Электронное выставление счетов и соответствие требованиям

Invotify помогает выполнить два современных требования одновременно: создавать машиночитаемые структурированные электронные счета для B2B и государственного документооборота, а также обеспечивать полный контроль над собственными данными в соответствии с GDPR.

Структурированное электронное выставление счетов (Pro): Наряду с обычным PDF Invotify может сформировать стандартизированную XML-версию любого счёта. Вы скачиваете XML-файл и отправляете или загружаете его туда, где это требует покупатель или налоговый орган. Поддерживаются три формата: UBL 2.1, CII (UN/CEFACT) и Peppol BIS 3.0.

Данные и конфиденциальность (все планы): Каждый аккаунт может экспортировать свои данные — в виде готовых к открытию CSV-файлов для бухгалтера или в виде полного JSON-архива — а также безвозвратно удалить аккаунт, когда он больше не нужен.

Экспорт электронных счетов — функция тарифа Pro (включена также в Lifetime). Экспорт данных и удаление аккаунта доступны на всех планах — полный JSON-архив и удаление аккаунта работают даже при истёкшей подписке.

Invotify формирует электронные счета в трёх форматах. Все три создаются на основе одних и тех же данных счёта — выберите тот, который требуется вашему получателю или юрисдикции.

UBL 2.1: Стандарт OASIS Universal Business Language. Широко принят в ЕС и является наиболее распространённой отправной точкой для структурированного электронного выставления счетов.

CII (UN/CEFACT): Cross Industry Invoice, соответствующий EN 16931. Это формат, лежащий в основе XRechnung (Германия) и Factur-X (Франция), — выбирайте CII при выставлении счетов немецким или французским получателям в государственном секторе и многим B2B-получателям.

Peppol BIS 3.0: Профиль UBL 2.1 с метаданными Peppol — CustomizationID, ProfileID и обязательными идентификаторами EndpointID как для поставщика, так и для покупателя. Используйте этот формат, когда получатель запрашивает счёт в формате Peppol.

Важно — Invotify формирует файл, но не передаёт его. Экспорт Peppol создаёт корректный XML-документ Peppol BIS 3.0. Для фактической доставки на сеть Peppol требуется провайдер точки доступа Peppol (например Pagero, Basware или Storecove). Invotify предоставляет XML; отправка или загрузка файла является вашим последним шагом.

Экспорт электронного счёта выполняется из отдельного счёта. При экспорте загружается файл .xml, названный по номеру счёта и формату (например, INV-001-ubl.xml).

Это функция Pro, доступная только для счетов — коммерческие предложения не могут быть экспортированы в виде электронных счетов.

В счетах Peppol каждая сторона идентифицируется идентификатором участника Peppol, называемым EndpointID. На стороне поставщика этот идентификатор формируется из идентификатора PEPPOL вашей компании, который устанавливается один раз в Настройках.

Введите только ваш зарегистрированный номер участника — например, 1234567890123 — и Invotify автоматически применит схему GLN (0088) при записи EndpointID поставщика в каждый экспорт Peppol BIS 3.0. Не добавляйте код схемы самостоятельно. Если поле оставлено пустым, Invotify использует адрес электронной почты вашей компании в качестве конечной точки, что большинство получателей Peppol не примет.

Идентификатор PEPPOL является частью профиля вашей компании, поэтому он распространяется на всю компанию и используется в каждом экспорте Peppol — повторно вводить его для каждого счёта не нужно.

Invotify предоставляет полный доступ к вашим собственным данным в соответствии с правом на переносимость данных по GDPR (статья 20). Существует два взаимодополняющих способа получить данные, доступных на всех планах.

Экспорт CSV (для вашего бухгалтера): Загружайте тематические таблицы, которые можно открыть в Excel, Numbers или любом бухгалтерском инструменте. Они находятся там, где хранятся данные, и требуют активной подписки: - Клиенты — экспорт со страницы «Клиенты» (Экспорт CSV): имя, электронная почта, телефон, ИНН, полный адрес и дата создания. - Счета — экспорт из списка счетов: номер счёта, статус, даты, клиент, валюта, сумма без налогов, налог, скидка, итоги, оплаченная сумма, провайдер/статус платежа и примечания. Можно фильтровать по диапазону дат и статусу.

Полный JSON-архив (полная резервная копия): Один структурированный JSON-файл, содержащий всё, что видно вам: ваш аккаунт и профиль компании, клиентов, все документы (счета, коммерческие предложения, кредит-ноты, расходы), шаблоны, регулярные расписания, платежи и налоговые шаблоны, банковские подключения, продукты и движения запасов, файлы и заметки по клиентам, а также журнал аудита. Имена полей алиасированы, поэтому архив удобочитаем и не раскрывает внутренние детали базы данных. Архив загружается из Настройки → Конфиденциальность и данные и работает даже при истёкшей подписке.

Когда Invotify вам больше не нужен, вы можете безвозвратно удалить аккаунт в соответствии с правом на стирание данных по GDPR (статья 17). Это доступно на всех планах.

Удаление необратимо. Во избежание случайного удаления вам необходимо ввести точную фразу DELETE MY ACCOUNT для подтверждения. После подтверждения Invotify: 1. Отменяет все активные подписки (при наличии технической возможности). 2. Удаляет данные вашей компании и запись компании (если вы владелец). 3. Удаляет ваши личные данные, профиль и данные для входа. 4. Очищает загруженные файлы из хранилища. 5. Завершает вашу сессию.

Если вы являетесь участником компании, которой не владеете, удаление аккаунта удалит только ваше членство, не затрагивая компанию и её данные для остальных участников команды.