Betalningar & inkassering

Invotify förvandlar fakturor till resultat — betalda sådana. Betalningssystemet hanterar allt från den första betala-knappen på en faktura till den slutliga avstämningen mot en banktransaktion. Det mesta sker automatiskt när du väl ställt in det.

Hur betalningar fungerar från början till slut:

1. Betala-knapp på fakturan. Varje faktura på Pro- och Lifetime-planerna levereras med en betalningslänk. Kunderna klickar på den och slutför betalningen på några sekunder med de metoder du aktiverat.

1. Automatiska statusuppdateringar. När en betalning lyckas tar Invotify emot bekräftelsen från betalningsleverantören och växlar fakturan till Betald automatiskt. Ingen avsökning, inget manuellt steg.

1. Påminnelser om förfallna fakturor. Om en faktura blir förfallen skickar Invotify artiga påminnelsemejl till kunden enligt ett schema du konfigurerar — eller aviserar dig så att du kan bestämma om du vill knuffa till dem.

1. Bankavstämning. Om du anslutit din bank bevakar Invotify inkommande transaktioner och matchar dem automatiskt mot utestående fakturor. Allt den inte kan matcha med säkerhet förblir tillgängligt för manuell matchning med ett klick.

1. Förseningsavgifter, kreditfakturor, delbetalningar, manuell registrering. Varje gränsfall i verklig fakturering täcks.

Vad varje plan får: Manuell betalningsregistrering, delbetalningar med ett löpande saldo, påminnelser om förfallna fakturor och förseningsavgifter är tillgängliga på alla planer — Starter, Pro och Lifetime. Du kan alltid registrera betalningar du tagit emot utanför Invotify (kontant, check, banköverföring) och jaga förfallna fakturor.

Vad Pro och Lifetime lägger till: Onlinebetalningar via Stripe och PayPal, betalningslänkar per faktura med automatiska statusuppdateringar, banksynk med automatisk matchning (Plaid) och sparade betalningsmetoder med automatisk debitering för återkommande fakturor.

Anslut Stripe, PayPal eller båda — sedan kommer varje faktura du skickar att innehålla en betalningslänk, och betalda fakturor kommer att uppdatera sig själva. Onlinebetalningar är en Pro- och Lifetime-funktion.

Ansluta Stripe: 1. Gå till Inställningar → Integrationer 2. Klicka på ”Anslut” bredvid Stripe 3. Du omdirigeras till Stripe för att auktorisera anslutningen eller skapa ett nytt konto 4. Slutför Stripes uppstart (vanligtvis några minuter — de frågar efter grundläggande företagsinformation) 5. Tillbaka på Invotify visar anslutningsstatusen ”Ansluten” med ditt kontonamn

Ansluta PayPal: 1. I samma Integrationer-inställningar, klicka på ”Anslut” bredvid PayPal 2. Auktorisera Invotify genom PayPals OAuth-flöde 3. När det väl är anslutet kan fakturor betalas med PayPal vid sidan av (eller i stället för) Stripe

Betalningsmetoder som stöds via Stripe: - Kredit- och betalkort - Apple Pay - Google Pay - iDEAL - SEPA-autogiro (Europa)

Tillgängliga metoder beror på din Stripe-region. PayPal-betalningar behandlas via PayPals Orders API.

Säkerhet: Invotify ser eller lagrar aldrig dina kunders kort- eller bankuppgifter. Betalningsinformation registreras direkt av Stripe eller PayPal via deras egna säkra formulär. Kortdata uppfyller PCI DSS Level 1 som standard eftersom leverantören hanterar efterlevnadsomfånget.

Vad som händer när en kund betalar: 1. Kunden klickar på betalningslänken på fakturan (mejl eller PDF) 2. De slutför betalningen på Stripes eller PayPals hostade sida 3. Leverantören bekräftar betalningen till Invotify i realtid via webhook 4. Fakturastatusen växlar till Betald 5. Du får en avisering

Delbetalningar: Om en kund bara betalar en del av en faktura (t.ex. en handpenning) registrerar Invotify delbetalningen och håller fakturan öppen för resten. Du ser både det betalda beloppet och det belopp som fortfarande ska betalas.

