Счета

Создавайте, управляйте и отправляйте профессиональные счета клиентам

Обзор управления счетами

Счета — основа Invotify. Раздел «Счета» позволяет создавать профессиональные счета, отслеживать их статус, отправлять клиентам и управлять всем рабочим процессом биллинга.

Что можно делать со счетами: - Создавать новые счета с нуля или из шаблонов - Редактировать существующие счета - Просматривать сведения о счёте с полным предпросмотром PDF - Отправлять счета по электронной почте с прикреплёнными PDF - Скачивать счета в формате PDF - Дублировать счета для аналогичных транзакций - Отслеживать статус оплаты (черновик, отправлен, частично оплачен, оплачен, просрочен) - Фильтровать и искать по истории счетов - Настраивать регулярные счета по расписанию для периодического биллинга - Создавать платёжные ссылки для онлайн-платежей (Pro/Lifetime) - Записывать ручные и частичные платежи с текущим балансом

Создание счетов

Создание счёта в Invotify — простой процесс с редактором с разделённым экраном. На левой панели расположены поля ввода, а на правой — предварительный просмотр в реальном времени в формате A4.

Функции редактора счетов:

Раздел заголовка: - Номер счёта (автоматически генерируется на основе настроек нумерации в Настройках) - Дата выставления (по умолчанию — сегодня) - Срок оплаты (по умолчанию — через 30 дней после даты выставления) - Выбор шаблона из сохранённых

Раздел клиента (Кому): - Выбор существующего клиента из поискового выпадающего списка - Или создание нового клиента прямо в редакторе без переключения страниц - Данные клиента (имя, email, адрес, ИНН) автозаполняются из сохранённых данных

Позиции: - Добавление неограниченного количества позиций в каждый счёт - Каждая позиция содержит: описание, количество, цену за единицу - Выбор позиций из каталога продуктов для быстрого добавления (каталог продуктов требует Pro) - До двух независимых налоговых ставок на позицию - Скидка на позицию в виде процента или фиксированной суммы - Автоматический расчёт суммы позиции - Удаление позиций одним нажатием

Раздел итогов: - Промежуточный итог (сумма всех позиций до налогов) - Сумма налога (рассчитывается по ставкам отдельных позиций или по ставке по умолчанию) - Скидка (опционально, фиксированная сумма или процент) - Итоговая сумма (рассчитывается автоматически)

Дополнительные параметры: - Поле для примечаний — условия оплаты, сообщения или особые инструкции - Номер заказа для ссылки на заказ клиента - Настраиваемые текстовые блоки и другие элементы через 22 типа блоков шаблона

Шаги

  1. 1

    Нажмите «Новый счёт»

    На странице «Счета» нажмите кнопку «Новый счёт» в верхнем правом углу

  2. 2

    Выберите шаблон

    Выберите шаблон или используйте шаблон по умолчанию. Шаблоны управляют визуальным макетом и отображаемыми блоками.

  3. 3

    Выберите клиента

    Выберите клиента из выпадающего списка или создайте нового прямо здесь

  4. 4

    Установите даты

    При необходимости скорректируйте дату выставления и срок оплаты

  5. 5

    Добавьте позиции

    Добавьте товары или услуги с количеством и ценами. Используйте список продуктов для сохранённых элементов.

  6. 6

    Проверьте предпросмотр

    Проверьте предварительный просмотр в формате A4 на правой стороне экрана

  7. 7

    Сохраните счёт

    Нажмите «Сохранить» для создания счёта. Он будет сохранён как черновик, который можно дополнительно отредактировать или отправить.

Советы
  • Используйте каталог продуктов для быстрого добавления часто выставляемых позиций с установленными ценами
  • Установите налоговые ставки по умолчанию в Настройках, чтобы сэкономить время для каждого счёта
  • Предпросмотр обновляется в реальном времени по мере внесения изменений
  • Можно менять шаблоны даже после добавления содержимого — данные сохраняются

Управление счетами

Страница со списком счетов предоставляет мощные инструменты для управления всеми счетами. Вы можете искать, фильтровать, сортировать и выполнять действия с отдельными счетами.

