Kreditfakturor

En kreditfaktura är ett dokument som du utfärdar till en kund för att minska eller återföra ett belopp som kunden är skyldig på en tidigare faktura. Använd kreditfakturor när:

• En kund returnerar en produkt
• Du behöver rätta en överdebitering på en betald eller obetald faktura
• Du vill skriva av en del av eller hela ett utestående saldo
• Du gick med på en rabatt efter att den ursprungliga fakturan utfärdats
• Du behöver dokumentera en återbetalning som du hanterat utanför Invotify

Varför kreditfakturor är viktiga: Kreditfakturor är det revisorsgodkända sättet att justera en faktura efter att den utfärdats. De skriver inte om historiken — den ursprungliga fakturan förblir precis som den var — de dokumenterar helt enkelt rättelsen på sin egen post med sitt eget nummer och datum. Detta håller din bokföring redo för revision och din kunds kontoutdrag tydligt.

Kreditfakturor kontra att redigera fakturor: Om en faktura fortfarande är ett utkast kan du redigera den direkt. När en faktura väl har skickats eller markerats som betald är den en del av ditt finansiella underlag — då bör du utfärda en kreditfaktura i stället för att ändra den. Invotify låter dig göra endera, men kreditfakturor är den rekommenderade vägen för skickade eller betalda fakturor.

Kreditfakturor i Invotify skapas utifrån en befintlig faktura — det håller varje kreditering kopplad till dokumentet den korrigerar. Du börjar från sidan Kreditfakturor, väljer fakturan, och resten fylls i automatiskt.

Skapa en kreditfaktura: 1. Gå till sidan Kreditfakturor 2. Klicka på ”Ny kreditfaktura” 3. Välj fakturan du vill kreditera 4. Dess rader laddas med det antal som fortfarande är tillgängligt att kreditera på varje rad 5. Kryssa i de rader som ska inkluderas — alla för en full kreditering, eller specifika för en delkreditering 6. Justera det krediterade antalet per rad om du bara krediterar en del av en post 7. Lägg till en orsak och eventuella anteckningar (starkt rekommenderat för granskningsspår) 8. Spara som utkast och utfärda den sedan när du är redo

Kund, valuta och momsuppgifter hämtas automatiskt från fakturan. Du kan inte kreditera mer än vad som återstår okrediterat på varje rad — Invotify blockerar överkreditering.

Kreditfakturans PDF: Varje kreditfaktura skapar en ren, standardmässig PDF tydligt rubricerad ”CREDIT NOTE” så att det inte uppstår förväxling med en faktura. Den listar de krediterade raderna, den totala krediteringen och dina företagsuppgifter, och bär den orsak du angett.

Kreditfakturor rör sig genom fyra status från skapande till slutförande. Att förstå dem hjälper dig att följa vilka krediteringar som är aktiva och vilka som bara är utkast.

Eftersom kreditfakturor skapas mot en faktura är tillämpningen av en sådan i stort sett automatisk.

Tillämpas på den kopplade fakturan vid utfärdandet När du utfärdar en kreditfaktura som är kopplad till en faktura minskar Invotify omedelbart den fakturans utestående saldo med krediteringsbeloppet. Om fakturan var €1 000 och kreditfakturan är på €400 visar fakturan nu €600 att betala. Om krediteringen är lika med eller överstiger det utestående beloppet markeras fakturan som betald. Du tar inget separat ”tillämpa”-steg — utfärdandet är det som tillämpar den.

Statusen ”Tillämpad” är en manuell markering Att markera en kreditfaktura som Tillämpad (från statusen Utfärdad) är en bokföringsflagga som du sätter för att registrera att krediteringen är fullständigt hanterad — till exempel efter att en återbetalning har gått igenom. Den ändrar inte i sig något fakturasaldo; saldoförändringen skedde redan vid utfärdandet.

Återbetalningar hanteras utanför Invotify En kreditfaktura är ett dokument, inte en pengaöverföring. Om du är skyldig kunden pengar tillbaka, hantera återbetalningen via din vanliga kanal — Stripe, en banköverföring eller kontanter — och markera kreditfakturan som Tillämpad när den har gått igenom. Invotify skickar inte återbetalningar till en betalningsleverantör åt dig.

Makulering återför saldoförändringen Om du makulerar en kreditfaktura som var kopplad till en faktura återställer Invotify den fakturans utestående saldo med det krediterade beloppet, så att fakturan åter visar vad som verkligen är skyldigt.