Fakturor

Skapa, hantera och skicka professionella fakturor till dina kunder

Översikt över fakturahantering

Fakturor är kärnan i Invotify. Fakturasektionen låter dig skapa professionella fakturor, följa deras status, skicka dem till kunder och hantera hela ditt faktureringsflöde.

Vad du kan göra med fakturor: - Skapa nya fakturor från grunden eller från mallar - Redigera befintliga fakturor - Visa fakturadetaljer med fullständig PDF-förhandsvisning - Skicka fakturor via e-post med PDF-bilagor - Ladda ned fakturor som PDF-filer - Duplicera fakturor för liknande transaktioner - Följa betalningsstatus (utkast, skickad, delvis, betald, förfallen) - Filtrera och söka i din fakturahistorik - Ställa in återkommande fakturor enligt ett schema för regelbunden fakturering - Generera betalningslänkar för onlinebetalningar (Pro/Lifetime) - Registrera manuella och delvisa betalningar med ett löpande saldo

Skapa fakturor

Att skapa en faktura i Invotify är enkelt med vår redigerare med delad skärm. Den vänstra panelen innehåller alla inmatningsfält, medan den högra panelen visar en A4-stor förhandsvisning av din faktura i realtid.

Funktioner i fakturaredigeraren:

Sidhuvudssektion: - Fakturanummer (autogenereras utifrån dina numreringsinställningar i Inställningar) - Fakturadatum (standard är dagens datum) - Förfallodatum (standard är 30 dagar efter fakturadatumet) - Val av mall från dina sparade mallar

Kundsektion (Faktureras till): - Välj befintlig kund från en sökbar rullgardinsmeny - Eller skapa en ny kund direkt utan att lämna redigeraren - Kunduppgifter (namn, e-post, adress, organisationsnummer) fylls i automatiskt från sparade data

Rader: - Lägg till obegränsat antal rader på varje faktura - Varje rad har: beskrivning, antal, à-pris - Välj rader från din produktkatalog för snabb inmatning (produktkatalog kräver Pro) - Upp till två oberoende momssatser per rad - Radrabatt som procent eller fast belopp - Automatisk delsummeberäkning per rad - Ta bort rader med ett klick

Summasektion: - Delsumma (summan av alla rader före moms) - Momsbelopp (beräknas från enskilda radsatser eller standardsats) - Rabatt (valfritt, fast belopp eller procent) - Totalsumma (beräknas automatiskt)

Ytterligare alternativ: - Anteckningsfält för betalningsvillkor, meddelanden eller särskilda instruktioner - Inköpsordernummer (PO Number) för kundens referens till inköpsorder - Anpassade textblock och andra element via de 22 mallblocktyper som driver varje faktura-PDF

Steg

  1. 1

    Klicka på Ny faktura

    På sidan Fakturor klickar du på knappen ”Ny faktura” uppe till höger

  2. 2

    Välj mall

    Välj en mall eller använd standardmallen. Mallar styr den visuella layouten och vilka block som visas.

  3. 3

    Välj kund

    Välj en kund från rullgardinsmenyn eller skapa en ny direkt

  4. 4

    Ange datum

    Justera fakturadatum och förfallodatum om standardvärdena inte passar

  5. 5

    Lägg till rader

    Lägg till dina produkter eller tjänster med antal och priser. Använd produktväljaren för sparade rader.

  6. 6

    Granska förhandsvisningen

    Kontrollera live-förhandsvisningen i A4 till höger på skärmen

  7. 7

    Spara fakturan

    Klicka på Spara för att skapa fakturan. Den sparas som ett utkast som du kan redigera vidare eller skicka.

Tips & råd
  • Använd produktkatalogen för att snabbt lägga till vanligt fakturerade rader med förinställda priser
  • Ställ in standardmomssatser i Inställningar för att spara tid på varje faktura
  • Förhandsvisningen uppdateras i realtid medan du gör ändringar
  • Du kan byta mall även efter att ha lagt till innehåll - dina data bevaras

Hantera fakturor

Sidan med fakturalistan ger dig kraftfulla verktyg för att hantera alla dina fakturor. Du kan söka, filtrera, sortera och utföra åtgärder på enskilda fakturor.

