder (t.ex. moms, GST, SST)

Adressinformation: - Gatuadress - Ort - Region/delstat - Postnummer - Land

All denna information används i: - ”Från”-blocket på fakturor och offerter - Avsändarinformation i mejl när dokument skickas - PDF-generering för ett professionellt utseende

Obs: Bankuppgifter (banknamn, IBAN, SWIFT/BIC) som används i Betalningsuppgifter-blocket anges under Dokumentinställningar, inte här.

Dokumentinställningar styr hur dina fakturor och offerter numreras och vilka standardvärden som tillämpas på nya dokument. Fakturor och offerter numreras oberoende av varandra.

Dokumentnumrering: Bygg ditt numreringsformat av utbytbara delar, med en live-förhandsvisning av nästa nummer: - Prefix - Bokstäver före numret (t.ex. ”INV”, ”QT”) — upp till 6 tecken - År/Månad - Slå på/av om året och/eller månaden visas i numret - Kort år - Använd ett 2-siffrigt år (t.ex. 24) i stället för hela året - Avgränsare - Tecknet mellan segmenten (t.ex. -, /, . eller inget) - Siffror - Hur många siffror sekvensen fylls ut till (t.ex. 4 → 0001) - Sekvensåterställning - Räknaren kan återställas årligen så att varje år börjar på nytt

En live-förhandsvisning visar exakt hur nästa dokumentnummer kommer att se ut (t.ex. INV-2026-0042).

Standardvaluta: Ställ in din vanligaste valuta. Invotify stöder 102 valutor världen över. Standardvalutan förväljs när du skapar nya fakturor och offerter (du kan fortfarande åsidosätta den per kund eller per dokument).

Betalningsuppgifter: Ange dina bankuppgifter så att de visas i Betalningsuppgifter-blocket på dokument: - Banknamn - SWIFT/BIC - IBAN

Standardbetalningsvillkor: Välj de standardvillkor som tillämpas på nya dokument: Betalas vid mottagande, Netto 7, Netto 15, Netto 30, Netto 60 eller Netto 90 dagar. Förfallodatumet beräknas automatiskt utifrån dessa villkor.

Förseningsavgifter: Konfigurera automatiska förseningsavgifter för förfallna fakturor — respitperiod, en procent eller ett fast belopp, ett valfritt maxtak och om avgiften återkommer.

Betalningspåminnelser: Aktivera automatiska påminnelsemejl som skickas ett bestämt antal dagar före och/eller efter förfallodatumet.

Momsförinställningar: Spara återanvändbara momskonfigurationer (se Momsförinställningar-sektionen nedan).

Signatur: Ange ett standardundertecknarnamn och en titel som kan visas i Signatur-blocket på dokument.

Standardanteckningar & villkor: Ange standardtext för anteckningar och allmänna villkor som förifylls på nya fakturor och offerter.

Momsförinställningar låter dig spara vanliga momssatser en gång och återanvända dem över fakturor och offerter, i stället för att skriva om procenttal varje gång. De är tillgängliga på alla planer.

Vad en förinställning lagrar: - Namn - En etikett för satsen (t.ex. ”Standardmoms”, ”Reducerad sats”, ”Nollsats”) - Sats - Momsprocenten (0–100 %) - Beskrivning - Valfri anteckning som förklarar när den ska användas - Standard - Markera eventuellt en förinställning som standard som tillämpas på nya radposter

Hantera förinställningar: 1. Gå till Inställningar → Dokumentinställningar och hitta Momsförinställningar-sektionen 2. Klicka på Lägg till för att skapa en förinställning, eller redigera/ta bort en befintlig 3. Markera en förinställning som standard med stjärnväxeln så att den förväljs på nya dokument

Hur förinställningar används: När du lägger till moms på en radpost eller ett dokument kan du välja en sparad förinställning för att fylla i satsen direkt. Du kan fortfarande åsidosätta satsen per radpost — förinställningar är en bekvämlighet, inte ett lås.

Automatisk landbaserad standard: Om du inte har markerat någon förinställning som standard förifylls nya radposter med ditt lands standardmomssats (hämtad från företagslandet i Inställningar — t.ex. Lettland → 21 %). Att ställa in en standardförinställning åsidosätter alltid detta, inklusive en uttrycklig 0 %-förinställning för företag som inte tar ut moms. För länder utan en enda nationell sats (som USA) antas ingen sats och nya rader börjar på 0 %.

Relaterade momsfunktioner: - Dubbel moms per radpost (alla planer) — tillämpa två oberoende momssatser per rad - Momsinställning per kund (alla planer) — lagra ett standardorganisationsnummer och satser per kund - Momskategorier per produkt (Pro) — ange primära och sekundära momsstandarder per produkt

Invotify erbjuder flera säkerhetsalternativ för att skydda ditt konto.

