Fakturor

Skapa, hantera och skicka professionella fakturor till dina kunder

Översikt över fakturahantering

Fakturor är kärnan i Invotify. I fakturasektionen kan du skapa professionella fakturor, följa deras status, skicka dem till kunder och hantera hela ditt faktureringsflöde.

Vad du kan göra med fakturor: - Skapa nya fakturor från grunden eller från mallar - Redigera befintliga fakturor - Visa fakturadetaljer med fullständig PDF-förhandsvisning - Skicka fakturor via e-post med PDF-bilagor - Ladda ner fakturor som PDF-filer - Duplicera fakturor för liknande transaktioner - Följa betalningsstatus (utkast, skickad, delvis betald, betald, förfallen) - Filtrera och söka i din fakturahistorik - Ställa in återkommande fakturor enligt ett schema för regelbunden fakturering - Generera betalningslänkar för onlinebetalningar (Pro/Lifetime) - Registrera manuella betalningar och delbetalningar med ett löpande saldo

Skapa fakturor

Att skapa en faktura i Invotify är enkelt tack vare vår delade redigerare. Den vänstra panelen innehåller alla inmatningsfält, medan den högra panelen visar en förhandsvisning av din faktura i A4-format i realtid.

Funktioner i fakturaredigeraren:

Rubriksektion: - Fakturanummer (genereras automatiskt utifrån dina numreringsinställningar i Inställningar) - Utfärdandedatum (standard är dagens datum) - Förfallodatum (standard är 30 dagar efter utfärdandedatumet) - Mallval bland dina sparade mallar

Kundsektion (Faktureras till): - Välj en befintlig kund från en sökbar rullgardinsmeny - Eller skapa en ny kund direkt i redigeraren utan att lämna den - Kunduppgifter (namn, e-post, adress, momsregistreringsnummer) fylls i automatiskt från sparade data

Radposter: - Lägg till obegränsat antal radposter på varje faktura - Varje post har: beskrivning, antal, styckpris - Välj poster från din produktkatalog för snabb inmatning (produktkatalogen kräver Pro) - Upp till två oberoende skattesatser per radpost - Rabatt per rad som procent eller fast belopp - Automatisk delsummeberäkning per rad - Ta bort poster med ett klick

Summasektion: - Delsumma (summan av alla radposter före skatt) - Skattebelopp (beräknat från enskilda radposters satser eller standardsatsen) - Rabatt (valfritt, fast belopp eller procent) - Totalsumma (beräknas automatiskt)

Ytterligare alternativ: - Anteckningsfält för betalningsvillkor, meddelanden eller särskilda instruktioner - Inköpsordernummer (PO Number) som referens till kundens inköpsorder - Egna textblock och andra element via de 22 malltyperna för block som ligger bakom varje faktura-PDF

Steg

  1. 1

    Klicka på Ny faktura

    På fakturasidan klickar du på knappen "Ny faktura" uppe till höger

  2. 2

    Välj mall

    Välj en mall eller använd standardmallen. Mallar styr den visuella layouten och vilka block som visas.

  3. 3

    Välj kund

    Välj en kund från rullgardinsmenyn eller skapa en ny direkt i redigeraren

  4. 4

    Ange datum

    Justera utfärdandedatum och förfallodatum om standardvärdena inte passar

  5. 5

    Lägg till poster

    Lägg till dina produkter eller tjänster med antal och priser. Använd produktväljaren för sparade poster.

  6. 6

    Granska förhandsvisningen

    Kontrollera A4-förhandsvisningen i realtid på skärmens högra sida

  7. 7

    Spara fakturan

    Klicka på Spara för att skapa fakturan. Den sparas som ett utkast som du kan fortsätta redigera eller skicka.

Tips
  • Använd produktkatalogen för att snabbt lägga till ofta fakturerade poster med förinställda priser
  • Ställ in standardskattesatser i Inställningar för att spara tid på varje faktura
  • Förhandsvisningen uppdateras i realtid medan du gör ändringar
  • Du kan byta mall även efter att du lagt till innehåll – dina data bevaras

Hantera fakturor

Fakturalistsidan erbjuder kraftfulla verktyg för att hantera alla dina fakturor. Du kan söka, filtrera, sortera och utföra åtgärder på enskilda fakturor.

