Godkännandeflöden

Godkännandeflöden lägger en kontrollpunkt mellan ”dokument skapat” och ”dokument skickat”. Du definierar regler för vilka fakturor och offerter som behöver attest; när ett dokument matchar håller Invotify automatiskt tillbaka det och ber en utsedd godkännare att granska det. Tills de godkänner kan dokumentet inte lämna ditt företag.

Detta är för team som vill ha ett extra par ögon på högvärdiga, känsliga eller förstagångsdokument — utan att sakta ned allt annat. En upprepad faktura på €200 kan gå rakt ut, medan en faktura på €15 000 eller den allra första fakturan till en helt ny kund väntar på att en ägare eller administratör ska granska den.

Flödet från början till slut:

1. Du sätter en regel i Inställningar → Godkännanden — till exempel ”Fakturor över €1 000 behöver administratörsgodkännande.”

1. Ett matchande dokument hålls tillbaka. När någon sparar en faktura eller offert som matchar en regel skapar Invotify automatiskt en väntande godkännandebegäran. Inget annat ändras — dokumentet sparas som vanligt — men det är nu flaggat.

1. Behöriga godkännare aviseras. Alla som kan agera på begäran får en avisering i appen med en länk direkt till dokumentet.

1. En godkännare attesterar. En ägare eller administratör öppnar dokumentet, granskar det och klickar på Godkänn eller Avvisa direkt från banderollen högst upp.

1. Sändning låses upp. När det väl är godkänt fungerar Skicka-åtgärden normalt. Medan begäran fortfarande är väntande avvisas försök att skicka.

Plan: Godkännandeflöden är en Pro-funktion (ingår även i Lifetime). På Starter visar Godkännanden-inställningarna en förhandsvisning av hur det fungerar med en uppgraderingsuppmaning — inga regler körs.

En regel avgör när ett dokument behöver godkännande och vem som kan attestera. Du kan ha så många regler du behöver, var och en avgränsad till en dokumenttyp. När ett dokument sparas kontrollerar Invotify varje aktiv regel för den dokumenttypen och stannar vid den första matchningen.

Dokumenttyp Varje regel gäller antingen Fakturor eller Offerter. Välj typen när du skapar regeln. (Fakturor och offerter är de dokumenttyper du kan hantera i Godkännanden-inställningarna idag.)

Utlösare (villkor) Varje regel har exakt en utlösare som avgör om ett visst dokument matchar:

• Totalsumma över tröskel — Godkännande krävs när dokumentets totalsumma är på eller över ett belopp du anger (till exempel €1 000). Allt under tröskeln går ut utan attest.
• Första dokumentet till en ny kund — Godkännande krävs endast för det första icke-utkast-dokumentet som skickas till en kund som inte har några tidigare fakturor. När den kunden väl har historik slutar deras dokument att utlösa denna regel.
• Varje dokument — Varje dokument av den typen kräver godkännande, inga undantag. Använd detta när inget ska gå ut ogranskat.

Vem som aviseras Välj vilken roll som varnas när en begäran skapas: - Ägare — kontoägaren aviseras. - Ägare eller administratör — teamets administratörer aviseras. Detta är det typiska valet.

Oavsett aviseringsinställning kan vilken ägare eller administratör som helst granska och godkänna en väntande begäran (medlemmar kan inte).

Snabbstartsmallar Första gången du öppnar Godkännanden erbjuds tre mallar med ett klick så att du inte börjar från ett tomt formulär: ”Fakturor över [belopp]”, ”Första fakturan till en ny kund” och ”Varje offert”. Var och en lägger in en färdig regel du kan justera — eller så kan du lägga till en helt anpassad regel i stället.

När ett dokument matchar en regel skapar Invotify en godkännandebegäran för det. Den begäran rör sig genom en enkel livscykel, och dokumentet självt visar var det står.

Väntande Begäran börjar som väntande i samma stund en matchande faktura eller offert sparas. Dokumentet är fullständigt sparat och redigerbart — det kan bara inte skickas ännu. En väntande begäran skapas automatiskt och är idempotent: att spara om samma dokument staplar inte upp dubblettbegäranden.

Godkänd En ägare eller administratör granskar dokumentet och godkänner det. Begäran stämplas med vem som granskade den och när, plus eventuell kommentar de lämnade. Sändning är nu upplåst.

