Banksynkronisering och avstämning

Banksynkronisering ansluter ditt företags bankkonto till Invotify via Plaid, hämtar in dina transaktioner och matchar inkommande betalningar mot utestående fakturor — så att de fakturor du har fått betalt för markerar sig själva som betalda. Det är funktionen som tar bort den manuella avstämningen från ditt bord.

Vad banksynkronisering gör: - Ansluter din bank säkert via Plaids värdbaserade inloggningsflöde - Hämtar in nya transaktioner i Invotify automatiskt varje dag - Poängsätter varje inkommande kredit mot dina öppna fakturor och bekräftar säkra träffar på egen hand - Köar kandidater med lägre säkerhet som förslag du bekräftar med ett klick - Låter dig ignorera eller arkivera transaktioner som inte är kundbetalningar

Var den finns: Du ansluter och kopplar bort banker från Inställningar → Integrationer; transaktionsflödet finns på Bank-sidan (/dashboard/bank), uppdelat i vyerna Kräver åtgärd (förslag och transaktioner som väntar på ett beslut), Matchade och Ignorerade.

Plantillgänglighet: Banksynkronisering är en Pro-funktion (ingår även i Lifetime). I Starter visar Bank-sidan i stället en uppmaning att uppgradera. Varje bank-API-anrop är skyddat på serversidan, så funktionen är verkligen låst, inte bara dold i gränssnittet.

Att ansluta en bank är ett kort, guidat flöde som Plaid sköter. Invotify tar bara emot de data som Plaid lämnar tillbaka — aldrig din bankinloggning.

Var Plaid når: Anslutningen stöder banker i USA, Storbritannien och Kanada och täcker tusentals institut, inklusive stora nationella banker, regionala banker och kreditföreningar via Plaid.

Så fungerar anslutningen: 1. Invotify begär en Plaid Link-token för ditt konto. 2. Plaids säkra popup öppnas. Du väljer din bank och loggar in direkt med Plaid — Invotify är aldrig mellanhand för dina uppgifter. 3. Du väljer det konto du vill koppla. 4. Plaid lämnar tillbaka en tillfällig offentlig token, som Invotify byter mot en långlivad åtkomsttoken och lagrar mot ditt företag. 5. Anslutningen sparas med ditt instituts namn, kontonamn och ett maskerat kontonummer, och är redo att synkronisera.

När en bank är ansluten och transaktioner har synkroniserats landar de i Invotify, organiserade efter var de står i matchningsprocessen.

Så är flödet organiserat: - Kräver åtgärd — Föreslagna träffar som matcharen hittade men inte var tillräckligt säker på för att bekräfta (visas med sin säkerhetspoäng och en bekräftelse med ett klick), plus transaktioner utan kandidat ännu. Matcha var och en mot en faktura, eller ignorera den. - Matchade — Transaktioner som har bekräftats mot en faktura, antingen automatiskt av matcharen eller manuellt av dig. - Ignorerade — Transaktioner du har lagt åt sidan eftersom de inte är kundbetalningar (avgifter, överföringar, leverantörsdebiteringar och liknande).

Vad varje transaktion visar: Varje transaktion bär sitt belopp, sin valuta, sitt datum, sin beskrivning, sitt handlarnamn (när banken anger ett) och sin kategori, tillsammans med sin aktuella matchningsstatus och eventuell matchad faktura. Föreslagna träffar visar dessutom matcharens säkerhet. Inkommande betalningar (krediter) är de transaktioner matcharen bryr sig om; utgående debiteringar ligger helt enkelt i flödet.

Att läsa flödet: Transaktioner listas med de nyaste först. Listan är paginerad, så stora historiker laddas i hanterbara sidor i stället för allt på en gång.

Invotifys matchare jämför varje inkommande betalning mot dina öppna fakturor och tar fram en säkerhetspoäng. Poängen avgör om matchningen tillämpas automatiskt eller lämnas till dig att bekräfta.

Så byggs poängen: För varje öppen faktura som matchar transaktionens valuta och belopp (inom en liten avrundningstolerans) summerar Invotify tre signaler:

Belopp — Den största delen av poängen. En transaktion blir över huvud taget kandidat först när dess belopp motsvarar en fakturasumma inom toleransen.

Datumnärhet — En betalning som kommer in nära fakturans förfallodatum får högre poäng än en som kommer in flera veckor bort. Ju närmare datumen, desto mer lägger den till; betalningar långt från varje förfallodatum bidrar inte med något på denna signal.

