FAQ
Часто задаваемые вопросы и ответы
Общие вопросы
Распространённые вопросы об использовании Invotify.
Что такое Invotify?
Invotify — это профессиональная платформа для выставления счетов, которая помогает бизнесу создавать, управлять и отправлять счета и коммерческие предложения. Включает функции управления клиентами, каталог продуктов, регулярный биллинг, настраиваемые шаблоны, интеграцию платежей и аналитику.
Для кого предназначен Invotify?
Invotify разработан для фрилансеров, малого бизнеса и корпоративных клиентов, которым нужен удобный способ создавать профессиональные счета, управлять клиентами и отслеживать платежи.
Сколько стоит Invotify?
Invotify предлагает три плана: Starter за €19/месяц (€190/год) с базовыми функциями, Pro за €49/месяц (€490/год) с документами без водяного знака, платежами, продуктами, расширенными отчётами и многим другим, а также Lifetime за €499 единовременно для постоянного доступа ко всем функциям Pro включая будущие обновления.
Можно ли использовать Invotify на мобильном?
Да! Веб-приложение полностью адаптировано для мобильных устройств, а также доступны нативные приложения для iOS и Android, компаньон для Apple Watch и виджеты для домашнего экрана и экрана блокировки iOS — всё включено в любой план и работает с вашим существующим аккаунтом. Для синхронизации мобильному и часам требуется интернет-соединение. Подробнее — в разделе «Мобильные устройства, часы и виджеты».
Насколько безопасны мои данные?
Invotify использует стандарты безопасности отрасли: зашифрованные соединения HTTPS, двухфакторную аутентификацию и ключи доступа, изоляцию данных в рамках компании (ваши данные никогда не видны другим аккаунтам) и строгие ограничения частоты запросов для предотвращения злоупотреблений. Пароли хэшируются современными алгоритмами и никогда не хранятся в открытом виде.
Какие языки поддерживает Invotify?
Invotify поддерживает 21 язык: арабский, датский, голландский, английский, финский, французский, немецкий, хинди, итальянский, японский, корейский, латышский, норвежский, польский, португальский, русский, испанский, шведский, турецкий, украинский и китайский. Полностью поддерживается письмо справа налево для арабского языка. Переключить язык интерфейса можно через значок глобуса в навигации; также можно задать отдельный язык для каждого клиента.
Есть ли тёмная тема?
Да! Переключайтесь между светлой и тёмной темами с помощью переключателя в верхней панели навигации. Invotify также может автоматически определять системные настройки.
Аккаунт и доступ
Вопросы об аккаунте и доступе.
Как создать аккаунт?
Перейдите на сайт Invotify и нажмите «Зарегистрироваться». Аккаунт можно создать через электронную почту/пароль, вход через Google или вход через Apple. При использовании электронной почты потребуется подтверждение адреса.
Как сбросить пароль?
Нажмите «Забыли пароль?» на странице входа. Введите адрес электронной почты — мы отправим ссылку для сброса пароля. Проверьте папку «Спам», если письмо не пришло в течение нескольких минут.
Можно ли изменить адрес электронной почты?
Изменение email существующего аккаунта в разделе Настроек пока недоступно — обратитесь в поддержку, и мы поможем перенести аккаунт на новый адрес.
Как включить двухфакторную аутентификацию?
Перейдите в Настройки → Безопасность и в разделе «Двухфакторная аутентификация» включите «Код по электронной почте». 2FA активируется немедленно — при следующем входе на указанный email будет отправлен 6-значный код для завершения авторизации.
Что такое ключи доступа и как их использовать?
Ключи доступа — это современный устойчивый к фишингу второй фактор: после ввода пароля вы подтверждаете вход биометрическим сенсором устройства (отпечаток пальца, лицо) или ключом безопасности. Настроить их можно в Настройки → Безопасность → Ключи доступа.
Как удалить аккаунт?
Перейдите в Настройки → Конфиденциальность и данные и нажмите «Удалить аккаунт». Это действие необратимо и удаляет все ваши данные. Рекомендуем предварительно экспортировать данные.
Могут ли несколько пользователей иметь доступ к моему аккаунту?
