Настройки

Страница «Настройки» — ваш центр конфигурации для адаптации Invotify под нужды бизнеса. Настройки организованы по вкладкам, доступным из левой боковой панели (выпадающее меню на мобильных устройствах).

Вкладки настроек: - Информация о компании — профиль компании, логотип, налоговые номера / НДС, PEPPOL ID и адрес - Настройки документов — нумерация счетов/предложений, валюта по умолчанию, платёжные реквизиты, условия оплаты, штрафы за просрочку, напоминания об оплате, налоговые пресеты и текст по умолчанию для примечаний и условий - Функции — включить или отключить модули платформы (Предложения, Продукты, Календарь и др.) - Согласования — правила согласования, требующие подтверждения перед отправкой документов (Pro) - Безопасность — пароль, двухфакторная аутентификация (2FA), ключи доступа и активные сессии - Биллинг — управление подпиской, обновление тарифа и способ оплаты - Интеграции — подключение Stripe и PayPal для онлайн-платежей, а также банковская сверка (Plaid) - Уведомления — выбор оповещений и каналов их получения - Конфиденциальность и данные — экспорт данных и удаление аккаунта

Важно: страница «Настройки» всегда доступна, даже если подписка истекла. Это гарантирует постоянный доступ к управлению биллингом и аккаунтом.

Информация о компании отображается на всех счетах и предложениях, поэтому она важна для профессионального вида документов.

Логотип компании: - Загрузите логотип - Форматы: PNG, JPG, GIF, WebP (максимум 5 МБ) - Квадратные изображения лучше всего подходят для единообразного отображения - Логотип отображается в блоке «Бренд» на шаблонах - Доступна кнопка удаления текущего логотипа

Реквизиты: - Название компании — торговое название (отображается на всех документах) - Email компании — контактный email для клиентских запросов - Телефон — контактный номер - ИНН — ваш налоговый / регистрационный номер - Номер НДС — для налогового соответствия и счетов в сфере B2B - PEPPOL ID — электронный адрес для маршрутизации электронных счетов — вводите только номер участника (например, 1234567890123; схема GLN 0088 применяется автоматически). Используется при экспорте UBL/CII/Peppol e-счетов — подробности см. в разделе «Электронные счета и соответствие требованиям» - Налоговая система — система налогообложения вашего бизнеса (например, НДС, GST, SST)

Адрес: - Улица и дом - Город - Регион / область - Почтовый индекс - Страна

Всё это используется в: - Блоке «От» на счетах и предложениях - Информации отправителя email при отправке документов - Генерации PDF для профессионального вида

Примечание: Банковские реквизиты (название банка, IBAN, SWIFT/BIC), используемые в блоке «Платёжные реквизиты», задаются в разделе «Настройки документов», а не здесь.

Настройки документов управляют нумерацией счетов и предложений, а также значениями по умолчанию для новых документов. Счета и предложения нумеруются независимо.

Нумерация документов: Формируйте формат нумерации из взаимозаменяемых частей с предпросмотром следующего номера: - Префикс — буквы перед номером (напр., «INV», «КП») — до 6 символов - Год / месяц — включать ли год и/или месяц в номер - Краткий год — двузначный год (напр., 24) вместо полного - Разделитель — символ между сегментами (напр., -, /, . или без разделителя) - Разрядность — количество цифр с дополнением нулями (напр., 4 → 0001) - Сброс счётчика — счётчик может сбрасываться ежегодно, начиная с нового года

Предпросмотр показывает точный вид следующего номера (напр., INV-2026-0042).

Валюта по умолчанию: Установите наиболее часто используемую валюту. Invotify поддерживает 102 валюты по всему миру. Валюта по умолчанию предвыбирается при создании счетов и предложений (можно изменить для конкретного клиента или документа).

Платёжные реквизиты: Укажите банковские данные для отображения в блоке «Платёжные реквизиты»: - Название банка - SWIFT / BIC - IBAN

Условия оплаты по умолчанию: Выберите условия для новых документов: «Оплата при получении», Net 7, Net 15, Net 30, Net 60 или Net 90 дней. Срок оплаты рассчитывается автоматически.

Штрафы за просрочку: Настройте автоматические штрафы за просроченные счета — льготный период, процент или фиксированная сумма, опциональный максимальный порог и возможность повторного начисления.

Напоминания об оплате: Включите автоматические письма-напоминания, отправляемые за определённое число дней до и/или после срока оплаты.

Налоговые пресеты: Сохраняйте многократно используемые налоговые конфигурации (см. раздел «Налоговые пресеты» ниже).

Подпись: Установите имя подписанта и должность по умолчанию для блока «Подпись» на документах.

Примечания и условия по умолчанию: Задайте текст примечаний и условий, который будет предзаполняться в новых счетах и предложениях.

Налоговые пресеты позволяют сохранить часто используемые ставки один раз и применять их в счетах и предложениях, не вводя проценты каждый раз. Доступны на всех планах.

