Предложения

Коммерческие предложения (также называемые сметами или офертами) позволяют отправлять потенциальным клиентам информацию о ценах до окончательного оформления работы. Как только предложение принято, вы можете легко преобразовать его в счёт одним кликом.

Предложения против счетов: - У предложений есть дата истечения вместо срока оплаты - Предложения можно преобразовать в счета при принятии - Предложения не влияют на ваши показатели выручки, пока не преобразованы - Предложения используют ту же систему шаблонов, что и счета - У предложений собственный набор статусов (Черновик, Отправлено, Принято, Отклонено, Истекло, Преобразовано)

Распространённые сценарии использования: - Предоставление клиентам смет по проекту до начала работы - Отправка предложений по новым деловым возможностям - Получение согласования цен до выставления счетов - Документирование согласованных цен до создания окончательного счёта

Примечание: Предложения можно включить или отключить в Settings → Features. Если отключено, раздел «Предложения» скрыт из боковой панели.

Создание предложения почти идентично созданию счёта. Основное отличие — поле даты истечения и доступные действия, специфичные для предложений.

Редактор предложений: Редактор предложений разделяет все функции с редактором счетов: - Выбор клиента с автозаполнением - Позиции с товарами и ценами - Расчёты налогов и скидок - Выбор шаблона - Предпросмотр A4 в реальном времени

Поля, специфичные для предложений: - Действительно до (дата истечения) - Когда предложение истекает и перестаёт быть действительным. Это заменяет срок оплаты счёта и по умолчанию составляет 30 дней после даты выставления.

Повторяющиеся предложения: Как и счета, предложения также поддерживают повторяющиеся расписания с помощью того же переключателя повторения в редакторе. Это полезно для отправки периодических оферт или предложений о продлении клиентам.

При создании предложения: 1. Задайте разумный срок истечения (обычно 14–30 дней) 2. Включите все расходы и возможные опции 3. Добавьте заметки, объясняющие условия и положения 4. Просмотрите предпросмотр перед сохранением

Страница списка предложений предоставляет те же функции управления, что и счета, с дополнительными действиями, специфичными для предложений.

Доступные действия: - Просмотр - Открыть страницу сведений о предложении с предпросмотром PDF - Изменить - Изменить содержимое предложения - Дублировать - Создать копию предложения - Скачать PDF - Получить предложение как профессиональный PDF - Отправить письмо - Отправить клиенту с вложенным PDF (устанавливает предложению статус «Отправлено») - Преобразовать в счёт - Создать счёт из этого предложения - Удалить - Удалить предложение

Статусы предложений: - Черновик - Предложение создано, но ещё не отправлено - Отправлено - Доставлено клиенту, ожидает ответа - Принято - Клиент принял предложение - Отклонено - Клиент отклонил предложение - Истекло - Прошла дата истечения без ответа - Преобразовано - Было преобразовано в счёт

Когда клиент принимает ваше предложение, вы можете преобразовать его в счёт одним кликом. Это экономит время и обеспечивает точность за счёт переноса всех деталей. Вы можете преобразовать предложение в статусе «Черновик», «Отправлено» или «Принято»; предложение, которое уже преобразовано, нельзя преобразовать снова.

Процесс преобразования: 1. Откройте предложение 2. Нажмите «Convert to Invoice» 3. Просмотрите созданный счёт 4. При необходимости скорректируйте даты 5. Сохраните и отправьте счёт

Что копируется: - Все позиции с описаниями, количествами и ценами - Информация о клиенте - Заметки - Выбор шаблона - Налоговые ставки и скидки

Что меняется: - Новый номер счёта генерируется автоматически - Дата выставления устанавливается на сегодня - Срок оплаты устанавливается на 30 дней после даты выставления - Статус исходного предложения меняется на «Преобразовано» - Сохраняется связь между предложением и счётом

Для крупных или поэтапных проектов вам не обязательно выставлять счёт по предложению целиком. Поэтапное выставление счетов позволяет выставлять счёт по принятому предложению в несколько этапов, генерируя отдельный счёт для каждого этапа, при этом сохраняя исходное предложение как единый источник истины. Поэтапное выставление счетов доступно на всех планах.

Как это работает: Каждый поэтапный счёт списывает часть общей суммы предложения. Вы можете выставлять каждый этап по проценту (например, 30% предоплата, затем 40%, затем 30%) или по фиксированной сумме (конкретная стоимость вехи). Invotify отслеживает, сколько от предложения уже выставлено и сколько остаётся.

Защита от избыточного выставления: Вы никогда не сможете выставить больше общей суммы предложения. Как только совокупная сумма достигает 100% предложения, дальнейшие поэтапные счета создать нельзя — система блокирует любую сумму, которая превысила бы оставшийся невыставленный остаток.

Включение: Поэтапное выставление включается отдельно для каждого предложения. Отметьте «Allow progress invoicing» в редакторе предложения (в разделе сведений о предложении при создании или редактировании). Если предложение не разрешает его, его представление поэтапного выставления сообщает об этом и ведёт прямо в редактор, чтобы включить.

Где это найти: Откройте страницу сведений о предложении и используйте его представление поэтапного выставления, чтобы добавить вехи, задать процент или фиксированную сумму и сгенерировать счёт для этого этапа. Каждый сгенерированный счёт ведёт себя как любой другой счёт (PDF, письмо, отслеживание оплаты).

Даты истечения предложений отслеживаются по всему Invotify, чтобы помочь вам своевременно связываться с клиентами. Система активно следит за вашими предложениями и отправляет уведомления до их истечения.

Где появляются даты истечения: - Страница сведений о предложении - Просмотр календаря в виде цветных событий - Система уведомлений с оповещениями среднего приоритета

Оповещения уведомлений: - Предложение скоро истекает - Предупреждение, когда отправленное предложение близко к дате истечения и всё ещё без ответа - Предложение истекло - Срабатывает, когда у предложения проходит дата истечения без ответа

Лучшие практики: - Проверяйте календарь еженедельно на предмет истекающих предложений - Отправляйте письма-напоминания до истечения - Рассмотрите продление срока истечения для заинтересованных потенциальных клиентов - Закрывайте истёкшие предложения, если ответа нет