Offerter

Offerter (även kallade kostnadsförslag eller anbud) låter dig skicka prisinformation till potentiella kunder innan du slutför arbetet. När en offert väl har accepterats kan du enkelt konvertera den till en faktura med ett klick.

Offerter kontra fakturor: - Offerter har ett giltighetsdatum istället för ett förfallodatum - Offerter kan konverteras till fakturor när de accepteras - Offerter påverkar inte dina intäktsmått förrän de konverteras - Offerter följer samma mallsystem som fakturor - Offerter har sin egen uppsättning statusar (Utkast, Skickad, Accepterad, Avvisad, Utgången, Konverterad)

Vanliga användningsfall: - Ge kunder projektkostnadsförslag innan arbetet påbörjas - Skicka anbud för nya affärsmöjligheter - Få godkännande av priser innan fakturering - Dokumentera överenskomna priser innan en slutlig faktura skapas

Notera: Offerter kan aktiveras eller inaktiveras under Inställningar → Funktioner. Om de är inaktiverade döljs offertsektionen från sidofältet.

Att skapa en offert är nästan identiskt med att skapa en faktura. Den största skillnaden är fältet för giltighetsdatum och de offertspecifika åtgärder som finns tillgängliga.

Offertredigeraren: Offertredigeraren delar alla funktioner med fakturaredigeraren: - Kundval med automatisk ifyllnad - Radposter med produkter och priser - Skatte- och rabattberäkningar - Mallval - A4-förhandsvisning i realtid

Offertspecifika fält: - Giltig till (Giltighetsdatum) - När offerten löper ut och inte längre är giltig. Detta ersätter fakturans förfallodatum och är som standard 30 dagar efter utfärdandedatumet.

Återkommande offerter: Precis som fakturor stöder även offerter återkommande scheman med samma reglage för återkommande i redigeraren. Detta är användbart för att skicka regelbundna anbud eller förnyelseofferter till kunder.

När du skapar en offert: 1. Ange en rimlig giltighetsperiod (vanligtvis 14–30 dagar) 2. Inkludera alla kostnader och möjliga alternativ 3. Lägg till anteckningar som förklarar villkoren 4. Granska förhandsvisningen innan du sparar

Offertlistsidan erbjuder samma hanteringsfunktioner som fakturor, med ytterligare offertspecifika åtgärder.

Tillgängliga åtgärder: - Visa - Öppna offertens detaljsida med PDF-förhandsvisning - Redigera - Ändra offertinnehåll - Duplicera - Skapa en kopia av offerten - Ladda ner PDF - Hämta offerten som en professionell PDF - Skicka e-post - Skicka till kunden med PDF-bilaga (sätter offerten till "Skickad") - Konvertera till faktura - Skapa en faktura från denna offert - Radera - Ta bort offerten

Offertstatusar: - Utkast - Offerten skapad men ännu inte skickad - Skickad - Levererad till kunden, väntar på svar - Accepterad - Kunden har accepterat offerten - Avvisad - Kunden har avböjt offerten - Utgången - Förbi giltighetsdatumet utan svar - Konverterad - Har konverterats till en faktura

När en kund accepterar din offert kan du konvertera den till en faktura med ett enda klick. Detta sparar tid och säkerställer noggrannhet genom att alla detaljer förs över. Du kan konvertera en offert som har statusen Utkast, Skickad eller Accepterad; en offert som redan har konverterats kan inte konverteras igen.

Konverteringsprocess: 1. Öppna offerten 2. Klicka på "Konvertera till faktura" 3. Granska den genererade fakturan 4. Justera datum vid behov 5. Spara och skicka fakturan

Vad som kopieras: - Alla radposter med beskrivningar, antal och priser - Kundinformation - Anteckningar - Mallval - Skattesatser och rabatter

Vad som ändras: - Ett nytt fakturanummer genereras automatiskt - Utfärdandedatum sätts till dagens datum - Förfallodatum sätts till 30 dagar efter utfärdandedatumet - Den ursprungliga offertens status ändras till "Konverterad" - En länk mellan offerten och fakturan bibehålls

För större eller faslagda projekt behöver du inte fakturera en offert på en gång. Delfakturering låter dig fakturera en accepterad offert i flera steg och genererar en separat faktura för varje fas medan den ursprungliga offerten behålls som den enda sanningskällan. Delfakturering är tillgänglig i alla planer.

Så fungerar det: Varje delfaktura drar av en del av offertens totalsumma. Du kan fakturera varje steg per procent (t.ex. 30 % handpenning, sedan 40 %, sedan 30 %) eller med ett fast belopp (ett specifikt milstolpevärde). Invotify spårar hur mycket av offerten som redan har fakturerats och hur mycket som återstår.

Skydd mot överfakturering: Du kan aldrig fakturera mer än offertens totalsumma. När det ackumulerade beloppet når 100 % av offerten kan inga fler delfakturor skapas – systemet blockerar varje belopp som skulle överskrida det återstående ofakturerade saldot.

Aktivera det: Delfakturering är ett tillval per offert. Markera "Tillåt delfakturering" i offertredigeraren (i offertdetaljsektionen, när du skapar eller redigerar offerten). Om en offert inte tillåter det säger dess delfaktureringsvy detta och länkar dig direkt till redigeraren för att slå på det.

Var du hittar det: Öppna offertens detaljsida och använd dess delfaktureringsvy för att lägga till milstolpar, ange procentsatsen eller det fasta beloppet och generera fakturan för det steget. Varje genererad faktura beter sig som vilken annan faktura som helst (PDF, e-post, betalningsspårning).

Offerternas giltighetsdatum spåras genom hela Invotify för att hjälpa dig följa upp med kunder i rätt tid. Systemet övervakar aktivt dina offerter och skickar aviseringar innan de löper ut.

Var giltighetsdatum visas: - Offertens detaljsida - Kalendervyn som färgkodade händelser - Aviseringssystemet med varningar av medelhög prioritet

Aviseringar: - Offert löper snart ut - En förvarning när en skickad offert närmar sig sitt giltighetsdatum och fortfarande är obesvarad - Offert utgången - Utlöses när en offert passerar sitt giltighetsdatum utan svar

Bästa praxis: - Kontrollera kalendern varje vecka efter offerter som löper ut - Skicka uppföljningsmejl innan de löper ut - Överväg att förlänga giltigheten för engagerade kundämnen - Stäng utgångna offerter om inget svar kommer