Что хранит пресет: - Название — метка ставки (напр., «Стандартный НДС», «Льготная ставка», «Нулевая ставка») - Ставка — процент налога (0–100%) - Описание — опциональная заметка о применении - По умолчанию — один пресет можно пометить как применяемый к новым позициям по умолчанию

Управление пресетами: 1. Перейдите в «Настройки → Настройки документов», найдите раздел «Налоговые пресеты» 2. Нажмите Добавить для создания пресета или редактируйте / удаляйте существующие 3. Помечайте пресет как «По умолчанию» звёздочкой, чтобы он предвыбирался в новых документах

Как используются пресеты: При добавлении налога к позиции или документу можно выбрать сохранённый пресет для мгновенного заполнения ставки. Ставку всегда можно изменить для конкретной позиции — пресеты удобны, но не обязательны.

Автоматическая ставка по умолчанию по стране: Если ни один пресет не отмечен как «По умолчанию», новые позиции предзаполняются стандартной ставкой НДС вашей страны (берётся из страны компании в Настройках — напр., Латвия → 21%). Установка пресета по умолчанию всегда переопределяет это, включая явный пресет 0% для бизнеса, не платящего НДС. Для стран без единой национальной ставки (например, США) ставка не предполагается, новые позиции начинаются с 0%.

Связанные налоговые функции: - Двойной налог на позицию (все планы) — две независимые налоговые ставки на строку - Индивидуальная настройка налога по клиенту (все планы) — ИНН и ставки по умолчанию для конкретного клиента - Налоговые категории по продукту (Pro) — первичный и вторичный налог по умолчанию для конкретного продукта

Invotify предоставляет несколько параметров безопасности для защиты аккаунта.

Управление паролем: Измените пароль на вкладке «Безопасность»: 1. Введите текущий пароль 2. Введите новый пароль 3. Подтвердите новый пароль 4. Нажмите «Изменить пароль»

Двухфакторная аутентификация (2FA): Добавьте дополнительный уровень защиты с помощью 2FA по email: - При включении при каждом входе на ваш email отправляется одноразовый код - Введите 6-значный код для завершения авторизации - Коды ограничены по времени

Как включить 2FA: 1. Перейдите в «Настройки → Безопасность» 2. В разделе «Двухфакторная аутентификация» включите «Код по email» 3. 2FA активна немедленно — при следующем входе вам придёт 6-значный код

Ключи доступа (WebAuthn): Используйте современную аутентификацию с ключами доступа: - Вход по отпечатку пальца, распознаванию лица или PIN-коду - Более надёжно, чем пароли — устойчиво к фишингу - Поддерживает аппаратные ключи безопасности (YubiKey и др.) - На один аккаунт можно зарегистрировать несколько ключей

Как настроить ключи доступа: 1. Перейдите в «Настройки → Безопасность» 2. Нажмите «Добавить ключ доступа» 3. Следуйте инструкциям устройства (отпечаток, лицо или PIN) 4. Ключ зарегистрирован и готов к использованию при последующих входах 5. Можно зарегистрировать несколько ключей для разных устройств

Управление ключами доступа: - Просматривайте все зарегистрированные ключи на вкладке «Безопасность» - Удаляйте ключи, которые больше не используете - Добавляйте новые ключи для других устройств

Активные сессии: Вкладка «Безопасность» также перечисляет все устройства, авторизованные в вашем аккаунте. Ваше текущее устройство помечено «Это устройство». Вы можете завершить отдельную сессию или разом завершить все остальные при подозрении на несанкционированный доступ.

Подробности о всех методах аутентификации (включая вход через Google и Apple и восстановление пароля) см. в разделе «Безопасность и аутентификация».

Invotify позволяет включать и отключать отдельные модули платформы для упрощения рабочего пространства. Отключённые функции скрываются из боковой панели и интерфейса, а все данные сохраняются до момента повторного включения.

Управляемые функции: - Предложения — раздел коммерческих предложений. При отключении исчезает из боковой панели. - Продукты — каталог продуктов. При отключении исчезает из боковой панели. - Учёт складских запасов — отслеживание остатков продуктов. Подфункция «Продуктов»; недоступна при отключённых «Продуктах». - Календарь — отображение плановых и регулярных документов. - Кредит-ноты — выставление возвратов и кредит-нот к счетам. - Отчёты — раздел аналитики (выручка, просрочка, налоги, прибыль и убытки и др.). - Активность — журнал изменений в рабочем пространстве. - Команда — приглашение участников и управление ролями и разрешениями.

Как переключать функции: 1. Перейдите в «Настройки → Функции» 2. Переключите тумблер рядом с нужной функцией 3. Изменения вступают в силу немедленно

Зачем отключать функции? - Упростить рабочее пространство, скрыв неиспользуемые модули - Убрать лишние пункты из боковой панели - Сфокусироваться на нужных инструментах - Функции можно включить обратно в любой момент — все данные сохраняются

Управляйте подпиской Invotify из раздела «Биллинг» в Настройках.