Lösenordshantering: Ändra ditt lösenord från Säkerhet-fliken: 1. Ange ditt nuvarande lösenord 2. Ange ditt nya lösenord 3. Bekräfta det nya lösenordet 4. Klicka på ”Ändra lösenord” för att uppdatera

Tvåfaktorsautentisering (2FA): Lägg till ett extra säkerhetslager med e-postbaserad tvåfaktorsautentisering: - När den är aktiverad skickas en engångsverifieringskod till din e-post vid varje inloggning - Ange den 6-siffriga koden för att slutföra inloggningen - Koder är tidsbegränsade av säkerhetsskäl

Hur du aktiverar 2FA: 1. Gå till Inställningar → Säkerhet 2. I sektionen ”Tvåfaktorsautentisering”, slå på ”E-postkod” 3. 2FA är aktiv omedelbart — från din nästa inloggning mejlas en 6-siffrig kod till dig för att slutföra inloggningen

Lösenordsnycklar (WebAuthn): Använd modern lösenordsfri autentisering med lösenordsnycklar: - Logga in med fingeravtryck, ansiktsigenkänning eller enhetens PIN-kod - Säkrare än lösenord - motståndskraftiga mot nätfiskeattacker - Stöder hårdvarusäkerhetsnycklar (YubiKey osv.) - Flera lösenordsnycklar kan registreras per konto

Hur du ställer in lösenordsnycklar: 1. Gå till Inställningar → Säkerhet 2. Klicka på ”Lägg till lösenordsnyckel” 3. Följ din enhets uppmaningar (fingeravtryck, ansikte eller PIN-kod) 4. Lösenordsnyckeln registreras och kan användas för framtida inloggningar 5. Du kan registrera flera lösenordsnycklar för olika enheter

Hantera lösenordsnycklar: - Visa alla registrerade lösenordsnycklar i Säkerhet-fliken - Ta bort lösenordsnycklar du inte längre använder - Lägg till nya lösenordsnycklar för ytterligare enheter

Aktiva sessioner: Säkerhet-fliken listar även varje enhet som för närvarande är inloggad på ditt konto. Din aktuella enhet är märkt ”Denna enhet”. Du kan logga ut en enskild session eller logga ut alla andra sessioner på en gång om du misstänker obehörig åtkomst.

För fullständiga detaljer om alla autentiseringsmetoder (inklusive Google- och Apple-inloggning och lösenordsåterställning), se sektionen Säkerhet & autentisering.

Invotify låter dig aktivera eller inaktivera vissa plattformsfunktioner för att förenkla din arbetsyta. Inaktiverade funktioner döljs från sidomenyn och gränssnittet, och alla deras data bevaras för när du återaktiverar dem.

Växlingsbara funktioner: - Offerter - Offerter-sektionen. När den är inaktiverad tas Offerter bort från sidomenyn och du arbetar endast med fakturor. - Produkter - Produktkatalogen. När den är inaktiverad tas Produkter bort från sidomenyn. - Lagerhantering - Lagerhantering för produkter. Detta är en underfunktion av Produkter och är endast tillgänglig medan Produkter är aktiverat — att slå av Produkter slår även av Lagerhantering. - Kalender - Kalendervyn över schemalagda och återkommande dokument. - Kreditfakturor - Utfärda återbetalningar och kreditfakturor mot fakturor. - Rapporter - Rapporter-området (intäkter, åldersfördelning, skatt, resultaträkning med mera). - Aktivitet - Live-granskningsloggen över ändringar i din arbetsyta. - Team - Bjuda in medlemmar och hantera roller och behörigheter.

Hur du växlar funktioner: 1. Gå till Inställningar → Funktioner 2. Slå om reglaget bredvid valfri funktion för att aktivera eller inaktivera den 3. Ändringar träder i kraft omedelbart

Varför inaktivera funktioner? - Förenkla din arbetsyta genom att dölja funktioner du inte använder - Minska röran i sidomenyn för ett renare gränssnitt - Fokusera på de verktyg som spelar roll för ditt arbetsflöde - Funktioner kan återaktiveras när som helst med alla data bevarade

Hantera ditt Invotify-abonnemang från Fakturering-sektionen i Inställningar.

Visning av aktuell plan: - Ditt plannamn med en ikon (Starter, Pro eller Lifetime) - Abonnemangsstatus (Aktiv, Avbruten osv.) - Faktureringsperiod eller ”Lifetime-åtkomst” för engångsköp - Aktuellt pris och förnyelseinformation - Knappen ”Hantera abonnemang” (öppnar Stripe Customer Portal) - Knappen ”Byt plan” för att jämföra och uppgradera

Uppgraderingsprocess: 1. Klicka på ”Byt plan” för att se alla tillgängliga planer 2. Jämför funktioner mellan Starter, Pro och Lifetime 3. Klicka på uppgraderingsknappen på din valda plan 4. Slutför betalningen säkert via Stripe Checkout 5. Din plan uppgraderas omedelbart och nya funktioner är tillgängliga direkt

Hantera abonnemang: Knappen ”Hantera abonnemang” öppnar Stripe Customer Portal där du kan: - Uppdatera ditt kredit- eller betalkort - Visa din fullständiga faktureringshistorik - Ladda ned betalningskvitton och fakturor - Avbryta ditt abonnemang - Byta från månads- till årsfakturering

Integrationer-fliken låter dig ansluta externa tjänster. Integrationer för betalning och banksynk är tillgängliga på Pro- och Lifetime-planerna.