Funktioner i listvyn: - Sorterbara kolumner: Nummer, Kund, Datum, Förfallodatum, Belopp, Status - Sök på fakturanummer eller kundnamn - Filtrera på status (Utkast, Skickad, Betald, Väntande, Förfallen) - Filtrera på kund och på datumintervall - Sidnumrering för stora fakturalistor

Tillgängliga åtgärder: Varje faktura har en åtgärdsmeny (knappen med tre punkter) med följande alternativ:

Visa

Öppna fakturans detaljsida med fullständig PDF-förhandsvisning och all dokumentinformation

Redigera

Ändra fakturainnehåll (för skickade eller betalda fakturor bör du överväga en kreditnota för att bevara verifieringskedjan)

Duplicera

Skapa en exakt kopia av fakturan med ett nytt fakturanummer och dagens datum

Ladda ner PDF

Generera och ladda ner fakturan som en professionell PDF-fil i A4-format

Skicka e-post

Skicka faktura-PDF:en till kunden via e-post med ett valfritt meddelande

Radera

Ta bort fakturan permanent (kräver bekräftelse)

Tips
  • Använd sökfältet för att snabbt hitta fakturor på nummer eller kundnamn
  • Klicka på kolumnrubrikerna för att sortera listan stigande eller fallande
  • Duplicera fakturor när du skapar liknande fakturor för samma kund
  • Filtrera på "Förfallen" för att se vilka fakturor som behöver följas upp

Fakturastatusar

Fakturor i Invotify har olika statusar som hjälper dig att följa var varje faktura befinner sig i ditt faktureringsflöde. Att förstå dessa statusar hjälper dig att hantera dina kundfordringar effektivt.

Utkast

Fakturan har skapats men ännu inte skickats till kunden. Du kan fortfarande redigera den fritt.

Skickad

Fakturan har skickats till kunden (och väntar på betalning). När du skickar via e-post sätts denna status automatiskt.

Delvis betald

En delbetalning har registrerats. Fakturan förblir öppen för det återstående beloppet, som följs som ett löpande utestående belopp.

Betald

Fakturan har betalats i sin helhet (utestående belopp når noll). Inga ytterligare åtgärder behövs. En avisering genereras när en betalning registreras.

Förfallen

Förfallodatumet har passerat och fakturan är ännu inte fullt betald. Ange denna status från åtgärdsmenyn – du får en avisering med hög prioritet när en faktura blir förfallen.

Tips
  • Förfallna fakturor utlöser aviseringar med hög prioritet och flaggas på instrumentpanelen – uppdatera deras status till "Förfallen" från åtgärdsmenyn
  • Att registrera en betalning som är mindre än det utestående beloppet flyttar fakturan till "Delvis betald" och håller den öppen för resten
  • Markera fakturor som "Betald" när du tar emot betalning för att uppdatera dina instrumentpanelsmått
  • Förfallna fakturor utlöser aviseringar med hög prioritet så att du aldrig missar en uppföljning

PDF och e-post

Invotify genererar professionella PDF-dokument och tillhandahåller en inbyggd e-postfunktion för att skicka fakturor direkt till dina kunder.

PDF-generering: - Professionella PDF-dokument i A4-format som matchar redigeraren pixel för pixel - Innehåller alla fakturadetaljer och ditt företags varumärke (logotyp, namn, adress) - Följer exakt layouten i din valda mall - Automatisk formatering och sidbrytningar för långa postlistor - Ladda ner direkt från valfri fakturadetaljsida - Optimerad för utskrift på vanligt papper

Notera om vattenstämplar: I Starter-planen bär levererade PDF:er en liten vattenstämpel "Invoice created with Invotify". Planerna Pro och Lifetime skapar rena dokument utan vattenstämpel.

