Файлы и хранилище
Загружайте, упорядочивайте и управляйте файлами клиентов в пределах квоты хранилища вашего плана
Обзор файлов и хранилища
Хранилище файлов позволяет прикреплять к клиентам чеки, договоры, подписанные предложения и фотографии, чтобы вы сохраняли полный документальный след для каждого делового отношения. Файлы хранятся безопасно и учитываются в квоте хранилища вашего плана.
Каждый загружаемый вами файл привязан к клиенту. Вы можете прикрепить файлы к заметке клиента (например, подписанное предложение вместе с комментарием) или загрузить их отдельно как самостоятельные файлы. Оба варианта появляются вместе на хронологии активности клиента, а все файлы вашей компании перечислены в одном месте на странице «Файлы».
Что можно делать с файлами: - Прикреплять документы и изображения к заметкам клиента - Загружать самостоятельные файлы напрямую к клиенту - Просматривать каждый файл вашей компании на единой странице «Файлы» - Искать файлы по имени, скачивать их и удалять ненужные - Отслеживать, сколько квоты хранилища вы использовали
Перетаскивайте или выбирайте файлы для прикрепления к клиенту
Каждый файл привязан к клиенту для ясного документального следа
Находите любой файл вашей компании по имени на странице «Файлы»
Полоса использованного / общего хранилища показывает, сколько места осталось
- Используйте файлы, чтобы хранить подписанные предложения, чеки и договоры вместе с клиентом, к которому они относятся
- Удаляйте ненужные файлы, чтобы освободить место в квоте вашего плана
Загрузка файлов и управление ими
Файлы загружаются со страницы сведений о клиенте, в разделе «Активность». Вы можете либо прикрепить файлы к заметке, либо загрузить их как самостоятельные файлы на хронологии клиента.
Прикрепление файлов к заметке: 1. Откройте клиента и найдите раздел «Активность» 2. Нажмите «Add note» 3. Напишите заметку (необязательно) и нажмите «Attach», чтобы выбрать файлы, или перетащите файлы в область 4. Нажмите «Add note», чтобы сохранить заметку вместе с вложениями
Загрузка самостоятельных файлов: 1. Откройте раздел «Активность» клиента 2. Перетащите файлы прямо на хронологию (не открывая форму заметки) 3. Файлы загружаются и появляются как отдельные записи хронологии
Разрешённые типы файлов: - PDF-документы - Изображения (JPEG, PNG, GIF, WebP) - Документы Word (.doc, .docx) - Таблицы Excel (.xls, .xlsx) - CSV и обычные текстовые файлы
Страница «Файлы» (откройте её по ссылке «View all files» в разделе хранилища в Settings → Billing) перечисляет каждый файл вашей компании, начиная с новейших. Отсюда вы можете: - Искать файлы по имени - Скачать файл (открывает защищённую ссылку с ограниченным сроком действия) - Удалить файл (с диалогом подтверждения) - Увидеть, какому клиенту принадлежит каждый файл, или является ли он самостоятельным
Удаление файла убирает его как из хранилища, так и из списка файлов, и немедленно освобождает это место в вашей квоте.
Шаги
- 1
Откройте клиента
Перейдите в «Клиенты» и откройте клиента, к которому хотите прикрепить файлы.
- 2
Добавьте файлы
В разделе «Активность» нажмите «Add note», затем «Attach», или перетащите файлы прямо на хронологию.
- 3
Сохраните
Сохраните заметку с вложениями или позвольте самостоятельным файлам загрузиться при перетаскивании.
- 4
Управляйте позже
Используйте страницу «Файлы» для поиска, скачивания или удаления любого файла вашей компании.
- Каждый отдельный файл может быть размером до 20 МБ
- Перетаскивайте несколько файлов сразу — они все загружаются вместе
- Файлы, прикреплённые к заметке, удаляются автоматически, если вы удаляете эту заметку
- Скачивание открывается через защищённую ссылку с ограниченным сроком действия, а не через постоянный публичный URL
- Удаление файла необратимо и не может быть отменено
- Файлы больше 20 МБ или неподдерживаемого типа отклоняются до загрузки
Квота хранилища и ограничения
Каждый план включает фиксированный объём хранилища файлов. Общий размер всех загруженных вами файлов учитывается в этой квоте.
