Команда и права доступа

Invotify создан для команд с первого дня. Пригласите бухгалтера, виртуального ассистента, операционного директора или бизнес-партнёра — и определите, что именно каждый из них может видеть и делать. Ключевые действия протоколируются, поэтому вы всегда знаете, кто и что изменил.

Возможности команд: - Три роли — Владелец, Администратор, Участник — охватывают весь спектр полномочий - Девять детальных прав доступа для точной настройки по каждому участнику - Приглашения по email с ограниченным сроком действия, привязанные к адресу получателя - Журнал активности ключевых действий - Полная изоляция данных в рамках компании — ваша команда видит только данные вашей компании

Данные в рамках компании: Каждый счёт, предложение, клиент, продукт, шаблон, расписание и кредит-нота принадлежат компании. Участники вашей команды видят только данные вашей компании — никогда чужие. Это обеспечивается на каждом уровне системы, а не только в интерфейсе.

Места по тарифам: Число участников команды зависит от тарифа. Pro включает до 10 участников (владелец занимает одно место). Starter и Lifetime — для одного пользователя: всего 1 место (владелец). Для добавления коллег необходимо перейти на Pro. Ожидающие приглашения резервируют места, поэтому превысить лимит тарифа невозможно.

Invotify использует трёхуровневую иерархию ролей. Каждая роль имеет чёткое назначение и чёткие ограничения.

Владелец Владелец — держатель аккаунта, как правило тот, кто зарегистрировался. Владелец имеет полный доступ ко всему, включая биллинг, и не может быть удалён из команды. В каждом аккаунте ровно один Владелец. При необходимости передачи аккаунта обратитесь в поддержку — перенос права владения осуществляется для вас.

Администратор Администраторы всегда имеют все девять прав доступа — включая биллинг. Они могут управлять счетами, предложениями, клиентами, продуктами, шаблонами, расписаниями, отчётами, участниками команды и подпиской. Права Администратора нельзя ограничить по отдельности: если вы хотите предоставить большинство, но не все права, оставьте человека Участником с нужными разрешениями. Администраторов может быть столько, сколько позволяет лимит мест.

Участник Участник — гибкая роль. Участник получает ровно те права, которые вы ему назначаете — и ничего сверх. По умолчанию новые Участники могут управлять счетами, предложениями и клиентами, а также просматривать отчёты, но не могут работать с продуктами, шаблонами, расписаниями, командой и биллингом. Права каждого Участника настраиваются индивидуально.

Девять прав доступа охватывают все разделы приложения. Каждое контролирует доступ к конкретной области данных и действий. Права явные, а не подразумеваемые — если у Участника нет права, он буквально не видит и не может работать с этой областью, даже вводя URL напрямую.

Доступные права:

Управление счетами — создание, редактирование, отправка, удаление счетов. Запись платежей. Генерация PDF. Без этого права у Участника нет доступа к счетам (режима только для чтения не существует).

Управление предложениями — создание, редактирование, отправка, удаление предложений. Конвертация в счета. Работа с истечением срока предложений.

Управление клиентами — добавление, редактирование, удаление клиентов. Просмотр истории клиента.

Управление продуктами — добавление, редактирование, удаление продуктов. Обновление цен. Управление остатками (при включённом складском учёте). Подходит для складских/инвентарных сотрудников.

Управление шаблонами — создание, сохранение и удаление шаблонов счетов/предложений. Обычно нужно только одному-двум людям, отвечающим за дизайн.

Управление расписаниями — создание и изменение расписаний регулярных счетов. Приостановка и возобновление расписаний. Подходит для операционных сотрудников.

Просмотр отчётов — доступ к отчётам по выручке, П&У, просрочке, DSO и налогам. Отделено от управления счетами — можно предоставить доступ к аналитике без права редактирования.

Управление командой — приглашение новых участников, изменение ролей, корректировка прав, удаление участников. Обычно только Владелец и доверенные Администраторы.

Управление биллингом — просмотр и управление подпиской Invotify (обновление, понижение, отмена, изменение способа оплаты).

Значения по умолчанию: - Владелец: все 9 прав (нельзя изменить) - Администратор: все 9 прав, всегда (нельзя настроить индивидуально) - Участник: Управление счетами, Управление предложениями, Управление клиентами и Просмотр отчётов (можно настроить)

Добавление коллеги занимает меньше минуты.

Как пригласить: 1. Откройте раздел «Команда» из боковой панели 2. Нажмите «Пригласить участника» 3. Введите email человека 4. Выберите роль — Администратор или Участник 5. Для Участника настройте нужные из 9 прав (заполнены значения по умолчанию) 6. Нажмите «Отправить приглашение»

Приглашённый получает брендированное письмо со ссылкой для принятия. Ссылка содержит токен с ограниченным сроком действия (7 дней), принять который может только аккаунт, авторизованный с указанным email. При нажатии «Принять» человек пройдёт создание аккаунта Invotify (или войдёт, если уже зарегистрирован) и сразу окажется в рабочем пространстве вашей компании с назначенной ролью и правами.

Управление приглашениями: Страница «Команда» показывает все ожидающие приглашения. После принятия приглашения человек появляется в списке участников; отозванные или истёкшие приглашения исчезают из списка.

Вы можете отозвать ожидающее приглашение в любое время — ссылка перестанет работать. Также можно повторно отправить приглашение, если первое истекло или попало в спам.

Изменение роли или прав участника: После вступления в команду откройте профиль участника на странице «Команда». Вы можете изменить роль (Участник → Администратор), скорректировать права Участника или удалить человека из команды. Изменения вступают в силу немедленно.

Ключевые действия команды фиксируются в журнале активности. Это инструмент для обеспечения ответственности, устранения проблем и уверенности — особенно когда что-то пошло не так и нужно выяснить, что изменилось и кто это сделал.

Что протоколируется: - Создание, отправка и ручная отметка счёта как оплаченного - Создание продукта - Создание или удаление налогового пресета - Приглашение, изменение роли участника, повторная отправка приглашения - Подключение или отключение банка, а также сопоставление банковских транзакций со счетами

Что хранится в каждой записи: - Автор (кто совершил действие) — со ссылкой на профиль в команде - Действие (что произошло) - Объект (над чем выполнено действие — счёт, клиент и т. д.) - Метка времени - Краткая контекстная заметка там, где это уместно

Просмотр журнала: Откройте Активность из боковой панели (включите в «Настройки → Функции», если скрыта) для просмотра полной ленты. Фильтруйте по человеку, диапазону дат или типу объекта для сужения результатов.

Срок хранения: Записи журнала активности хранятся в течение всего срока действия аккаунта. Они включены в экспорт данных — при скачивании данных из «Настройки → Конфиденциальность и данные» журнал входит в состав файла.