Offerter

Offerter (även kallade kostnadsförslag eller anbud) låter dig skicka prisuppgifter till potentiella kunder innan arbetet slutförs. När en offert har accepterats kan du enkelt omvandla den till en faktura med ett klick.

Offerter kontra fakturor: - Offerter har ett utgångsdatum i stället för ett förfallodatum - Offerter kan omvandlas till fakturor när de accepteras - Offerter påverkar inte dina intäktsnyckeltal förrän de omvandlas - Offerter följer samma mallsystem som fakturor - Offerter har sin egen uppsättning status (Utkast, Skickad, Accepterad, Avvisad, Utgången, Konverterad)

Vanliga användningsfall: - Ge kunder projektkostnadsförslag innan arbetet påbörjas - Skicka anbud för nya affärsmöjligheter - Få godkännande av priser innan fakturering - Dokumentera överenskomna priser innan du skapar en slutfaktura

Obs: Offerter kan aktiveras eller inaktiveras under Inställningar → Funktioner. Om de är inaktiverade döljs offertsektionen från sidomenyn.

Att skapa en offert är nästan identiskt med att skapa en faktura. Den huvudsakliga skillnaden är fältet för utgångsdatum och de offertspecifika åtgärder som finns tillgängliga.

Offertredigerare: Offertredigeraren delar alla funktioner med fakturaredigeraren: - Kundval med automatisk ifyllnad - Rader med produkter och priser - Moms- och rabattberäkningar - Val av mall - Live-förhandsvisning i A4

Offertspecifika fält: - Giltig till (utgångsdatum) - När offerten upphör att gälla och inte längre är giltig. Detta ersätter fakturans förfallodatum och är som standard 30 dagar efter fakturadatumet.

Återkommande offerter: Liksom fakturor stöder offerter även återkommande scheman med samma reglage för återkommande i redigeraren. Detta är användbart för att skicka periodiska anbud eller förnyelseofferter till kunder.

När du skapar en offert: 1. Ange en rimlig giltighetstid (vanligtvis 14–30 dagar) 2. Inkludera alla kostnader och möjliga alternativ 3. Lägg till anteckningar som förklarar villkoren 4. Granska förhandsvisningen innan du sparar

Sidan med offertlistan erbjuder samma hanteringsfunktioner som fakturor, med ytterligare offertspecifika åtgärder.

Tillgängliga åtgärder: - Visa - Öppna offertens detaljsida med PDF-förhandsvisning - Redigera - Ändra offertinnehåll - Duplicera - Skapa en kopia av offerten - Ladda ned PDF - Hämta offerten som en professionell PDF - Skicka e-post - Skicka till kunden med PDF-bilaga (sätter offerten till ”Skickad”) - Omvandla till faktura - Skapa en faktura från denna offert - Ta bort - Ta bort offerten

Offertstatus: - Utkast - Offert skapad men ännu inte skickad - Skickad - Levererad till kunden, inväntar svar - Accepterad - Kunden har accepterat offerten - Avvisad - Kunden har tackat nej till offerten - Utgången - Har passerat utgångsdatumet utan svar - Konverterad - Har omvandlats till en faktura

När en kund accepterar din offert kan du omvandla den till en faktura med ett enda klick. Detta sparar tid och säkerställer korrekthet genom att alla uppgifter förs över. Du kan omvandla en offert som har status Utkast, Skickad eller Accepterad; en offert som redan har omvandlats kan inte omvandlas igen.

Omvandlingsprocess: 1. Öppna offerten 2. Klicka på ”Omvandla till faktura” 3. Granska den genererade fakturan 4. Justera datum vid behov 5. Spara och skicka fakturan

Vad som kopieras: - Alla rader med beskrivningar, antal och priser - Kundinformation - Anteckningar - Val av mall - Momssatser och rabatter

Vad som ändras: - Ett nytt fakturanummer genereras automatiskt - Fakturadatumet sätts till dagens datum - Förfallodatumet sätts till 30 dagar efter fakturadatumet - Den ursprungliga offertens status ändras till ”Konverterad” - En koppling mellan offerten och fakturan bibehålls

För större eller fasindelade projekt behöver du inte fakturera en offert på en gång. Delfakturering låter dig fakturera en accepterad offert i flera steg och genererar en separat faktura för varje fas, samtidigt som den ursprungliga offerten behålls som den enda sanningskällan. Delfakturering är tillgänglig på alla planer.

Så fungerar det: Varje delfaktura drar av en del av offertens totalsumma. Du kan fakturera varje steg som procent (t.ex. 30 % handpenning, sedan 40 %, sedan 30 %) eller som ett fast belopp (ett specifikt delmålsvärde). Invotify håller reda på hur mycket av offerten som redan fakturerats och hur mycket som återstår.

Skydd mot överfakturering: Du kan aldrig fakturera mer än offertens totalsumma. När det ackumulerade beloppet når 100 % av offerten kan inga ytterligare delfakturor skapas — systemet blockerar varje belopp som skulle överstiga det återstående ofakturerade saldot.

Aktivera den: Delfakturering är ett tillval per offert. Kryssa i ”Tillåt delfakturering” i offertredigeraren (i offertens detaljsektion, när du skapar eller redigerar offerten). Om en offert inte tillåter det anger dess delfaktureringsvy detta och länkar dig direkt till redigeraren för att slå på det.

Var du hittar den: Öppna offertens detaljsida och använd dess delfaktureringsvy för att lägga till delmål, ange procenten eller det fasta beloppet och generera fakturan för det steget. Varje genererad faktura beter sig som vilken annan faktura som helst (PDF, e-post, betalningsspårning).

Offerternas utgångsdatum spåras genomgående i Invotify för att hjälpa dig att följa upp med kunderna i rätt tid. Systemet övervakar aktivt dina offerter och skickar aviseringar innan de går ut.

Var utgångsdatum visas: - Offertens detaljsida - Kalendervyn som färgkodade händelser - Aviseringssystemet med varningar av medelhög prioritet

Aviseringsvarningar: - Offert går snart ut - En förvarning när en skickad offert närmar sig sitt utgångsdatum och fortfarande är obesvarad - Offert utgången - Utlöses när en offert passerar sitt utgångsdatum utan svar

Bästa praxis: - Kontrollera Kalendern varje vecka efter offerter som snart går ut - Skicka uppföljningsmejl före utgångsdatumet - Överväg att förlänga utgångsdatumet för engagerade prospekt - Stäng utgångna offerter om inget svar kommer