Хранилище по планам:
Starter: 100 МБ общего хранилища файлов Pro: 5 ГБ общего хранилища файлов Lifetime: 10 ГБ общего хранилища файлов
Страница «Файлы» показывает полосу использования с тем, сколько хранилища вы использовали из общего объёма. Индикатор становится янтарным, когда вы превышаете 75%, и красным, когда превышаете 90%, поэтому вы получаете чёткое предупреждение до того, как место закончится.
Ограничение на файл: Независимо от плана, каждый отдельный файл может быть размером до 20 МБ. Квота выше — это совокупный объём по всем вашим файлам.
Освобождение места: Удаляйте ненужные файлы со страницы «Файлы» или хронологии клиента. Место возвращается немедленно, поэтому вы можете продолжать загрузку без смены планов.
Видите использованное и общее хранилище с первого взгляда на странице «Файлы»
Полоса становится янтарной при 75% и красной при 90% использования
Удаление файлов освобождает квоту немедленно
Обновите план для большей квоты хранилища
Starter
€19
/mo
- 100 МБ хранилища файлов
- До 20 МБ на файл
- Прикрепление файлов к клиентам и заметкам
Pro
€49
/mo
- 5 ГБ хранилища файлов
- До 20 МБ на файл
- Прикрепление файлов к клиентам и заметкам
Lifetime
€499
one-time
- 10 ГБ хранилища файлов
- До 20 МБ на файл
- Прикрепление файлов к клиентам и заметкам
Что происходит, когда я достигаю лимита хранилища?
Загрузки, которые превысили бы вашу квоту, блокируются. Приложение предупреждает вас до загрузки, и лимит также обеспечивается прямо в базе данных как жёсткая блокировка, поэтому файлы сверх квоты никогда не сохраняются. Удалите файлы, чтобы освободить место, или перейдите на план с большей квотой.
Освобождает ли удаление файла место сразу?
Да. Удаление файла со страницы «Файлы» или хронологии клиента немедленно возвращает это место в вашу квоту, поэтому вы можете загружать снова без задержки.
Есть ли ограничение на размер одного файла?
Каждый отдельный файл может быть размером до 20 МБ. Квота вашего плана (100 МБ, 5 ГБ или 10 ГБ) — это совокупный объём по всем файлам.
- Когда ваше хранилище заполнено, новые загрузки блокируются, пока вы не удалите файлы или не обновите план
- Блокировка при превышении квоты обеспечивается на уровне базы данных, поэтому её нельзя обойти — даже загрузка, проскользнувшая мимо проверки в приложении, отклоняется и откатывается
Прикрепление файлов к клиентам
Файлы в Invotify всегда привязаны к клиенту — отдельного прикрепления файлов к счетам или предложениям нет. Вместо этого вы храните вспомогательные документы клиента (подписанные предложения, договоры, чеки, фотографии) в записи этого клиента, где они остаются рядом со связанными заметками и историей.
Два способа прикрепления файлов к клиенту:
Прикреплено к заметке: Когда вы добавляете заметку в разделе «Активность» клиента, вы можете прикрепить к ней один или несколько файлов. Файлы показываются в виде чипов под текстом заметки, так что документ и его контекст находятся вместе.
Самостоятельные файлы: Вы также можете перетащить файлы прямо на хронологию клиента, не написав заметку. Они появляются как собственные записи, датированные как любая другая активность.
Где найти файлы клиента: - На странице сведений о клиенте, в хронологии «Активность» (заметки с вложениями + самостоятельные файлы) - На странице «Файлы», где имя клиента показано рядом с каждым из его файлов
Права доступа: Любой участник вашей команды с правом управлять клиентами может удалять файлы. Это держит документы клиента под тем же контролем доступа, что и остальная часть записи клиента.
- Прикрепите подписанное предложение или договор к заметке, чтобы документ и переписка оставались вместе
- Используйте столбец с именем клиента на странице «Файлы», чтобы быстро увидеть, какому клиенту принадлежит файл
- Самостоятельные загрузки отлично подходят для быстрых добавлений, например отсканированного чека без необходимости комментария
- Файлы нельзя прикрепить напрямую к счёту или предложению — прикрепите их к связанному клиенту
- Удаление заметки также удаляет любые файлы, прикреплённые к этой заметке