Kunder
Hantera din kunddatabas och dina kontaktuppgifter
Översikt över kundhantering
Din kunddatabas är central för effektiv fakturering. Genom att hålla korrekta kundregister kan du snabbt skapa fakturor med automatiskt ifylld information och följa dina affärsrelationer över tid.
Fördelar med kundhantering: - Snabb fakturaskapande med automatisk ifyllnad i ett klick - Enhetlig kundinformation i alla dokument - Visa kundens fullständiga fakturahistorik - Håll koll på kundens kontaktuppgifter och företagsinformation - Dokument kan renderas på kundens språk, så att varje kund läser fakturor och offerter på sitt önskade språk - Validering av EU-moms (VIES) med automatisk ifyllnad av företagsnamn och adress - Interna anteckningar och filbilagor sparas per kund - Organisera kontakter med sökning och sortering
Alla kundfunktioner som beskrivs här är tillgängliga i varje plan.
Centraliserad lagring av all kundinformation
Visa alla fakturor och offerter för varje kund
Rendera varje kunds fakturor och offerter på deras önskade språk
Validera EU-momsnummer (VIES) och fyll automatiskt i företagsnamn och adress
Lägga till kunder
Du kan lägga till kunder från kundsidan eller direkt medan du skapar en faktura eller offert.
Fält för kundinformation:
Obligatoriskt: - Namn (privatperson eller företagsnamn) - E-post (för att skicka fakturor och offerter)
Valfritt: - Typ (Kund eller Prospekt — håll koll på potentiella kunder separat från aktiva kunder) - Kontaktnamn (enskild kontaktperson på ett företag) - Telefonnummer - Skatte-ID (lokalt registreringsnummer) - Momsnummer (EU-moms — valideras mot VIES medan du skriver) - Gatuadress - Stad - Region / Län - Postnummer - Land
Momsvalidering och automatisk ifyllnad: När du anger ett EU-momsnummer validerar Invotify det mot Europeiska kommissionens VIES-databas i realtid. Ett giltigt nummer bekräftas med en grön bock; ett ogiltigt flaggas innan du sparar. Vid en lyckad sökning fylls det registrerade företagsnamnet och adressen automatiskt i alla fält du lämnat tomma — så att du kan skapa en komplett B2B-kund enbart utifrån ett momsnummer.
Lägga till från kundsidan: 1. Gå till Kunder i sidofältet 2. Klicka på knappen "Lägg till kund" 3. Fyll i kunduppgifterna 4. Klicka på Spara
Lägga till medan du skapar en faktura: 1. I avsnittet Faktureras till i fakturaredigeraren, växla till "Lägg till kund" 2. Fyll i de minst obligatoriska fälten (namn och e-post) 3. Spara — kunden lagras i din kundlista och väljs automatiskt för fakturan
- Inkludera alltid e-postadresser för fakturaleverans
- Lägg till skatte-ID för B2B-kunder för korrekt skattedokumentation
- Kompletta adresser får dina fakturor att se mer professionella ut
- Använd enhetliga namngivningskonventioner för enkel sökning
- Lägg till kontaktnamn vid fakturering av företag för att personalisera kommunikationen
Hantera kunder
Kundlistan tillhandahåller verktyg för att söka, sortera och hantera din kunddatabas effektivt.
Listfunktioner: - Sök bland namn, e-post och telefonnummer - Sortera efter namn, e-post, telefon eller plats (klicka på kolumnrubrikerna) - Filtrera efter typ (Kunder eller Prospekt) - Sidnumrering (10 kunder per sida) - Flerval med massradering (Shift-klick för att välja ett intervall) - Snabbåtgärder för varje kund
Kundåtgärder: - Visa - Öppna kundens detaljsida med fullständig profil och historik - Redigera - Ändra kundinformation - Radera - Ta bort kund (med bekräftelsedialog)
Kundens detaljsida: Varje kund har en dedikerad sida som visar: - Fullständig kontaktinformation (namn, kontaktperson, e-post, telefon, skatte-ID, momsnummer) - Fullständig företagsadress - Intäktsstatistik för kunden (i år, förra året, genomsnittlig faktura, prognostiserad) - Alla fakturor kopplade till kunden (nummer, datum, belopp, status) - Ett aktivitetsområde för interna anteckningar och filbilagor som sparas hos kunden - En generator för kundutdrag — välj ett datumintervall för att skapa en PDF med löpande saldo - Snabbåtgärder (redigera, radera, skapa ny faktura för denna kund)
Kundfiler: Filbilagor finns i kundens aktivitetsområde och räknas mot ditt kontos fillagringskvot. Se avsnittet Filer för lagringsgränser och filtyper som stöds.
Hitta kunder efter namn, e-post eller telefonnummer
Sortera efter namn, e-post, telefon eller plats; filtrera Kunder mot Prospekt
Se fullständig kundprofil och hela fakturahistoriken
Skapa en PDF med löpande saldo för valfritt datumintervall
Bästa praxis
Följ dessa bästa praxis för att hålla en ren och användbar kunddatabas.
Datakvalitet: - Verifiera e-postadresser innan du sparar för att säkerställa fakturaleverans - Använd enhetlig formatering för telefonnummer - Inkludera fullständiga adresser för alla företagskunder - Uppdatera information när kunder meddelar dig om ändringar
Organisation: - Använd företagsnamn för B2B-kunder - Använd fullständiga namn för privatkunder - Lägg till kontaktnamn för att särskilja personer på samma företag - Håll skatte-ID aktuella för efterlevnad
Underhåll: - Granska och uppdatera kundinformation regelbundet - Ta bort dubblettposter med hjälp av sökfunktionen - Exportera kunddata som CSV från kundsidan (Exportera CSV), eller som en del av det fullständiga JSON-arkivet via Inställningar → Integritet & data
- Skicka ett testmeddelande för att verifiera kundens e-postadresser innan du skickar verkliga fakturor
- För EU-B2B-kunder, ange momsnumret först och låt VIES automatiskt fylla i företagsnamn och adress
- Välj dokumentspråk i faktura- eller offertredigeraren så att varje kund läser det på sitt språk
- Använd sökfunktionen för att undvika att skapa dubblettkunder
- Kompletta adresser hjälper till med skatteefterlevnad och professionellt utseende