Клиенты
Управляйте базой данных клиентов и контактной информацией
Обзор управления клиентами
Ваша база данных клиентов — основа эффективного выставления счетов. Поддерживая точные записи о клиентах, вы можете быстро создавать счета с автозаполнением и со временем отслеживать деловые отношения.
Преимущества управления клиентами: - Быстрое создание счетов с автозаполнением в один клик - Единообразная информация о клиентах во всех документах - Просмотр полной истории счетов клиента - Отслеживание контактных данных и деловой информации клиента - Документы могут формироваться на языке клиента, чтобы каждый клиент читал счета и предложения на предпочитаемом языке - Проверка НДС ЕС (VIES) с автозаполнением названия компании и адреса - Внутренние заметки и вложенные файлы хранятся по каждому клиенту - Организация контактов с поиском и сортировкой
Все функции работы с клиентами, описанные здесь, доступны на каждом плане.
Централизованное хранение всей информации о клиентах
Просмотр всех счетов и предложений по каждому клиенту
Формируйте счета и предложения каждого клиента на предпочитаемом им языке
Проверяйте номера НДС ЕС (VIES) и автоматически заполняйте название компании и адрес
Добавление клиентов
Вы можете добавлять клиентов со страницы «Клиенты» или прямо во время создания счёта или предложения.
Поля информации о клиенте:
Обязательные: - Имя (физическое лицо или название компании) - Электронная почта (для отправки счетов и предложений)
Необязательные: - Тип (Клиент или Лид — отслеживайте потенциальных клиентов отдельно от активных) - Контактное лицо (конкретный контакт в компании) - Номер телефона - ИНН (местный регистрационный номер) - Номер НДС (НДС ЕС — проверяется по VIES по мере ввода) - Адрес (улица) - Город - Регион / Область - Почтовый индекс - Страна
Проверка НДС и автозаполнение: Когда вы вводите номер НДС ЕС, Invotify проверяет его по базе данных VIES Европейской комиссии в реальном времени. Действительный номер подтверждается зелёной галочкой; недействительный отмечается до сохранения. При успешной проверке зарегистрированные название компании и адрес автоматически заполняются в оставленных пустыми полях — так вы можете создать полную B2B-карточку клиента всего из одного номера НДС.
Добавление со страницы «Клиенты»: 1. Перейдите в раздел «Клиенты» в боковой панели 2. Нажмите кнопку «Add Customer» 3. Заполните данные клиента 4. Нажмите «Сохранить»
Добавление во время создания счёта: 1. В разделе «Получатель счёта» редактора счетов переключитесь на «Add Customer» 2. Заполните минимально необходимые поля (имя и электронная почта) 3. Сохраните — клиент сохраняется в вашем списке клиентов и автоматически выбирается для счёта
- Всегда указывайте адреса электронной почты для доставки счетов
- Добавляйте ИНН для B2B-клиентов для корректной налоговой документации
- Полные адреса делают ваши счета более профессиональными
- Используйте единые правила именования для удобного поиска
- Добавляйте контактные лица при выставлении счетов компаниям, чтобы персонализировать общение
Управление клиентами
Список клиентов предоставляет инструменты для поиска, сортировки и эффективного управления базой данных клиентов.
Возможности списка: - Поиск по имени, электронной почте и номеру телефона - Сортировка по имени, электронной почте, телефону или местоположению (нажмите на заголовки столбцов) - Фильтрация по типу (Клиенты или Лиды) - Постраничная навигация (10 клиентов на страницу) - Множественный выбор с массовым удалением (Shift-клик для выбора диапазона) - Быстрые действия для каждого клиента
Действия с клиентами: - Просмотр - Открыть страницу сведений о клиенте с полным профилем и историей - Изменить - Изменить информацию о клиенте - Удалить - Удалить клиента (с диалогом подтверждения)
Страница сведений о клиенте: У каждого клиента есть отдельная страница, показывающая: - Полную контактную информацию (имя, контактное лицо, электронная почта, телефон, ИНН, номер НДС) - Полный деловой адрес - Статистику выручки по клиенту (этот год, прошлый год, средний счёт, прогноз) - Все счета, связанные с клиентом (номер, дата, сумма, статус) - Область активности для внутренних заметок и вложенных файлов, хранящихся по клиенту - Генератор выписки клиента — выберите диапазон дат, чтобы создать PDF с текущим балансом - Быстрые действия (изменить, удалить, создать новый счёт для этого клиента)
Файлы клиента: Вложенные файлы хранятся в области активности клиента и учитываются в квоте хранилища файлов вашей учётной записи. См. раздел Файлы для ограничений хранилища и поддерживаемых типов файлов.
Находите клиентов по имени, электронной почте или номеру телефона
Сортируйте по имени, электронной почте, телефону или местоположению; фильтруйте Клиентов и Лидов
Просматривайте полный профиль клиента и полную историю счетов
Создавайте PDF с текущим балансом за любой диапазон дат
Лучшие практики
Следуйте этим лучшим практикам, чтобы поддерживать чистую и полезную базу данных клиентов.
Качество данных: - Проверяйте адреса электронной почты перед сохранением для гарантии доставки счетов - Используйте единообразный формат для номеров телефонов - Указывайте полные адреса для всех деловых клиентов - Обновляйте информацию, когда клиенты уведомляют вас об изменениях
Организация: - Используйте названия компаний для B2B-клиентов - Используйте полные имена для частных клиентов - Добавляйте контактные лица, чтобы различать людей в одной компании - Поддерживайте ИНН в актуальном состоянии для соответствия требованиям
Обслуживание: - Регулярно просматривайте и обновляйте информацию о клиентах - Удаляйте дубликаты с помощью функции поиска - Экспортируйте данные клиентов в CSV со страницы «Клиенты» (Export CSV) или в составе полного JSON-архива через Settings → Privacy & Data
- Отправьте тестовое письмо, чтобы проверить адреса электронной почты клиентов перед отправкой реальных счетов
- Для B2B-клиентов из ЕС сначала введите номер НДС и позвольте VIES автоматически заполнить название компании и адрес
- Выбирайте язык документа в редакторе счёта или предложения, чтобы каждый клиент читал его на своём языке
- Используйте функцию поиска, чтобы избежать создания дубликатов клиентов
- Полные адреса помогают с налоговым соответствием и профессиональным видом