Funktioner i listvyn: - Sorterbara kolumner: Nummer, Kund, Datum, Förfallodatum, Belopp, Status - Sök på fakturanummer eller kundnamn - Filtrera efter status (Utkast, Skickad, Betald, Väntande, Förfallen) - Filtrera efter kund och efter datumintervall - Sidnumrering för långa fakturalistor

Tillgängliga åtgärder: Varje faktura har en åtgärdsmeny (knappen med tre punkter) med följande alternativ:

Visa

Öppna fakturans detaljsida med fullständig PDF-förhandsvisning och all dokumentinformation

Redigera

Ändra fakturainnehåll (för skickade eller betalda fakturor, överväg en kreditfaktura för att bevara granskningsspåret)

Duplicera

Skapa en exakt kopia av fakturan med ett nytt fakturanummer och dagens datum

Ladda ned PDF

Generera och ladda ned fakturan som en professionell A4-PDF-fil

Skicka e-post

Skicka faktura-PDF:en till kunden via e-post med ett valfritt meddelande

Ta bort

Ta bort fakturan permanent (kräver bekräftelse)

Tips & råd
  • Använd sökfältet för att snabbt hitta fakturor efter nummer eller kundnamn
  • Klicka på kolumnrubrikerna för att sortera listan stigande eller fallande
  • Duplicera fakturor när du skapar liknande för samma kund
  • Filtrera på ”Förfallen” för att se vilka fakturor som behöver uppföljning

Fakturastatus

Fakturor i Invotify har olika status som hjälper dig att följa var varje faktura befinner sig i ditt faktureringsflöde. Att förstå dessa status hjälper dig att hantera dina kundfordringar effektivt.

Utkast

Fakturan har skapats men ännu inte skickats till kunden. Du kan fortfarande redigera fritt.

Skickad

Fakturan har skickats till kunden (och inväntar betalning). Att skicka via e-post sätter denna status automatiskt.

Delvis

En delbetalning har registrerats. Fakturan förblir öppen för det återstående saldot, som följs som ett löpande belopp att betala.

Betald

Fakturan har betalats i sin helhet (beloppet att betala når noll). Ingen ytterligare åtgärd behövs. En avisering genereras när en betalning registreras.

Förfallen

Förfallodatumet har passerat och fakturan är ännu inte helt betald. Sätt denna status från åtgärdsmenyn — du får en avisering med hög prioritet när en faktura blir förfallen.

Tips & råd
  • Förfallna fakturor utlöser aviseringar med hög prioritet och flaggas på instrumentpanelen — uppdatera deras status till ”Förfallen” från åtgärdsmenyn
  • Att registrera en betalning som är mindre än beloppet att betala flyttar fakturan till ”Delvis” och håller den öppen för resten
  • Markera fakturor som ”Betald” när du tar emot betalning för att uppdatera dina nyckeltal på instrumentpanelen
  • Förfallna fakturor utlöser aviseringar med hög prioritet så att du aldrig missar en uppföljning

PDF & e-post

Invotify genererar professionella PDF-dokument och har inbyggd e-postfunktionalitet för att skicka fakturor direkt till dina kunder.

PDF-generering: - Professionella PDF-dokument i A4-storlek som matchar byggaren pixel för pixel - Inkluderar alla fakturadetaljer och din företagsprofilering (logotyp, namn, adress) - Följer din valda mallayout exakt - Automatisk formatering och sidbrytningar för långa radlistor - Ladda ned direkt från valfri fakturadetaljsida - Optimerad för utskrift på standardpapper

Obs om vattenstämplar: På Starter-planen bär levererade PDF:er en liten vattenstämpel med texten ”Invoice created with Invotify”. Pro- och Lifetime-planerna ger rena dokument utan vattenstämpel.

