Filer & lagring
Ladda upp, organisera och hantera kundfiler inom din plans lagringskvot
Översikt över filer & lagring
Fillagring låter dig bifoga kvitton, avtal, signerade offerter och foton till dina kunder så att du behåller ett fullständigt pappersspår för varje affärsrelation. Filer lagras säkert och räknas mot din plans lagringskvot.
Varje fil du laddar upp är knuten till en kund. Du kan bifoga filer till en kundanteckning (till exempel en signerad offert tillsammans med en kommentar) eller ladda upp dem på egen hand som fristående filer. Båda visas tillsammans på kundens aktivitetstidslinje, och alla filer i ditt företag listas på ett ställe på sidan Filer.
Vad du kan göra med filer: - Bifoga dokument och bilder till kundanteckningar - Ladda upp fristående filer direkt till en kund - Bläddra bland alla filer i ditt företag från en enda Filer-sida - Söka filer efter namn, ladda ned dem och ta bort sådana du inte längre behöver - Följa hur mycket av din lagringskvot du har använt
Dra och släpp eller välj filer att bifoga till en kund
Varje fil är knuten till en kund för ett tydligt pappersspår
Hitta valfri fil i ditt företag efter namn på sidan Filer
En stapel för använd/total lagring visar hur mycket utrymme som återstår
- Använd filer för att hålla signerade offerter, kvitton och avtal tillsammans med kunden de tillhör
- Ta bort filer du inte längre behöver för att frigöra utrymme mot din plankvot
Ladda upp & hantera filer
Filer laddas upp från en kunds detaljsida, i Aktivitetssektionen. Du kan antingen bifoga filer till en anteckning eller ladda upp dem som fristående filer på kundens tidslinje.
Bifoga filer till en anteckning: 1. Öppna en kund och hitta Aktivitetssektionen 2. Klicka på ”Lägg till anteckning” 3. Skriv din anteckning (valfritt) och klicka på ”Bifoga” för att välja filer, eller dra filer till området 4. Klicka på ”Lägg till anteckning” för att spara anteckningen tillsammans med dess bilagor
Ladda upp fristående filer: 1. Öppna en kunds Aktivitetssektion 2. Dra filer direkt till tidslinjen (utan att öppna anteckningsformuläret) 3. Filerna laddas upp och visas som egna tidslinjeposter
Tillåtna filtyper: - PDF-dokument - Bilder (JPEG, PNG, GIF, WebP) - Word-dokument (.doc, .docx) - Excel-kalkylblad (.xls, .xlsx) - CSV- och vanliga textfiler
Sidan Filer (öppna den via länken ”Visa alla filer” i lagringssektionen under Inställningar → Fakturering) listar varje fil i ditt företag, nyast först. Härifrån kan du: - Söka filer efter namn - Ladda ned en fil (öppnar en säker, tidsbegränsad länk) - Ta bort en fil (med en bekräftelsedialog) - Se vilken kund varje fil tillhör, eller om det är en fristående fil
Att ta bort en fil tar bort den från både lagringen och fillistan, och frigör omedelbart det utrymmet mot din kvot.
Steg
- 1
Öppna en kund
Gå till Kunder och öppna kunden du vill bifoga filer till.
- 2
Lägg till filer
I Aktivitetssektionen, klicka på ”Lägg till anteckning” och sedan ”Bifoga”, eller dra filer direkt till tidslinjen.
- 3
Spara
Spara anteckningen med dess bilagor, eller låt fristående filer laddas upp vid släpp.
- 4
Hantera senare
Använd sidan Filer för att söka, ladda ned eller ta bort valfri fil i ditt företag.
- Varje enskild fil kan vara upp till 20 MB
- Dra och släpp flera filer samtidigt — de laddas alla upp tillsammans
- Filer som bifogats en anteckning tas bort automatiskt om du tar bort den anteckningen
- Nedladdningar öppnas via en säker, tidsbegränsad länk i stället för en permanent publik URL
- Att ta bort en fil är permanent och kan inte ångras
- Filer större än 20 MB eller av en filtyp som inte stöds avvisas före uppladdning
Lagringskvot & gränser
Varje plan inkluderar en fast mängd fillagring. Den totala storleken på alla dina uppladdade filer räknas mot denna kvot.