Kundnamn — Om transaktionsbeskrivningen innehåller fakturans kund- eller företagsnamn lägger det till poäng. Bankbeskrivningar är ofta röriga, så detta är en av tre indata snarare än ett krav.

Automatisk bekräftelse kontra föreslagen: De tre signalerna kombineras till en samlad säkerhet. När den bästa kandidaten klarar en hög säkerhetströskel bekräftar Invotify matchningen automatiskt, registrerar betalningen och uppdaterar fakturan. Under den tröskeln sparas kandidaten som en föreslagen matchning — den visas under Kräver åtgärd med sin säkerhetspoäng så att du kan bekräfta den med ett klick (eller välja en annan faktura, eller ignorera den). Förslag omprövas vid varje synkronisering: om kandidatfakturan blir betald på något annat sätt dras det inaktuella förslaget tillbaka i stället för att lämnas kvar att bekräfta två gånger.

Vad som händer vid en bekräftad matchning: När en matchning bekräftas — av matcharen eller av dig — registrerar Invotify en betalning på fakturan för transaktionsbeloppet och räknar om vad som återstår att betala. Om det reglerar saldot växlar fakturan till Betald; om den bara täcker en del av det blir fakturan Delvis och förblir öppen för resten. Manuella matchningar skrivs till aktivitetsloggen.

Matcha manuellt: Du kan alltid matcha en transaktion mot en faktura själv från transaktionen. En manuell matchning behandlas som fullt säker och registrerar betalningen på exakt samma sätt som en automatisk gör.

Inte varje rad i ditt bankflöde är en kundbetalning. Avgifter, överföringar, återbetalningar till leverantörer och dina egna utgående debiteringar dyker också upp. Invotify ger dig ett rent sätt att hålla dessa borta från din avstämningsvy.

Ignorera en transaktion: Markera valfri transaktion som ignorerad så flyttas den till vyn Ignorerade och ur vägen. Använd detta för allt som inte är en kundbetalning så att ditt flöde bara någonsin innehåller verkliga beslut. Att ignorera en transaktion rör ingen faktura — det handlar enbart om att städa flödet.

Vyn Ignorerade som ett arkiv: Ignorerade transaktioner raderas inte; de förblir tillgängliga under Ignorerade. Det bevarar en fullständig uppteckning av allt som gått genom ditt konto samtidigt som du kan fokusera på de transaktioner som spelar roll för att få betalt.

Koppla bort en bank: Du kan ta bort en bankanslutning när som helst från Inställningar → Integrationer. Att koppla bort är en mjuk åtgärd — anslutningen markeras som bortkopplad och slutar synkronisera, och händelsen registreras i aktivitetsloggen. Transaktioner som redan hämtats in förblir i ditt flöde.

Banksynkronisering sköter sig själv — ditt flöde hålls aktuellt och säkra träffar stäms av av sig själva utan att du gör något.

Daglig automatisk synkronisering: Varje ansluten bank synkroniseras automatiskt en gång om dagen. Det finns inget att utlösa eller schemalägga — nya transaktioner dyker helt enkelt upp i ditt flöde varje morgon, redan körda genom matcharen.

Inkrementell, markörbaserad synkronisering: Invotify använder Plaids markörbaserade synkronisering, så varje daglig körning hämtar bara det som är nytt sedan den förra i stället för att ladda ner hela din historik på nytt. Nya transaktioner läggs till och markören lagras så att nästa körning fortsätter exakt där den förra slutade. Det håller synkroniseringar snabba och undviker dubbletter — transaktioner identifieras via sin bankidentifierare.

Automatisk matchning under synkronisering: Efter att nya transaktioner hämtats för en anslutning kör synkroniseringen matcharen över dina väntande inkommande betalningar. Träffar med hög säkerhet bekräftas, betalningen registreras på fakturan och fakturastatusen uppdateras — allt utan att du lyfter ett finger. Kandidater med lägre säkerhet köas som förslag under Kräver åtgärd, och befintliga förslag uppdateras (ett förslag vars faktura blivit betald på annat sätt dras tillbaka).

Motståndskraftig per anslutning: Om en bankanslutning råkar i problem under en synkronisering markerar Invotify bara den anslutningen som felaktig och fortsätter med resten — en banks hicka blockerar aldrig de andra. En felaktig anslutning kan återanslutas från Inställningar. Varje anslutning registrerar när den senast synkroniserades.