Да, в плане Pro, который включает до 10 командных мест. Пригласите бухгалтера, ассистента или членов команды по электронной почте и выберите их роль (Администратор или Участник). Участники получают ровно те права, которые вы им предоставите — девять детальных разрешений охватывают счета, коммерческие предложения, клиентов, продукты, шаблоны, расписания, отчёты, управление командой и выставление счетов. Starter и Lifetime — для одного пользователя (1 место). Подробнее — в разделе «Команда».
Счета и коммерческие предложения
Вопросы о создании документов и управлении ими.
Где найти свои счета?
Все счета перечислены в разделе «Счета» на панели управления. Используйте строку поиска для поиска конкретных счетов по номеру или имени клиента, а также фильтры для сужения по статусу.
Можно ли редактировать отправленный счёт?
Да, счета можно редактировать после отправки — после этого отправьте клиенту обновлённую версию. Для счетов, которые уже были официально выставлены или оплачены, рассмотрите вместо этого кредит-ноту, которая сохраняет журнал аудита.
Как дублировать счёт?
Откройте счёт, который хотите дублировать, и нажмите кнопку «Дублировать» в меню действий. Будет создан новый счёт с новым номером, сегодняшней датой, но тем же содержимым и клиентом.
Можно ли конвертировать предложение в счёт?
Да! Откройте принятое предложение и нажмите «Конвертировать в счёт». Будет создан новый счёт со всеми данными предложения. Исходное предложение сохраняется и помечается как «Конвертировано».
Как работают регулярные счета?
Включите регулярное расписание при создании счёта. Выберите шаблон — ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно — или произвольный интервал (каждые N дней/недель/месяцев/лет), включая правила по конкретным дням недели и «N-й будний день месяца». Invotify автоматически генерирует новые счета в запланированные даты (или за выбранное количество дней заранее, давая время для проверки) и — если включена автоотправка — отправляет их клиенту по электронной почте с прикреплённым PDF. Расписание можно приостановить, возобновить или завершить в любое время. Регулярные расписания доступны на всех планах; автоматическое списание с сохранённой карты при генерации — только в Pro.
Можно ли принимать онлайн-платежи по счетам?
Да, при наличии плана Pro или Lifetime. Подключите Stripe или PayPal в Настройки → Интеграции, и к каждому отправляемому счёту будет прикреплена кнопка оплаты (и опциональная ссылка на оплату). Клиенты оплачивают напрямую, а счёт автоматически переходит в статус «Оплачен». В Starter платежи по-прежнему можно записывать вручную.
Как отправить счёт клиенту?
Откройте страницу сведений о счёте и нажмите «Отправить». Укажите адрес электронной почты получателя, при желании добавьте сообщение и нажмите «Отправить». PDF счёта автоматически прикрепляется к письму вместе со ссылкой для просмотра (а в Pro — с платёжной ссылкой).
Можно ли поделиться счётом по ссылке вместо электронной почты?
Да. Создайте ссылку для просмотра на счёте и отправьте её любым удобным способом — в чате, через собственный почтовый клиент или мессенджер. Получатель открывает чистую брендированную страницу без необходимости входа в систему, где может просмотреть счёт и скачать PDF (а в Pro со Stripe — оплатить онлайн). Ссылка использует случайный трудно угадываемый токен, и вы можете отозвать её в любое время. Доступно на всех планах.
Могу ли я узнать, когда клиент просмотрел счёт?
Да — отслеживание просмотров счёта фиксирует каждое открытие общего счёта, записывая метку времени, источник (ссылка, email, портал или API), IP-адрес и браузер. На странице сведений о счёте отображается счётчик просмотров, а также время первого и последнего просмотра — просмотр без оплаты служит сигналом для дальнейших действий. Включено на всех планах.
Шаблоны и настройка
Вопросы о настройке документов.
Можно ли настроить шаблон счёта?
Да. Конструктор шаблонов позволяет перетаскивать любой из 22 типов блоков на точечную сетку и стилизовать каждый блок в соответствии с вашим брендом. Сохраняйте неограниченное количество шаблонов, дублируйте и модифицируйте их, а также назначайте разные шаблоны для каждого счёта.