Lagring per plan:
Starter: 100 MB total fillagring Pro: 5 GB total fillagring Lifetime: 10 GB total fillagring
Sidan Filer visar en användningsstapel med hur mycket lagring du har använt av din totala. Indikatorn blir gulorange när du passerar 75 % och röd när du passerar 90 %, så att du får en tydlig varning innan utrymmet tar slut.
Gräns per fil: Oavsett plan kan varje enskild fil vara upp till 20 MB. Kvoten ovan är den sammanlagda summan över alla dina filer.
Frigöra utrymme: Ta bort filer du inte längre behöver från sidan Filer eller en kunds tidslinje. Utrymmet återvinns omedelbart, så att du kan fortsätta ladda upp utan att byta plan.
Se använd kontra total lagring i ett ögonkast på sidan Filer
Stapeln blir gulorange vid 75 % och röd vid 90 % använt
Att ta bort filer frigör kvot omedelbart
Uppgradera din plan för en större lagringskvot
Starter
€19
/mo
- 100 MB fillagring
- Upp till 20 MB per fil
- Bifoga filer till kunder & anteckningar
Pro
€49
/mo
- 5 GB fillagring
- Upp till 20 MB per fil
- Bifoga filer till kunder & anteckningar
Lifetime
€499
one-time
- 10 GB fillagring
- Upp till 20 MB per fil
- Bifoga filer till kunder & anteckningar
Vad händer när jag når min lagringsgräns?
Uppladdningar som skulle föra dig över din kvot blockeras. Appen varnar dig innan uppladdning, och gränsen upprätthålls även direkt i databasen som en hård spärr, så att filer över kvoten aldrig lagras. Ta bort filer för att frigöra utrymme eller uppgradera till en plan med en större kvot.
Frigör det utrymme direkt att ta bort en fil?
Ja. Att ta bort en fil från sidan Filer eller en kunds tidslinje återvinner det utrymmet mot din kvot omedelbart, så att du kan ladda upp igen utan dröjsmål.
Finns det en gräns för en enskild fils storlek?
Varje enskild fil kan vara upp till 20 MB. Din plankvot (100 MB, 5 GB eller 10 GB) är den sammanlagda summan över alla filer.
- När din lagring är full blockeras nya uppladdningar tills du tar bort filer eller uppgraderar din plan
- Spärren vid överskriden kvot upprätthålls på databasnivå, så den kan inte kringgås — även en uppladdning som slinker förbi kontrollen i appen avvisas och rullas tillbaka
Bifoga filer till kunder
Filer i Invotify är alltid kopplade till en kund — det finns ingen separat filbilaga på fakturor eller offerter. I stället håller du en kunds underlag (signerade offerter, avtal, kvitton, foton) på den kundens post, där de förblir vid sidan av de relaterade anteckningarna och historiken.
Två sätt som filer bifogas till en kund:
Bifogad till en anteckning: När du lägger till en anteckning i en kunds Aktivitetssektion kan du bifoga en eller flera filer till den. Filerna visas som chips under anteckningstexten, så att dokumentet och dess sammanhang hör ihop.
Fristående filer: Du kan också släppa filer direkt på en kunds tidslinje utan att skriva en anteckning. Dessa visas som egna poster, daterade som vilken annan aktivitet som helst.
Var du hittar en kunds filer: - På kundens detaljsida, i Aktivitetstidslinjen (anteckningar med bilagor + fristående filer) - På sidan Filer, där kundens namn visas bredvid var och en av deras filer
Behörigheter: Vem som helst i ditt team med behörighet att hantera kunder kan ta bort filer. Detta håller kunddokument under samma åtkomstkontroll som resten av kundposten.
- Bifoga en signerad offert eller ett avtal till en anteckning så att dokumentet och konversationen hör ihop
- Använd kundnamnskolumnen på sidan Filer för att snabbt se vilken kund en fil tillhör
- Fristående uppladdningar är utmärkta för snabba släpp som ett skannat kvitto utan att en kommentar behövs
- Filer kan inte bifogas direkt till en faktura eller offert — bifoga dem till den relaterade kunden i stället
- Att ta bort en anteckning tar även bort eventuella filer som bifogats den anteckningen