Sparade betalningsmetoder & automatisk debitering: På Pro och Lifetime kan kunder spara en betalningsmetod så att återkommande fakturor debiteras automatiskt när varje tillfälle genereras. Du ställer in detta per kund, och den sparade metoden hålls säkert av betalningsleverantören — Invotify lagrar aldrig själva kortet.

Anslut ditt företagsbankkonto via Plaid så matchar Invotify inkommande transaktioner mot utestående fakturor — vilket eliminerar manuell avstämning. Transaktioner synkas in, en matchningsmotor poängsätter dem mot dina öppna fakturor, högsäkra matchningar markerar fakturan som betald automatiskt, och resten kan matchas (eller ignoreras) med ett klick.

Banksynk är en Pro- och Lifetime-funktion och ansluter säkert via Plaid — Invotify ser endast transaktionsdata, aldrig dina bankuppgifter. Du kan återkalla anslutningen när som helst från Inställningar → Integrationer.

Se den dedikerade Bank-sektionen för den fullständiga guiden: hur matchning poängsätts (belopp, datumnärhet, beskrivning), institut som stöds, manuell matchning och integritetsdetaljer.

När en faktura passerar sitt förfallodatum kan Invotify automatiskt skicka artiga påminnelsemejl till kunden — eller helt enkelt avisera dig så att du bestämmer om du vill knuffa till dem. Ingen aggressiv ny kortdebitering, inga indrivningskedjor. Bara ett vänligt ”hej, denna är förfallen” med betalningslänken.

Hur påminnelser fungerar: 1. En faktura passerar sitt förfallodatum 2. På den konfigurerade dagen (t.ex. 7 dagar efter förfallodatum) skickar Invotify ett artigt profilerat mejl till kunden med fakturanumret, beloppet och förfallodatumet 3. Om kunden fortfarande inte betalat kan en annan påminnelse gå ut senare (t.ex. 14 dagar, 30 dagar — du väljer schemat) 4. Varje påminnelse spåras på fakturan: när den senaste skickades och hur många som gått ut 5. Påminnelser har frekvensbegränsning så att en faktura aldrig utlöser mer än en per dag

Två lägen: - Automatisk påminnelse — Slå på i Inställningar. Invotify skickar påminnelser automatiskt enligt det schema du konfigurerar. Du behöver inte göra något. - Manuell påminnelse — Invotify aviserar DIG när en faktura är förfallen. Du bestämmer om du vill skicka en påminnelse eller hantera det själv.

Konfiguration: - Dagar före förfallodatum — skicka eventuellt en förvarning innan fakturan förfaller (t.ex. 3 dagar innan) - Dagar efter förfallodatum — när påminnelser om förfallna ska skickas (1, 7, 14 eller 30 dagar efter) - Ton — kommande påminnelser är milda; påminnelser om förfallna är bestämdare

Vad kunden ser: Ett profilerat mejl med fakturanumret, beloppet att betala och förfallodatumet. Inget ”ditt kort avvisades”-språk — bara en artig knuff.

Konfigurera en förseningsavgiftspolicy en gång på företagsnivå och tillämpa den sedan på förfallna fakturor med ett klick. Förseningsavgifter ger dina kunder ett verkligt incitament att betala i tid utan att du behöver skicka obekväma ”vi lade på en avgift”-mejl.

Konfiguration: Gå till Inställningar → Dokumentinställningar (alternativen för förseningsavgift finns i kortet Standardbetalningsvillkor): - Aktivera eller inaktivera förseningsavgifter för ditt företag - Respitperiod — Antalet dagar efter förfallodatumet innan avgifter börjar gälla (t.ex. 3 dagar: en faktura som är 1–3 dagar sen är gratis, 4+ dagar kvalificerar för avgiften) - Avgiftstyp — Fast belopp (t.ex. €25 fast) eller procent (t.ex. 2 % av utestående saldo) - Maxtak — Valfritt tak på den totala avgiften, så att du aldrig överdebiterar en bestriden eller liten faktura - Återkommande — Av som standard. När aktiverad kan avgiften tillämpas igen efter ett bestämt intervall (t.ex. var 30:e dag) så länge fakturan förblir förfallen. De flesta företag håller detta avstängt — lämna det av om du inte specifikt behöver det.