Как добавить логотип?
Перейдите в Настройки → Информация о компании и загрузите логотип. Поддерживаемые форматы: PNG, JPG, GIF, WebP (максимум 5 МБ). Лучше всего подходят квадратные изображения. Логотип автоматически появится в блоке «Бренд» на ваших шаблонах.
Можно ли использовать несколько шаблонов?
Да, создавайте и сохраняйте неограниченное количество шаблонов. При создании счёта или коммерческого предложения выберите нужный шаблон. Это удобно для разных типов документов или категорий клиентов.
Есть ли готовые шаблоны?
Да! На странице «Шаблоны» есть раздел «Профессиональные дизайны» с 12 профессионально разработанными шаблонами. Нажмите «Добавить» на любом дизайне, чтобы добавить его копию в свою коллекцию, а затем настройте под свой бренд.
Какие типы блоков доступны в конструкторе шаблонов?
Конструктор содержит 22 типа блоков в пяти категориях. Идентификация: Бренд/Логотип, От кого, Кому, Кому (доставка). Документ: Номер счёта, Дата выставления, Срок оплаты, Период обслуживания, Номер заказа, Настраиваемые поля. Содержание: Позиции, Текстовый блок, Примечания и условия, Изображение. Деньги: Сумма к оплате, Реквизиты оплаты, Условия оплаты, Подпись. Макет: Разделитель, Штамп статуса, Штрихкод, QR-код.
Можно ли скрыть определённые поля в шаблоне?
Да. Откройте панель настройки блока и перейдите на вкладку «Поля», чтобы показать или скрыть отдельные поля (метки, даты, столбцы и многое другое) без удаления блока — при необходимости их легко включить снова.
Можно ли подписывать документы электронной подписью?
Да. Invotify поддерживает цифровые подписи для счетов и коммерческих предложений, включённые в каждый план. Добавьте блок «Подпись» в шаблон и укажите имя подписанта по умолчанию, должность и изображение подписи в Настройках — документы будут отправляться подписанными. Клиенты также могут подписывать без аккаунта: на публичной странице просмотра есть подпись-пад, где они вводят имя и рисуют подпись. Записи о подписях содержат имя подписанта, опциональный email, IP-адрес, браузер и точную метку времени в качестве журнала аудита. Обратите внимание: это простая электронная подпись с журналом аудита — не квалифицированная подпись eIDAS, и Invotify не гарантирует юридическую силу. Подробнее — в разделе «Цифровые подписи».
Команда и права
Вопросы о многопользовательских командах, ролях и приглашениях.
Сколько участников команды можно пригласить?
Многопользовательские команды — функция Pro, с до 10 мест (включая владельца). Дополнительная плата за место отсутствует в рамках этого лимита. Starter и Lifetime — для одного пользователя (1 место) — чтобы добавить членов команды, необходимо перейти на Pro. Ожидающие приглашения занимают места, поэтому нельзя пригласить сверх лимита.
Что может каждая роль?
Владелец имеет полный доступ, включая биллинг, и не может быть удалён. Администратор по умолчанию имеет все права, включая биллинг — резервируйте для доверенных сотрудников. Участник имеет только явно предоставленные права — счета, предложения, клиенты, продукты, шаблоны, расписания, отчёты, управление командой. Выберите именно то, к чему должен иметь доступ каждый сотрудник.
Может ли быть несколько владельцев?
Нет. У каждого аккаунта ровно один Владелец — тот, кто зарегистрировался и несёт ответственность за биллинг. Если нужно передать аккаунт (например, при продаже бизнеса), обратитесь в поддержку для передачи владения.
Как отозвать доступ при увольнении сотрудника?
Откройте страницу «Команда» на боковой панели, найдите человека и нажмите «Удалить». Его сессии немедленно аннулируются, и он теряет доступ. Его исторические действия остаются в журнале активности для целей аудита.
Может ли Участник видеть счета, которые он не создавал?
Да, если у него есть право «Управление счетами». Область видимости команды — вся компания — каждый, кто имеет доступ к функции, видит все данные в ней. В Invotify пока нет владения счётом по отдельному сотруднику.