Функции представления списка: - Сортируемые столбцы: Номер, Клиент, Дата, Срок оплаты, Сумма, Статус - Поиск по номеру счёта или имени клиента - Фильтр по статусу (Черновик, Отправлен, Оплачен, Ожидает, Просрочен) - Фильтр по клиенту и диапазону дат - Постраничная навигация для больших списков счетов

Доступные действия: Каждый счёт имеет меню действий (кнопка с тремя точками) со следующими вариантами:

Просмотр

Открыть страницу сведений о счёте с полным предпросмотром PDF и всей информацией о документе

Редактировать

Изменить содержимое счёта (для отправленных или оплаченных счетов рассмотрите кредит-ноту для сохранения журнала аудита)

Дублировать

Создать точную копию счёта с новым номером и сегодняшней датой

Скачать PDF

Сгенерировать и скачать счёт в виде профессионального PDF-файла формата A4

Отправить по email

Отправить PDF счёта клиенту по электронной почте с опциональным сообщением

Удалить

Безвозвратно удалить счёт (требуется подтверждение)

Советы
  • Используйте строку поиска для быстрого поиска счетов по номеру или имени клиента
  • Нажимайте заголовки столбцов для сортировки по возрастанию или убыванию
  • Дублируйте счета при создании аналогичных для одного клиента
  • Фильтруйте по «Просрочен», чтобы видеть, какие счета требуют последующих действий

Статусы счетов

Счета в Invotify имеют различные статусы, помогающие отслеживать положение каждого счёта в рабочем процессе биллинга.

Черновик

Счёт создан, но ещё не отправлен клиенту. Можно свободно редактировать.

Отправлен

Счёт отправлен клиенту и ожидает оплаты. Отправка по email автоматически устанавливает этот статус.

Частично оплачен

Зафиксирован частичный платёж. Счёт остаётся открытым на оставшийся баланс, который отслеживается как текущая задолженность.

Оплачен

Счёт оплачен полностью (задолженность достигла нуля). Дальнейших действий не требуется. При записи платежа создаётся уведомление.

Просрочен

Срок оплаты истёк, а счёт ещё не погашен полностью. Установите этот статус из меню действий — при просрочке счёта вы получите уведомление с высоким приоритетом.

Советы
  • Просроченные счета вызывают уведомления с высоким приоритетом и выделяются на панели управления — обновите их статус на «Просрочен» из меню действий
  • Запись платежа на сумму меньше задолженности переводит счёт в статус «Частично оплачен» и оставляет его открытым на остаток
  • Помечайте счета как «Оплачен» при получении оплаты для обновления показателей панели управления
  • Просроченные счета вызывают уведомления с высоким приоритетом, чтобы вы никогда не пропускали последующие действия

PDF и электронная почта

Invotify создаёт профессиональные PDF-документы и предоставляет встроенную функцию отправки по электронной почте для непосредственной рассылки счетов клиентам.

Создание PDF: - Профессиональные PDF-документы формата A4, точно соответствующие конструктору - Включают все реквизиты счёта и брендинг компании (логотип, название, адрес) - Точно следуют выбранному макету шаблона - Автоматическое форматирование и разрывы страниц для длинных списков позиций - Мгновенное скачивание со страницы сведений о любом счёте - Оптимизированы для печати на стандартной бумаге

Примечание о водяных знаках: В тарифе Starter на доставленных PDF присутствует небольшой водяной знак «Invoice created with Invotify». В тарифах Pro и Lifetime документы создаются без водяного знака.

