E-fakturering & efterlevnad

Invotify hjälper dig att uppfylla två moderna krav samtidigt: maskinläsbara strukturerade e-fakturor för B2B- och myndighetsfakturering, och full kontroll över dina egna data enligt GDPR.

Strukturerad e-fakturering (Pro): Utöver den vanliga PDF:en kan Invotify generera en standardenlig XML-version av valfri faktura. Du laddar ner XML-filen och skickar eller laddar upp den dit din köpare eller skattemyndighet behöver den. Tre format stöds: UBL 2.1, CII (UN/CEFACT) och Peppol BIS 3.0.

Data & integritet (alla planer): Varje konto kan exportera sina data — som färdiga CSV-filer för din revisor, eller som ett enda komplett JSON-arkiv — och kan permanent radera kontot när du inte längre behöver det.

E-fakturaexport är en Pro-funktion (ingår även i Lifetime). Dataexport och kontoradering är tillgängliga i alla planer — och det fullständiga JSON-arkivet samt kontoradering fungerar även om din prenumeration har upphört.

Invotify genererar tre strukturerade e-fakturaformat. Alla tre produceras från samma fakturadata, så du kan välja vilket som helst som din mottagare eller jurisdiktion kräver.

UBL 2.1: OASIS-standarden Universal Business Language. Brett accepterad i hela EU och den vanligaste utgångspunkten för strukturerad e-fakturering.

CII (UN/CEFACT): Cross Industry Invoice, anpassad till EN 16931. Detta är formatet bakom XRechnung (Tyskland) och Factur-X (Frankrike), så välj CII när du fakturerar tysk eller fransk offentlig sektor och många B2B-mottagare.

Peppol BIS 3.0: En profil av UBL 2.1 med Peppol-specifik metadata — CustomizationID och ProfileID plus obligatoriska EndpointID-identifierare på både leverantören och köparen. Använd detta när din mottagare ber om en Peppol-faktura.

Viktigt — Invotify genererar filen, men överför den inte. Peppol-exporten producerar ett giltigt Peppol BIS 3.0-XML-dokument. Att faktiskt leverera det in på Peppol-nätverket kräver en leverantör av Peppol Access Point (till exempel Pagero, Basware eller Storecove). Invotify räcker dig XML:en; att skicka eller ladda upp den är ditt sista steg.

Du exporterar en e-faktura från en enskild faktura. Exporten laddar ner en .xml-fil namngiven efter fakturanumret och formatet (till exempel INV-001-ubl.xml).

Detta är en Pro-funktion och är tillgänglig endast för fakturor — offerter kan inte exporteras som e-fakturor.

Peppol-fakturor identifierar varje part med en Peppol-deltagaridentifierare som kallas EndpointID. För leverantörssidan kommer den identifieraren från ditt företags PEPPOL ID, som du anger en gång i Inställningar.

Ange endast ditt registrerade deltagarnummer — till exempel 1234567890123 — så tillämpar Invotify GLN-schemat (0088) automatiskt när det skriver leverantörens EndpointID på varje Peppol BIS 3.0-export. Sätt inte schemakoden som prefix själv. Om du lämnar fältet tomt faller Invotify tillbaka på ditt företags e-post som slutpunkt, vilket de flesta Peppol-mottagare inte accepterar.

Ditt PEPPOL ID är en del av din affärsprofil, så det delas i hela ditt företag och återanvänds på varje Peppol-export — du anger det inte på nytt per faktura.

Invotify ger dig full tillgång till dina egna data, till stöd för GDPR:s rätt till dataportabilitet (artikel 20). Det finns två kompletterande sätt att få ut dina data, tillgängliga i alla planer.

CSV-exporter (för din revisor): Ladda ner fokuserade kalkylblad som du kan öppna i Excel, Numbers eller valfritt bokföringsverktyg. Dessa finns där datan finns och kräver en aktiv prenumeration: - Kunder — exporteras från Kunder-sidan (Export CSV): namn, e-post, telefon, skatte-ID, fullständig adress och skapelsedatum. - Fakturor — exporteras från fakturalistan: fakturanummer, status, datum, kund, valuta, delsumma, skatt, rabatt, summor, betalt belopp, betalningsleverantör/-status och anteckningar. Du kan filtrera efter datumintervall och status.

Fullständigt JSON-arkiv (komplett säkerhetskopia): En strukturerad JSON-fil som innehåller allt du har insyn i — ditt konto och din affärsprofil, kunder, alla dokument (fakturor, offerter, kreditnotor, utgifter), mallar, återkommande scheman, betalningar och skatteförinställningar, bankanslutningar, produkter och lagerrörelser, kundfiler och anteckningar, samt en granskningslogg. Fältnamnen är alias-omvandlade så att arkivet är läsbart och inte exponerar interna databasdetaljer. Arkivet laddas ner från Inställningar → Integritet & data och fungerar även om din prenumeration har upphört.

När du inte längre behöver Invotify kan du permanent radera ditt konto, till stöd för GDPR:s rätt till radering (artikel 17). Detta är tillgängligt i alla planer.

Radering är oåterkallelig. För att förhindra misstag måste du skriva den exakta frasen DELETE MY ACCOUNT för att bekräfta. När det väl är bekräftat kommer Invotify att: 1. Säga upp en eventuell aktiv prenumeration (efter bästa förmåga). 2. Rensa dina företagsdata och företagsposten (om du är ägaren). 3. Rensa dina personuppgifter, din profil och din inloggning. 4. Rensa dina uppladdade filer från lagringen. 5. Logga ut dig.

Om du är medlem i ett företag du inte äger, tar radering av ditt konto bort ditt medlemskap men lämnar företaget och dess data intakta för det återstående teamet.