Платежи и взыскание задолженности

Invotify превращает счета в результат — оплаченные. Система платежей обрабатывает всё: от первой кнопки оплаты на счёте до окончательной сверки с банковской транзакцией. Большинство процессов запускается автоматически после первоначальной настройки.

Как работают платежи от начала до конца:

1. Кнопка оплаты на счёте. Каждый счёт в планах Pro и Lifetime содержит ссылку на оплату. Клиенты нажимают её и завершают оплату за секунды, используя включённые методы.

1. Автоматическое обновление статуса. При успешном платеже Invotify получает подтверждение от платёжного провайдера и автоматически помечает счёт как «Оплачен». Никакого опроса, никаких ручных действий.

1. Напоминания о просрочке. Если счёт выходит за срок оплаты, Invotify отправляет вежливые письма-напоминания клиенту по настроенному расписанию — или уведомляет вас, чтобы вы решили, отправлять ли напоминание.

1. Банковская сверка. При подключённом банке Invotify следит за входящими транзакциями и автоматически сопоставляет их с открытыми счетами. Всё, что не удаётся сопоставить уверенно, остаётся доступным для ручного сопоставления одним кликом.

1. Штрафы за просрочку, кредит-ноты, частичные платежи, ручная запись. Охвачены все нестандартные случаи реального выставления счетов.

Что получает каждый план: Ручная запись платежей, частичные платежи с текущим балансом, напоминания о просрочке и штрафы доступны на всех планах — Starter, Pro и Lifetime.

Что добавляет Pro и Lifetime: Онлайн-платежи через Stripe и PayPal, платёжные ссылки по каждому счёту с автоматическим обновлением статуса, синхронизация с банком и автосопоставление (Plaid), а также сохранённые методы оплаты с автосписанием для регулярных счетов.

Подключите Stripe, PayPal или оба — и каждый отправляемый счёт будет содержать ссылку на оплату, а оплаченные счета обновятся сами. Онлайн-платежи — функция Pro и Lifetime.

Подключение Stripe: 1. Перейдите в Настройки → Интеграции 2. Нажмите «Подключить» рядом со Stripe 3. Вы будете перенаправлены в Stripe для авторизации подключения или создания нового аккаунта 4. Пройдите онбординг Stripe (обычно несколько минут — запросят базовые данные о бизнесе) 5. Вернувшись в Invotify, статус подключения отображает «Подключено» с именем аккаунта

Подключение PayPal: 1. В тех же Настройках интеграций нажмите «Подключить» рядом с PayPal 2. Авторизуйте Invotify через OAuth-процесс PayPal 3. После подключения счета можно оплачивать через PayPal наряду со Stripe (или вместо него)

Методы оплаты через Stripe: - Кредитные и дебетовые карты - Apple Pay - Google Pay - iDEAL - SEPA Debit (Европа)

Доступные методы зависят от вашего региона Stripe. Платежи PayPal обрабатываются через PayPal Orders API.

Безопасность: Invotify никогда не видит и не хранит данные карт или банковских счетов клиентов. Платёжная информация вводится непосредственно в защищённые формы Stripe или PayPal. Данные карт по умолчанию соответствуют PCI DSS Level 1, поскольку провайдер сам обрабатывает их.

Что происходит при оплате клиентом: 1. Клиент нажимает ссылку на оплату на счёте (в письме или PDF) 2. Оплачивает на хостинговой странице Stripe или PayPal 3. Провайдер подтверждает платёж в Invotify в реальном времени через вебхук 4. Статус счёта меняется на «Оплачен» 5. Вы получаете уведомление

Частичные платежи: Если клиент оплачивает только часть счёта (например, депозит), Invotify записывает частичный платёж и оставляет счёт открытым на остаток. Вы видите как оплаченную сумму, так и задолженность.

Сохранённые методы оплаты и автосписание: В Pro и Lifetime клиенты могут сохранить метод оплаты, чтобы регулярные счета списывались автоматически при каждой генерации. Настраивается для каждого клиента; сохранённый метод хранится у платёжного провайдера — Invotify не хранит данные карты.

Подключите бизнес-банк через Plaid, и Invotify будет сопоставлять входящие транзакции с открытыми счетами — устраняя необходимость ручной сверки. Транзакции поступают, система оценивает их по открытым счетам; уверенные совпадения автоматически помечают счёт оплаченным, остальные сопоставляются (или игнорируются) одним кликом.

Синхронизация с банком — функция Pro и Lifetime, подключение осуществляется безопасно через Plaid — Invotify видит только данные транзакций, но не ваши банковские учётные данные. Подключение можно отозвать в любое время из Настройки → Интеграции.

Подробное руководство — в разделе «Банк»: оценка совпадений (сумма, близость дат, описание), поддерживаемые учреждения, ручное сопоставление и детали конфиденциальности.

Когда счёт выходит за срок оплаты, Invotify может автоматически отправлять вежливые письма-напоминания клиенту — или просто уведомить вас, чтобы вы решили, стоит ли напомнить. Никаких повторных списаний, никаких цепочек взыскания. Только дружелюбное «эй, этот счёт просрочен» со ссылкой на оплату.

