Betalningar och indrivning

Invotify förvandlar fakturor till resultat — betalda sådana. Betalningssystemet hanterar allt från den första betalknappen på en faktura till den slutliga avstämningen mot en banktransaktion. Det mesta sköts automatiskt när du väl har ställt in det.

Så fungerar betalningar från början till slut:

1. Betalknapp på fakturan. Varje faktura i Pro- och Lifetime-planerna levereras med en betallänk. Kunderna klickar på den och slutför betalningen på några sekunder med de metoder du har aktiverat.

1. Automatiska statusuppdateringar. När en betalning lyckas tar Invotify emot bekräftelsen från betalleverantören och växlar fakturan till Betald automatiskt. Ingen kontroll, inget manuellt steg.

1. Påminnelser om förfallna fakturor. Om en faktura förfaller skickar Invotify artiga påminnelsemejl till kunden enligt ett schema du konfigurerar — eller meddelar dig så att du kan avgöra om du vill knuffa till dem.

1. Bankavstämning. Om du har anslutit din bank bevakar Invotify inkommande transaktioner och matchar dem automatiskt mot utestående fakturor. Allt som inte kan matchas med säkerhet förblir tillgängligt för manuell matchning med ett klick.

1. Förseningsavgifter, kreditfakturor, delbetalningar, manuell registrering. Varje specialfall i verklighetens fakturering täcks in.

Vad varje plan får: Manuell betalningsregistrering, delbetalningar med löpande saldo, påminnelser om förfallna fakturor och förseningsavgifter är tillgängliga i alla planer — Starter, Pro och Lifetime. Du kan alltid registrera betalningar du tagit emot utanför Invotify (kontant, check, banköverföring) och påminna om förfallna fakturor.

Vad Pro och Lifetime lägger till: Onlinebetalningar via Stripe och PayPal, betallänkar per faktura med automatiska statusuppdateringar, banksynkronisering med automatisk matchning (Plaid) samt sparade betalmetoder med automatisk debitering för återkommande fakturor.

Anslut Stripe, PayPal eller båda — sedan inkluderar varje faktura du skickar en betallänk, och betalda fakturor uppdaterar sig själva. Onlinebetalningar är en funktion i Pro- och Lifetime-planerna.

Ansluta Stripe: 1. Gå till Inställningar → Integrationer 2. Klicka på "Anslut" bredvid Stripe 3. Du omdirigeras till Stripe för att godkänna anslutningen eller skapa ett nytt konto 4. Slutför Stripes onboarding (oftast några minuter — de frågar efter grundläggande företagsinformation) 5. Tillbaka i Invotify visar anslutningsstatusen "Ansluten" med ditt kontonamn

Ansluta PayPal: 1. I samma integrationsinställningar klickar du på "Anslut" bredvid PayPal 2. Godkänn Invotify genom PayPals OAuth-flöde 3. När anslutningen är klar kan fakturor betalas med PayPal vid sidan av (eller i stället för) Stripe

Betalmetoder som stöds via Stripe: - Kredit- och betalkort - Apple Pay - Google Pay - iDEAL - SEPA-autogiro (Europa)

Tillgängliga metoder beror på din Stripe-region. PayPal-betalningar behandlas via PayPals Orders API.

Säkerhet: Invotify ser eller lagrar aldrig dina kunders kort- eller bankuppgifter. Betalningsinformationen samlas in direkt av Stripe eller PayPal via deras egna säkra formulär. Kortdata är PCI DSS Level 1-kompatibla som standard eftersom betalleverantören hanterar efterlevnadsomfånget.

Vad som händer när en kund betalar: 1. Kunden klickar på betallänken på fakturan (mejl eller PDF) 2. De slutför betalningen på Stripes eller PayPals värdsida 3. Betalleverantören bekräftar betalningen till Invotify i realtid via webhook 4. Fakturastatusen växlar till Betald 5. Du får en avisering

Delbetalningar: Om en kund bara betalar en del av en faktura (t.ex. en handpenning) registrerar Invotify delbetalningen och håller fakturan öppen för resten. Du ser både det betalda beloppet och det belopp som fortfarande är kvar att betala.