Hur avgifter tillämpas: När en förfallen faktura väl passerat respitperioden, använd åtgärden Tillämpa förseningsavgift på fakturan. Avgiften beräknas utifrån din policy och läggs till fakturans totalsumma — kunden ser det ursprungliga beloppet, avgiftsbeloppet och den nya totalsumman. Allt är spårbart, och du behåller kontrollen: ingen avgift läggs någonsin på utan ditt klick.

Kundkommunikation: Ditt Betalningsvillkor-block kan innehålla text som förklarar din förseningsavgiftspolicy (t.ex. ”En förseningsavgift på 2 % tillämpas på fakturor som är 3+ dagar förfallna, med ett tak på €50.”). Invotify skickar inte automatiskt ”du är skyldig en förseningsavgift”-mejl — det är vad påminnelser om förfallna fakturor är till för.

Delfakturering innebär att fakturera en enskild offert i flera steg i stället för allt på en gång. Perfekt för långvariga projekt, delmålsbaserat arbete och löpande avtal med leveranser.

Varför delfakturera: Ett webbplatsprojekt på €18 000 behöver inte vara en enda faktura. Fakturera 30 % vid uppstart, 30 % vid halvtidsgranskning, 40 % vid leverans. Varje faktura refererar till den ursprungliga offerten, spårar den löpande summan och hindrar dig från att någonsin överfakturera.

Skapa en delfaktura: 1. Öppna offerten — den måste ha ”Tillåt delfakturering” ikryssat i offertredigeraren (aktivera det när du skapar eller redigerar offerten) 2. Använd delfaktureringsvyn för att lägga till ett steg 3. Välj beloppet — antingen en procentandel av totalsumman (30 %) eller ett specifikt belopp (€5 400) 4. Invotify skapar en ny faktura som refererar till offerten och registrerar den mot den löpande summan 5. Skicka och inkassera som vanligt

Skydd mot överfakturering: Invotify spårar den totala faktureringen över alla delfakturor för en offert. Om du försöker skapa en delfaktura som skulle överstiga offertens totalsumma blockerar Invotify åtgärden. Du kan aldrig av misstag fakturera mer än offerten.

Spåra återstående saldo: Offertens delfaktureringsvy visar det löpande saldot — totalt offererat, totalt fakturerat hittills och det återstående beloppet — så att hela bilden alltid är tydlig.

Fakturera resten: För att fakturera hela det återstående beloppet, skapa en sista delfaktura för vad som än är kvar (ett steg på 100 % av återstoden). När den ackumulerade summan når offertens totalsumma kan inga ytterligare delfakturor skapas.

Inte varje betalning kommer via Stripe eller en banksynk. Kontanter, checkar, banköverföringar, inbyteskrediter eller betalningar som görs utanför systemet behöver alla registreras någonstans. Invotify har ett manuellt betalningsregistreringsflöde för exakt detta.

Hur du registrerar en manuell betalning: 1. Öppna fakturan 2. Klicka på ”Registrera betalning” 3. Ange: - Belopp (ange det utestående saldot för full reglering, eller mindre för en delbetalning) - Anteckningar (valfritt — metod, referensnummer, allt värt att komma ihåg) 4. Klicka på Spara

Fakturasaldot uppdateras omedelbart. Om betalningen reglerar fakturan fullt ut växlar statusen till Betald. Om den är delvis förblir fakturan öppen för det återstående saldot och registrerar delbetalningen i betalningshistoriken.

Flera betalningar per faktura: En faktura kan ta emot valfritt antal delbetalningar över tid. Var och en loggas med sitt eget datum och belopp. Betalningshistoriken visar hela tidslinjen i ett ögonkast.

Tillgänglig på alla planer: Manuell betalningsregistrering är tillgänglig på Starter, Pro och Lifetime — även utan en betalningsintegration ansluten. Det är grunden för betalningssystemet.