Godkännandeflöden

Godkännandeflöden lägger en kontrollpunkt mellan "dokument skapat" och "dokument skickat". Du definierar regler för vilka fakturor och offerter som behöver godkännande; när ett dokument matchar håller Invotify automatiskt tillbaka det och ber en utsedd godkännare att granska det. Tills de godkänner kan dokumentet inte lämna ditt företag.

Detta är för team som vill ha ett par extra ögon på högvärdiga, känsliga eller förstagångsdokument — utan att sakta ner allt annat. En upprepad faktura på €200 kan gå ut direkt, medan en faktura på €15,000 eller den allra första fakturan till en helt ny kund väntar på att en ägare eller administratör ska titta igenom den.

Flödet från början till slut:

1. Du ställer in en regel i Inställningar → Godkännanden — till exempel "Fakturor över €1,000 behöver administratörsgodkännande."

1. Ett matchande dokument hålls tillbaka. När någon sparar en faktura eller offert som matchar en regel skapar Invotify automatiskt en väntande godkännandebegäran. Inget annat ändras — dokumentet sparas som vanligt — men det är nu flaggat.

1. Behöriga godkännare aviseras. Alla som kan agera på begäran får en avisering i appen med en länk direkt till dokumentet.

1. En godkännare signerar av. En ägare eller administratör öppnar dokumentet, granskar det och klickar på Godkänn eller Avvisa direkt från banderollen längst upp.

1. Utskick låses upp. När det väl är godkänt fungerar Skicka-åtgärden normalt. Medan begäran fortfarande är väntande nekas försök att skicka.

Plan: Godkännandeflöden är en Pro-funktion (ingår även i Lifetime). I Starter visar Godkännanden-inställningarna en förhandsvisning av hur det fungerar med en uppmaning att uppgradera — inga regler körs.

En regel avgör när ett dokument behöver godkännande och vem som kan signera av. Du kan ha så många regler du behöver, var och en avgränsad till en dokumenttyp. När ett dokument sparas kontrollerar Invotify varje aktiv regel för den dokumenttypen och stannar vid den första matchningen.

Dokumenttyp Varje regel gäller antingen Fakturor eller Offerter. Välj typen när du skapar regeln. (Fakturor och offerter är de dokumenttyper du kan hantera i Godkännanden-inställningarna i dag.)

Utlösare (villkor) Varje regel har exakt en utlösare som avgör om ett givet dokument matchar:

• Summa över tröskel — Godkännande krävs när dokumentsumman är vid eller över ett belopp du ställer in (till exempel €1,000). Allt under tröskeln går ut utan godkännande.
• Första dokumentet till en ny kund — Godkännande krävs endast för det första icke-utkastsdokumentet som skickas till en kund som inte har några tidigare fakturor. När den kunden väl har historik slutar deras dokument utlösa denna regel.
• Varje dokument — Varje dokument av den typen kräver godkännande, inga undantag. Använd detta när inget ska gå ut ogranskat.

Vem som aviseras Välj vilken roll som varnas när en begäran skapas: - Ägare — kontoägaren aviseras. - Ägare eller administratör — teamets administratörer aviseras. Detta är det vanliga valet.

Oavsett aviseringsinställning kan vilken ägare eller administratör som helst granska och godkänna en väntande begäran (medlemmar kan inte).

Snabbstartsmallar Första gången du öppnar Godkännanden erbjuds tre mallar med ett klick så att du inte börjar från ett tomt formulär: "Fakturor över [belopp]," "Första fakturan till en ny kund" och "Varje offert." Var och en lägger till en färdig regel du kan justera — eller så kan du lägga till en helt anpassad regel i stället.

När ett dokument matchar en regel skapar Invotify en godkännandebegäran för det. Den begäran rör sig genom en enkel livscykel, och dokumentet självt visar var det står.

Väntande Begäran börjar som väntande i samma ögonblick som en matchande faktura eller offert sparas. Dokumentet är fullt sparat och redigerbart — det kan bara inte skickas ännu. En väntande begäran skapas automatiskt och är idempotent: att spara om samma dokument staplar inte upp dubbletter av begäranden.