Avvisad Granskaren avvisar i stället begäran, eventuellt med en kommentar som förklarar varför. Avvisning häver stoppet — endast en *väntande* begäran blockerar sändning — så den förväntade uppföljningen är att rätta dokumentet och spara om det, vilket skapar en ny väntande begäran för granskning. Behandla en avvisning som ”skicka inte detta som det är”, inte ett permanent lås.

Banderollen på dokumentet Öppna valfri faktura eller offert med en godkännandebegäran så ser du en banderoll högst upp: - En väntande begäran visar en gulorange banderoll som namnger regeln som utlöste den, med knapparna Godkänn och Avvisa för granskare. - En godkänd eller avvisad begäran fälls ihop till ett litet grönt eller rött märke så att utfallet förblir synligt utan att ta över sidan.

Sändningsspärr (409-blocket) Detta är den del som ger godkännanden tänder. När du försöker mejla en faktura eller offert som har en väntande begäran avvisar servern begäran och returnerar ett 409-svar med den stabila felkoden `APPROVAL_PENDING`. Gränssnittet visar detta som ”Detta dokument inväntar godkännande och kan inte skickas ännu.” Spärren upprätthålls på servern för både faktura- och offertsändningsslutpunkterna — du kan inte kringgå den genom att anropa API:et direkt. När begäran väl är godkänd (eller det inte längre finns en väntande begäran) fortskrider sändningen normalt.

Godkännanden fungerar bara om rätt personer vet att det finns något att granska. Närhelst en väntande begäran skapas avfyrar Invotify en avisering i appen till varje behörig godkännare — så att inget ligger tyst i en kö.

Vem som aviseras: - Om regeln dirigerar till Ägare aviseras ägaren. - Om regeln dirigerar till Ägare eller administratör aviseras ägaren och varje administratör.

Vem som utesluts: Den person som skapade dokumentet tar aldrig emot godkännandeaviseringen för det — de kan ändå inte godkänna sin egen begäran, så att avisera dem skulle bara vara brus.

Vad aviseringen säger: Varje godkännare får en avisering i appen med titeln ”Godkännande begärt”, som anger att en faktura eller offert behöver deras godkännande och namnger regeln som utlöste den. Den länkar direkt till dokumentets detaljsida, där godkännandebanderollen med knapparna Godkänn och Avvisa väntar.

Var aviseringar visas: Godkännandeaviseringar visas i aviseringscentret i appen (klockan i instrumentpanelen), vid sidan av dina andra varningar. Att klicka på en tar godkännaren direkt till dokumentet så att de kan agera med ett par klick.

Alla godkännanderegler finns i Inställningar → Godkännanden. Det är här ägare och administratörer ställer in, redigerar och tar bort de regler som styr hela företaget.

Godkännanden-sidan: - En kort ”så fungerar det”-introduktion högst upp, så att alla som hamnar här förstår funktionen. - Regler-listan, som visar varje regel med dess dokumenttyp, dess utlösare (och tröskel, om någon) och den godkännarroll den dirigerar till. - Snabbstartsmallar när du ännu inte har några regler, så att du kan sätta upp en vettig regel med ett klick.

Skapa en regel: Klicka på Lägg till regel (eller välj en snabbstartsmall). Fyll i ett namn, dokumenttypen, utlösaren, tröskeln (för beloppsregler) och vem som kan godkänna. Spara, så är regeln aktiv omedelbart — nästa matchande dokument hålls tillbaka.

Redigera en regel: Klicka på redigera-ikonen (pennan) på valfri regel för att ändra dess namn, dokumenttyp, utlösare, tröskel eller godkännarroll. Ändringar gäller för dokument som sparas därefter.

Ta bort en regel: Klicka på ta bort-ikonen (papperskorgen) för att ta bort en regel. Observera att att ta bort en regel även rensar de godkännandebegäranden som refererade till den.

Vem som kan hantera regler: Att skapa, redigera och ta bort regler är begränsat till ägare och administratörer. Medlemmar kan fortfarande påverkas av godkännanden — deras dokument hålls tillbaka — men de kan inte ändra reglerna själva, och de kan inte godkänna begäranden.