Kreditnotor

En kreditnota är ett dokument du utfärdar till en kund för att minska eller återföra ett belopp de är skyldiga på en tidigare faktura. Använd kreditnotor när:

• En kund returnerar en produkt
• Du behöver korrigera en överdebitering på en betald eller obetald faktura
• Du vill skriva av en del av eller hela ett utestående saldo
• Du kom överens om en rabatt efter att den ursprungliga fakturan utfärdats
• Du behöver dokumentera en återbetalning du genomförde utanför Invotify

Varför kreditnotor är viktiga: Kreditnotor är det revisorgodkända sättet att justera en faktura efter att den utfärdats. De skriver inte om historien – den ursprungliga fakturan förblir exakt som den var – de dokumenterar helt enkelt korrigeringen på sitt eget underlag med sitt eget nummer och datum. Detta håller din bokföring revisionsklar och din kunds kontoutdrag tydligt.

Kreditnotor kontra att redigera fakturor: Om en faktura fortfarande är ett utkast kan du redigera den direkt. När en faktura väl har skickats eller markerats som betald är den en del av din ekonomiska bokföring – du bör utfärda en kreditnota i stället för att ändra den. Invotify låter dig göra endera, men kreditnotor är den rekommenderade vägen för skickade eller betalda fakturor.

Kreditnotor i Invotify skapas från en befintlig faktura – detta håller varje kreditering kopplad till dokumentet den korrigerar. Du börjar från sidan Kreditnotor, väljer fakturan, och resten fylls i automatiskt.

Skapa en kreditnota: 1. Gå till sidan Kreditnotor 2. Klicka på "Ny kreditnota" 3. Välj fakturan du vill kreditera 4. Dess radposter laddas med det antal som fortfarande är tillgängligt att kreditera på varje rad 5. Markera raderna som ska ingå – alla för en full kreditering, eller specifika för en delkreditering 6. Justera det krediterade antalet per rad om du bara krediterar en del av en post 7. Lägg till en orsak och eventuella anteckningar (starkt rekommenderat för verifieringskedjor) 8. Spara som utkast och utfärda den sedan när du är redo

Kunden, valutan och skatteuppgifterna hämtas automatiskt från fakturan. Du kan inte kreditera mer än vad som återstår okrediterat på varje rad – Invotify blockerar överkreditering.

Kreditnota-PDF:en: Varje kreditnota skapar en ren, standardiserad PDF som tydligt rubriceras "CREDIT NOTE" så att det inte uppstår någon förväxling med en faktura. Den listar de krediterade raderna, den totala krediteringen och dina företagsuppgifter, och bär den orsak du angav.

Kreditnotor rör sig genom fyra statusar från skapande till avräkning. Att förstå dem hjälper dig att följa vilka krediteringar som är aktiva och vilka som bara är utkast.

Eftersom kreditnotor skapas mot en faktura är det mestadels automatiskt att tillämpa en.

Tillämpas på den kopplade fakturan vid utfärdandet När du utfärdar en kreditnota som är kopplad till en faktura minskar Invotify omedelbart den fakturans utestående saldo med krediteringsbeloppet. Om fakturan var €1 000 och kreditnotan är på €400 visar fakturan nu €600 att betala. Om krediteringen motsvarar eller överstiger det utestående beloppet markeras fakturan som betald. Du gör inget separat "tillämpa"-steg – utfärdandet är det som tillämpar den.

Statusen "Tillämpad" är en manuell markering Att markera en kreditnota som Tillämpad (från status Utfärdad) är en bokföringsflagga du anger för att registrera att krediteringen är fullständigt hanterad – till exempel efter att en återbetalning har gått igenom. Den ändrar inte i sig något fakturasaldo; saldoändringen skedde redan vid utfärdandet.

Återbetalningar hanteras utanför Invotify En kreditnota är ett dokument, inte en pengaöverföring. Om du är skyldig kunden pengar tillbaka, genomför återbetalningen via din vanliga kanal – Stripe, en banköverföring eller kontant – och markera kreditnotan som Tillämpad när den har gått igenom. Invotify skickar inte återbetalningar till en betalningsleverantör åt dig.

Makulering återför saldoändringen Om du makulerar en kreditnota som var kopplad till en faktura återställer Invotify den fakturans utestående saldo med det krediterade beloppet, så att fakturan åter visar vad som faktiskt är skyldigt.