E-postutskick: - Skicka fakturor direkt till kundens e-postadress - PDF genereras automatiskt och bifogas e-postmeddelandet - Anpassningsbart e-postmeddelande, lokaliserat till kundens språk - Spårar statusen "Skickad" på fakturan automatiskt - En länk för onlinebetalning inkluderas när du har en betalningsleverantör (Stripe eller PayPal) ansluten (Pro/Lifetime)

E-postprocess: 1. Öppna fakturans detaljsida 2. Klicka på knappen "Skicka" 3. Verifiera mottagarens e-postadress 4. Anpassa meddelandet om du vill 5. Klicka på Skicka för att leverera fakturan med PDF-bilaga

PDF-nedladdning

Generera och ladda ner en professionell A4-PDF direkt

E-postleverans

Skicka fakturan med PDF-bilaga direkt till kunden

Förhandsvisning

Visa PDF:en direkt i webbläsaren innan du laddar ner eller skickar den

Utskriftsklar

PDF:er är optimerade för utskrift på vanligt A4-papper

Tips
  • Verifiera alltid kundens e-postadress innan du skickar
  • Lägg till ett personligt meddelande i dina e-postmeddelanden för bättre kundrelationer
  • Ladda ner en kopia för dina egna register innan du skickar
  • Statusen "Skickad" hjälper dig att följa vilka fakturor som har levererats

Återkommande fakturor

För kunder som du fakturerar regelbundet stöder Invotify scheman för återkommande fakturor. Ställ in ett schema en gång, så genererar Invotify automatiskt fakturor med det intervall du valt. Återkommande scheman är tillgängliga i alla planer.

Återkommandemönster: Det finns fyra grundmönster, vart och ett med ett "var N:e"-intervall så att du kan bygga vilken takt som helst: - Dagligen - Var N:e dag - Veckovis - Var N:e vecka, med val av specifika dagar (t.ex. varje måndag och torsdag). Ange intervallet till 2 för ett varannan vecka-schema. - Månadsvis - Var N:e månad, på specifika dagar i månaden (t.ex. den 1:a) eller enligt veckodagsmönster (t.ex. andra tisdagen). Använd intervall 3 för kvartalsvis eller 6 för halvårsvis. - Årligen - Var N:e år, med val av månad

Konfigurationsalternativ: - Schemanamn för enkel identifiering - Startdatum för schemat - Slutvillkor: aldrig, ett specifikt slutdatum eller ett maximalt antal förekomster - Fönstret "Generera i förväg" så att dokument skapas ett valt antal dagar före datumet - Alternativet automatisk utskick för att automatiskt e-posta varje faktura (PDF bifogad) till kunden på dess fakturadatum - Automatisk debitering (Pro): debitera en kunds sparade betalningsmetod när varje faktura genereras

Så fungerar det: 1. Skapa en faktura som din mall 2. Aktivera reglaget för återkommande schema i fakturaredigeraren 3. Konfigurera frekvens, mönster och tidpunkt 4. Spara fakturan med det kopplade schemat 5. Invotify genererar fakturor automatiskt på det schemalagda datumet 6. Genererade fakturor visas i din kalender och i din fakturalista

Steg

  1. 1

    Skapa faktura

    Ställ in fakturan med alla detaljer så som den ska visas varje cykel

  2. 2

    Aktivera återkommande

    Slå på alternativet för återkommande schema i fakturaredigeraren

  3. 3

    Ange frekvens

    Välj dagligen, veckovis, månadsvis eller årligen och ange sedan "var N:e"-intervallet (t.ex. veckovis var 2:a = varannan vecka)

  4. 4

    Konfigurera mönster

    Ange specifika dagar, datum eller veckodagsmönster beroende på frekvensen

  5. 5

    Ange slutvillkor

    Välj när det ska sluta: aldrig, på ett specifikt datum eller efter N förekomster

  6. 6

    Valfritt: automatisk utskick

    Aktivera automatiskt utskick för att e-posta varje faktura automatiskt på dess datum – kunden måste ha en e-postadress registrerad

  7. 7

    Spara schema

    Spara fakturan för att aktivera schemat

Tips
  • Använd månadsscheman för retainerkunder eller prenumerationstjänster
  • För fakturering varannan vecka, kvartalsvis eller halvårsvis anger du det matchande "var N:e"-intervallet i vecko-/månadsmönstret
  • Kontrollera kalendern för att se kommande schemalagda fakturor – klicka på "Visa schema" på valfri händelse för att hantera dess schema
  • Du kan pausa, återuppta eller avbryta ett schema när som helst
  • Aktivera automatiskt utskick för att helt automatisera din återkommande fakturering
InstrumentpanelOfferter