Отображение текущего тарифа: - Название тарифа с иконкой (Starter, Pro или Lifetime) - Статус подписки (Активна, Отменена и т. д.) - Период биллинга или «Пожизненный доступ» для разовых покупок - Текущая цена и информация о продлении - Кнопка «Управление подпиской» (открывает клиентский портал Stripe) - Кнопка «Изменить тариф» для сравнения и обновления

Процесс обновления: 1. Нажмите «Изменить тариф» — откроется сравнение всех тарифов 2. Сравните функции Starter, Pro и Lifetime 3. Нажмите кнопку обновления для выбранного тарифа 4. Оплатите через Stripe Checkout 5. Тариф обновляется немедленно, новые функции становятся доступны сразу

Управление подпиской: Кнопка «Управление подпиской» открывает клиентский портал Stripe, где можно: - Обновить банковскую или дебетовую карту - Просмотреть историю платежей - Скачать квитанции и счета - Отменить подписку - Перейти с ежемесячного на ежегодный биллинг

Вкладка «Интеграции» позволяет подключать внешние сервисы. Интеграции с платёжными системами и банковской сверкой доступны на тарифах Pro и Lifetime.

Приём онлайн-платежей: Подключите Stripe и/или PayPal, чтобы клиенты могли оплачивать счета онлайн. Оба сервиса используют безопасное OAuth-подключение — вы авторизуете Invotify из своего аккаунта Stripe или PayPal; Invotify не видит ваши учётные данные.

Настройка платёжного провайдера: 1. Перейдите в «Настройки → Интеграции» 2. В разделе «Приём онлайн-платежей» нажмите Подключить рядом со Stripe или PayPal 3. Вы будете перенаправлены к провайдеру для авторизации 4. Пройдите онбординг (или войдите в существующий аккаунт) 5. После подключения статус и данные аккаунта отобразятся в Настройках

После подключения: - Можно генерировать ссылки для оплаты конкретных счетов - Ссылки для оплаты автоматически включаются в письма со счетами - Клиенты могут оплачивать по ссылке картой или поддерживаемым кошельком - Платежи поступают на подключённый аккаунт Stripe или PayPal - Статус счёта обновляется автоматически через вебхуки при оплате клиентом

Банковская сверка: Пользователи Pro/Lifetime также могут подключить банковский счёт (через Plaid) для получения транзакций и сопоставления их с неоплаченными счетами. Подробности в разделе «Синхронизация с банком».

Управление и отключение: - Просматривайте статус подключения и данные аккаунта в Настройках - Нажмите Отключить для удаления интеграции в любое время - Отключение прекращает работу новых ссылок для оплаты, но не затрагивает ваш аккаунт Stripe/PayPal

При добавлении клиента с европейским номером НДС Invotify может проверить его по официальной базе ЕС VIES и автоматически заполнить реквизиты компании.

Как это работает: 1. Вы создаёте нового клиента и вводите номер НДС (напр., LV40203700105) 2. Invotify определяет, что это номер НДС ЕС (начинается с двухбуквенного кода страны ЕС) 3. Номер направляется в базу данных VIES Европейской комиссии для проверки 4. Если действителен: название и зарегистрированный адрес из государственной базы данных автоматически заполняются в карточке клиента 5. Если недействителен: вы увидите предупреждение перед сохранением

Почему это важно: - При B2B-выставлении счетов в Европе необходимо проверять номер НДС клиента для налогового соответствия (обратное начисление НДС, льготы по НДС) - Автозаполнение официального названия и адреса предотвращает ошибки и гарантирует, что счета ссылаются на юридически корректное юрлицо - VIES — авторитетный источник, используемый теми же налоговыми органами

Поддерживаемые страны: Все 27 государств — членов ЕС плюс Северная Ирландия (XI): AT, BE, BG, CY, CZ, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, IT, LT, LU, LV, MT, NL, PL, PT, RO, SE, SI, SK, XI.

Бесплатно, без API-ключа: VIES управляется Европейской комиссией. Сервис бесплатный, публичный, регистрация не требуется. Invotify обращается к нему напрямую при проверке номера НДС.

Примечание: VIES иногда работает медленно или недоступен в периоды обслуживания баз данных государств — членов ЕС. Invotify корректно обрабатывает таймауты — можно сохранить клиента и проверить позже.

Вкладка «Конфиденциальность и данные» предоставляет контроль над данными в соответствии с GDPR: полный экспорт и безвозвратное удаление аккаунта.

Экспорт данных: Нажмите Скачать мои данные для создания единого JSON-файла, содержащего профиль, клиентов, счета, предложения, продукты, шаблоны и связанные записи. Скачивание происходит мгновенно и доступно вне зависимости от статуса подписки.

Удаление аккаунта: Нажмите Удалить мой аккаунт, затем введите УДАЛИТЬ МОЙ АККАУНТ для подтверждения. Это безвозвратно удалит ваш аккаунт и все связанные данные — действие нельзя отменить, поэтому предварительно экспортируйте данные.

Нужны другие форматы экспорта? В разделе «Электронные счета и соответствие требованиям» описаны структурированный экспорт CSV/JSON и форматы электронных счетов (UBL, CII, Peppol).