Что делать, если письмо-приглашение попало в спам?
Попросите приглашённого проверить папку «Спам». Если письмо всё равно не найдено, отзовите приглашение на странице «Команда» и отправьте новое. Приглашения действительны 7 дней с момента отправки.
Можно ли отслеживать действия членов команды?
Да — Журнал активности фиксирует ключевые действия (создание, отправка и оплата счетов, создание продуктов, приглашения в команду и изменения ролей, подключения банка и сопоставления) вместе с тем, кто и когда их выполнил. Используйте фильтр по сотруднику или дате для сужения результатов.
Можно ли требовать одобрения перед отправкой счёта?
Да, с рабочими процессами согласования (функция Pro, включённая в Lifetime). Создайте правила в Настройки → Согласование — например «счета на сумму свыше €1 000 требуют одобрения администратора», «первый счёт новому клиенту» или «каждое коммерческое предложение». Подходящий документ автоматически удерживается и не может быть отправлен по электронной почте до одобрения владельцем или администратором (блокировка реализована на сервере, возвращая 409 APPROVAL_PENDING). Создатель не может одобрить собственный документ, так что проверка всегда является подлинно независимой. В Starter отображается предпросмотр с предложением перейти на более высокий план; правила не выполняются.
Кредит-ноты
Вопросы о кредит-нотах, возвратах и исправлениях.
Когда использовать кредит-ноту вместо редактирования счёта?
Редактируйте счёт только если он ещё в статусе черновика. Как только он был отправлен или помечен как оплаченный, выпустите вместо этого кредит-ноту — она сохраняет журнал аудита и упрощает работу бухгалтера. Кредит-ноты — это правильный способ документирования любых исправлений после официального выставления счёта.
Можно ли выпустить частичный кредит?
Да. Кредит-ноты поддерживают любую сумму до итога исходного счёта. Распространённые случаи: один возвращённый товар из нескольких, согласованная скидка после факта или исправление ошибки в позиции.
Кредит-нота автоматически возвращает деньги клиенту?
Нет. Кредит-нота — это документ. При её выпуске она уменьшает остаток задолженности по связанному счёту, но не перемещает денежные средства. Invotify не инициирует возвраты через Stripe, PayPal или ваш банк. Обработайте фактический возврат через обычный канал (Stripe, банковский перевод, наличные) и пометьте кредит-ноту как «Применено» после его завершения.
Можно ли аннулировать кредит-ноту?
Да. Аннулированные кредит-ноты остаются в системе для целей аудита, но не имеют финансового эффекта. Аннулируйте кредит-ноту, если она была выпущена по ошибке. Не удаляйте её — удаление нарушает журнал аудита.
Отображаются ли кредит-ноты в выписках клиентов?
Да. Каждая выписка клиента включает счета, платежи и кредит-ноты с текущим балансом, чтобы полная финансовая история была в одном документе.
Продукты и инвентарь
Вопросы о каталоге продуктов и учёте запасов.
Нужно ли создавать продукты для использования Invotify?
Нет, продукты необязательны — и каталог продуктов является функцией Pro (включена в Lifetime). Вы всегда можете вручную вводить позиции на каждом счёте при любом плане. В Pro продукты позволяют выбирать предварительно настроенные элементы с сохранёнными описаниями, ценами, себестоимостью и налоговыми категориями.
Как работает учёт запасов?
Учёт запасов — это часть каталога продуктов Pro. Включите его в Настройки → Функции, затем установите количество запасов и пороговые значения для низкого остатка по отдельным продуктам. Вы будете получать уведомления, когда запасы упадут ниже порога или иссякнут, а каждое изменение фиксируется в журнале движений запасов.
Уменьшаются ли запасы автоматически при создании счёта?
В Pro с включённым учётом запасов запасы списываются автоматически — при создании счёта со статусом «Отправлен» или при последующей отметке «Оплачен» (что произойдёт первым, но не оба раза). Каждое списание уменьшает количество продуктов на счёте и создаёт запись «продажа» в журнале движений запасов. Если учёт запасов отключён, ничего не изменяется.