Sparade betalmetoder och automatisk debitering: I Pro och Lifetime kan kunder spara en betalmetod så att återkommande fakturor debiteras automatiskt när varje tillfälle genereras. Du ställer in detta per kund, och den sparade metoden förvaras säkert hos betalleverantören — Invotify lagrar aldrig själva kortet.

Anslut ditt företags bankkonto via Plaid så matchar Invotify inkommande transaktioner mot utestående fakturor — vilket eliminerar manuell avstämning. Transaktioner synkroniseras in, en matchningsmotor poängsätter dem mot dina öppna fakturor, träffar med hög säkerhet markerar fakturan som betald automatiskt, och resten kan matchas (eller ignoreras) med ett klick.

Banksynkronisering är en funktion i Pro och Lifetime och ansluts säkert via Plaid — Invotify ser bara transaktionsdata, aldrig dina bankuppgifter. Du kan återkalla anslutningen när som helst från Inställningar → Integrationer.

Se det dedikerade avsnittet Bank för den fullständiga guiden: hur matchningen poängsätts (belopp, datumnärhet, beskrivning), institut som stöds, manuell matchning och integritetsdetaljer.

När en faktura passerar sitt förfallodatum kan Invotify automatiskt skicka artiga påminnelsemejl till kunden — eller helt enkelt meddela dig så att du avgör om du vill knuffa till dem. Inga aggressiva nya kortdebiteringar, inga kravkedjor. Bara ett vänligt "hej, den här är förfallen" med betallänken.

Så fungerar påminnelser: 1. En faktura passerar sitt förfallodatum 2. På den konfigurerade dagen (t.ex. 7 dagar efter förfall) skickar Invotify ett artigt, varumärkesanpassat mejl till kunden med fakturanummer, belopp och förfallodatum 3. Om kunden fortfarande inte har betalat kan en ny påminnelse gå ut senare (t.ex. 14 dagar, 30 dagar — du väljer schemat) 4. Varje påminnelse spåras på fakturan: när den senaste skickades och hur många som har gått ut 5. Påminnelser är frekvensbegränsade så att en faktura aldrig utlöser mer än en per dag

Två lägen: - Automatisk påminnelse — Aktivera i Inställningar. Invotify skickar påminnelser automatiskt enligt det schema du konfigurerar. Du behöver inte göra något. - Manuell påminnelse — Invotify meddelar DIG när en faktura är förfallen. Du bestämmer om du vill skicka en påminnelse eller hantera det själv.

Konfiguration: - Dagar före förfall — skicka eventuellt en förvarning innan fakturan förfaller (t.ex. 3 dagar före) - Dagar efter förfall — när påminnelser om förfall ska skickas (1, 7, 14 eller 30 dagar efter) - Ton — kommande påminnelser är milda; påminnelser om förfall är bestämdare

Vad kunden ser: Ett varumärkesanpassat mejl med fakturanummer, belopp att betala och förfallodatum. Inget språk i stil med "ditt kort nekades" — bara en artig knuff.

Konfigurera en förseningsavgiftspolicy en gång på företagsnivå och tillämpa den sedan på förfallna fakturor med ett klick. Förseningsavgifter ger dina kunder ett verkligt incitament att betala i tid utan att du behöver skicka obekväma "vi lade till en avgift"-mejl.

Konfiguration: Gå till Inställningar → Dokumentinställningar (alternativen för förseningsavgifter finns i kortet Standardbetalningsvillkor): - Aktivera eller inaktivera förseningsavgifter för ditt företag - Respittid — Antalet dagar efter förfallodatumet innan avgifter slår till (t.ex. 3 dagar: en faktura 1–3 dagar sen är avgiftsfri, 4+ dagar kvalificerar för avgiften) - Avgiftstyp — Fast belopp (t.ex. €25 schablon) eller procent (t.ex. 2 % av utestående saldo) - Maxtak — Valfritt tak på den totala avgiften, så att du aldrig överdebiterar en omtvistad eller liten faktura - Återkommande — Av som standard. När den är aktiverad kan avgiften tillämpas igen efter ett bestämt intervall (t.ex. var 30:e dag) så länge fakturan förblir förfallen. De flesta företag låter detta vara av — lämna det av om du inte specifikt behöver det.