E-postutskick: - Skicka fakturor direkt till kundens e-postadress - PDF genereras automatiskt och bifogas mejlet - Anpassningsbart e-postmeddelande, lokaliserat till kundens språk - Spårar statusen ”Skickad” på fakturan automatiskt - En länk för onlinebetalning inkluderas när du har en betalningsleverantör (Stripe eller PayPal) ansluten (Pro/Lifetime)

E-postprocess: 1. Öppna fakturans detaljsida 2. Klicka på knappen ”Skicka” 3. Verifiera mottagarens e-postadress 4. Anpassa eventuellt meddelandet 5. Klicka på Skicka för att leverera fakturan med PDF-bilaga

PDF-nedladdning

Generera och ladda ned professionell A4-PDF direkt

E-postleverans

Skicka faktura med PDF-bilaga direkt till kunden

Förhandsvisning

Visa PDF:en direkt i webbläsaren innan du laddar ned eller skickar

Utskriftsklar

PDF:er är optimerade för utskrift på vanligt A4-papper

Tips & råd
  • Verifiera alltid kundens e-postadress innan du skickar
  • Lägg till ett personligt meddelande i dina mejl för bättre kundrelationer
  • Ladda ned en kopia för ditt arkiv innan du skickar
  • Statusen ”Skickad” hjälper dig att följa vilka fakturor som har levererats

Återkommande fakturor

För kunder du fakturerar regelbundet stöder Invotify scheman för återkommande fakturor. Ställ in ett schema en gång, så genererar Invotify automatiskt fakturor med det intervall du valt. Återkommande scheman är tillgängliga på alla planer.

Återkommandemönster: Det finns fyra grundmönster, vart och ett med ett ”var N:e”-intervall så att du kan bygga vilken kadens som helst: - Dagligen - Var N:e dag - Veckovis - Var N:e vecka, med val av specifik dag (t.ex. varje måndag och torsdag). Sätt intervallet till 2 för ett varannan-vecka-schema. - Månadsvis - Var N:e månad, på specifik(a) dag(ar) i månaden (t.ex. den 1:a) eller efter veckodagsmönster (t.ex. andra tisdagen). Använd intervall 3 för kvartalsvis eller 6 för halvårsvis. - Årligen - Vart N:e år, med val av månad

Konfigurationsalternativ: - Schemanamn för enkel identifiering - Startdatum för schemat - Slutvillkor: aldrig, ett specifikt slutdatum eller ett maximalt antal tillfällen - ”Generera i förväg”-fönster så att dokument skapas ett valt antal dagar före datumet - Alternativ för automatisk sändning för att automatiskt mejla varje faktura (PDF bifogad) till kunden på dess fakturadatum - Automatisk debitering (Pro): debitera en kunds sparade betalningsmetod när varje faktura genereras

Så fungerar det: 1. Skapa en faktura som din mall 2. Aktivera reglaget för återkommande schema i fakturaredigeraren 3. Konfigurera frekvens, mönster och tidpunkt 4. Spara fakturan med schemat kopplat 5. Invotify genererar fakturor automatiskt på det schemalagda datumet 6. Genererade fakturor visas i din Kalender och i din fakturalista

Steg

  1. 1

    Skapa faktura

    Ställ in fakturan med alla uppgifter så som du vill att den ska se ut varje cykel

  2. 2

    Aktivera återkommande

    Slå på alternativet för återkommande schema i fakturaredigeraren

  3. 3

    Ange frekvens

    Välj dagligen, veckovis, månadsvis eller årligen och ställ sedan in ”var N:e”-intervallet (t.ex. veckovis var 2:a = varannan vecka)

  4. 4

    Konfigurera mönster

    Ange specifika dagar, datum eller veckodagsmönster beroende på frekvensen

  5. 5

    Ange slutvillkor

    Välj när det ska sluta: aldrig, på ett specifikt datum eller efter N tillfällen

  6. 6

    Valfritt: Automatisk sändning

    Aktivera automatisk sändning för att mejla varje faktura automatiskt på dess datum — kunden behöver ha en e-postadress registrerad

  7. 7

    Spara schemat

    Spara fakturan för att aktivera schemat

Tips & råd
  • Använd månadsscheman för kunder med löpande avtal eller abonnemangstjänster
  • För fakturering varannan vecka, kvartalsvis eller halvårsvis, ange motsvarande ”var N:e”-intervall på vecko-/månadsmönstret
  • Kontrollera Kalendern för att se kommande schemalagda fakturor — klicka på ”Visa schema” för valfri händelse för att hantera dess schema
  • Du kan pausa, återuppta eller avbryta ett schema när som helst
  • Aktivera automatisk sändning för att helt automatisera din återkommande fakturering
InstrumentpanelOfferter