Можно ли организовать продукты по категориям?
Да, продуктам можно присваивать категории: Услуги, Программное обеспечение, Оборудование, Консалтинг, Обучение, Поддержка, Лицензирование, Подписка и Другое.
Какие единицы измерения доступны?
Invotify поддерживает 10 единиц измерения: Штука (общая), Час, День, Месяц, Год, Изделие, Услуга, Проект, Лицензия и Подписка.
Платежи и биллинг
Вопросы о получении оплаты и управлении подпиской.
Как принимать онлайн-платежи по счетам?
Stripe и PayPal доступны в планах Pro и Lifetime. Подключите аккаунт в Настройки → Интеграции, и каждый отправляемый счёт будет содержать кнопку оплаты. С Stripe клиенты могут платить картами, Apple Pay, Google Pay, iDEAL, SEPA и другими методами в зависимости от вашего региона. Invotify автоматически помечает счёт как «Оплачен» в момент успешного платежа.
Что происходит, когда счёт просрочен?
Если напоминания включены, Invotify отправляет вежливые брендированные письма клиенту по настроенному расписанию (например, через 7 и 14 дней после срока). Каждое письмо содержит номер счёта, сумму и срок оплаты. Если вы предпочитаете ручное управление, Invotify уведомляет ВАС — вы решаете, отправить напоминание или справиться иначе.
Можно ли начислять штрафы за просрочку?
Да, на всех планах. Настройте льготный период, тип комиссии (фиксированная сумма или процент) и необязательный максимальный предел в Настройки → Параметры документа (карточка «Условия оплаты по умолчанию»). После того как просроченный счёт превысит льготный период, примените комиссию одним нажатием. Ознакомьтесь с местным законодательством перед включением штрафов.
Можно ли разбить крупное предложение на несколько счетов?
Да — это поэтапное выставление счетов. Установите флажок «Разрешить поэтапное выставление счетов» в редакторе коммерческого предложения, а затем выставляйте счета на любой процент или фиксированную сумму в любое время из вида прогресса предложения. Invotify отслеживает текущую сумму и не допускает перевыставления сверх предложения. Распространённые схемы: 30/30/40 или 50/50. Подробнее — в разделе «Коммерческие предложения».
Какие валюты поддерживаются?
Invotify поддерживает 102 валюты, включая USD, EUR, GBP, CAD, AUD, JPY, CHF, INR, CNY, SEK, NOK, DKK, PLN и многие региональные валюты. Установите валюту компании по умолчанию в Настройки → Параметры документа, а затем переопределяйте её для каждого клиента или счёта при необходимости. Stripe автоматически подхватывает валюту счёта при оформлении заказа.
Как записать платёж, поступивший наличными или переводом?
Откройте счёт и нажмите «Записать платёж». Введите сумму и необязательное примечание (например, «банковский перевод, реф. 1234»). Счёт обновляется немедленно — частичные суммы оставляют его открытым на остаток. Ручная запись платежей доступна на всех планах, включая Starter.
Какие финансовые отчёты предоставляет Invotify?
Панель управления показывает выручку, задолженность, оплачено и ожидание в режиме реального времени плюс график выручки на всех планах, а также выписки по клиентам (PDF с текущим балансом за любой период) — тоже на всех планах. Расширенный набор отчётов — только в Pro: Выручка, Прибыль и убыток, Старение (корзины 30/60/90+ дней), DSO (среднее число дней оборота дебиторской задолженности) и Налоговый отчёт с экспортом в CSV. Выручка, P&L и Налоги учитывают только оплаченные счета; Старение и DSO показывают оставшуюся задолженность. Примечание: Invotify не отслеживает расходы, поэтому P&L ориентирован на доходы, а не является полным бухгалтерским отчётом. Подробнее — в разделе «Отчёты и аналитика».
Можно ли автоматически сопоставлять банковские транзакции со счетами?
Да, в Pro и Lifetime. Подключите бизнес-банк через Plaid (США, Великобритания и Канада) в Настройки → Интеграции. Invotify загружает транзакции, оценивает каждое поступление по открытым счетам на основе суммы, даты и имени клиента, автоматически подтверждает уверенные совпадения (записывая платёж и помечая счёт «Оплаченным») и позволяет подтвердить или игнорировать остальные одним нажатием. Подробнее — в разделе «Синхронизация с банком».