Как работают напоминания: 1. Счёт выходит за срок оплаты 2. В настроенный день (например, через 7 дней после срока) Invotify отправляет вежливое брендированное письмо клиенту с номером счёта, суммой и сроком оплаты 3. Если клиент так и не заплатил, позднее может прийти ещё одно напоминание (например, через 14, 30 дней — расписание выбираете вы) 4. Каждое напоминание отслеживается на счёте: когда было отправлено последнее и сколько их было 5. Напоминания ограничены по частоте — счёт никогда не вызовет более одного в день

Два режима: - Автонапоминание — включите в Настройках. Invotify отправляет напоминания автоматически по настроенному расписанию. - Ручное напоминание — Invotify уведомляет ВАС о просроченном счёте. Вы решаете, отправить напоминание или действовать иначе.

Настройка: - Дни до срока — опционально отправить предупреждение до срока оплаты (например, за 3 дня) - Дни после срока — когда отправлять напоминания (1, 7, 14 или 30 дней после) - Тон — предстоящие напоминания мягкие; просроченные — более настойчивые

Что видит клиент: Брендированное письмо с номером счёта, суммой и сроком оплаты. Без формулировок «ваша карта отклонена» — просто вежливое напоминание.

Настройте политику штрафов один раз на уровне компании, затем применяйте её к просроченным счетам одним кликом. Штрафы за просрочку дают клиентам реальный стимул платить вовремя, без необходимости отправлять неловкие письма.

Настройка: Перейдите в Настройки → Параметры документа (параметры штрафов находятся в карточке «Условия оплаты по умолчанию»): - Включение/отключение штрафов за просрочку для компании - Льготный период — количество дней после срока оплаты до применения штрафа (например, 3 дня: счёт просрочен на 1-3 дня — бесплатно, 4+ дня — квалифицируется для штрафа) - Тип штрафа — фиксированная сумма (например, 25 € единовременно) или процент (например, 2% от остатка задолженности) - Максимальное ограничение — опциональный потолок общей суммы штрафа, чтобы никогда не завысить его на спорный или небольшой счёт - Повторяющийся — отключено по умолчанию. При включении штраф может применяться снова через установленный интервал (например, каждые 30 дней) до тех пор, пока счёт остаётся просроченным.

Как применяются штрафы: Как только просроченный счёт истекает в течение льготного периода, используйте действие «Применить штраф за просрочку» на счёте. Штраф рассчитывается по вашей политике и добавляется к итогу счёта — клиент видит исходную сумму, сумму штрафа и новый итог.

Общение с клиентом: Блок условий оплаты может включать текст с объяснением политики штрафов (например, «Штраф 2% применяется к счетам, просроченным более 3 дней, не более 50 €»). Invotify не отправляет автоматические письма «вы должны штраф» — для этого предназначены напоминания о просрочке.

Поэтапное выставление счетов — это биллинг одного коммерческого предложения несколькими этапами, а не сразу. Идеально подходит для долгосрочных проектов, работы по этапам и ретейнеров с результатами.

Зачем использовать поэтапный биллинг: Проект веб-сайта за €18 000 не обязан быть одним счётом. Выставите 30% при запуске, 30% на промежуточной проверке, 40% при сдаче. Каждый счёт ссылается на исходное предложение, отслеживает текущую сумму и предотвращает перевыставление.

Создание поэтапного счёта: 1. Откройте предложение — в нём должен быть установлен флажок «Разрешить поэтапное выставление счетов» в редакторе 2. Используйте вид поэтапного выставления для добавления этапа 3. Выберите сумму — процент от итога (30%) или конкретную сумму (€5 400) 4. Invotify создаёт новый счёт, ссылающийся на предложение, и записывает его в текущую сумму 5. Отправляйте и получайте оплату как обычно

Защита от перевыставления: Invotify отслеживает общую выставленную сумму по всем поэтапным счетам для предложения. При попытке создать поэтапный счёт, превышающий итог предложения, Invotify блокирует действие.

Отслеживание остатка: Вид прогресса предложения показывает текущий баланс — общая сумма предложения, выставленная на данный момент и оставшаяся сумма.

Не каждый платёж поступает через Stripe или банковскую синхронизацию. Наличные, чеки, банковские переводы, товарные кредиты или платежи, совершённые за пределами системы, нужно где-то фиксировать. В Invotify есть специальный процесс для этого.

Как записать ручной платёж: 1. Откройте счёт 2. Нажмите «Записать платёж» 3. Введите: - Сумму (введите остаток задолженности для полного погашения или меньше для частичного платежа) - Примечания (опционально — метод, реквизиты, всё, что стоит запомнить) 4. Нажмите «Сохранить»

Баланс счёта обновляется немедленно. При полном погашении счёт получает статус «Оплачен». При частичном платеже счёт остаётся открытым с оставшимся балансом и записью в истории платежей.

Несколько платежей по одному счёту: Счёт может получать любое количество частичных платежей с течением времени. Каждый фиксируется с датой и суммой. История платежей показывает полную хронологию.

Доступно на всех планах: Ручная запись платежей доступна в Starter, Pro и Lifetime — даже без подключённой интеграции платежей. Это основа системы платежей.