Så tillämpas avgifter: När en förfallen faktura har passerat respittiden använder du åtgärden Tillämpa förseningsavgift på fakturan. Avgiften beräknas utifrån din policy och läggs till fakturasumman — kunden ser det ursprungliga beloppet, avgiftsbeloppet och den nya summan. Allt går att granska, och du har kvar kontrollen: ingen avgift läggs någonsin till utan ditt klick.

Kundkommunikation: Ditt betalningsvillkorsblock kan innehålla text som förklarar din förseningsavgiftspolicy (t.ex. "En förseningsavgift på 2 % tillämpas på fakturor 3+ dagar efter förfall, med tak på €50."). Invotify skickar inte automatiskt "du är skyldig en förseningsavgift"-mejl — det är vad påminnelser om förfall är till för.

Delfakturering innebär att fakturera en enda offert i flera steg i stället för allt på en gång. Perfekt för långa projekt, milstolpsbaserat arbete och retainers med leverabler.

Varför delfakturera: Ett webbplatsprojekt på €18,000 behöver inte vara en enda faktura. Fakturera 30 % vid uppstart, 30 % vid halvtidsgranskning, 40 % vid leverans. Varje faktura refererar till den ursprungliga offerten, spårar den löpande summan och förhindrar att du någonsin överfakturerar.

Skapa en delfaktura: 1. Öppna offerten — den måste ha "Tillåt delfakturering" ikryssat i offertredigeraren (aktivera det när du skapar eller redigerar offerten) 2. Använd delfaktureringsvyn för att lägga till ett steg 3. Välj beloppet — antingen en procent av summan (30 %) eller ett specifikt belopp (€5,400) 4. Invotify skapar en ny faktura som refererar till offerten och registrerar den mot den löpande summan 5. Skicka och driv in som vanligt

Skydd mot överfakturering: Invotify spårar den totala summan som fakturerats över alla delfakturor för en offert. Om du försöker skapa en delfaktura som skulle överskrida offertsumman blockerar Invotify åtgärden. Du kan aldrig av misstag fakturera mer än offerten.

Spåra återstående saldo: Offertens delfaktureringsvy visar det löpande saldot — totalt offererat, totalt fakturerat hittills och det återstående beloppet — så att helhetsbilden alltid är tydlig.

Fakturera resten: För att fakturera hela det återstående beloppet skapar du en sista delfaktura för det som är kvar (ett steg på 100 % av återstoden). När den kumulativa summan når offertsumman kan inga fler delfakturor skapas.

Inte alla betalningar kommer via Stripe eller en banksynkronisering. Kontanter, checkar, banköverföringar, bytekrediter eller betalningar som gjorts utanför systemet behöver alla registreras någonstans. Invotify har ett flöde för manuell betalningsregistrering för precis detta.

Så registrerar du en manuell betalning: 1. Öppna fakturan 2. Klicka på "Registrera betalning" 3. Ange: - Belopp (ange det utestående saldot för full reglering, eller mindre för en delbetalning) - Anteckningar (valfritt — metod, referensnummer, allt värt att minnas) 4. Klicka på Spara

Fakturasaldot uppdateras omedelbart. Om betalningen reglerar fakturan fullt ut växlar statusen till Betald. Om den är partiell förblir fakturan öppen för det återstående saldot och registrerar delbetalningen i betalningshistoriken.

Flera betalningar per faktura: En faktura kan ta emot valfritt antal delbetalningar över tid. Var och en loggas med eget datum och belopp. Betalningshistoriken visar hela tidslinjen med en blick.

Tillgängligt i alla planer: Manuell betalningsregistrering är tillgänglig i Starter, Pro och Lifetime — även utan en ansluten betalningsintegration. Den är grunden i betalningssystemet.