Как повысить план?
Перейдите в Настройки → Оплата и нажмите «Сменить план». Сравните функции, выберите план и завершите оплату через Stripe. Повышение вступает в силу немедленно.
Возможен ли возврат средств за подписку Invotify?
Подписки и покупки Lifetime не возвращаются согласно нашим Условиям использования, за исключением случаев, когда возврат требуется по закону. Вы можете отменить подписку в любое время и сохранять доступ до конца оплаченного периода. Обратитесь в поддержку, если считаете, что ваша ситуация требует законного возврата.
Можно ли переключаться между ежемесячной и ежегодной оплатой?
Да, вы можете переключаться между ежемесячной и ежегодной оплатой в любое время через портал клиента Stripe (Настройки → Оплата → Управление подпиской). Ежегодная оплата экономит 15–20%.
Технические вопросы
Технические вопросы об Invotify.
Какие браузеры поддерживаются?
Invotify работает во всех современных браузерах, включая Chrome, Firefox, Safari и Edge. Рекомендуем поддерживать браузер в актуальном состоянии для наилучшего опыта и безопасности.
Можно ли экспортировать данные?
Да! Перейдите в Настройки → Конфиденциальность и данные и нажмите «Скачать мои данные». Будет загружен JSON-файл со всеми данными вашего профиля, счетами, коммерческими предложениями, клиентами, продуктами и шаблонами.
Работает ли Invotify без интернета?
Для работы Invotify требуется интернет-соединение. Ваши данные надёжно хранятся в облаке и синхронизируются автоматически.
Как создаются PDF?
PDF создаются на стороне сервера для обеспечения стабильного высококачественного результата. Они точно соответствуют макету вашего шаблона и оптимизированы для печати на стандартной бумаге A4.
Когда генерируются регулярные счета?
Регулярные счета генерируются автоматически в запланированные даты — или раньше, если в расписании задан период «генерировать заранее». Система запускается один раз в день и обрабатывает каждое расписание, которое должно выполниться в этот день. Если включена автоотправка, сгенерированный счёт отправляется клиенту по электронной почте в его дату, поэтому период генерации заранее является временем для проверки перед отправкой.
Как часто обновляются уведомления?
Уведомления о событиях в приложении (например, о полученном платеже) доставляются практически в реальном времени, а для временных событий (просроченные счета, истекающие предложения, низкий остаток запасов) оцениваются регулярно.
Можно ли отключить функции, которые не используются?
Да! Перейдите в Настройки → Функции для включения/отключения Коммерческих предложений, Продуктов (с вложенным Учётом запасов), Календаря, Кредит-нот, Отчётов, Активности и Команды. Отключённые функции скрыты с боковой панели, но данные сохраняются.
Можно ли экспортировать структурированные электронные счета (UBL / CII / Peppol)?
Да, в Pro (включено в Lifetime). Из счёта можно создать стандартизированный XML-файл в трёх форматах: UBL 2.1, CII (UN/CEFACT — лежит в основе XRechnung в Германии и Factur-X во Франции) и Peppol BIS 3.0. Это только экспорт — Invotify создаёт XML и вы его скачиваете; он не передаёт данные в сеть Peppol. Для доставки счёта Peppol по-прежнему требуется ваш провайдер точки доступа Peppol. Экспорт электронных счетов доступен только для счетов, не для предложений. Подробнее — в разделе «Электронное выставление счетов».
Сколько места для файлов мне доступно?
К клиентам можно прикреплять чеки, договоры и подписанные документы. Хранилище: 100 МБ в Starter, 5 ГБ в Pro и 10 ГБ в Lifetime, с максимальным размером одного файла 20 МБ при любом плане. На странице «Файлы» отображается индикатор использования (янтарный при 75%, красный при 90%). Загрузки, которые превысят квоту, блокируются — лимит применяется на уровне базы данных — а удаление файлов немедленно освобождает место. Подробнее — в разделе «Файлы и хранилище».