Godkänd En ägare eller administratör granskar dokumentet och godkänner det. Begäran stämplas med vem som granskade den och när, plus eventuell kommentar de lämnade. Utskick är nu upplåst.

Avvisad Granskaren avvisar i stället begäran, eventuellt med en kommentar som förklarar varför. Avvisning häver stoppet — endast en *väntande* begäran blockerar utskick — så den förväntade uppföljningen är att rätta dokumentet och spara om det, vilket skapar en ny väntande begäran för granskning. Behandla en avvisning som "skicka inte detta som det är", inte ett permanent lås.

Banderollen på dokumentet Öppna valfri faktura eller offert med en godkännandebegäran så ser du en banderoll längst upp: - En väntande begäran visar en gulbrun banderoll som namnger regeln som utlöste den, med knapparna Godkänn och Avvisa för granskare. - En godkänd eller avvisad begäran fälls ihop till en liten grön eller röd märkning så att utfallet förblir synligt utan att ta över sidan.

Utskicksspärr (409-blockeringen) Detta är delen som ger godkännanden tänder. När du försöker mejla en faktura eller offert som har en väntande begäran nekar servern begäran och returnerar ett 409-svar med den stabila felkoden `APPROVAL_PENDING`. Gränssnittet visar detta som "Detta dokument väntar på godkännande och kan inte skickas ännu." Spärren tillämpas på servern för både fakturornas och offerternas utskicksändpunkter — du kan inte kringgå den genom att anropa API:et direkt. När begäran väl är godkänd (eller det inte längre finns en väntande begäran) fortskrider utskicket normalt.

Godkännanden fungerar bara om rätt personer vet att det finns något att granska. När en väntande begäran skapas avfyrar Invotify en avisering i appen till varje behörig godkännare — så att inget sitter tyst i en kö.

Vem som aviseras: - Om regeln styr till Ägare aviseras ägaren. - Om regeln styr till Ägare eller administratör aviseras ägaren och varje administratör.

Vem som är utesluten: Personen som skapade dokumentet får aldrig godkännandeaviseringen för det — de kan ändå inte godkänna sin egen begäran, så att avisera dem skulle bara vara brus.

Vad aviseringen säger: Varje godkännare får en avisering i appen med rubriken "Godkännande begärt," som noterar att en faktura eller offert behöver deras godkännande och namnger regeln som utlöste den. Den länkar direkt till dokumentets detaljsida, där godkännandebanderollen med knapparna Godkänn och Avvisa väntar.

Var aviseringar visas: Godkännandeaviseringar dyker upp i aviseringscentret i appen (klockan i instrumentpanelen), vid sidan av dina övriga varningar. Att klicka på en tar godkännaren direkt till dokumentet så att de kan agera på ett par klick.

Alla godkännanderegler finns i Inställningar → Godkännanden. Det är här ägare och administratörer ställer in, redigerar och tar bort de regler som styr hela företaget.

Godkännanden-sidan: - En kort "så fungerar det"-introduktion längst upp, så att alla som landar här förstår funktionen. - Regel-listan, som visar varje regel med dess dokumenttyp, dess utlösare (och tröskel, om någon) och godkännarrollen den styr till. - Snabbstartsmallar när du ännu inte har några regler, så att du kan sätta upp en vettig regel med ett klick.

Skapa en regel: Klicka på Lägg till regel (eller välj en snabbstartsmall). Fyll i ett namn, dokumenttypen, utlösaren, tröskeln (för beloppsregler) och vem som kan godkänna. Spara, så är regeln live omedelbart — nästa matchande dokument hålls tillbaka.

Redigera en regel: Klicka på redigeringsikonen (pennan) på valfri regel för att ändra dess namn, dokumenttyp, utlösare, tröskel eller godkännarroll. Ändringar gäller dokument som sparas från och med då.

Radera en regel: Klicka på raderingsikonen (papperskorgen) för att ta bort en regel. Observera att radering av en regel även rensar de godkännandebegäranden som refererade till den.

Vem som kan hantera regler: Att skapa, redigera och radera regler är begränsat till ägare och administratörer. Medlemmar kan fortfarande påverkas av godkännanden — deras dokument hålls tillbaka — men de kan inte ändra reglerna själva, och de kan inte godkänna begäranden.