Ta emot onlinebetalningar: Anslut Stripe och/eller PayPal så att kunder kan betala dina fakturor online. Båda använder en säker OAuth-anslutning — du auktoriserar Invotify från ditt befintliga Stripe- eller PayPal-konto; Invotify ser aldrig din inloggning.

Ställa in en betalningsleverantör: 1. Gå till Inställningar → Integrationer 2. Under ”Ta emot onlinebetalningar”, klicka på Anslut bredvid Stripe eller PayPal 3. Du omdirigeras till leverantören för att auktorisera anslutningen 4. Slutför uppstarten (eller logga in på ditt befintliga konto) 5. När det väl är anslutet visas statusen och kontouppgifterna i Inställningar

Efter anslutning: - Betalningslänkar kan genereras för enskilda fakturor - Betalningslänkar inkluderas automatiskt i fakturamejl - Kunder kan betala direkt från länken med kort eller stödd plånbok - Betalningar sätts in på ditt anslutna Stripe- eller PayPal-konto - Fakturastatusen uppdateras automatiskt via webhooks när en kund betalar

Bankavstämning: Pro-/Lifetime-användare kan också ansluta ett bankkonto (via Plaid) för att hämta in transaktioner och matcha dem mot utestående fakturor. Se sektionen Banksynk för detaljer.

Hantera & koppla från: - Visa anslutningsstatus och kontouppgifter i Inställningar - Klicka på Koppla från för att ta bort en integration när som helst - Att koppla från stoppar nya betalningslänkar från att fungera men påverkar inte ditt Stripe-/PayPal-konto i sig

När du lägger till en kund med ett europeiskt momsregistreringsnummer kan Invotify validera det mot den officiella EU-databasen VIES och fylla i företagsuppgifterna automatiskt.

Så fungerar det: 1. Du skapar en ny kund och anger deras momsregistreringsnummer (t.ex. LV40203700105) 2. Invotify upptäcker att det är ett EU-momsregistreringsnummer (börjar med en 2-bokstavig EU-landskod) 3. Det skickar numret till Europeiska kommissionens VIES-databas för validering 4. Om giltigt: företagsnamnet och den registrerade adressen från myndighetsdatabasen fylls automatiskt i kundposten 5. Om ogiltigt: du ser en varning innan du sparar

Varför detta är viktigt: - För B2B-fakturering i Europa behöver du verifiera din kunds momsregistreringsnummer för skatteefterlevnad (omvänd skattskyldighet, momsbefrielser) - Att automatiskt fylla i det officiella registrerade namnet och adressen förhindrar skrivfel och säkerställer att dina fakturor refererar till den juridiskt korrekta enheten - VIES är den auktoritativa källan — det är samma databas som skattemyndigheterna använder

Länder som stöds: Alla 27 EU-medlemsstater plus Nordirland (XI). Den fullständiga listan: AT, BE, BG, CY, CZ, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, IT, LT, LU, LV, MT, NL, PL, PT, RO, SE, SI, SK, XI.

Gratis, ingen API-nyckel: VIES drivs av Europeiska kommissionen. Det är gratis, publikt och kräver ingen registrering. Invotify anropar det direkt när du validerar ett momsregistreringsnummer.

Obs: VIES är ibland långsamt eller otillgängligt när EU-medlemsstaternas databaser genomgår underhåll. Invotify hanterar tidsgränser smidigt — du kan alltid spara kunden och validera senare.

Integritet & data-fliken ger dig GDPR-kompatibel kontroll över dina data: en fullständig export och permanent kontoborttagning.

Dataexport: Klicka på Ladda ned mina data för att generera en enda JSON-fil som innehåller din profil, kunder, fakturor, offerter, produkter, mallar och relaterade register. Den laddas ned direkt och är tillgänglig oavsett din abonnemangsstatus.

Kontoborttagning: Klicka på Radera mitt konto och skriv sedan DELETE MY ACCOUNT för att bekräfta. Detta tar permanent bort ditt konto och alla tillhörande data — det kan inte ångras, så exportera dina data först.

Letar du efter fler exportalternativ? Sektionen E-fakturering & efterlevnad täcker strukturerade CSV/JSON-dataexporter och elektroniska fakturaformat (UBL, CII, Peppol) i detalj.