Отправка по электронной почте: - Прямая отправка счетов на адрес электронной почты клиента - PDF автоматически генерируется и прикрепляется к письму - Настраиваемое сообщение, локализованное на язык клиента - Автоматически устанавливает статус «Отправлен» на счёте - При подключённом провайдере платежей (Stripe или PayPal) письмо содержит ссылку на онлайн-оплату (Pro/Lifetime)

Процесс отправки по email: 1. Откройте страницу сведений о счёте 2. Нажмите кнопку «Отправить» 3. Проверьте адрес электронной почты получателя 4. При желании настройте сообщение 5. Нажмите «Отправить» для доставки счёта с прикреплённым PDF

Скачивание PDF

Мгновенное создание и скачивание профессионального PDF формата A4

Доставка по email

Отправка счёта с прикреплённым PDF непосредственно клиенту

Предпросмотр

Просмотр PDF в браузере перед скачиванием или отправкой

Готов к печати

PDF оптимизированы для печати на стандартной бумаге A4

Советы
  • Всегда проверяйте адрес электронной почты клиента перед отправкой
  • Добавьте личное сообщение в письма для лучших отношений с клиентами
  • Скачайте копию для собственных записей перед отправкой
  • Статус «Отправлен» помогает отслеживать, какие счета были доставлены

Регулярные счета

Для клиентов, которым вы выставляете счета регулярно, Invotify поддерживает регулярные расписания. Настройте расписание один раз, и Invotify автоматически генерирует счета с выбранным интервалом. Регулярные расписания доступны на всех планах.

Шаблоны повторения: Четыре базовых шаблона, каждый с интервалом «каждые N», позволяют строить любой ритм: - Ежедневно — каждые N дней - Еженедельно — каждые N недель, с выбором конкретных дней (например, каждый понедельник и четверг). Интервал 2 даёт двухнедельное расписание. - Ежемесячно — каждые N месяцев, по конкретным дням месяца (например, 1-го) или по шаблону будних дней (например, второй вторник). Интервал 3 даёт квартальное, 6 — полугодовое. - Ежегодно — каждые N лет, с выбором месяца

Параметры настройки: - Название расписания для удобной идентификации - Дата начала расписания - Условие окончания: никогда, конкретная дата или максимальное количество повторений - Период «генерировать заранее» — создаёт документы за выбранное количество дней до даты - Автоотправка — автоматически отправляет каждый счёт по email (с прикреплённым PDF) в его дату - Автосписание (Pro): списание с сохранённого метода оплаты клиента при генерации каждого счёта

Как это работает: 1. Создайте счёт как шаблон 2. Включите переключатель регулярного расписания в редакторе счёта 3. Настройте частоту, шаблон и время 4. Сохраните счёт с привязанным расписанием 5. Invotify автоматически генерирует счета в запланированные даты 6. Созданные счета появляются в Календаре и списке счетов

Шаги

  1. 1

    Создайте счёт

    Настройте счёт со всеми данными, которые должны повторяться в каждом цикле

  2. 2

    Включите регулярность

    Включите параметр регулярного расписания в редакторе счёта

  3. 3

    Установите частоту

    Выберите ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно, затем задайте интервал «каждые N» (например, еженедельно каждые 2 = раз в две недели)

  4. 4

    Настройте шаблон

    Установите конкретные дни, даты или шаблоны будних дней в зависимости от частоты

  5. 5

    Установите условие окончания

    Выберите, когда остановиться: никогда, в конкретную дату или после N повторений

  6. 6

    Опционально: автоотправка

    Включите автоотправку для автоматической отправки каждого счёта по email в его дату — клиент должен иметь адрес email

  7. 7

    Сохраните расписание

    Сохраните счёт для активации расписания

Советы
  • Используйте ежемесячные расписания для клиентов с фиксированной ставкой или услуг по подписке
  • Для двухнедельного, квартального или полугодового биллинга установите соответствующий интервал «каждые N» в еженедельном/ежемесячном шаблоне
  • Проверяйте Календарь для просмотра предстоящих счетов по расписанию — нажмите «Просмотр расписания» любого события для управления им
  • Расписание можно приостановить, возобновить или отменить в любое время
  • Включите автоотправку для полной автоматизации регулярного биллинга
Панель управленияПредложения