Kunder

Din kunddatabas är central för effektiv fakturering. Genom att underhålla korrekta kundregister kan du snabbt skapa fakturor med automatiskt ifylld information och följa dina affärsrelationer över tid.

Fördelar med kundhantering: - Snabb fakturering med automatisk ifyllnad med ett klick - Konsekvent kundinformation i alla dokument - Visa fullständig fakturahistorik för kunden - Följa kundens kontaktuppgifter och företagsinformation - Dokument kan renderas på kundens språk, så att varje kund läser fakturor och offerter på sitt föredragna språk - EU-momsvalidering (VIES) med automatisk ifyllnad av företagsnamn och adress - Interna anteckningar och filbilagor som hålls per kund - Organisera kontakter med sökning och sortering

Alla kundfunktioner som beskrivs här är tillgängliga på alla planer.

Du kan lägga till kunder från sidan Kunder eller direkt medan du skapar en faktura eller offert.

Fält för kundinformation:

Obligatoriskt: - Namn (privatperson eller företagsnamn) - E-post (för att skicka fakturor och offerter)

Valfritt: - Typ (Kund eller Lead — följ prospekt åtskilt från aktiva kunder) - Kontaktnamn (enskild kontaktperson på ett företag) - Telefonnummer - Organisationsnummer (lokalt registreringsnummer) - Momsregistreringsnummer (EU-moms — valideras mot VIES medan du skriver) - Gatuadress - Ort - Region/delstat - Postnummer - Land

Momsvalidering och automatisk ifyllnad: När du anger ett EU-momsregistreringsnummer validerar Invotify det mot Europeiska kommissionens VIES-databas i realtid. Ett giltigt nummer bekräftas med en grön bock; ett ogiltigt flaggas innan du sparar. Vid en lyckad sökning fylls det registrerade företagsnamnet och adressen automatiskt i alla fält du lämnat tomma — så att du kan skapa en komplett B2B-kund utifrån enbart ett momsregistreringsnummer.

Lägga till från sidan Kunder: 1. Gå till Kunder i sidomenyn 2. Klicka på knappen ”Lägg till kund” 3. Fyll i kunduppgifterna 4. Klicka på Spara

Lägga till medan du skapar en faktura: 1. I fakturaredigerarens Faktureras till-sektion, växla till ”Lägg till kund” 2. Fyll i de minsta obligatoriska fälten (namn och e-post) 3. Spara — kunden lagras i din kundlista och väljs automatiskt för fakturan

Kundlistan ger dig verktyg för att söka, sortera och hantera din kunddatabas effektivt.

Listfunktioner: - Sök över namn, e-post och telefonnummer - Sortera efter namn, e-post, telefon eller plats (klicka på kolumnrubrikerna) - Filtrera efter typ (Kunder eller Leads) - Sidnumrering (10 kunder per sida) - Flerval med massborttagning (Skift-klicka för att välja ett intervall) - Snabbåtgärder för varje kund

Kundåtgärder: - Visa - Öppna kundens detaljsida med fullständig profil och historik - Redigera - Ändra kundinformation - Ta bort - Ta bort kunden (med bekräftelsedialog)

Kundens detaljsida: Varje kund har en dedikerad sida som visar: - Fullständig kontaktinformation (namn, kontaktperson, e-post, telefon, organisationsnummer, momsregistreringsnummer) - Fullständig företagsadress - Intäktsstatistik för kunden (i år, förra året, genomsnittlig faktura, prognostiserad) - Alla fakturor kopplade till kunden (nummer, datum, belopp, status) - En aktivitetsyta för interna anteckningar och filbilagor som hålls mot kunden - En generator för kontoutdrag — välj ett datumintervall för att skapa en PDF med löpande saldo - Snabbåtgärder (redigera, ta bort, skapa ny faktura för denna kund)

Kundfiler: Filbilagor finns på kundens aktivitetsyta och räknas mot ditt kontos fillagringskvot. Se sektionen Filer för lagringsgränser och filtyper som stöds.

Följ dessa bästa praxis för att hålla en ren och användbar kunddatabas.

Datakvalitet: - Verifiera e-postadresser innan du sparar för att säkerställa fakturaleverans - Använd enhetlig formatering för telefonnummer - Inkludera fullständiga adresser för alla företagskunder - Uppdatera information när kunder meddelar dig om ändringar

Organisation: - Använd företagsnamn för B2B-kunder - Använd fullständiga namn för privatkunder - Lägg till kontaktnamn för att skilja personer på samma företag - Håll organisationsnummer aktuella för efterlevnad

Underhåll: - Granska och uppdatera kundinformation regelbundet - Ta bort dubblettposter med hjälp av sökfunktionen - Exportera kunddata som CSV från sidan Kunder (Exportera CSV), eller som en del av det fullständiga JSON-arkivet via Inställningar → Integritet & data