E-fakturering & efterlevnad

Invotify hjälper dig att uppfylla två moderna krav på en gång: maskinläsbara strukturerade e-fakturor för B2B- och myndighetsfakturering, och fullständig kontroll över dina egna data enligt GDPR.

Strukturerad e-fakturering (Pro): Vid sidan av den vanliga PDF:en kan Invotify generera en standardkompatibel XML-version av valfri faktura. Du laddar ned XML-filen och skickar eller laddar upp den vart helst din köpare eller skattemyndighet behöver den. Tre format stöds: UBL 2.1, CII (UN/CEFACT) och Peppol BIS 3.0.

Data & integritet (alla planer): Varje konto kan exportera sina data — som färdiga CSV-filer att öppna för din revisor, eller som ett komplett JSON-arkiv — och kan permanent radera kontot när du inte längre behöver det.

E-fakturaexport är en Pro-funktion (ingår även i Lifetime). Dataexport och kontoborttagning är tillgängliga på alla planer — och det fullständiga JSON-arkivet plus kontoborttagning fungerar även om ditt abonnemang har upphört.

Invotify genererar tre strukturerade e-fakturaformat. Alla tre produceras från samma fakturadata, så att du kan välja det som din mottagare eller jurisdiktion kräver.

UBL 2.1: OASIS Universal Business Language-standarden. Allmänt accepterad i hela EU och den vanligaste utgångspunkten för strukturerad e-fakturering.

CII (UN/CEFACT): Cross Industry Invoice, anpassad till EN 16931. Detta är formatet bakom XRechnung (Tyskland) och Factur-X (Frankrike), så välj CII när du fakturerar tysk eller fransk offentlig sektor och många B2B-mottagare.

Peppol BIS 3.0: En profil av UBL 2.1 med Peppol-specifika metadata — CustomizationID och ProfileID plus obligatoriska EndpointID-identifierare på både leverantören och köparen. Använd detta när din mottagare ber om en Peppol-faktura.

Viktigt — Invotify genererar filen, det överför den inte. Peppol-exporten producerar ett giltigt Peppol BIS 3.0-XML-dokument. Att faktiskt leverera det till Peppol-nätverket kräver en Peppol Access Point-leverantör (till exempel Pagero, Basware eller Storecove). Invotify lämnar XML:en till dig; att skicka eller ladda upp den är ditt sista steg.

Du exporterar en e-faktura från en enskild faktura. Exporten laddar ned en .xml-fil namngiven efter fakturanumret och formatet (till exempel INV-001-ubl.xml).

Detta är en Pro-funktion och är tillgänglig endast för fakturor — offerter kan inte exporteras som e-fakturor.

Peppol-fakturor identifierar varje part med en Peppol-deltagaridentifierare kallad EndpointID. För leverantörssidan kommer den identifieraren från ditt företags PEPPOL-ID, som du anger en gång i Inställningar.

Ange ditt registrerade deltagarnummer endast — till exempel 1234567890123 — så tillämpar Invotify GLN-schemat (0088) automatiskt när det skriver leverantörens EndpointID på varje Peppol BIS 3.0-export. Lägg inte till schemakoden som prefix själv. Om du lämnar fältet tomt faller Invotify tillbaka på din företagsmejl som slutpunkt, vilket de flesta Peppol-mottagare inte accepterar.

Ditt PEPPOL-ID är en del av din företagsprofil, så det delas över hela ditt företag och återanvänds på varje Peppol-export — du anger det inte på nytt per faktura.

Invotify ger dig full tillgång till dina egna data, till stöd för GDPR-rätten till dataportabilitet (artikel 20). Det finns två kompletterande sätt att få ut dina data, tillgängliga på alla planer.

CSV-exporter (för din revisor): Ladda ned fokuserade kalkylark som du kan öppna i Excel, Numbers eller valfritt bokföringsverktyg. Dessa finns där datan finns och kräver ett aktivt abonnemang: - Kunder — exporteras från sidan Kunder (Exportera CSV): namn, e-post, telefon, organisationsnummer, fullständig adress och skapandedatum. - Fakturor — exporteras från fakturalistan: fakturanummer, status, datum, kund, valuta, delsumma, moms, rabatt, summor, betalt belopp, betalningsleverantör/-status och anteckningar. Du kan filtrera efter datumintervall och status.

Fullständigt JSON-arkiv (komplett säkerhetskopia): En strukturerad JSON-fil som innehåller allt du har insyn i — ditt konto och din företagsprofil, kunder, alla dokument (fakturor, offerter, kreditfakturor, utgifter), mallar, återkommande scheman, betalningar och momsförinställningar, bankanslutningar, produkter och lagerrörelser, kundfiler och anteckningar, och ett granskningsspår. Fältnamn är aliasade så att arkivet är läsbart och inte exponerar interna databasdetaljer. Arkivet laddas ned från Inställningar → Integritet & data och fungerar även om ditt abonnemang har upphört.

När du inte längre behöver Invotify kan du permanent radera ditt konto till stöd för GDPR-rätten till radering (artikel 17). Detta är tillgängligt på alla planer.

Radering är oåterkallelig. För att förhindra olyckor måste du skriva den exakta frasen DELETE MY ACCOUNT för att bekräfta. När det väl bekräftats gör Invotify följande: 1. Avbryter eventuellt aktivt abonnemang (efter bästa förmåga). 2. Rensar dina företagsdata och företagsposten (om du är ägaren). 3. Rensar dina personuppgifter, din profil och din inloggning. 4. Rensar dina uppladdade filer från lagringen. 5. Loggar ut dig.

Om du är medlem i ett företag du inte äger tar radering av ditt konto bort ditt medlemskap men lämnar företaget och dess data intakta för det återstående teamet.